اصول مدیریت منابع انسانی: همراه با بررسی تکنیک های کاربردی

کارمندان بخش جدایی ناپذیری از موفقیت کسب و کارها را شامل می شوند. فرقی ندارد شما تا چه اندازه مدیر خوبی هستید یا ایده های طلایی دارید، اگر نتوانید ایده های تان را در قالب مدیریت منابع انسانی به شیوه ای درست اجرا کنید، همیشه یک جای کارتان ایراد خواهد داشت. این در حالی است که بسیاری از کارآفرینان حتی به این نکته توجه اندکی هم ندارند. درست به همین دلیل دائما در مسیر تبدیل ایده های شان به استارت آپ های موفق با شکست رو به رو می شوند. 

مدیریت منابع انسانی کاری نیست که شما یک شبه یاد بگیرید. خیلی از مدیران انتظار دارند بعد از مدت زمانی کوتاه بدل به افرادی همه فن حریف در این حوزه شوند. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، باید کمی ناامیدتان کنیم؛ چراکه در دنیای کسب و کار هیچ چیز تا این اندازه راحت و بی دردسر پیش نمی رود. در عوض باید دنبال یک مسیر میانبر برای سریع تر طی کردن این فرآیند باشید. ما در روزنامه فرصت امروز اینجا هستیم تا این مسیر سریع تر را به شما نشان دهیم. اگر شما هم دوست دارید کمی بیشتر درباره اصول مدیریت منابع انسانی بدانید، بد نیست تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید. ما مثل همیشه تمام نکات و اصول این بخش را به زبانی کاملا ساده تحویل تان خواهیم داد. 

بی شک در دنیای اینترنت کلی مطلب درباره منابع انسانی به چشم می خورد. به طوری که گاهی اوقات آدم شک می کند همه این مطالب درباره یک چیز باشد. به همین خاطر ما در این مقاله سعی کرده ایم همه چیز را از نقطه صفر شروع کنیم. این امر به شما کمک می کند تا آشنایی اصولی با این حوزه پیدا کنید. پس لطفا هرچه اطلاعات ضد و نقیض درباره این حوزه دارید، یک بار برای همیشه دور بریزید. اینطوری خیلی راحت تر فرصت یادگیری اصول مدیریت منابع انسانی را خواهید یافت. 

حالا که مقدمه ای کوتاه را به اتفاق یکدیگر پشت سر گذاشتیم، دیگر نوبتی هم باشد باید سراغ اصل مطلب برویم. شما در این مقاله اول از همه با تعریف منابع انسانی و مدیریت این حوزه آشنا خواهید شد. سپس کمی درباره اصول پایه این حوزه حرف می زنیم. در نهایت نیز با برخی توصیه های کلیدی برای پیشبرد بهتر کارها بحث مان را تمام خواهیم کرد. پس با ما همراه باشید تا ماجراجویی مان را شروع کنیم. 

مدیریت منابع انسانی: تعریفی اساسی

مدیریت منابع انسانی اصطلاحی است که این روزها بارها و بارها به گوش مان می خورد. شاید شما چند باری با مدیر منابع انسانی شرکت تان نیز برخورد داشته باشید. اگر شما هم کلی سوال درباره فعالیت اصلی چنین فردی دارید، باید یک بار برای همیشه تکلیف این معما را روشن کنیم. 

مطلب مرتبط: مدیریت منابع انسانی، کلید موفقیت سازمان

منابع انسانی در واقع تمام نیروی انسانی در دسترس یک شرکت است. به طور مشخص منظور ما کارمندان هستند. قبول دارم اشاره به کارمندان تحت عنوان نیروی انسانی کمی عجیب به نظر می رسد، اما در دنیای کسب و کار همیشه چیزهای عجیب به پُست آدم می خورد. پس نباید خیلی تعجب کنید. 

نیروی انسانی درست مثل بازیکنان یک تیم بسکتبال هستند که هر کدام مهارت و ویژگی های خاص خودشان را دارند. در این میان یک مدیر کاربلد باید این افراد را مدیریت کرده و به آنها برای ایفای نقش شان به طور درست کمک کند. اینطوری کارمندان در بهترین جای ممکن با شرایط درست مشغول به کار خواهند بود. 

خیلی وقت ها شرکت ها راندمان کاری بی نهایت پایینی دارند. دلیل این امر عدم استفاده درست از نیروی کار در بخش های مورد نیاز است. مثلا کسی که مهارت حسابداری بالایی دارد، به طور شانسی سر از تیم بازاریابی درآورده و هیچ کس هم به اعتراض های او گوش نمی دهد. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید در چنین شرایطی تصور ادامه فعالیت یک برند خیلی عجیب یا حتی غیرواقعی به نظر می رسد. 

صرف نظر از مدیریت عینی کارمندان، مدیر یا تیم منابع انسانی وظایف دیگری هم دارد. خب انتظار ندارید که این همه سر و صدا فقط برای قرار دادن کارمندان در جای درستش باشد؟ وظیفه دیگری که در این میان بی نهایت مهم است، فراهم سازی و ارائه اطلاعات دقیق به هیأت مدیره درباره نیروی انسانی و چشم انداز فعالیت برند است. خب شما نمی توانید بدون برنامه در بازار فعالیت داشته و انتظار بازگشت سرمایه حیرت انگیز داشته باشید. این نکته ای است که برای شما دردسرهای زیادی به همراه خواهد داشت. درست به همین دلیل باید همیش حواس تان به اطلاعات و آمارهای تیم منابع انسانی باشد. 

یادتان نرود، شما در دنیای کسب و کار همیشه نیاز به استفاده از نیروی مناسب دارید. با این حال نیروی مناسب فقط بخشی از کار محسوب می شود. نکته کلیدی در این میان تلاش برای استفاده از ظرفیت های شرکت به منظور فعالیت بهتر در بازار است. این ظرفیت ها باید شامل تمام بخش ها شده و تیم های مختلف را در بر گیرد. 

اصول مدیریت منابع انسانی

حالا که با تعریف منابع انسانی و مدیریت آن آشنا شدیم، باید کم کم برویم سراغ بخش چالش برانگیز ماجرا. خب اصلا منابع انسانی چطور مدیریت می شود؟ ما در این بخش سعی می کنیم برخی از اصول اساسی را به شما یاد دهیم. این طوری با پایه و اساس این فرآیند به طور عینی آشنا خواهید شد. هر جا هم که لازم باشد، از مثال های ساده و عینی سود خواهیم برد. پس با ما همراه باشید تا برخی از مهمترین نکات در این رابطه را به اتفاق شما مرور کنیم. 

گزینش و استخدام نیروی کار

اولین اصل یا وظیفه کلیدی تیم مدیریت منابع انسانی مربوط به یافتن استعدادهای مناسب و استخدام شان است. همانطور که در مقدمه گفتیم، یک برند بدون کارمندان درست و حسابی هیچ شانسی در بازار نخواهد داشت. امروزه بسیاری از برندها برنامه طولانی برای اثرگذاری بر روی کارمندان مناسب و جذب آنها دارند. به طوری که شما باید خودتان را برای اثرگذاری بر روی نیروی کار به طور مناسب آماده سازید. وگرنه در رقابت با برندهای دیگر کم خواهید آورد. 

تیم مدیریت منابع انسانی اول از همه وظیفه شناسایی حوزه های نیازمند به نیروی کار را برعهده دارد. مثلا اینکه تیم بازاریابی یا روابط عمومی به کارمند تازه نیاز دارد یا نه، در حیطه وظایف مدیر منابع انسانی خواهد بود. به علاوه، شما باید ارزیابی درستی از متقاضیان فعالیت در شرکت تان داشته باشید. خب مگر می شود همینطور اولین کسی که سراغ برندتان آمد را استخدام کنید؟

مرحله گزینش و استخدام به طور معمول زمان زیادی لازم دارد. با این حال شما قرار نیست خیلی به خودتان سخت بگیرید. در عوض می توانید به سادگی هرچه تمام تر کارتان در این حوزه را شروع کرده و نیازی به نگرانی هم نداشته باشید. البته به شرط اینکه قبل از هر چیزی معیارهای دقیقی برای ارزیابی افراد داشته باشید. اینطوری دیگر خبری از جلسات استخدامی طولانی و پشت سرهم نخواهد بود. 

برخی از معیارهای کلیدی درباره افراد برای ارزیابی بهینه مربوط به سابقه کاری، نوع رفتار در جلسات استخدامی و توصیه نامه هایی است که از سوی مدیران شناخته شده در بازار دارند. این امر به شما اطمینان خوبی درباره مهارت و توانایی های یک فرد می دهد. 

مطلب مرتبط: اشتباهات رایج در حوزه مدیریت منابع انسانی

یادگیری و توسعه ظرفیت ها

یک شرکت با ابزارهای دم دستی یا ساده هیچ وقت فرصت خودنمایی در بازار را نخواهد داشت. درست به همین دلیل شما باید خودتان را با شرایط تازه هماهنگ سازید. این نکته ای است که خیلی از کارآفرینان حتی بعد از مدت زمانی طولانی بدان پی نمی برند. 

اگر نگاهی به دور و برتان داشته باشید، تقریبا همه چیز در یک دفتر کار معمولی با یک دهه قبل تفاوت دارد. امروزه دیگر خبری از کلی ابزار ارتباطی مثل فکس یا ماشین های چاپ بزرگ نیست. در عوض همه چیز دیجیتالی شده و فضای کار نیز خلوت تر به نظر می رسد. 

شما به عنوان مدیر منابع انسانی یا یک عضو ساده در این دپارتمان باید همیشه نگاه تان به سوی آینده کسب و کار باشد. این یعنی فرآیند توسعه ابزارهای در دسترس از زیر نظر شما عبور خواهد کرد. فقط در این صورت می توانید به خوبی کارتان را مدیریت کرده و مطمئن باشید همیشه فرصت رشد برند وجود دارد. 

آیا به نظرتان ورود به یک بازار تازه با توانایی های شرکت سازگاری دارد؟ به طور معمول ورود به یک بازار تازه برعهده تیم توسعه و تحقیقات است. با این حال شما قرار نیست دنباله روی این تیم باشید. خب هر شرکتی توانایی های خاص خودش را دارد. اگر شما نتوانید از عهده این توانایی ها برآیید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود. نکته جالب اینکه دست آخر همه کاسه کوزه ها سر شما خراب خواهد شد. 

وظیفه شما در این بخش مثل روز روشن است. اول از همه باید درک درستی از توانایی و ظرفیت شرکت داشته باشید. سپس براساس ارزیابی تان توانایی شرکت برای ورود به یک بازار تازه را زیر ذره بین ببرید. این نکته ای است که خیلی وقت ها ارزش بی نهایت زیادی دارد. پس اصلا آن را دست کم نگیرید. 

در این میان گاهی اوقات وظیفه آموزش نیروی کار نیز برعهده شما خواهد بود. پس اگر تقویم کاری بی نهایت شلوغی داشتید، اصلا لازم نیست نگران شوید. خب کار کردن در تیم منابع انسانی سختی های خودش را هم دارد!

محاسبه سود و زیان نهایی

استخدام نیروی کار و فراهم سازی شرایط آموزش و ابزارهای موردنیاز آنها امر ساده یا کم هزینه ای نیست. بی شک در بازار هیچ کس محض رضای خدا دست به جیب نمی شود، بنابراین شما باید برنامه ای دقیق برای محاسبه بازگشت سرمایه یا سود نهایی تان داشته باشید. این امر به شما کمک می کند تا فرآیند بسیار بهتری از نظر توسعه کسب و کار را پشت سر بگذارید. خب امروزه بحث توسعه بدل به توسعه پایدار شده است. این یعنی شما باید آینده برندتان در بازار را نیز تضمین کنید. پس همین که کسب و کارتان در بازار دوام داشته باشد، کافی نخواهد بود.

نقش شما در این بخش مثل یک ماشین حساب دقیق است. شما باید خودتان را طوری تمرین دهید که سود و زیان نهایی را با دقت بالا محاسبه کنید. البته منظور ما از سود و زیان مربوط به کل شرکت نیست. در عوض باید بحث مربوط به نیروی انسانی را در کانون توجه قرار دهید. مثلا اگر سال گذشته پنج نیروی تازه استخدام کرده اید، با یک تحلیل ساده باید نشان دهید استخدام آنها مقرون به صرفه بوده یا نه!

کمتر برندی در بازار پول بی نهایت برای ولخرجی دارد. درست به همین دلیل امروزه در بسیاری از شرکت ها همه مو را از ماست بیرون می کشند. پس اگر فکر کرده اید ولخرجی تان در تیم توسعه و تحقیقات تحمل خواهد شد، سخت در اشتباهید. این امر در حالی است که شما باید خودتان منبع اصلی برای جلوگیری از هدر رفتن منابع باشید. به همین خاطر ضروری است از نکات کلیدی و درست برای بهبود اوضاع استفاده کنید. 

یادتان باشد، گزارش شما درباره سود و زیان مربوط به بخش نیروی انسانی باید در قالب گزارش های دقیق ارائه شود. درست به همین دلیل اگر نتوانید گزارش تان را به طور منطقی و رسمی ارائه کنید، همه به کارتان شک خواهند کرد. این در حالی است که شاید وظایف تان را به بهترین شکل ممکن انجام داده باشید. پس بهتر است قبل از اینکه باعجله گزارش تان را سرهم بندی کنید، کمی با نگاه انتقادی بررسی اش کنید. 

مطلب مرتبط: منابع انسانی و 10 چالش پیش روی شرکت ها

مدیریت روابط میان مدیران و کارمندان

کارمندان در ساختار سازمانی به طور معمول شکایت های زیادی بابت بی توجهی مدیران دارند. انگار که مدیران برای خودشان کار می کنند و کارمندان نیز در این میان به امان خدا رها شده اند. این درست مشکلی است که شما به عنوان مسئول منابع انسانی باید حلش کنید. شاید بپرسید چطور چنین کاری ممکن است؟ خب در این صورت باید یک راهنمای ساده به شما ارائه کنیم. 

معمولا وقتی میان دو نفر دعوا می شود، یک نفر سومی وارد ماجرا شده و به عنوان ریش سفید نقش آفرینی می کند. این دقیقا همان بحثی است که شما باید به طور کلیدی رعایت کنید. خب تیم روابط عمومی معمولا میانه خوبی با بخش تبلیغات ندارد؛ چراکه کارشناس های روابط عمومی فکر می کنند همه بودجه برند خرج تبلیغات می شود. به طور مشابه، کارمندان نیز رابطه شان با مدیران هر بخش دائما دستخوش تغییر است. اگر شما در این میان به عنوان یک فرد حرفه ای وارد ماجرا شده و صلح را برقرار سازید، جلوی خیلی از بحران های احتمالی گرفته خواهد شد. این در حالی است که شاید برای اثرگذاری بهتر بر روی مخاطب تان مجبور به درک بسیاری از حرف های آنها یا حتی انتقال دیدگاه ها بین مدیران و کارمندان شوید. 

اگر شما فردی با مهارت های ارتباطی بالا هستید، حوزه منابع انسانی دقیقا برای شما ساخته شده است. با این حال اگر نتوانید در این رابطه مهارت ارتباطی خوبی از خودتان نشان دهید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود. ماجرا کم کم به بخش های جالبش رسید، نه؟

برون سپاری های شرکت

خیلی وقت ها یک شرکت نیروی کافی برای ساماندهی به برخی از کارها را ندارد. مثلا بخش بازاریابی را در نظر بگیرید. طراحی محتوای جذاب و تعامل برانگیز کاری نیست که از عهده یک نفر دست تنها برآید. درست به همین دلیل خیلی وقت ها شرکت ها سراغ برون سپاری یا همکاری با موسسات تبلیغاتی می روند. این تصمیم مهم برعهده تیم منابع انسانی است. خب تمام ظرفیت های یک شرکت در این میان باید از گلوگاه نظارتی این تیم عبور کند. درست به همین دلیل آنها همیشه اطلاعات دقیقی درباره جزییات امور دارند. 

برون ‎سپاری به طور معمول از سوی هیأت مدیره با مقاومت زیادی رو به رو می شود؛ چراکه آنها دوست دارند همه کارها در داخل شرکت سر و سامان پیدا کند. به همین خاطر اگر دیر بجنبید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود. وظیفه شما در این میان تلاش برای نشان دادن اهمیت تعامل در قالب برون سپاری است. خب جایی که یک شرکت نیروی کار کافی را ندارد، برون سپاری منطقی ترین گزینه ممکن خواهد بود. اینطوری دیگر لازم نیست خیلی به خودتان سخت گرفته یا نگران هزینه های بیش از اندازه باشید. 

مهارت ارتباطی شما به عنوان عضو تیم منابع انسانی در اقناع مدیران برای ارتباط بحث برون سپاری اهمیت محوری دارد. خب اگر شما نتوانید هیأت مدیره را قانع کنید، خبری از برون سپاری نخواهد بود. در نتیجه خودِ سازمان با هزینه های هنگفت باید از عهده پروژه مورد نظر برآید. این دقیقا نقطه شروع ضررهای مالی هنگفت یک شرکت محسوب می شود. 

میانبرهایی برای مدیریت منابع انسانی

هر کاری در این دنیا قلق های خاص خودش را دارد که فقط بعضی ها از آنها خبر دارند. ما در این بخش قصد داریم به شما درباره برخی از قلق های خاص یا به عبارت بهتر فوت کوزه گری در دنیای مدیریت منابع انسانی توصیه هایی ارائه کنیم. اگر دوست دارید متفاوت تر از بقیه دنیای منابع انسانی را تجربه کنید، در بخش پایانی این مقاله نیز با ما همراه باشید. 

مطلب مرتبط: چالش های پیش روی مدیریت منابع انسانی

دستور دادن ممنوع: نظارت و دیگر هیچ

برخی از مدیران در حوزه منابع انسانی دوست دارند به همه دستور دهند. انگار که حرف های آنها ضمانت اجرایی بی چون و چرایی دارد. اگر حتی یک روز هم تجربه فعالیت سازمانی داشته باشید، خیلی خوب می دانید در دنیای واقعی اصلا از این خبرها نیست. در عوض شما باید خودتان را به عنوان یک کارآفرین برای استدلال های قوی و همچنین اقناع دیگران آماده سازید. 

اگر نظر ما را بخواهید، مدیریت منابع انسانی بیشتر با نظارت درگیر است تا دستور دادن. به همین خاطر تا جای ممکن باید دور دستور دادن را خط بکشید. اینطوری کارتان خیلی بهتر جریان پیدا کرده و دیگر لازم نیست دائما نگران سرپیچی دیگران از دستورتان باشید. 

فراموش نکنید، خیلی وقت ها مدیرانی که در نقش مربی یا دوست صمیمی ظاهر می شوند، عملکرد بسیار بهتری در رابطه با نظم دهی به سازمان دارند. به همین خاطر شما هم باید چنین فرآیندی را در کانون توجه قرار دهید، وگرنه همیشه کارتان با مشکلات اساسی رو به رو خواهد شد. 

ثبت گزارش های روزمره: همه چیز با حساب و کتاب

خیلی وقت ها مدیران منابع انسانی ثبت گزارش را یک فرآیند بی خود و بی جهت در نظر می گیرند. به طوری که بعد از مدت زمانی کوتاه به طور کامل آن را کنار گذاشته و سراغ کارهای دیگر می روند. بعد هم که نزدیک آخر ماه شد، یکهو یاد مرور کلی وضعیت و ثبت گزارش های یکهویی می افتند. اگر نظر ما را بخواهید، از دل چنین گزارش هایی هیچ اطلاعات به درد بخوری بیرون نمی آید. به همین دلیل شما باید طوری رفتار کنید که گزارش تان دست کم ارزش مطالعه داشته باشد. 

ماموریت شما در این بخش اصلا سخت نیست. کافی است چند دقیقه پایانی از روزتان را به ثبت رویدادهای مربوط به نیروی کار و منابع انسانی اختصاص دهید. اینطوری در پایان ماه گزارش های دقیقی دارید. از اینجا به بعد کافی است گزارش های مورد نظر را به هم پیوند زده و در نهایت کارتان به ساده ترین شکل ممکن تمام خواهد شد. 

امروزه در ساختار سازمانی همه باید گزارش های دقیقی ارائه دهند. درست به همین خاطر اگر نتوانید گزارش های درستی از کارتان به دیگران دهید، همیشه با چالش های اساسی رو به رو خواهید شد. این بحرانی است که شاید به این سادگی ها از پس آن برنیایید. درست به همین خاطر باید به طور روزانه گزارش هایی در این رابطه ثبت کنید، وگرنه کلاه تان پس معرکه خواهد بود. 

تغییر زاویه دید: کاری دائمی 

شما تا وقتی از زاویه دید خودتان ماجرا و اتفاقات را زیر ذره بین ببرید، هیچ وقت بدل به یک مدیر خوب در حوزه منابع انسانی نخواهید شد. درست به همین خاطر ضروری است همیشه زاویه دیدتان را مطابق با بحران های پیش آمده تغییر دهید. مثلا وقتی روی تیم توسعه و تحقیقات زوم می کنید، باید مثل یک کارشناس این بخش مسائل را تحلیل کنید. این امر به شما فرصت خوبی برای درک شرایط تیم موردنظر و افق های پیش روی آن می دهد. 

یادتان باشد، شما اصلا نباید طوری رفتار کنید که شک و تردید دیگران را برانگیزید؛ چراکه نیازمند اطلاعات دقیق برای تصمیم گیری های تان هستید. حالا اگر نتوانید این اطلاعات را به طور درست مدیریت کنید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود. اصلا وقتی کسی به شما اعتماد نداشته باشد، آیا حاضر به ارائه اطلاعات خواهد بود؟

برخی از مدیران یک دندگی خاصی نسبت به زاویه دید خودشان دارند. درست به همین دلیل اگر شما نتوانید به طور مداوم و مطابق با شرایط تازه زاویه دیدتان را تغییر دهید، کارتان بیخ پیدا خواهد کرد. این تمرینی است که باید هر روز تکرار کنید. در این میان هرچه ارتباط تان با تیم مورد نظر نزدیک تر باشد، نگاه دقیق تری خواهید داشت. اینطوری خیال تان از بابت زاویه دید درست و درک مناسب شرایط راحت خواهد شد.

وقتی شما طوری ماجراها را بررسی کنید که انگار عضوی از تیم درگیر در بحث هستید، اعتماد کارمندان آن بخش به شما به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا خواهد کرد. اینطوری می توانید بدون هیچ دلهره ای سراغ کارتان رفته و نگران هیچ چیز نیز نباشید؛ چراکه اعتماد نیروی کار را پشت خود دارید. این سرمایه ای است که گاهی اوقات مدیران ارشد یک شرکت نیز ندارند بنابراین باید حسابی قدرش را بدانید.

مطلب مرتبط: 6 ابزار فناوری ضروری برای بخش منابع انسانی شرکت تان

سخن پایانی

مدیریت منابع انسانی اصولی دارد که بدون رعایت شان خبری از موفقیت نیست. ما در این مقاله سعی کردیم به طور کالا خلاصه و به دور از کلیشه های رایج این بحث را زیر ذره بین ببریم. شما الان نه تنها با تعریف منابع انسانی و مدیریت این حوزه آشنایی دارید، بلکه درک بهتری نسبت به اصول اساسی این کار و همچنین میانبرهای کلیدی دارید، بنابراین دیگر حرف تازه ای در رابطه با اصول کار باقی نمانده است. البته ما خیلی زود دوباره درباره جزییات این بحث مهمان شما خواهیم بود. تا آن زمان ماموریت اصلی شما تمرین و تکرار مداوم نکات مورد بحث در مقاله است. اینطوری آمادگی خوبی برای ورود به میدان اصلی نبرد پیدا خواهید کرد. 

یادتان باشد، مدیریت منابع انسانی کاری نیست که شما یک بار برای همیشه یا سالی چند بار انجام دهید. در عوض باید به چشم وظیفه ای مداوم بدان نگاه کنید. اصلا به همین خاطر معمولا در برندهای بزرگ یک تیم خاص برای مدیریت منابع انسانی تشکیل می شود. ماجرا جالب شد، نه؟ اگر شما چنین تیمی در شرکت تان ندارید، دست کم باید نگاه تان به مسئله بلندمدت باشد وگرنه سرتان بی کلاه خواهد ماند.

منابع:

https://www.peoplegoal.com

https://www.aihr.com

https://teambuilding.com