مدیریت تیم کارمندان در شرایط دورکاری

دورکاری شرایط خاصی برای کسب و کارها ایجاد می‎کند. بسیاری از برندها تجربه مدیریت کسب و کار در شرایط دورکاری را ندارند. همین امر موجب بروز مشکلات مدیریتی متعدد در طول ماه‎ های اخیر برای برندهای بزرگ و کوچک شده است. نکته جالب در مورد دورکاری عدم اختصاص آن به بازه زمانی کنونی است. کارمندان شرکت AT&T در سال 1994 در ماه سپتامبر به طور کامل مشغول دورکاری بودند. شاید در نگاه نخست این امر ناشی از همه‏ گیری یک بیماری خطرناک یا بروز بحران مالی برای شرکت باشد، اما ماجرا ارزیابی وضعیت مدیریت شرکت در شرایط دورکاری بود. نتیجه این آزمایش جسورانه آشکارسازی اهمیت ارتباطات در حوزه کسب و کار بود. هرچه توانایی برندها برای ایجاد شبکه ارتباطی مطمئن و پایدارتر میان کارمندان بیشتر باشد، فرآیند دورکاری همراه با موفقیت بیشتری خواهد بود.

عصر دیجیتال با تحول در صنعت ارتباطات شناخته می‏شود. بسیاری از برندهای بزرگ در زمینه فناوری اطلاعات با رونمایی از طرح‎ های تازه موجب بروز موج ‎های تازه‏ ای از گسترس ارتباطات جهانی شده‎ اند. با این حساب فرآیند دورکاری برای برندها باید بسیار ساده‎ تر از شرکت AT&T باشد. هدف اصلی مقاله کنونی بررسی مزیت ‎های دورکاری در شرایط ضروری برای شرکت است. شاید بسیاری از برندها همچنان کار حضوری در دفترهای مشخص را بهترین ایده برای ساماندهی برند بدانند، اما نکته مهم مواجهه موفق با شرایط بحرانی است. اغلب برندها در بازه زمانی حاضر با بحران ‎های مالی متعددی دست و پنجه نرم می ‎کنند بنابراین باید ارزیابی درستی از وضعیت برند و نیازهای جاری آن داشت.

1. اهمیت آمادگی قبلی

دورکاری اغلب فرآیندی مشکل‏ آفرین برای برندها تلقی می ‎شود. دلیل این امر بروز اضطرار و نیاز برای دورکاری در زمان ‎های خاص است. اگر اغلب برندها در طول دوران فعالیت ‎شان برای دورکاری آماده شوند، دیگر نیازی به نگرانی برای اعمال چنین استراتژی نخواهد بود. مشکل اساسی درست از همین نقطه شروع می ‎شود. بسیاری از برندها فقط در شرایط اضطراری به دنبال راهکارهایی برای حل و فصل مشکلات ‎شان هستند. امروزه مدیریت کسب و کار نیازمند پیش ‎بینی مشکلات پیش روی نیز هست بنابراین شما باید در عمل سناریوهای مختلف پیش روی کسب و کارتان را مدنظر قرار دهید.

مطلب مرتبط: ابزارهای اساسی برای دورکاری در دوران کرونا

آمادگی برای شرایط بحرانی اهمیت بسیار زیادی دارد. اغلب برندها در مواجهه با بحران کرونا تا چند ماه مشغول تصمیم‎ گیری برای نحوه ادامه فعالیت‎ شان بودند. این امر مشکلات بسیار زیادی برای آنها ایجاد می‎ کند. اگر شما برنامه مشخصی برای مدیریت کسب و کارتان در شرایط دورکاری داشته باشید، امکان اعلام اجرای چنین استراتژی پس از بروز بحران را خواهید داشت بنابراین باید به سرعت نسبت به راه ‎اندازی تیم مدیریت بحران و برنامه ‎ریزی برای دورکاری اعضای شرکت اقدام نمایید.

امکانات در دسترس برند نقش مهمی در توانایی آن برای اعمال استراتژی دورکاری دارد. اگر شما توانایی اطلاع‎ رسانی به موقع به کارمندان را نداشته باشید، بسیار دیر استراتژی موردنظر را اجرا خواهید کرد. امروزه اغلب اوقات اعمال دیرهنگام استراتژی به معنای ناکامی در زمینه مدیریت بحران خواهد بود.

2. ایجاد بسترهای ارتباطی

یکی از مهم‎ ترین نکات در زمینه دورکاری اطمینان از هماهنگی تمام اعضای تیم است. بسیاری از اوقات تیم‎ های کاری در شرایط فعالیت حضوری نیز دچار ناهماهنگی ‎های مختلف می ‎شوند، با این حساب باید آمادگی لازم برای بررسی تمام جوانب کار را داشته باشید. امکانات ارتباطی برندها نقش مهمی در موفقیت آنها بازی می ‎کند. اگر شما توانایی ایجاد بسترهای ارتباطی مناسب برای تیم‎ های کاری را داشته باشید، پروژه ‎ها با سرعت و هماهنگی بیشتری ادامه پیدا خواهد کرد. مشکل اغلب برندها اجرای استراتژی دورکاری و سپس جست‎ و جو برای نرم‎ افزارهای ارتباطی مناسب است. این امر همیشه مدت زمان زیادی از برندها خواهد گرفت.

خوشبختانه امروزه نرم ‎افزارهای ارتباطی بسیار مناسبی در دسترس برندها قرار دارد. اغلب نرم افزارهای موردنظر به صورت رایگان قابل استفاده است. اگر شما نیاز به سیستم ارتباطی منحصر به فرد برای برندتان دارید، باید با همکاری برخی از کارشناس ‎های عرصه IT اقدام به طراحی سیستم موردنیازتان کنید. بدون تردید طراحی سیستم نیازمند زمان ‎بندی مناسب و دسترسی به بودجه قابل توجه است بنابراین شاید در ابتدای مسیر اتکا به نرم‎افزارهای ارتباطی معمولی ایده مناسب ‎تری باشد.

3. پیگیری مداوم امور

پیگیری وضعیت پروژه ‎های مختلف اهمیت بسیار زیادی دارد. اغلب برندها در شرایط دورکاری توجهی به وضعیت فعالیت کارمندان نشان نمی ‎دهند. همین امر موجب بروز تاخیرهای قابل توجه در زمینه تکمیل پروژه‎ ها می ‎شود. اگر شما نسبت به فعالیت در عرصه کسب و کار حساسیت خاصی نشان ندهید، تمام برنامه‎ های ‎تان در کمترین زمان ممکن از بین خواهد رفت. شما باید همیشه انگیزه مناسبی برای پیگیری وضعیت تیم‎ های کاری داشته باشید.

یکی از وظایف اصلی مدیران هر بخش ارزیابی وضعیت تیم‎ های کاری و ارائه گزارش ‎های دقیق به هیأت مدیره است. تصمیم ‎گیری در مورد وضعیت دورکاری فقط با ارزیابی و ارائه دقیق گزارش ‎های کاری امکان ‎پذیر خواهد بود. همچنین مدیران بخش ‎های مختلف باید در ساعت‎ های کاری و حتی پس از آن در دسترس کارمندان باشند. اغلب کارمندان در شرایط عادی کسب و کار در صورت مواجهه با مشکلات مختلف به راحتی آن را با مدیران در میان خواهند گذاشت. مسئله اصلی در این میان وضعیت دورکاری است. شما باید نسبت به شرایط منحصر به فرد کنونی آگاهی بالایی داشته باشید بنابراین شاید تا چند ماه نیاز به کار بیشتر و همکاری نزدیک ‎تر با کارمندان داشته باشید.

مطلب مرتبط: نکات امنیتی که در هنگام دورکاری باید رعایت شود

شرایط دورکاری نیازمند ساعت ‎های کاری مشخص و سفت و سختی نیست. شما باید به انگیزه و علاقه کارمندان در چنین شرایطی توجه نمایید. در غیر این صورت امکان تاثیرگذاری بر روی آنها و پیشبرد کارهای شرکت را از دست خواهید داد.

شرایط فعالیت در دوران کرونا برای اغلب برندها دشوار و همراه با مشکلات اساسی است. نکته مهم در این میان درک ویژه شما از وضعیت کنونی و تلاش برای اصلاح آن است. اگر شما نسبت به شرایط کنونی درک ویژه و همکاری لازم با کارمندان را نداشته باشید، گذر از وضعیت کنونی بسیار دشوار خواهد بود.