چالش مدیریت تیم های کاری؛ مهارت های مخصوص مدیران

مدیریت کسب و کار همیشه در پشت میزنشینی خلاصه نمی شود. چه بسا شما به عنوان یک مدیر حتی بیشتر از کارمندان عادی هم سرکار باشید. آن وقت نه تنها صدای اعضای خانواده بلند می شود، بلکه کم کم دوستان تان را هم از دست خواهید داد. بی شک حتی مدیریت بزرگترین برندهای دنیا هم وقتی نشانی از تفریح یا استراحت نباشد، جذابیتش را از دست می دهد. به همین خاطر خیلی از کارآفرینان اصلا میانه خوبی با پست های مدیریتی ندارند. انگار که مدیریت تیم های کاری، حتی دو نفره، بزرگترین عذاب دنیا محسوب می شود. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم مدیریت تیم های کاری اصلا ترسناک یا بی نهایت وقتگیر نیست. اگر بعضی ها برای مدیریت تیم های شرکت کلی از وقت شان می زنند، فقط و فقط یک دلیل دارد و آن چیزی نیست جز فقدان مهارت های لازم. همانطور که یک ناخدای کشتی اگر مهارت های لازم برای مسیریابی و مدیریت خدمه در توفان ها را نداشته باشد بعید است حتی یک نفر هم سالم به مقصد برسد، مدیران هم در صورت بی توجهی به مهارت های لازم برای ساماندهی تیم های کاری کلاه شان پس معرکه خواهد بود. 

از آنجایی که این روزها همه کارها به صورت تیمی انجام می شود و دیگر خبری از نمایش های یک نفره نیست، ما در این مقاله قصد داریم بعضی از مهمترین مهارت ها برای مدیریت تیم های کاری را زیر ذره بین ببریم. اگر شما هم دوست دارید برای همیشه از شر کابوس مدیریت تیم های کاری خلاص شوید، این مقاله دقیقا همان چیزی است که لازم دارید. در ادامه بعضی از مهمترین نکات در این راستا را به اتفاق هم بررسی خواهیم کرد. 

مطلب مرتبط: مدیریت تیم های دورکار در دنیای کسب و کار

ارتباطات موثر با دیگران: پلی به سوی مدیریت تیم 

آیا تا حالا مسابقه والیبالی را دیده اید که در آن بازیکنان با هم حرف نزنند؟ قبول دارم این ورزش اصولا به توانایی های فیزیکی افراد بستگی دارد، اما وقتی بازیکنان یک تیم به طور مداوم با هم حرف می زنند عملکرد تیمی شان بهتر خواهد شد. چه بسا اجرای خیلی از تاکتیک ها نیازمند تبادل نظر و آگاهی دقیق اعضای یک تیم والیبال باشد. اگر بخواهیم دنیای کسب و کار را به زمین والیبال تشبیه کنیم، باید گفت اعضای یک تیم همیشه به ارتباطات موثر نیاز دارند. شاید فکر کنید چنین توصیه ای فقط در فراهم سازی ابزارهای ارتباطی مثل تلفن یا اینترنت خلاصه می شود، اما راستش را بخواهید پای خودتان هم اینجا گیر است. هرچه باشد شما هم یکی از اعضای تیم کاری محسوب می شوید!

اجازه دهید به جای اینکه کلی درباره اهمیت ارتباطات حرف های کلیشه ای بزنیم، نگاهی دقیق تر به وظایف یک مدیر داشته باشیم. وقتی مسئولیت یک تیم کاری با شماست، در واقع باید آنها را براساس اهدافی که خود یا مدیران ارشد طراحی کرده اند، هدایت کنید. یک ایده دم دستی در این میان شناخت درست استراتژی و سپس اجرای بی عیب شان است. البته این وسط یک حلقه گمشده هم وجود دارد. این حلقه گمشده ارتباط میان شما و اعضای تیم است. خب انتظار ندارید که کارمندان همینطور بدون مقدمه ایده های شما را قبول کنند؟

مهارت های ارتباطی به شما اجازه هماهنگی کامل با کارمندان را می دهد. هرچه باشد وقتی اعضای یک تیم دلیل تصمیمات شما را دقیقا بدانند، انگیزه بسیار بیشتری برای هماهنگی با شما خواهند داشت. احتمالا شما هم بارها و بارها با مخالفت های گسترده کارمندان در زمینه اجرای سیاست های مختلف رو به رو شده اید. در این صورت تقویت مهارت های ارتباطی یکبار برای همیشه دردسرهای تان را تمام خواهد کرد. 

هوش عاطفی بالا: به وقت درک کارمندان

آیا تا حالا پیش خودتان فکر کرده اید چرا فوتبالیست های مشهور معمولا مربی های خوبی هم می شوند؟ قبول دارم این سوال ربط زیادی به موضوع مقاله مان ندارد، اما اینجا یک عنصر مشترک خودنمایی می کند. بازیکنان کارکشته معمولا درک درستی از احساسات و شرایط هم تیمی های شان دارند. دقیقا به همین خاطر وقتی مربی تیمی شوند خیلی خوب با آنها تعامل داشته و شرایط شان را درک خواهند کرد. این نکته درباره مدیران نیز مصداق دارد. پس اگر شما دوست دارید یک تیم کارآمد و درجه یک داشته باشید، باید اول از همه اعضای آن را به خوبی درک کنید. اینطوری پلی به سوی موفقیت و تاثیرگذاری بر روی مخاطب تان ترسیم خواهید کرد. 

گاهی اوقات مدیران لازم است خودشان را جای کارمندان تیم قرار دهند. اینکه هیچ کس ایده ای درباره وضعیت تیم های کاری نداشته باشد و از بالا بعضی از استراتژی ها را اجرا کند، یکی از بدترین کابوس های دنیا محسوب می شود. این طوری شما نه تنها شانسی برای اثرگذاری بر روی کارمندان پیدا نمی کنید، بلکه هیچ پروژه ای هم سر وقت تحویل نخواهید داد. 

ما قبلا در روزنامه فرصت امروز حسابی درباره هوش عاطفی با هم گپ زده ایم. بد نیست حالا که به فکر مدیریت تیم های کاری هستید، دوباره نگاهی به آن مقاله داشته باشید. اینطوری هم توانایی مدیریت احساسات خودتان را تقویت می کنید، هم اینکه با کوچک ترین نارضایتی در میان کارمندان از کوره در نخواهید رفت. یادتان باشد مدیران بیشتر از اینکه برای کارمندان تعیین و تکلیف کنند، باید وضعیت آنها را درک نمایند. فقط در این صورت شما توانایی همراه کردن دیگران با خود را خواهید داشت؛ به همین سادگی.

مطلب مرتبط: بهترین ابزارهای مدیریت تیم کارمندان

سازماندهی تیم: هر کس در جای درست خودش!

هر کسی که در عمرش یکبار هم که شده بازی های استراتژی انجام داده باشد، خیلی خوب می داند هر حرکت حکم مرگ و زندگی دارد. به علاوه، چینش مهره ها در چنین بازی هایی هم بی نهایت مهم است. با این حساب اگر شما همین طور الکی کارتان را شروع کنید، خیلی زود اوضاع تان به هم خواهد ریخت. ما در روزنامه فرصت امروز یکی از نشانه های مدیران موفق را توانایی شان برای قرار دادن هر کدام از اعضای تیم در جای درست شان می دانیم. اینطوری شما می توانید بدون مشکل خاصی همه کارها را پیش ببرید. 

خیلی از کارآفرینان فکر می کنند همین که اعضای تیم را به طور تصادفی سر پست های مختلف قرار دهند، کارشان دیگر تمام شده است. شما را نمی دانم، ولی به نظر من که چینش تصادفی اعضای تیم مثل آن است که سرمربی یک تیم محلی همینطور سرسری ترکیبش برای مقابله با بایرن مونیخ را انتخاب کند. بی شک در این شرایط سرمربی قصه ما در پایان بازی با حکم اخراجش رو به رو خواهد شد.

بعد از اینکه شما جایگاه هر کدام از اعضای تیم را براساس مهارت ها و استعدادهایی که دارند مشخص کردید، نوبت به تعیین بازه زمانی برای انجام کارها می رسد. یادتان باشد بدون مدیریت زمان هیچ کارآفرینی به سر منزل مقصود نمی رسد. پس اگر فکر کرده اید همه پروژه ها همینطور خود به خود سر وقت انجام می شود، خیلی خوش خیال هستید. 

توصیه ما در روزنامه فرصت امروز تعیین زمان در دسترس هر کدام از اعضای شرکت برای انجام کارهای شان از همان اولین قدم هاست. اینطوری دیگر حرف و حدیث های بی پایان درباره کارها پیش نمی آید. یادتان باشد در این بین اگر به حرف های کارمندان و ایده های شان هم گوش دهید، اصلا ضرر نخواهید کرد. 

استقبال از تغییرات: خداحافظی با ثبات

مدیران موفق هیچ وقت روی استراتژی یا شیوه های مدیریتی ثابتی حساب باز نمی کنند. شما حتی اگر همین امروز بهترین ایده دنیا برای مدیریت کسب و کار را هم داشته باشید، به مرور زمان در بازار نیاز به اصلاح و ترمیم استراتژی تان پیدا خواهید کرد. خب اگر ثبات عنصر مهمی در دنیای کسب و کار بود، سالانه این همه کمپانی خودروسازی سری جدید اتومبیل های خود را روانه بازار نمی کردند. 

مطلب مرتبط: مدیریت تیم کارمندان در شرایط دورکاری

باور کنید یا نه، گاهی اوقات این شما هستید که باید از کارمندان تان نکات تازه را یاد بگیرید. هرچه باشد آنها مستقیما با مشتریان در ارتباط بوده و همیشه پر از انگیزه برای نوآوری در کارهای شان هستند. پس اگر تا حالا مدیر سختگیر و یک‎ دنده‎ ای بوده اید، حالا دیگر نوبت تغییر روند کاری تان فرا رسیده است. این طوری می توانید بدون اینکه خودتان را به آب و آتش بزنید، در مدت زمانی کوتاه بهترین نتیجه را از کار تیمی بگیرید. 

یکی از بهترین مثال ها درباره استقبال از تغییرات مربوط به قوانین سختگیرانه دفترهای کاری است. گاهی اوقات تیم های کاری برای مدیریت بهتر اوضاع به زمان کار انعطاف پذیر نیاز دارند. اینطوری نه تنها خبری از خستگی مفرط نخواهد بود، بلکه انگیزه اعضا برای کار بیشتر نیز افزایش پیدا خواهد کرد. حالا اگر در این میان پای یک مدیر سختگیر وسط باشد، احتمالا حسابی روی ساعت های معمولی کار پافشاری خواهد کرد. چنین پافشاری بی منطقی نه تنها هیچ سودی به همراه ندارد، بلکه به مرور زمان ریزش کارمندان را در پی خواهد داشت. این طوری شما دیگر یک لحظه هم نمی توانید اوضاع را مدیریت کنید. یک ایده هوشمندانه در چنین شرایطی گوش دادن به کارمندان شرکت و استفاده از پیشنهادات شان برای مدیریت بهتر شرایط است. اینطوری شما بدون اینکه دست به سیاه و سفید بزنید، تیم تان را به سوی موفقیت مدیریت کرده اید. خب مگر یک کارآفرین به غیر از مدیریت بی دردسر تیمش چه خواسته دیگری می تواند داشته باشد؟

روحیه دادن به اعضای تیم: از مدیریت تا رهبری تجاری!

معمولا در مصاحبه های استخدامی یک سوال کلیشه ای همیشه تکرار می شود. اینکه «خودتان را پنج سال دیگر کجا می بینید؟» معمولا سوالی است که خیلی ها جواب سر بالا به آن می دهند. با این حال معنای آن اصلا این نیست که کارمندان دوست دارند همیشه در موقعیت سازمانی فعلی شان باشند. هر کسی در این دنیا دوست دارد دیر یا زود پست بهتری در شرکت داشته باشد و چه بسا وارد تیم مدیریتی هم شود. اگر شما هم در میان کارمندان تیم تان کسانی را دارید که همیشه مشغول یادگیری مهارت های تازه هستند و با جان و دل کار می کنند، باید نیم نگاهی به پیشنهاد موقعیت های کاری بهتر به آنها داشته باشید. این طوری خیال تان بابت آینده شرکت راحت خواهد بود. 

فرض کنید شما به عنوان سرپرست بخش روابط عمومی شرکت سونی به یک کنفرانس جدید درباره نقش فناوری های جدید در پاسخگویی سریع به شکایات مشتریان دعوت شده اید. معمولا در چنین کنفرانس های تخصصی فقط اعضای تیم مدیریتی شرکت ها حضور پیدا می کنند. با این حال اگر شما کارمند مشتاقی دارید که احتمالا چنین محتوایی به دردش می خورد، باید شانس حضور در مراسم را به او نیز بدهید. شاید این کار خیلی عجیب به نظر برسد، اما تاثیر بی نهایت مناسبی روی روحیه کارمندان دارد. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و اعضای تیم را به کنفرانس ها یا جلسات مهمی که به دردشان می خورد، دعوت کنید. 

یادتان باشد همکاری در قالب یک تیم بدون روحیه مناسب راه به جایی نخواهد برد. به همین خاطر شما باید همیشه کنار تیم تان باشید. کافی است خودتان را جای کارمندان گذاشته تا اهمیت روانی حضور مدیران در کنار خود را درک کنید. اینطوری حتی اگر سوال یا چالشی هم از راه برسد، شما همیشه برای حل و فصل سریعش حضور خواهید داشت. 

فراهم سازی دفتر کار مناسب: انرژی مثبت و دیگر هیچ

بعضی از محیط های کار به طور ناخودآگاه احساس خوبی به آدم می دهد. شما را نمی دانم، ولی من اینطور جاها انگیزه بیشتری برای کار و تلاش بی وقفه دارم. متاسفانه خیلی از کارآفرینان همیشه خود را در اتاق های کوچک کاری زندانی می کنند. اگر فکر کرده اید کارمندان هم چنین روحیه ای دارند، باید بگوییم سخت دراشتباهید. این روزها یکی از معیارهای مهم برای انتخاب محل کار از سوی کارمندان حرفه ای جو یا به زبان خودمانی محیط کار است. اینکه اعضا رابطه خوبی با هم داشته باشند و گاهی اوقات با شوخی های مناسب حال و هوای همدیگر را عوض کنند، امتیاز بی نهایت مثبتی برای یک محل کار محسوب می شود. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم نیمی از وظیفه شما به عنوان مدیر یک تیم کنار هم قرار دادن آدم های درست است. بخش بعدی کار به انتخاب یک دفتر مناسب برای فعالیت بی دغدغه کارمندان خواهد بود. اینطوری کارمندان بدون هیچ استرسی تخته گاز به سمت انجام وظایف شان خواهند رفت. 

مطلب مرتبط: مدیریت کارمندان از راه دور با 7 راهکار طلایی

اگر شما تا حالا دفتر کار انتخاب نکرده اید، باید دو تا عنصر مهم را پس ذهن تان داشته باشید. اول از همه نورگیری دفتر کار است. قبول دارم کارآفرینان الزاما معمارهای خوبی نیستند، اما قرار هم نیست شما بدترین ساختمان دنیا را به عنوان دفتر کار انتخاب کنید. قبل از اینکه با عجله یک دفتر را اجاره کنید، کمی هم به فکر وضعیت آن دفتر در روزهای آفتابی باشید. اگر در یک روز آفتابی هیچ نوری در داخل شرکت دیده نشود، ناخودآگاه همه اعضای تیم روحیه شان خراب می شود. 

در قدم بعدی شما باید دکور مناسبی برای دفترتان انتخاب کنید. استفاده از انواع گیاهان به عنوان بخش تزئین دفتر و همچنین رنگ آمیزی دیوارها با تم روشن و شاد ایده های اساسی خواهد بود. اینطوری شما از همان اول کار سلیقه تان را به اعضای تیم نشان می دهید. هرچه باشد شما و اعضای تیم تان باید ساعت ها در این دفترها نشسته و عمرتان را سر کنید. پس چه بهتر دفتر کار از همه جهت مناسب و روحیه بخش باشد. 

منابع: 

https://teambuilding.com

https://www.indeed.com