کارآفرینان و افزایش بهره وری؛ توصیه هایی برای موفقیت

تصور کنید که دو کارآفرین در یک بازار رقابتی در حال فعالیت هستند؛ یکی از آنها روزانه 16 ساعت کار می کند، دست از تلاش برنمی دارد و تمام وقت خود را درگیر وظایف مختلف کسب و کارش کرده است. در مقابل، کارآفرین دیگر تنها 6 ساعت در روز به کار می پردازد، اما به طور هدفمند، برنامه ریزی شده و با تمرکز بالا. حالا اگر به نتایج این دو کارآفرین نگاه کنیم، به احتمال زیاد کارآفرین دوم که به طور هوشمندانه تری از زمان خود استفاده کرده، به طور قابل توجهی جلوتر از کارآفرین اول خواهد بود، چرا؟ چون او کیفیت کار را مهمتر از کمیت آن دانسته است.

این سناریو شاید برای بسیاری از کارآفرینان آشنا باشد. بسیاری از آنها تصور می کنند که برای موفقیت باید ساعت های طولانی درگیر کار شوند، اما در واقع چیزی که اهمیت بیشتری دارد، بهره وری و کیفیت کاری است که انجام می دهند. بی وقفه کار کردن و ساعات طولانی صرف کردن در دفتر همیشه به معنای کارآمد بودن نیست. بلکه گاهی اوقات کاهش ساعت های کاری و استفاده بهینه از زمان می تواند به نتایج بسیار بهتری منتهی شود. در دنیای کارآفرینی، آنچه بیش از همه اهمیت دارد، توانایی مدیریت زمان به طور مناسب و انجام کارهایی است که به رشد کسب و کار کمک می کند.

یکی از دلایل اصلی که بسیاری از کارآفرینان در ابتدای مسیر خود با مشکلات زیادی روبه رو می شوند، این است که وقت زیادی را صرف کارهای بی اثر و کم اهمیت می کنند. زمانی که ساعت ها را برای رسیدگی به امور کوچک و جزئی تلف کنید، فرصت های بزرگ و استراتژیک را از دست خواهید داد. به همین دلیل یکی از کلیدهای موفقیت در کارآفرینی تمرکز بر کارهای مهم و افزایش بهره وری است، نه صرف زمان زیاد. به زبان خودمانی، شما نباید خودتان را ساعت های متمادی در دفتر کار زندانی کرده و انتظار موفقیت های تکرارنشدنی را داشته باشید. 

ما در این مقاله قصد داریم به بررسی برخی از مهمترین توصیه ها برای افزایش بهره وری کارآفرینان بپردازیم. این توصیه ها به شما کمک می کنند تا بتوانید به جای صرف ساعت ها وقت، با برنامه ریزی هوشمندانه و انتخاب های دقیق تر، بهترین نتایج را کسب کنید. راهکارهایی که در این مقاله مطرح خواهند شد، می توانند به شما کمک کنند تا از زمان خود به طور بهینه استفاده کنید و از روند رشد کسب و کار خود لذت ببرید. اینطوری دیگر کارآفرینی برای تان یک جنگ اعصاب تمام عیار نخواهد بود. 

افزایش بهره وری کارآفرینان: چطور و چگونه؟

اولین نکته ای که باید سراغ آن برویم، چگونگی تغییر کیفیت بهره وری کارآفرینان است. این روزها پای صحبت هر کسی که بنشینید، خودش را متخصص بی رقیب در حوزه مدیریت زمان و بهره وری سازمانی می داند. با این حال نتایج اصلی نه در گفت وگو، بلکه عمل مشخص می شود. به همین خاطر ما در این بخش قصد داریم شما را با برخی از مهمترین تکنیک ها و توصیه ها در زمینه افزایش بهره وری آشنا کنیم. پس با ما همراه باشید تا برخی از نکات کلیدی در این حوزه را یاد بگیرید.

مطلب مرتبط: معمای افزایش بهره وری در محل کار

تعیین اولویت ها و تمرکز بر روی کارهای مهم

اولویت های شما به عنوان یک کارآفرین یا صاحب کسب و کار چیست؟ بسیاری از کارآفرینان هیچ پاسخ روشنی برای این سوال ندارند. درست به همین خاطر دائما خود را درگیر کارهای تکراری یا حتی کلیشه ای می کنند. شما باید در این بخش مثل یک بازیگر هالیوودی نقش و وظایف تان را با دقت بررسی و سپس خودتان را برای ایفای آن آماده کنید. فقط در این صورت شانسی برای بقا در جنگل کسب و کار خواهید داشت.

اولین و مهمترین توصیه برای افزایش بهره وری تعیین اولویت ها و تمرکز بر روی کارهای مهم است. در دنیای کارآفرینی، هزاران کار و مسئولیت ممکن است هر روز پیش آید، اما این شما هستید که باید تشخیص دهید کدام یک از این وظایف واقعا به پیشرفت کسب وکارتان کمک خواهند کرد. بسیاری از کارآفرینان به دلیل مشغول شدن به کارهای کم اهمیت، وقت خود را هدر می دهند و از انجام کارهای استراتژیک غافل می شوند. به همین دلیل یکی از کلیدی ترین راهکارها اولویت بندی دقیق و متمرکز بر روی وظایف مهم است.

برای تعیین اولویت ها لازم است که یک لیست از کارها تهیه کنید و هر یک را براساس اهمیت و فوریت آنها دسته بندی کنید. به عنوان مثال، ممکن است که پاسخ به ایمیل ها یا حضور در جلسات جزئی، فوریت بالایی داشته باشند، اما این وظایف به اندازه فعالیت هایی که به رشد بلندمدت کسب وکار شما کمک می کنند، اهمیت ندارند. بنابراین، شما باید این توانایی را داشته باشید که تصمیم بگیرید کدام کارها واقعاً ارزش وقت گذاشتن دارند و کدام ها باید به عنوان کارهای غیرضروری کنار گذاشته شوند.

یک ابزار مفید برای این کار ماتریس آیزنهاور است که به شما کمک می کند تا کارهای خود را براساس دو معیار اهمیت و فوریت تقسیم بندی کنید. ما قبلا در روزنامه فرصت امروز حسابی درباره این ماتریس حرف زده ایم. با این روش شما می توانید فورا تشخیص دهید که کدام کارها باید فوری انجام شوند و کدام ها را می توانید به زمان دیگری موکول کنید. این فرآیند به شما کمک می کند تا انرژی و وقت خود را به طور مؤثری صرف کارهایی کنید که بیشترین تأثیر را در رشد کسب وکار شما دارند.

به یاد داشته باشید که تمرکز بر کارهای مهم به معنای کنار گذاشتن کارهایی است که به ظاهر فوری هستند اما در حقیقت کم اهمیت می باشند. با این روش، نه تنها زمان خود را هدر نمی دهید، بلکه به طور مداوم در مسیر درست قرار می گیرید و از پیشرفت های واقعی در کسب وکارتان لذت خواهید برد.

در نهایت، توانایی اولویت بندی و تمرکز بر کارهای مهم به شما کمک می کند تا نه تنها از زمان خود به بهترین نحو استفاده کنید، بلکه همزمان استرس و فشارهای اضافی را کاهش دهید و با اطمینان خاطر در مسیر رشد کسب وکار خود حرکت کنید.

مطلب مرتبط: کارآفرینان و چالش افزایش بهره وری

ساده سازی کارها با اتوماسیون

v

دورانی که کارآفرینان باید شخصا همه کارها را پیگیری می کردند، دیگر به سر رسیده است. این روزها بسیاری از کارآفرینان با استفاده از فناوری های جدید کار خودشان را ساده تر از هر زمان دیگری کرده اند. شما در این میان می توانید به ساده ترین شکل ممکن با استفاده از فناوری های تازه خیال خودتان را راحت کنید. اشتباه نکنید، اینجا خبری از ظهور ربات های هوشمند و از دست رفتن فرصت های کاری برای انسان ها نیست. در عوض شما می توانید وقت تان را به کارهای مهمتر اختصاص داده و حتی برای تصمیم گیری های کلیدی نیز از توصیه های چنین ابزارهایی سود ببرید.

در عصر دیجیتال امروز استفاده از تکنولوژی برای اتوماسیون و تسهیل فرآیندهای کسب و کار یکی دیگر از راه های مؤثر برای افزایش بهره وری است. بسیاری از کارآفرینان هنوز هم درگیر انجام کارهایی هستند که می توانند توسط ابزارها و نرم افزارهای مختلف اتوماسیون انجام شوند. این امر به ویژه در مراحل اولیه رشد کسب وکار می تواند وقت زیادی از کارآفرینان بگیرد و آنها را از انجام وظایف اصلی خود، مانند توسعه استراتژی ها یا ارتباط با مشتریان، دور کند.

امروزه نرم افزارهای مختلفی وجود دارند که می توانند فرآیندهایی مانند مدیریت پروژه، حسابداری، ارسال ایمیل های تبلیغاتی، پیگیری فروش و خدمات مشتریان را به طور خودکار انجام دهند. با استفاده از این ابزارها، کارآفرینان می توانند به جای اینکه ساعت ها وقت خود را صرف کارهای روتین و تکراری کنند، بر روی مسائل استراتژیک و مهمتر تمرکز کنند. این کار نه تنها بهره وری را افزایش می دهد، بلکه به کسب وکارها کمک می کند تا با صرف هزینه کمتری، به نتایج بهتری دست یابند. برای مثال، استفاده از نرم افزارهای CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) می تواند به طور مؤثری به شما کمک کند تا ارتباط خود را با مشتریان مدیریت کنید و به طور خودکار پیگیری های لازم را انجام دهید. این سیستم ها می توانند تاریخچه تعاملات مشتریان را ذخیره کرده و به طور دقیق به شما نشان دهند که کدام مشتریان نیاز به توجه بیشتری دارند، بدون اینکه شما مجبور به انجام کارهای دستی باشید.

علاوه بر این، استفاده از اتوماسیون در بازاریابی دیجیتال نیز می تواند کارآفرینان را از درگیر شدن در جزییات بی پایان نجات دهد. ارسال ایمیل های خودکار، برنامه ریزی پست های رسانه های اجتماعی و حتی مدیریت کمپین های تبلیغاتی می توانند به طور خودکار انجام شوند. این ابزارها به شما کمک می کنند که با کاهش زمان و تلاش، بر روی استراتژی های بلندمدت تمرکز کنید. یادتان باشد، استفاده از تکنولوژی برای اتوماسیون فرآیندها نه تنها به شما در افزایش بهره وری کمک می کند، بلکه موجب صرفه جویی در هزینه ها و کاهش اشتباهات انسانی می شود. با تسهیل این فرآیندها، شما قادر خواهید بود وقت خود را به طور مؤثری صرف رشد و پیشرفت برند خود کنید.

مطلب مرتبط: کارایی و بهره وری بیشتر در کسب و کار با برنامه 18 دقیقه ای

تعیین اهداف واضح و قابل اندازه گیری

یکی دیگر از توصیه های کلیدی برای افزایش بهره وری، تعیین اهداف واضح و قابل اندازه گیری است. زمانی که شما اهداف خود را به طور دقیق و واضح تعیین کنید، می توانید به طور دقیق تری به سمت آنها حرکت کرده و در مسیر درست باقی بمانید. اهدافی که مشخص نیستند یا به درستی تعریف نشده اند، می توانند باعث سردرگمی شوند و موجب اتلاف انرژی و زمان شوند.

برای این منظور، استفاده از روش های تعیین هدف مانند روش اسمارت (SMART) می تواند بسیار مفید باشد. این روش به شما کمک می کند که اهداف خود را به طور خاص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و با زمان مشخص تعریف کنید. به عنوان مثال، به جای اینکه بگویید «می خواهم فروش خود را افزایش دهم» می توانید بگویید «می خواهم فروش خود را در سه ماه آینده 20 درصد افزایش دهم». این نوع اهداف به شما امکان می دهند که پیشرفت خود را به طور واضح پیگیری کنید و متوجه شوید که آیا در مسیر درستی قرار دارید یا خیر.

تعیین اهداف واضح نه تنها به شما کمک می کند که تمرکز بیشتری داشته باشید، بلکه موجب افزایش انگیزه و انرژی برای رسیدن به آنها می شود. وقتی که اهداف شما روشن و قابل اندازه گیری باشند، هر گام که به سمت آنها برمی دارید، حس موفقیت و پیشرفت خواهید داشت که این امر به طور مستقیم باعث افزایش بهره وری می شود. علاوه بر این، تعیین اهداف قابل اندازه گیری باعث می شود که به طور مداوم عملکرد خود را ارزیابی کنید و در صورت لزوم، تغییرات لازم را اعمال کنید. این ارزیابی مستمر باعث می شود که شما همواره در مسیر درست حرکت کنید و از اشتباهات جلوگیری نمایید. بی شک تعیین اهداف واضح و قابل اندازه گیری باعث می شود که شما نه تنها بیشتر از وقت خود بهره ببرید، بلکه در مسیر رشد برند خود با اعتماد به نفس بیشتری حرکت کنید. اهداف مشخص، راهی برای تمرکز بر نتایج واقعی هستند و شما را از پراکندگی و اتلاف زمان دور می کنند.

استراحت و بازسازی انرژی

انسان ها شباهت زیادی به ربات ها ندارند. درست به همین خاطر وقتی خستگی زیادی را تجربه می کنند، نیاز به استراحت مناسب خواهند داشت. این امر به آنها کمک می کند تا شرایط را به سود خودشان تغییر داده و آمادگی بیشتری برای فعالیت در حوزه های مختلف به دست بیاورند. خب حتی بین نیمه های بازی فوتبال هم زمان استراحت وجود دارد. پس چرا خیال کرده اید می توانید بدون استراحت درست و حسابی بدل به کارآفرینی خبره در بازار شوید. 

مطلب مرتبط: چگونه بهره وری مان را در محل کار افزایش دهیم؟

اجازه دهید با هم روراست باشیم، برای بسیاری از کارآفرینان روزهای طولانی و فشارهای کاری می تواند منجر به فرسودگی ذهنی و جسمی شود. این فرسودگی نه تنها باعث کاهش بهره وری می شود، بلکه می تواند به طور جدی به سلامت فردی و عملکرد بلندمدت کسب و کار آسیب وارد کند. بنابراین یکی از راهکارهای مهم برای افزایش بهره وری، برنامه ریزی برای استراحت و بازسازی انرژی است. بسیاری از کارآفرینان به دلیل مشغله های زیاد از اهمیت استراحت غافل می شوند و این کار باعث می شود که توانایی های خود را به طور مؤثر به کار نگیرند. برای جلوگیری از این مشکل لازم است که استراحت و زمان های بازسازی انرژی را به عنوان بخش مهمی از روز خود در نظر بگیرید. این می تواند شامل برنامه ریزی برای تعطیلات کوتاه مدت، انجام ورزش های سبک یا حتی مدیتیشن باشد. زمانی که به ذهن و بدن خود استراحت می دهید، توانایی تمرکز، خلاقیت و تصمیم گیری به طور قابل توجهی افزایش می یابد. این کار نه تنها به کاهش استرس کمک می کند، بلکه باعث می شود که شما با انرژی بیشتری به کار خود بازگردید.

این امر به ویژه زمانی که با چالش های زیادی روبه رو هستید، از اهمیت بیشتری برخوردار است. فرسودگی می تواند منجر به اتخاذ تصمیمات ضعیف یا اشتباهات جدی شود. با برنامه ریزی برای استراحت و بازسازی انرژی، می توانید خود را برای رویارویی با چالش های جدید آماده کنید و بهره وری خود را در بلندمدت حفظ کنید. بسیاری از کارآفرینان بزرگ، مانند ایلان ماسک و ریچارد برانسون، به طور مداوم بر اهمیت استراحت و زمانپ های بازسازی تأکید کرده اند و این خود گواهی بر تأثیر مثبت آنها بر بهره وری و موفقیت های بزرگ آنهاست.

علاوه بر استراحت های طولانی مدت، می توان به استراحت های کوتاه مدت در طول روز نیز اشاره کرد. به عنوان مثال، انجام یک پیاده روی کوتاه، فاصله گرفتن از محیط کار برای چند دقیقه یا حتی تمرین های تنفسی می تواند به طور قابل توجهی به کاهش استرس و بهبود تمرکز کمک کند. این استراحت های کوتاه مدت به مغز این فرصت را می دهند که دوباره بازسازی شده و آمادگی بیشتری برای مواجهه با چالش های بعدی پیدا کند.

استراحت های طولانی مدت و تعطیلات نیز برای شارژ مجدد ذهن و بدن بسیار ضروری هستند. بسیاری از کارآفرینان پس از تعطیلات کوتاه مدت، با دیدگاه ها و ایده های تازه‎ای به محیط کاری خود باز می گردند. این کار باعث می شود که از کارهای روزمره فاصله بگیرند و از انرژی تازه ای برخوردار شوند تا بتوانند به طور مؤثرتری کار کنند. در نهایت، وقتی استراحت و بازسازی انرژی بخشی از روتین کاری شما شود، نه تنها بهره وری شما افزایش می یابد، بلکه احتمال فرسودگی و استرس ناشی از کار زیاد نیز کاهش می یابد. استراحت مناسب به شما این امکان را می دهد که بازدهی بهتری داشته باشید و در درازمدت از انجام کارهای خود احساس رضایت بیشتری کنید. همانطور که گفته می شود، «هرچه بیشتر استراحت کنید، بیشتر می توانید کار کنید»، این جمله به طور کامل بر اهمیت حفظ تعادل در کار و زندگی تأکید دارد. بنابراین، برای حفظ بهره وری و سلامت خود، استراحت و زمان های بازسازی را جدی بگیرید.

توجه به برون سپاری وظایف

یکی دیگر از راهکارهای کلیدی برای افزایش بهره وری، استفاده از تیم های کمکی  و واگذاری مسئولیت ها یا همان برون سپاری است. بسیاری از کارآفرینان به ویژه در مراحل ابتدایی راه اندازی کسب و کار تمایل دارند که همه کارها را خودشان انجام دهند. اما این رویکرد می تواند نه تنها منجر به خستگی و فرسودگی شود، بلکه باعث کاهش بهره وری کلی کسب و کار می شود. واگذاری وظایف به اعضای تیم شما می تواند به شما این امکان را بدهد که بر روی وظایف استراتژیک تر و مهمتر متمرکز شوید.

اولین گام برای موفقیت در واگذاری مسئولیت ها، شناسایی وظایف است که به آنها تسلط ندارید یا نیاز به زمان بیشتری برای انجام دارند. این ممکن است شامل امور روزمره مانند مدیریت ایمیل ها، امور حسابداری یا پاسخگویی به درخواست های مشتری باشد. با واگذاری این وظایف به تیم یا افراد متخصص، شما می توانید زمان و انرژی خود را بر روی تصمیمات بزرگ و پروژه های بلندمدت متمرکز کنید که می توانند به رشد و توسعه برند شما کمک کنند. برای اینکه واگذاری مسئولیت ها مؤثر باشد، لازم است که به افراد تیم خود اعتماد کنید و به آنها اختیار و مسئولیت بدهید. این امر به شما این امکان را می دهد که وظایف را به طور مؤثری تقسیم کنید و دیگر نگران انجام کارهای جزئی نباشید. به علاوه، به اعضای تیم خود بازخورد منظم دهید و از آنها حمایت کنید تا از کارایی و کیفیت بالای کار اطمینان حاصل شود.

واگذاری مسئولیت ها می تواند به شما این امکان را بدهد که از ظرفیت های تیم خود به طور کامل بهره برداری کنید. هر فرد در تیم شما توانایی های خاص خود را دارد که می تواند در انجام وظایف مختلف به شما کمک کند. با این کار، نه تنها بهره وری افزایش می یابد، بلکه به اعضای تیم خود فرصت می دهید که در پروژه های مختلف نقش مؤثری ایفا کنند و مهارت ‎های خود را توسعه دهند.

بی شک واگذاری مسئولیت ها به تیم باعث می شود که شما بتوانید بیشتر روی اهداف بزرگ تر و استراتژیک تمرکز کنید و در عین حال از فشار اضافی که ناشی از انجام همه کارها است، کاسته شود. این روش به شما کمک می کند که به جای فرسودگی، به سمت رشد و پیشرفت حرکت کنید.

مطلب مرتبط: افزایش بهره وری کارمندان با طراحی محیط کار الهام بخش

ارزیابی و آپدیت مداوم وضعیت

هر طرح و برنامه ای به مرور زمان جذابیتش را از دست می دهد. زمان یکی از بی رحم ترین المان های زندگی بشری است که به هیچ کس روی خوش نشان نمی دهد. به همین خاطر باید همیشه آمادگی مواجهه با زمان را داشته باشید. این به معنای ناامیدی از کارآفرینی یا حتی کسب سود نیست. در عوض باید فکری به حال کهنه شدن برنامه های تان کنید. یک ایده هوشمندانه در این میان تلاش برای آپدیت مداوم برنامه ها در طول زمان است. این دقیقا همان کاری است که شما به عنوان کارآفرین برای حفظ بهره وری تان باید انجام دهید. 

یک توصیه مهم برای افزایش بهره وری در کارآفرینی ارزیابی و اصلاح مستمر است. بسیاری از کارآفرینان پس از شروع کسب وکار به مسیر خود ادامه می دهند، اما بدون ارزیابی مداوم و تنظیم استراتژی های خود احتمال انحراف از اهداف و کاهش بهره وری وجود دارد. بررسی منظم پیشرفت و انجام تغییرات ضروری برای بهبود عملکرد، به شما این امکان را می دهد که از اتلاف وقت و منابع جلوگیری کنید و همیشه در مسیر درستی باقی بمانید.

برای این کار باید زمان هایی را برای ارزیابی عملکرد و بررسی داده ها در نظر بگیرید. این ارزیابی ها می توانند شامل بررسی وضعیت مالی، ارزیابی استراتژی های بازاریابی، ارزیابی تیم و حتی بازخورد مشتریان باشند. از این طریق می توانید نقاط قوت و ضعف کسب وکارتان را شناسایی کنید و اقداماتی برای بهبود آنها انجام دهید. علاوه بر این، این ارزیابی ها به شما کمک می کنند که تصمیمات آگاهانه تری اتخاذ کنید و از اشتباهات احتمالی جلوگیری نمایید.

یکی از ابزارهای مفید برای این ارزیابی ها تجزیه و تحلیل داده ها است. با استفاده از داده های مرتبط با کسب وکار، می توانید نقاطی که به طور مؤثر عمل نکرده ‎اند را شناسایی کرده و استراتژی های خود را براساس آنها اصلاح کنید. این اصلاحات مستمر به شما کمک می کند که به جای گرفتار شدن در روش ها و فرآیندهای قدیمی، همیشه به سمت بهبود و رشد پیش بروید. ارزیابی و اصلاح مستمر نه تنها به شما در بهینه سازی عملکرد کمک می کند، بلکه باعث می شود که همیشه در جبهه رقابتی باقی بمانید. این رویکرد به شما امکان می دهد که نه تنها بهره وری خود را افزایش دهید بلکه کسب و کارتان را برای موفقیت های بلند مدت آماده کنید.

سخن پایانی

در دنیای کارآفرینی بهره وری به معنای کارایی و اثربخشی در انجام وظایف و استفاده از منابع است، اما گاهی اوقات کارآفرینان به جای تمرکز بر کیفیت و اثربخشی بیشتر به کمیت کار توجه می کنند. این در حالی است که با برنامه ریزی دقیق، تمرکز بر کارهای مهم، استفاده از تکنولوژی های نوین و تعیین اهداف واضح می توان به نتایج بهتری رسید. بنابراین در مسیر کارآفرینی کیفیت کار و استفاده بهینه از زمان از اهمیت زیادی برخوردار است.

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با توصیه های کلیدی در زمینه افزایش بهره وری کرده باشد. یادتان باشد، این توصیه ها فقط گامی کوچک برای شروع کار محسوب می شود. بنابراین اصلا خودتان را به این توصیه ها محدود نکنید.

مطلب مرتبط: دکوراسیون دفتر کار: ضرورتی برای بهره وری بهتر

بهره وری در کارآفرینی نه تنها به معنای انجام بیشتر کارها در زمان کمتر است، بلکه به معنای انجام کارهایی است که ارزش واقعی دارند. با اتخاذ این رویکردها و تمرکز بر بهبود مستمر، کارآفرینان می توانند نه تنها در برابر چالش های رقابتی موفق شوند بلکه کسب وکار خود را به سمت موفقیت های بزرگ تری هدایت کنند.

منابع:

https://www.testdevlab.com

https://www.monitask.com