مدیریت تیم های کاری از کیلومترها دورتر

در دنیای امروز دیگر دیوارهای یک دفتر یا شهر محل سکونت نیروی کار نمی تواند چارچوبی برای ساخت تیم های کاری باشند. بسیاری از شرکت ها از استارت آپ های جوان گرفته تا برندهای بزرگ جهانی، حالا در حال تجربه دوران تازه ای از همکاری اند؛ دورانی که در آن اعضای یک تیم ممکن است در چهار نقطه متفاوت جهان ساکن باشند و با اختلاف زمانی کار کنند، اما همچنان یک هدف واحد را دنبال نمایند. پدیده ای که تیم دورکار (Remote Team) نامیده می شود، دیگر یک گزینه جذاب نیست، بلکه برای بسیاری از کسب و کارها تبدیل به یک ضرورت شده است.

همانطور که روند جهانی شدن فرصت های تازه ای را پیش روی ما گذاشته، به همان اندازه نیز چالش های خاص خودش را دارد. مدیریت تیم های دورکار نه با روش های سنتی اداره یک دفتر فیزیکی پیش می رود، نه با دستورات کلیشه ای که برای همه سازمان ها یکسان نسخه پیچی می کند. اینجا با دنیایی روبه رو هستیم که قوانین تازه ای می‎طلبد؛ قوانینی که اگر نادیده گرفته شوند، به جای بهره وری، سردرگمی به بار می آورند و به جای انگیزه، فرسایش.

ما در این مقاله می خواهیم نگاهی بیندازیم به مهمترین استراتژی هایی که مدیران برای حفظ انسجام، ارتباط مناسب و انگیزه‏ بخشی در تیم های دورکار به آن نیاز دارند. استراتژی هایی که می توانند فاصله ها را کم، اعتماد را تقویت و تیمی بسازند که حتی اگر کیلومترها از هم دور باشد، در دل یکدیگر جا دارد. فکر می کنم همین مقدمه کافی باشد تا به پروژه پیچیده و عجیب این مقاله پی ببرید، مگر نه؟

هنر مدیریت تیم های دورکار

احتمالا با دیدن تیتر این بخش پیش خودتان فکر کرده اید نویسنده این مقاله خیلی خلاقیت برای انتخاب عنوان به خرج داده است. هرچه باشد، اصطلاحی مثل «هنر مدیریت تیم» خیلی وقت ها کلیشه ای به نظر می رسد. با این حال در شرایطی که تیم کاری شما در چهار گوشه دنیا پخش شده باشد، دیگر این ادعا عجیب نیست. 

مطلب مرتبط: نظارت بر عملکرد کارمندان در فرآیند دورکاری

خیلی از مدیران دوست دارند تیم کارمندان درست بغل دست شان باشد. دلیل این امر هرچه باشد، به بهبود روابط میان مدیران و کارمندان کمک می کند. درست به همین خاطر دورکاری یک چالش و خطر جدی برای چنین مدیرانی محسوب می شود. ما در ادامه سعی می کنیم برخی از مهمترین نکات درباره مدیریت تیم های دورکار را با شما در میان بگذاریم. اینطوری نه تنها دورکاری دیگر برای تان تهدید نخواهد بود، بلکه چرخ دنده های کسب و کارتان را به بهترین شکل تنظیم خواهد کرد. خب اجازه دهید کم کم برویم سراغ اصل ماجرا.

تعریف انتظارات شفاف از همان ابتدا: شروعی استاندارد

اولین گام برای مدیریت موفق تیم های دورکار روشن ساختن مسیر است. تصور کنید قرار است با کسی قرار بگذارید، اما آدرس، ساعت و حتی موضوع جلسه را نمی دانید. چقدر احتمال دارد آن ملاقات مفید باشد؟ در تیم های دورکار نیز اوضاع به همین شکل است. وقتی افراد از راه دور کار می کنند، نمی توانند با نگاه به رفتار دیگران نقش خود را پیدا کنند. به همین دلیل است که مدیر باید در همان ابتدا انتظارات را به شکلی شفاف و دقیق تعریف کند.

این شفاف سازی شامل تعریف دقیق وظایف هر فرد، زمان بندی پروژه ها، ابزارهای ارتباطی، فرمت گزارش دهی و حتی زمان های پاسخگویی است. بسیاری از تیم های دورکار به دلیل عدم تعریف درست این موارد، دچار سردرگمی، تداخل وظایف یا اتلاف وقت می شوند. در اینجا مدیر باید مانند رهبر یک ارکستر عمل کند؛ هر ساز جای خودش و هر نت در زمان خودش!

از سوی دیگر، تعریف انتظارات فقط به معنای تعیین خط قرمزها نیست، بلکه فرصتی است برای ساختن تفاهم مشترک. وقتی اعضای تیم بدانند دقیقا چه چیزی از آنها انتظار می رود و چه اهدافی قرار است محقق شود، احساس کنترل بیشتری بر کارشان خواهند داشت و این احساس، موتور محرک انگیزه است.

البته لازم نیست همه چیز را از همان روز اول روی سنگ حک کنیم. تیم های دورکار پویا هستند و نیازهای آنها ممکن است در طول زمان تغییر کند، اما داشتن یک چارچوب اولیه مشخص، مسیر حرکت را ساده تر و خطر انحراف را کمتر می کند. در واقع تعریف شفاف انتظارات به مثابه نقش های است که اگرچه مقصد را تضمین نمی کند، اما گم شدن در راه را به حداقل می رساند. فراموش نکنیم که دورکاری به معنای نبود نظارت نیست. بلکه به معنای مدیریت مبتنی بر اعتماد است و اعتماد، تنها وقتی شکوفا می شود که قواعد بازی برای همه روشن باشد.

مطلب مرتبط: دورکاری (Remote Work) در دنیای کسب و کار: راهنمایی کامل برای کارآفرینان

برقراری ارتباطات منظم: بی نظمی ممنوع!

در تیم های حضوری گاهی یک لبخند، یک تماس چشمی یا یک گپ کوتاه می تواند نقش مهمی در بهبود ارتباطات ایفا کند، اما در تیم های دورکار این لحظات به سادگی در سایه نبود تعامل فیزیکی گم می شوند. بنابراین مدیران باید با طراحی ساختارهایی منظم برای ارتباط، جای خالی این لحظات را پر کنند. برقراری جلسات منظم، خواه روزانه، هفتگی یا ماهانه، یکی از اصلی ترین ابزارهای این هدف است. این جلسات نباید صرفا به گزارش گیری خلاصه شود. بلکه باید فرصتی باشد برای تبادل ایده ها، رفع ابهام ها، تعریف اولویت ها و حتی گاهی گپ های دوستانه برای ایجاد حس تعلق. وقتی اعضای تیم بدانند که همیشه زمانی برای شنیده شدن وجود دارد، اعتماد به تیم و مدیریت افزایش پیدا می کند.

از سوی دیگر، باید دقت داشت که ارتباطات بیش از حد نیز ممکن است نتیجه معکوس داشته باشد. بمباران پیام ها، جلسات بی هدف یا نظارت لحظه ای، ممکن است کارمندان را خسته، بی انگیزه یا حتی مضطرب کند. بنابراین مدیران موفق آنهایی هستند که تعادل را می دانند: نه سکوت مطلق و نه سر و صدای بی وقفه.

یادتان باشد، برای برقراری ارتباط مؤثر، انتخاب ابزار مناسب نیز حیاتی است. استفاده از پلتفرم هایی چون  مایکروسافت تیمز، زوم یا گوگل میت می تواند به تسهیل گفت وگو و هماهنگی کمک کند اما مهمتر از ابزار، نیت پشت آن است؛ آیا ارتباط برای نظارت است یا برای همراهی؟ آیا پای کنترل در میان است یا همکاری؟ اگر هدف تان از این جلسات مشخص نباشد، خیلی زود کارتان با مشکل رو به رو خواهد شد. 

نکته کلیدی دیگر این است که ارتباطات تنها نباید از بالا به پایین باشد. مدیران باید بستری فراهم کنند که اعضای تیم نیز بتوانند آزادانه ایده های خود را مطرح کنند. این گونه است که ارتباط واقعی شکل می گیرد؛ ارتباطی که در آن همه شنونده اند و همه شنیده می شوند. ارتباطات منظم و هدفمند همانند اکسیژن برای تیم های دورکار است. بدون آن، تیم دچار خفگی خواهد شد اما با آن، حتی از دورترین فاصله ها نیز می توان همکاری ای نزدیک و مؤثر ساخت.

تقویت حس تعلق و فرهنگ تیمی از راه دور: ماموریتی پیچیده

در یک دفتر کار فیزیکی فرهنگ سازمانی اغلب به طور طبیعی شکل می گیرد: در گفت وگوهای دوستانه، در شوخی های گاه و بی گاه یا حتی در نحوه لباس پوشیدن اعضای تیم. اما در تیم های دورکار این شکل گیری خودجوش جای خود را به نوعی فقدان فرهنگ می دهد. البته اگر برای آن برنامه ریزی نشده باشد. دقیقا همین جاست که مدیر باید وارد میدان شود و فرهنگ سازمانی را نه به شکل یک محصول جانبی، بلکه به عنوان یک پروژه جدی دنبال کند.

یکی از روش های تقویت این فرهنگ، طراحی مناسبت هایی است که به بهانه آنها اعضای تیم بتوانند با یکدیگر ارتباطی غیرکاری برقرار کنند. مثلا برگزاری یک جلسه غیررسمی هفتگی تحت عنوان «جمعه های گپ و گفت» یا اشتراک گذاری موفقیت ها و لحظات خوش شخصی در کانال های داخلی تیم. شاید این  کارها در نگاه اول ساده و پیش پاافتاده به نظر برسند، اما در عمل می توانند نقشی جدی در ایجاد حس همبستگی ایفا کنند.

مطلب مرتبط: راهکارهای تعامل با کارمندان در فرآیند دورکاری

در گام بعدی، مدیران باید ارزش ها و هنجارهای سازمانی را به طور شفاف و مداوم یادآوری کنند. این یادآوری می تواند از طریق ایمیل های هفتگی، پیام های الهام بخش در آغاز جلسات یا حتی تعریف نشان افتخار برای رفتارهایی که با ارزش های تیم همخوانی دارد، انجام شود. 

وقتی اعضای تیم بدانند که بخشی از یک روایت بزرگ تر هستند، احساس می کنند بودن شان معنا دارد و این معنا، همان سوخت اصلی انگیزه است. تقویت فرهنگ تیمی فقط به تعامل میان اعضا محدود نمی شود. بلکه باید در تصمیم گیری های مدیریتی نیز بازتاب داشته باشد. اگر عدالت، شفافیت یا یادگیری مستمر بخشی از فرهنگ تیم است، این مفاهیم باید در نحوه تقسیم کار، تشویق عملکرد یا مدیریت تعارض ها نیز دیده شود. در غیر این صورت، فرهنگ به شعاری بی اثر تبدیل خواهد شد.

در نهایت، نباید فراموش کرد که فرهنگ سازمانی از بالا آغاز می شود. مدیر، نخستین کسی است که باید تجسم عینی ارزش هایی باشد که به دنبال نهادینه کردن شان است. اگر مدیران از مسیر دورکاری تنها برای نظارت بیشتر یا کاهش هزینه ها استفاده کنند، اما فرهنگ را نادیده بگیرند، تیم به مجموعه ای از افراد منزوی تبدیل خواهد شد؛ نه یک واحد منسجم. فرهنگ سازمانی در تیم های دورکار همان نخ نامرئی است که افراد را به یکدیگر متصل می کند. نخی که اگر محکم نباشد، تیم از هم می پاشد، اما اگر درست بافته شود، می تواند سال ها، فاصله ها را از معنا بیندازد.

استفاده هوشمندانه از فناوری ها: از مدیری سنتی به مدیری آپدیت!

تکنولوژی ستون فقرات تیم های دورکار است. اگر این ستون محکم نباشد یا نادرست به کار گرفته شود، ارتباطات، هماهنگی و حتی بهره وری تیم به شدت آسیب خواهد دید. مدیران تیم های دورکار باید نه تنها ابزارهای مناسب را بشناسند، بلکه باید هنر استفاده هوشمندانه از آنها را نیز داشته باشند؛ چراکه یک ابزار خوب با استفاده نادرست، می تواند بدتر از نبود آن باشد.

اولین گام در این مسیر انتخاب ابزارهایی است که نیازهای تیم را به درستی پاسخ دهد. ابزارهای ارتباطی، مدیریت پروژه، اشتراک گذاری فایل، تقویم های مشترک و حتی نرم افزارهای بررسی زمان فعالیت همه باید با دقت و با توجه به ویژگی های تیم انتخاب شوند. هیچ لزومی ندارد از 10 ابزار مختلف استفاده کنیم؛ بلکه باید یک اکوسیستم ساده، قابل فهم و قابل اعتماد ایجاد کنیم. گام بعدی آموزش تیم برای استفاده درست از این ابزارهاست. بسیاری از اختلاف ها یا اتلاف وقت ها در تیم های دورکار ناشی از درک متفاوت افراد از نحوه استفاده از ابزارهاست. مثلا یکی پیام را در مایکروسافت تیمز می نویسد، دیگری انتظار پاسخ در ایمیل دارد، سومی فایل را در فضای ابری اشتباه آپلود می کند. این ناهماهنگی ها فقط زمانبر نیستند، بلکه باعث ناامیدی و آشفتگی نیز می شوند.

در عین حال استفاده هوشمندانه از فناوری فقط در ابزارها خلاصه نمی شود. مدیر باید حواسش باشد که این ابزارها به جای اینکه در خدمت تیم باشند، تبدیل به زنجیر اضافی برای آنها نشوند. گاهی حجم زیاد نوتیفیکیشن ها، پیغام های بی موقع یا اجبار به استفاده از ابزارهای متعدد باعث فرسودگی کارمندان می شود. بنابراین تنظیم پروتکل های مشخص برای هر ابزار بخشی از مدیریت هوشمندانه است.

نکته طلایی دیگر جمع آوری بازخورد تیم درباره عملکرد ابزارهاست. هیچ ابزاری جادویی نیست. اگر اعضا احساس می کنند که یک نرم افزار کار را سخت تر کرده، باید این مسئله شنیده و بررسی شود. انعطاف پذیری در این زمینه می تواند بهره وری را تا چند برابر افزایش دهد. 

باید به یاد داشت که تکنولوژی هر چقدر هم پیشرفته باشد، نمی تواند جای روابط انسانی را بگیرد. وظیفه مدیر این است که از ابزارها برای آسان تر کردن همکاری استفاده کند، نه برای کنترلگری یا جایگزین کردن گفت وگوهای انسانی.

مطلب مرتبط: چالش حمایت از کارمندان در فرآیند دورکاری

اعتمادسازی و واگذاری مسئولیت ها: سخت ترین بخش کار

در تیم های حضوری مدیران به راحتی می توانند با مشاهده مستقیم میزان درگیری کارمندان با وظایف شان را ارزیابی کنند، اما در تیم های دورکار، این امکان عملا وجود ندارد. همین مسئله برخی مدیران را به سمت کنترلگری افراطی سوق می دهد؛ به طوری که حتی یک لحظه هم دست از چک کردن تیم برنمی دارند. این رویکرد نه تنها ناکارآمد است، بلکه اعتماد میان مدیر و کارمند را نیز از بین می برد.

اگر نظر ما را بخواهید، اعتماد در تیم های دورکار، به جای یک مزیت جانبی، تبدیل به شرط بقا شده است. مدیر باید باور داشته باشد که اگر تیمش آموزش کافی دیده، وظایف مشخصی دارد و ابزار مناسب در اختیار دارد، می تواند از پس کارها بربیاید. وقتی اعضای تیم این اعتماد را حس کنند، با مسئولیت پذیری بیشتری عمل می کنند و انگیزه بالاتری برای موفقیت خواهند داشت.

البته اعتماد به معنای رهاسازی کامل نیست. بلکه باید با واگذاری هوشمندانه مسئولیت ها همراه باشد. هر عضو تیم باید بداند دقیقا چه کاری در چه زمانی باید انجام دهد و چه انتظاری از او می رود. تعریف شاخص های شفاف عملکرد (KPI) و ارائه بازخوردهای منظم، می تواند این فرآیند را هدفمندتر کند. نکته مهم این است که در فرآیند واگذاری مسئولیت ها، باید انعطاف و همدلی نیز لحاظ شود. اگر یکی از اعضا در زمان خاصی دچار چالش شخصی شد یا کارها طبق برنامه پیش نرفت، مدیر نباید بلافاصله قضاوت کند یا اعتمادش را از دست بدهد. بلکه با گفت وگو و بررسی دلایل باید به راه حل مشترک برسند. در نهایت، اعتمادسازی یک روند تدریجی است؛ چیزی که باید هر روز در تصمیمات کوچک مدیریتی تقویت شود. با این روش، حتی اگر کیلومترها فاصله فیزیکی میان اعضا باشد، پیوند ذهنی و حرفه ای شان روزبه روز قوی تر خواهد شد.

استراتژی ششم: توسعه مداوم مهارت های ارتباطی در تیم

ارتباط موثر شاه کلید موفقیت در هر نوع همکاری است، اما در تیم های دورکار این اهمیت چند برابر می شود؛ چراکه نه حالت چهره دیده می شود و نه به طور کلی مهارت های ارتباطی خیلی کاربرد مستقیم دارد. در چنین شرایطی اگر مهارت های ارتباطی ضعیف باشند، سوءتفاهم ها مثل قارچ رشد می کنند و اعتماد و بهره وری تیم را به نابودی می کشانند. برای مقابله با این چالش مدیر باید به طور فعال برنامه هایی برای تقویت مهارت های ارتباطی تیم طراحی کند. مثلا برگزاری دوره های آموزشی آنلاین در زمینه «نوشتار حرفه ای در پیام های کاری» یا «هنر گوش دادن فعال» می تواند کمک بزرگی باشد. خیلی وقت ها ما فکر می کنیم همه بلدند ایمیل بنویسند یا بازخورد بدهند، اما واقعیت چیز دیگری را نشان می دهد. اینجاست که اوضاع خیلی زود به هم می ریزد.

یکی دیگر از نکات کلیدی آموزش تکنیک های گفت وگوی سازنده و مدیریت تعارض است. در تیم های دورکار وقتی اختلافی پیش می آید، به راحتی می تواند تشدید شود؛ چراکه کسی آنجا نیست تا فضای بین فردی را متعادل کند. اگر اعضا یاد بگیرند چگونه اختلاف نظرها را محترمانه بیان کرده و حل کنند، تیم تبدیل به مجموعه ای از کارمندان حرفه ای می شود؛ نه افرادی که فقط مشکل ایجاد می کنند.

مدیران نیز باید خودشان الگوی این مهارت ها باشند. نحوه ارسال پیام، بروز واکنش، گوش دادن به حرف های اعضا و حتی برخورد با اشتباهات همه باید نشان دهد که ارتباط در این تیم یک ارزش اساسی است، نه فقط ابزاری برای انتقال وظایف. نکته مهم دیگر ایجاد فضای امن روانی برای بیان نظرات و احساسات است. اگر یکی از اعضا احساس کند نمی تواند آزادانه بگوید چه چیزی آزارش می دهد یا کجا نیاز به کمک دارد، دیر یا زود دچار انزوا و بی انگیزگی خواهد شد. ایجاد این فضا نیازمند صبر، تمرین و توجه دائمی مدیر است.

مطلب مرتبط: تعامل با کارمندان جدید شرکت در دوران دورکاری

بی شک یک تیم دورکار موفق تیمی نیست که صرفا از ابزارهای خوب استفاده می کند یا جلسات منظم دارد، بلکه تیمی است که اعضایش به خوبی بلدند با هم گفت وگو کنند؛ حتی از پشت مانیتورها!

سخن پایانی

مدیریت تیم های دورکار شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد و خب کارمندان از خانه کار می کنند، هزینه های شرکت کاهش می یابد و همه راضی هستند، اما واقعیت پیچیده تر از این حرف هاست. تیم های دورکار برای اینکه موفق باشند به مدیریتی نیاز دارند که هم سختگیر و هدفمند باشد، هم صمیمی و قابل اعتماد. مدیریتی که بداند در عصر دیجیتال فاصله فیزیکی الزاما به معنای محدودیت برای همکاری نیست.

ما در این مقاله، چند استراتژی کلیدی برای مدیریت تیم های دورکار را مرور کردیم. از برقراری شفافیت در ارتباطات گرفته تا تقویت مهارت های ارتباطی و استفاده هوشمندانه از ابزارها، هر کدام به شما برای مدیریت بهینه تیم تان کمک می کند. هر کدام از این تکنیک ها مانند یک آجر در بنای موفقیت تیم های دورکار عمل می کنند. اگر یکی شان را نادیده بگیریم، کل ساختمان به لرزه می افتد. بنابراین اگر می خواهید تیم دورکارتان نه تنها کارآمد، بلکه به معنای واقعی کلمه تیم باشد، لازم است روی این مهارت ها و استراتژی ها سرمایه گذاری کنید. یادتان نرود، دنیای کار تغییر کرده، اما نیاز انسان به ارتباط و تعامل در محیط کار همچنان پابرجاست؛ حتی پشت صفحه مانیتور. پس باید حسابی حواس تان را جمع کنید. 

منابع:

https://www.indeed.com

https://www.digitalocean.com