دورکاری (Remote Work) در دنیای کسب و کار: راهنمایی کامل برای کارآفرینان

تا همین چند دهه قبل اگر به کسی می گفتید روزی می رسد که کلی از مردم به جای حضور سر ساعت در دفتر شرکت از خانه و با خیال راحت به کارشان می رسند، احتمالا چیزی به غیر از نگاه های عاقل اندر سفیه گیرتان نمی آمد. با این حال این روزها دورکاری (به قول فرنگی ها Remote Work) دیگر تبدیل به بخشی از فرهنگ کسب و کار مدرن شده و کاری اش هم نمی شود کرد. 

همانطور که خیلی از طرفدارهای مسابقات فرمول یک در دهه های دور فکرش را هم نمی کردند روزی مسابقات مهم فصل را با کیفیت بالا در تلویزیون تماشا کنند، کارمندان و کارآفرینان هم حتی خواب فعالیت تجاری در حالی که روی صندلی راحتی خانه شان دراز کشیده اند را نمی دیدند. البته باید همین اول کار بگوییم دورکاری ایده خیلی جدیدی نیست، اما به خاطر همه گیری کرونا و ضرورت کار از خانه برای همه شرکت ها حالا دورکاری تبدیل به سوپراستاری کاملا شناخته شده و مشهور شده است. 

احتمالا شما هم تا حالا چند باری اسم دورکاری به گوش تان خورده است. در بحث های دوستانه همکاران، جلسات مدیریتی یا حتی برنامه های تلویزیونی؛ همه جا حرف از این استراتژی جالب و هیجان انگیز است. البته باید حواس تان باشد یک وقت بی گدار به آب نزنید، چراکه خیلی ها دورکاری را عملا با تنبلی و از زیر کار در رفتن یکی می گیرند. به علاوه، شما با عجله زیاد برای استفاده از دورکاری مثل مهاجمی می شوید که یک تنه می خواهد به دل تیم حریف بزند، اما خیلی زود توپ را لو می دهد و تیمش گل بد موقعی دریافت خواهد کرد. دقیقا به همین خاطر ما در این مقاله قصد داریم یکبار برای همیشه به افسانه های غلط درباره دورکاری پایان دهیم.

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم هر استراتژی سخت و به ظاهر پیچیده ای را می شود مثل آب خوردن یاد گرفت. البته به شرط اینکه یک مربی خوب و کاربلد کنار دست تان باشد. اگر شما هم دوست دارید ته توی دورکاری را در بیاورید و حتی از آن برای شرکت تان استفاده کنید، مسیر را کاملا درست آمده اید، چراکه ما در اینجا یک فرمول طلایی برای یادگیری استراتژی دورکاری برای تان کنار گذاشته ایم. 

مطلب مرتبط: راهکارهای تعامل با کارمندان در فرآیند دورکاری

ما در این مقاله قصد داریم یکبار برای همیشه تکلیف استراتژی دورکاری را روشن کنیم. در این بین هم به جای حرف های بی سر و ته خیلی از به اصطلاح کارشناس های مختلف، یک راست رفته ایم سراغ بهترین منابع برای یادگیری این استراتژی. نقشه راهی که ما برای شما کشیده ایم، اول با تعریف استراتژی دورکاری شروع می شود (مگر می شود اصلا طور دیگری کار را شروع کرد؟)، بعد سری به مزایای این الگوی مدیریت نیروی کار می زنیم و در نهایت با چند تکنیک و توصیه طلایی ماجراجویی مان را به اتمام خواهیم رساند. خب اگر آماده هستید، بیایید تا دیر نشده سفرمان را به دل استراتژی دورکاری شروع کنیم. 

دورکاری دقیقا چیست؟ آشنایی با تاریخچه یک استراتژی جذاب!

هر داستانی یک شروعی دارد. داستان دورکاری هم در این بین استثنا نیست. شاید این داستان به اندازه آثار داستایوفسکی جذاب و خواندنی نباشد، اما می تواند نقطه شروع بی نظیری برای یادگیری و آشنایی با استراتژی دورکاری محسوب شود. همانطور که همان اول کار گفتیم، دورکاری از مدت ها قبل سر و کله اش در دنیای کسب و کار پیدا شده است. ماجرا از این قرار است که خیلی از شرکت های بزرگ و کوچک وقتی کفگیرشان به ته دیگ رسید و دیگر پولی برای استخدام نیروی کار جدید نداشتند، به این فکر افتادند که به جای استخدام عادی کارمندان از خدمات آنها بیرون محیط رسمی شرکت استفاده کنند. 

قبول دارم ایده بالا مثل سناریوهای فیلم های آخرالزمانی عجیب به نظر می رسد، اما اگر یک لحظه خودتان را جای مدیر شرکتی قرار دهید که از قضا برندش کلی بدهی بالا آورده، آن وقت می فهمید همکاری با کارمندانی که لازم نیست برای آنها یک دفتر کار مجزا، تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن و هزار و یک مورد دیگر تهیه کنید، چه نعمت بزرگی خواهد بود. البته دورکاری آن زمان خیلی مورد استقبال قرار نگرفت و بیشتر برندهایی که کارشان گیر بحث مالی بود شروع به استفاده از آن کردند. ضمنا، در دورانی که اینترنت هنوز هیچ جایی در زندگی روزمره من و شما نداشت، احتمالا دورکاری حتی از فتح قله اورست هم سخت تر بود. 

سختی های دورکاری که دست کمی از یک مسابقه بوکس نداشت، با ظهور فناوری های جدید مثل اینترنت حسابی کم شد. وقتی هم همه گیری کرونا سراسر دنیا را به قرنطینه و خانه نشینی اجباری کشاند، دیگر هیچ جای شک و تردیدی برای انبوهی از کارآفرینان باقی نماند. اینطوری دورکاری تبدیل به ترندی محبوب و دوست داشتنی در دنیای کسب و کار شد که هیچ کس به همین راحتی ها بی خیالش نمی شد!

شما الان مثل یک مربی بسکتبال هستید که تاریخچه این ورزش را خیلی خلاصه و خودمانی مرور کرده و الان می تواند یک تعریف دست و پا شکسته از این ورزش ارائه دهد. البته ما برای اینکه تعریف شما خیلی پر از ایراد و علامت سوال نباشد، پیش دستی کرده ایم و قبل از اینکه حسابی گیج شوید به کمک تان آمده ایم. براساس چیزهایی که تا اینجای کار گفتیم، دورکاری به فعالیت اعضای یک شرکت خارج از چارچوب های سفت و سخت حضور در دفتر کار اشاره دارد. این یعنی شما می توانید از هر جایی که دل تان می خواهد وظایف کاری تان را انجام داده و آخر سر هم گزارش روزانه یا هفتگی تان را برای مدیران ارشد ارسال کنید. 

حتما پیش خودتان فکر می کنید تعریف ما از دورکاری خیلی ساده تر از آن چیزی است که حتی فکرش را هم می کردید. خب اگر از مخاطب هدف پر و پا قرص روزنامه فرصت امروز باشید، خیلی خوب می دانید ما همیشه کارمان را با تعاریف ساده شروع می کنیم. در مورد دورکاری هم همین سیاست را در پیش گرفته ایم. قبل از اینکه خیلی سریع سراغ بخش بعدی مقاله برویم، اجازه دهید یک سوءتفاهم کوچک را برای همیشه برطرف کنیم. خیلی ها دورکاری را با کار از خانه یکی فرض می کنند. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، باید بگوییم که سخت در اشتباهید، چراکه دورکاری فقط به فعالیت از خانه محدود نمی شود. شما می توانید در کافه یا هر پاتوق دیگری که دارید دورکاری کنید و کسی هم کاری به کارتان ندارد. از این نظر کار از خانه یک الگو از دورکاری محسوب می شود و هیچ جوره با آن یکی نیست. پس از این به بعد شش دانگ حواس تان را جمع کنید تا این دو تا مفهوم را اشتباهی به جای هم به کار نبرید. 

مزایای دورکاری برای برندها

حالا که شما با یک تعریف ساده از دورکاری آشنا شدید و نگاهی هم به تاریخچه این شیوه انداختید، بد نیست کمی هم درباره مزایای آن گپ بزنیم. به راستی چرا برندهای بزرگ و کوچک باید سراغ این استراتژی بروند؟ بی شک این سوال در دل بحران کرونا خیلی مهم نبود. آن زمان دورکاری مثل قهرمانی بود که همه کارآفرینان انتظارش را داشتند. با این استراتژی دوست داشتنی برندها توانستند در بدترین شرایط به کارشان ادامه دهند. قبول دارم دورکاری در طول دو- سه سال اخیر سوپراستار دنیای کسب و کار بوده، اما با کاهش موج کرونا دیگر برای آن فرش قرمز پهن نمی شود. حالا بد نیست از خودمان بپرسیم چرا هنوز برندها باید دنبال استفاده از دورکاری به عنوان یک استراتژی کلیدی باشند. ما در ادامه سعی می کنیم نگاهی به مزایای دورکاری به عنوان یک استراتژی دست اول در بازار بیندازیم. اینطوری شما مطمئن می شوید که حتی بعد از کرونا هم می شود روی این استراتژی حساب کرد. 

مطلب مرتبط: 5 گام شروع دورکاری برای کسب و کارها

کاهش هزینه ها

اگر یادتان باشد اول مقاله که قصه دورکاری را برای تان توضیح دادیم، به بحران مالی شرکت ها هم سری زدیم. این یعنی شما الان هم جسته و گریخته با اولین مزیت دورکاری آشنا هستید. اجازه دهید برای اینکه بخش فعلی خیلی شبیه کلاس های درس خواب آور نشود، از یک مثال مقایسه ای استفاده کنیم. فرض کنید شما مدیر یکی از شعبه های شرکت سامسونگ در آمریکای شمالی هستید. دفتر مرکزی این برند هم برای سال جاری بودجه 20 میلیون دلاری برای تان تعیین کرده و انتظار دارد از پس عرضه گسترده محصولات و همچنین خدمات پس از فروش بی عیب و نقص بر بیایید. شاید پیش خودتان فکر کنید با 20 میلیون دلار هر کاری در عرصه کسب و کار امکان پذیر است، اما یادتان باشد مدیریت مشتریان گسترده برندی مثل سامسونگ کار هر کسی نیست.

احتمالا شما بعد از کمی خوشحالی بابت موفقیت تان در همکاری با سامسونگ به این فکر می افتید که بودجه تان شاید خیلی هم دست و دلبازانه نباشد. این یعنی باید هر طور شده هزینه ها را کم کنید، بدون اینکه خدشه ای به فعالیت نمایندگی تان وارد شود. خب هرچه باشد کسی در بازارهای پرفشار امروزی برای شما و برندتان فرش قرمز پهن نکرده است. پس تا دیر نشده و قافیه را به بقیه واگذار نکرده اید، باید به فکر راه حلی برای مشکل تان باشید. وگرنه مثل آب خوردن موقعیت طلایی تان از دست می رود. 

دورکاری در این بین مثل یک بازیکن تازه نفس در دقیقه 90 بازی آماده است تا وضعیت شما را  از این رو به آن رو کند. این کار را هم به سادگی با کاهش هزینه هایی مثل اجاره دفتر، خرید تجهیزات جانبی و همین طور هزار و یک جور وسایل تفریحی در محیط کار انجام می دهد. پس منتظر چه هستید؟ می توانید همین امروز از شر هزینه های اضافی، آن هم درست وقتی که اوضاع مالی تان حسابی به هم ریخته است، خلاص شوید. 

افزایش کارایی 

خیلی ها فکر می کنند همین که کارکنان در دفتر کار حاضر شده و یک ساعت دقیق هم آنجا را ترک کنند، خواه ناخواه کیفیت کاری شان سر به فلک می کشد. قبول دارم در بعضی از کارها مثل تمرین تئاتر باید همه اعضا در یک روز و ساعت مشخص کنار هم جمع شوند، اما در دنیای کسب و کار همیشه لازم نیست شما کارمندان تان را اذیت کنید. شما را نمی دانم، ولی من که بیدار شدن ساعت 7 صبح و طی کردن مسیری طولانی که بیشتر شبیه عبور از هفت خان رستم است، هیچ تاثیری بر کیفیت کاری ام ندارد. در عوض اگر کارکنان از هر مکانی که دوست دارند کارشان را انجام دهند، دیگر نه خبری از شکایت های تمام نشدنی بابت ساعت های طولانی در راه ماندن خواهد بود، نه حتی دردسرهای مبارزه ای نفسگیر با خواب آلودگی در ساعت های اولیه صبح!

شاید فکر کنید حرف های ما برای توجیه افزایش کارایی کارکنان در پی دورکاری فقط از سر تنبلی است. در این صورت احتمالا گزارش دانشگاه هاروارد حسابی معادلات تان را به هم خواهد ریخت. خب هرچه باشد استادهای همه فن حریف هاروارد که اصلا میانه خوبی با تنبلی ندارند، مگر نه؟

براساس مطالعه صورت گرفته در مدرسه کسب و کار هاروارد، وقتی کارکنان به دورکاری روی می آورند، نه تنها خبری از افت کیفیت شان نیست، بلکه معمولا تا 4.4 درصد بهبود عملکرد کاری هم در بین آنها مشاهده می شود. نکته شگفت انگیز ماجرا در این میان افزایش تا 50 درصدی کیفیت کاری در مورد کسانی است که محل کارشان بیش از 25 مایل با خانه فاصله دارد. به زبان خودمانی، هر چقدر فاصله کارمندان بخت برگشته با محل کار بیشتر باشد، احتمالا خیلی بیشتر از دورکاری لذت می برند و می توانند استعدادهای نهفته شان را با این روش بروز دهند. 

مطلب مرتبط: شیوه های توسعه فرهنگ دورکاری در شرکت

همکاری با بهترین کارمندان و کاهش نرخ ریزش اعضای شرکت

چه کسی دوست دارد جایی کار کند که همیشه با دردسرهای ریز و درشت رو به رو می شود و از همه مهمتر اینکه کلی هم با خانه اش فاصله دارد؟ برای خیلی از مردم که اتفاقا درونگرا هم هستند، حضور در محل کار خودش یک پا غول بی شاخ و دم است. از آنجایی که خیلی از محیط های کاری بی نهایت کوچک است، این یعنی چیزی به اسم حریم خصوصی در محل کار عملا بی معنا خواهد بود. به علاوه، وقتی یک عالمه کارمند در کنار هم باشند، درگیری های الکی هم اجتناب ناپذیر خواهد بود. به زبان خودمانی، کار حضوری در برخی از موارد می تواند تبدیل به یک رینگ بوکس با کلی کارمند عصبانی شود که حتی چشم دیدن همدیگر را هم ندارند. 

همانطور که دورکاری می تواند مثل یک فرشته نجات هزینه ها را کاهش داده و از طرف دیگر کیفیت کاری را بالا ببرد، امکان کاهش ترک شرکت از سوی کارمندان را هم به همراه دارد. وقتی کارمندان به جای درگیری های بی پایان در محل کار، از خانه همه چیز را کنترل می کنند، دیگر دلیلی برای دعواهای الکی باقی نخواهد ماند. اگر بخواهیم توضیحات اضافه را فاکتور بگیریم، این یعنی شما می توانید یک راست تا فینال لیگ قهرمانان کسب و کارها پیش بروید و آب هم در دل کارمندان تان تکان نخورد!

اگر شما دورکاری را خیلی حرفه ای و تر و تمیز اجرا کنید، طولی نمی کشد که بهترین استعدادها و کارمندان دنیا مایل به همکاری با شما خواهند شد. خب اگر کسی را سراغ دارید که خیلی بی تفاوت از فرصت کار در شرکتی با یک فرهنگ کاملا مدرن و از همه مهمتر شرایط دورکاری می گذرد، ما را هم بی خبر نگذارید.

استراتژی دورکاری در عمل: فرمول طلایی موفقیت برای کارآفرینان

اگر تا اینجا با ما همراه بوده اید و هنوز هم مشتاقانه دنبال یادگیری دورکاری به عنوان یک استراتژی دست اول هستید، انتظارتان خیلی طول نخواهد کشید. چراکه بعد از کلی گشت و گذار بالاخره به مقصد نهایی رسیدیم. بی شک هر مقاله ای درباره دورکاری بدون یک دستورالعمل یا راهنمای کلیدی برای اجرای آن در عمل ناقص خواهد بود. در این بین هم اصلا فرقی ندارد یک استاد دانشگاه هاروارد آن را نوشته باشد یا یک کارشناس کاملا معمولی!

ما در روزنامه فرصت امروز برای اینکه مقاله مان یکبار برای همیشه دردسرهای تان درباره دورکاری را رفع کند، در این بخش دنبال بعضی از توصیه های کلیدی برای اجرای درست آن در هم رفته ایم. اگر شما کنجکاو شده اید که حتی برای یکبار هم شده از دورکاری در شرکت تان استفاده کنید، می توانید در ادامه با خیال راحت به صندلی خانه تان تکیه داده و راه حل های طلایی ما را مرور کنید. قول می دهیم آخر سر یک پا کارشناس حرفه ای در زمینه دورکاری و اجرای آن شوید. اجازه دهید بدون هیچ توضیح اضافه ای برویم سراغ فرمول طلایی دورکاری در عمل.

مطلب مرتبط: بهترین کتاب ها در زمینه دورکاری

ایجاد آمادگی برای دورکاری: استقبال از تغییرات ساختاری و فردی

یک سرمربی فوتبال را در نظر بگیرید که همه بازیکنان تیم دیوانه وار عاشق تاکتیک ها و نحوه مدیریت رختکن اش هستند. اگر به این مسئله محبوبیت این مربی در بین هواداران را هم اضافه کنیم، دیگر نه با یک سرمربی معمولی، بلکه یک پا قهرمان ورزشی رو به رو هستیم. شاید فکر کنید چنین سرمربی هایی مثل طلا کمیاب هستند و خیلی شانسی و یک شبه به چنین محبوبیتی رسیده اند. در این صورت باید بگوییم کاملا در اشتباهید. ورزشکاران محبوب و مشهور معمولا در طی زمان و بعد از اینکه شرایط لازم را مهیا کرده اند، تبدیل به سلبریتی های دوست داشتنی شده اند. در این بین هم هیچ راه میانبری نیست؛ پس الکی دنبالش نگردید!

ماجرای بالا هر چقدر هم که عجیب و باورنکردنی باشد، در دنیای کسب و کار هم مصداق دارد. شما نمی توانید امشب تصمیم بگیرید تبدیل به رقیب اصلی نایک شوید و فردا صبح منتظر فروش چند میلیون دلاری محصولات تان در بازار باشید. نه خیر! دنیای کسب و کار اینطوری کار نمی کند و کسی هم در بازار عاشق چشم و ابروی شما نیست. برای اجرای دورکاری هم به جای اینکه یک شبه کل ساختار برندتان را زیر و رو کنید، باید یاد بگیرید مقدمه چینی را در اولویت قرار دهید. وگرنه چیزی به غیر از یک سقوط آزاد نصیب شما و برندتان نخواهد شد. 

ایجاد آمادگی در شرکت به طور کلی دو بخش دارد؛ تغییرات ساختاری و تغییرات فردی. اجازه دهید اول کارمان را با تغییرات ساختاری شروع کنیم. شرکتی را فرض کنید که صد تا کارمند دارد و همه آنها دقیقا ساعت 7 صبح سر کار حاضر می شوند و بعد از یک عالمه کار نفسگیر ساعت 3 یا 4 بعدازظهر راهی خانه می شوند. در این صورت احتمالا معیار اصلی برای ارزیابی کیفیت کاری هر کارمند ساعاتی است که در شرکت و بین همکاران گذرانه است. به زبان خودمانی، در این سیستم کارمندی که 80 ساعت کار کرده باشد، خیلی با ارزش تر از کارمندی با 40 یا 50 ساعت کار خواهد بود. البته ما خیلی این سیستم را قبول نداریم، چراکه معلوم نیست کسی که 80 ساعت در هفته کار کرده واقعا داشته مشکلی را حل می کرده یا فقط از زیر کارها در رفته و الکی برای خودش ساعت زده است. حالا اگر ماجرای دورکاری و سختی های تشخیص ساعت کاری در این وضعیت را هم به ماجرا اضافه کنیم، آن وقت پیدا کردن یک معیار مثل یک پرتاب سه امتیازی در مسابقه فینال لیگ NBA ارزشمند خواهد بود. 

تغییر ساختاری که ما در اینجا دنبالش هستیم، تحول از ارزیابی ساعت محور کیفیت کاری اعضای شرکت به پروژه محور است. لازم نیست نگران شوید، ماجرا در این بین خیلی ساده تر از آنی است که حتی فکرش را می کنید. فقط کافی است به جای در نظر گرفتن ساعت کار برای ارتقای سازمانی، به موفقیت کارمندان برای پیگیری و اتمام پروژه ها در طول هفته یا ماه توجه کنید. این طوری دیگر مسئله ساعت کاری در بین نخواهد بود و اصلا لازم نیست کسی ساعت هم بزند. ماجرا جالب شد، نه؟

بخش دوم تغییرات، همانطور که می شود حدس زد، تغییرات فردی است. شما باید یاد بگیرید دیگر دوران کار حضوری شرکت تان تمام شده و از این به بعد قرار است دورکاری را تجربه کنید. این یعنی احتمالا خیلی شانس بیاورید ماهی یکبار کارمندان تان را ملاقات خواهید کرد. این خبر برای آن دسته از مدیرانی که عادت دارند کل روزشان را با کارمندان سر کنند، شبیه داستان آلیس در سرزمین عجایب خواهد بود. دقیقا به همین خاطر باید قبل از اینکه بی گدار به آب بزنید، تمام جنبه های کار را بررسی کرده و با دقت کامل وارد این دنیای تازه شوید. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم در دورکاری دو فاکتور بی نهایت مهم سرنوشت کار را مشخص می کند. اولین عامل شفافیت در فعالیت شرکت و اعضای آن است. این یعنی شما باید همیشه گزارش های دقیقی درباره کارتان و میزان پیشرفت پروژه به دیگران بدهید و همین انتظار را از بقیه داشته باشید. نکته بعدی تلاش برای حفظ ارتباطات به طور آنلاین است. بر فرض که شما امکان ملاقات حضوری روزانه با کارمندان تان را ندارید. این اصلا دلیل خوبی برای بی توجهی به بقیه فرصت های ارتباطی نیست. این روزها حتی بچه های خردسال هم روی گوشی شان کلی شبکه اجتماعی نصب می کنند. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شوید و با شبکه های اجتماعی دنیای تازه ای از ارتباطات با همکاران و کارمندان را تجربه کنید. قول می دهم خیلی تجربه بدی نباشد.

استفاده از تکنولوژی مناسب: دورکاری بدون تکنولوژی دیجیتال بی معناست!

آیا تا به حال کارگردانی را دیده اید که بدون چند تا بازیگر درجه یک و کلی تجهیزات ریز و درشت بتواند فیلمی در حد و اندازه جایزه اسکار بسازد؟ بی شک هر جوابی به غیر از یک «نه» قرص و محکم حسابی شک برانگیز خواهد بود. همانطور که در دنیای سینما کسی بدون امکانات مناسب نمی تواند جایزه‏ های هنری را درو کند، در عرصه کسب و کار هم اگر شما دنبال اجرای یک استراتژی به طور درست هستید چاره ای به غیر از آماده سازی امکانات اولیه اش نخواهید داشت. وگرنه کلاه تان پس معرکه خواهد بود. 

اگر قرار باشد ما در روزنامه فرصت امروز درباره استفاده از تکنولوژی های مناسب برای دورکاری نسخه ای طلایی به شما معرفی کنیم، اول از همه می رویم سراغ سرویس های ایمیل. در دنیایی که نامه نگاری دیگر جزئی از نوستالژی های کودکی افراد میانسال محسوب می شود، این سرویس های ایمیل است که همه نگاه ها را به خودش دوخته است. 

مطلب مرتبط: چرا مدیران باید به دورکاری توجه داشته باشند؟

وقتی از سرویس های ایمیل حرف می زنیم، لازم نیست فکر کنید در مارپیچی بی انتها گیر افتاده اید، چراکه فقط دو تا گزینه درست و حسابی جلوی پای تان خواهد بود. اولین گزینه گوگل و سرویس دوست داشتنی جیمیل است. شما با استفاده از یک اکانت جیمیل می توانید مثل آب خوردن به همکاران تان ایمیل بزنید یا حتی از امکان ویدئوکنفرانس استفاده کنید. در طرف مقابل اوت لوک (Outlook) هم سرویس بدی محسوب نمی شود، اما به اندازه جیمیل شناخته شده نیست. شاید بپرسید پس تکلیف یاهو چه می شود؟ جواب این سوال ساده است، یاهو خیلی وقت است دیگر یک رقیب درست و حسابی برای گوگل و مایکروسافت نیست. به علاوه از نظر امنیتی هم تا دل تان بخواهد باگ های ریز و درشت دارد. پس لطفا همین حالا دور آن را خط بکشید. وگرنه هیچ تضمینی بابت امنیت اطلاعات تان نخواهد بود؛ همین قدر عجیب و نگران ‏کننده!

بعد از اینکه شما خیال تان بابت انتخاب یک سرویس ایمیل درست و حسابی راحت شد، نوبت آن است که فکری به حال برگزاری جلسات کاری کنید. خب پیش خودتان فکر نکرده اید که با یک سرویس ایمیل همه مشکلات تان حل می شود؟ وقتی دورکاری به عنوان استراتژی اصلی یک شرکت انتخاب می شود، خواه ناخواه باید فکری به حال جلسات کاری هم کرد. در دورکاری دیگر خبری از دور هم جمع شدن تیم های کاری در عرض چند دقیقه نیست و اصلا امکان مشخصی هم برای این کار وجود ندارد. اگر فکر می کنید ماجرا تا همین جا حسابی سخت شده، باید یادآوری کنیم که بعضی از شرکت ها در دورکاری عملا با کارمندانی از چند قاره مختلف همکاری دارند.

فرمول طلایی ما در روزنامه فرصت امروز برای حل مشکلی که در بالا توضیح دادیم، بی نهایت ساده و سرراست است. شما کافی است سری به دنیای نرم افزارها بزنید و یکی از ابزارهای ویدئوکنفرانس را برای برندتان انتخاب کنید. قبول دارم پرسه زدن در بین هزاران نرم افزار مختلف کار مورد علاقه خیلی از کارآفرینان نیست و شما ترجیح می دهید یک راست با یک جواب حاضر و آماده مواجه شوید. به همین خاطر ما در این بخش ابزار زوم (Zoom) را برای شما آماده کرده ایم. این ابزار به شما کمک می کند تا بدون اینکه دست به جیب شوید، تمام جلسات کاری را در قالب ویدئوکنفرانس با بالاترین کیفیت ممکن برگزار کنید. اگر هم تعداد کارمندان تان زیادی بود و فکر برگزاری جلسات وسیع تر به سرتان زد، همیشه با پرداخت ماهانه 14.99 دلار می توانید از ورژن پرمیوم زوم استفاده کنید؛ به همین راحتی.

مدیریت پروژه در ورژن دورکاری: مهمترین بخش در دورکاری

کسب و کارهایی که به طور مداوم با پروژه های مختلف سر و کار دارند، احتمالا آخر از بقیه رقبا به فکر دورکاری خواهند افتاد. دلیل آن هم کاملا روشن است. مگر می شود یک برند به همین سادگی ها قید همکاری نزدیک و حضوری کارمندانش بر سر پروژه های مهم را بزند؟ شما را نمی دانم، ولی اگر قرار باشد ما به این سوال جواب دهیم، با یک «بله» قاطعانه غافلگیرتان خواهیم کرد. حتما می پرسید چطور؟ با ما همراه باشید تا سیر تا پیاز ماجرا را متوجه شوید. 

همانطور که خیلی از مربی های ورزشی و بدنسازی در طول دوران کرونا مدیریت شاگردان شان را آنلاین کردند، شما هم می توانید بحث مربوط به پروژه تان را کاملا دیجیتالی پیگیری نمایید. البته در این میان کار شما خیلی سخت تر است، چراکه کار بر روی پروژه های پیچیده با واتس اپ یا اسکایپ جمع شدنی نیست. اشتباه نکنید، ما نمی خواهیم همین اول کاری ناامیدتان کنیم، بلکه قصد داریم شما را برای آشنایی با ابزارهای مدیریت پروژه به طور آنلاین آماده کنیم. ماجرا کم کم دارد جالب می شود، نه؟

اگر یادتان باشد ما قبلا در روزنامه فرصت امروز حسابی درباره مدیریت پروژه و راهکارهای آن با هم صحبت کرده ایم. پس بد نیست قبل از اینکه این بخش را دنبال کنید، یک سری به مقالات قبلی ما بزنید و مروری اجمالی بر مدیریت پروژه داشته باشید. اینطوری هم خیال خودتان راحت تر است، هم ما لازم نیست دوباره یکسری توضیحات را برای تان تکرار کنیم.

اما در اینجا دو تا ابزار بی نهایت کاربردی برای مدیریت پروژه به طور آنلاین برای تان در نظر گرفته ایم. اولین ابزار آسانا (Asana) است. این ابزار دو ورژن رایگان و پولی دارد. با این حال ورژن رایگانش آنقدر امکانات ریز و درشت دارد که حتی فکر خرید نسخه پولی از کنار ذهن تان عبور هم نکند. با این ابزار شما می توانید مثل آب خوردن وضعیت پروژه را با همکاران تان به اشتراک گذاشته و هر لحظه از تغییرات آن باخبر شوید. این امکان برای مدیران اگر بیشتر از سودهای چند میلیون دلاری ارزش نداشته باشد، قطعا ارزش کمتری هم نخواهد داشت. 

گاهی اوقت یک ابزار یا محصول جدید کلی امکانات عجیب و غریب دارد، اما به خاطر پیچیدگی های کار با آن خیلی ها دورش را با یک خودکار قرمز پررنگ خط می کشند. این مسئله درباره آسانا هم مصداق دارد. پس اگر فکر می کنید آسانا ابزار خیلی پیچیده ای است، باید برویم سراغ دومین نرم افزار فهرست مان. بیس کمپ (BaseCamp) دومین ابزاری است که مدیریت پروژه در استراتژی دورکاری را تبدیل به یک سرگرمی لذت بخش می کند. رابط کاربری این نرم افزار آنقدر ساده است که حتی لازم نیست برای کار با آن خیلی هم زبان تان قوی باشد. به علاوه تیم پشتیبانی آن نیز 24 ساعته منتظر کمک به شماست. خب مگر یک کارآفرین برای دورکاری به غیر از یک نرم افزار بی عیب و نقص مدیریت پروژه چیز دیگری هم می خواهد؟

مطلب مرتبط: دورکاری، فرآیندی که کارآفرینان باید به آن عادت کنند

جدا کردن کار از زندگی شخصی: هر چیزی سر جای خودش!

خیلی ها فکر می کنند همین که پای کار به خانه و زندگی شخصی باز شود، دیگر هیچ چیز مثل سابق نخواهد بود. اگر نظر ما را بخواهید، این ایده خیلی اغراق آمیز است، اما در عین حال حقیقتی هم در خودش دارد. وقتی شما دورکاری می کنید، به ویژه اگر کارتان از خانه هم باشد، مرزبندی بین کار و زندگی شبیه به ماموریت غیرممکن است. نتیجه کار برای خیلی ها یک فاجعه تمام عیار است که نه فقط کارشان، بلکه زندگی شخصی را هم با چالشی اساسی رو به رو می سازد. کافی است وضعیتی را در نظر بگیرید که باید در زوم یک جلسه مهم را برگزار کنید و اعضای خانواده برای یک ثانیه هم سکوت را رعایت نمی کنند. شما را نمی دانم، ولی برای من که چنین اتفاقی کافی است تا کاملا کنترل کارم را از دست بدهم.

فرمول جادویی ما در روزنامه فرصت امروز برای مرزبندی بین کار و زندگی در فرآیند دورکاری خیلی ساده تر از این حرف هاست. شما کافی است روزتان را ساعت بندی کنید و برای هر کار ساعت خاص خودش را داشته باشید. از این نظر کار شما شبیه فعالیت روزانه یک ورزشکار حرفه ای است. همانطور که یک ورزشکار احتمالا صبح خود را با کمی نرمش و بعد حضور در باشگاه سپری می کند، شما هم می توانید ساعت های ابتدایی روز را به فعالیت کاری اختصاص دهید. بعد هم با خیال راحت به زندگی شخصی تان در ساعات های بعدازظهر و عصر برسید. آخر روز هم با یک استراحت درست و حسابی آماده روز پرفشار بعدی خواهید شد.

یادتان باشد همانطور که ورزشکارهای حرفه ای و حتی کارآفرینان بزرگ آخر هفته ها استراحت می کنند، شما هم باید یک برنامه تفریحی درجه یک برای آخر هفته تان داشته باشید. وگرنه دیر یا زود آنقدر تحت فشار کار قرار می گیرید که دورکاری برای تان تبدیل به یک کابوس تمام عیار می شود. فکر می کنم همین توضیحات کافی باشد تا شما هر طور که شده از تعطیلات آخر هفته تان نهایت لذت را ببرید، مگر نه؟

نکته دیگری که در این بین باید در نظر داشته باشید، اهمیت در میان گذاشتن ماجرا با اعضای خانواده است. بی شک وقتی شما خیلی شفاف و خودمانی با خانواده تان وضعیت دورکاری را در میان بگذارید، آنها هم به بهترین شکل ممکن با شما همکاری خواهند کرد. مشکل اصلی از جایی شروع می شود که شما فکر می کنید بدون خبر دادن به اعضای خانواده و خیلی بی سر و صدا می توانید دورکاری کنید. پس یک لطفی به خودتان و دیگران کنید و همیشه همان اول راه شرایط دورکاری را خیلی رُک و پوست کنده با خانواده در میان بگذارید تا جلوی دردسرهای بعدی گرفته شود. 

حرف آخر: آیا دورکاری به درد شما و برندتان می خورد؟

ماجراجویی ما در دنیای دورکاری دیگر به آخر راه رسیده است، اما برای شما این تازه شروع یک مسیر جذاب است. فکر می کنم تا اینجای کار خیلی خوب فهمیده باشید دورکاری به درد برندتان می خورد یا نه. اگر شما شرکت تان از حالت کارآفرینی تک نفره خارج شده، به احتمال زیاد دورکاری می تواند خیلی از مشکلات تان را حل کند. البته در این بین برندهایی که مشکل مالی ندارند و اتفاقا کارمندان شان همگی در یک شهر و نزدیک دفتر مرکزی ساکن هستند، استثنا خواهند بود. یادتان باشد، در آخر این شما هستید که با ارزیابی وضعیت برندتان دست به انتخاب برای استفاده از دورکاری می زنید. پس اجازه ندهید هیچ کس دیگری به جای شما تصمیم بگیرد. 

مطلب مرتبط: چالش حمایت از کارمندان در فرآیند دورکاری

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله به شما برای شناخت بهتر از استراتژی دورکاری کمک کرده باشد. مثل همیشه اگر سوالی داشتید، ما همیشه منتظرتان هستیم و تا جایی که بتوانیم کمک تان خواهیم کرد. 

منابع:

https://www.sweetprocess.com

https://about.gitlab.com

https://www.forbes.com

https://www.remoteyear.com