مدیریت رویدادهای تجاری: مهارت هایی برای مدیران

برگزاری یک رویداد تجاری بزرگ، از یک همایش بین المللی گرفته تا مراسم معرفی محصول یا نمایشگاه تخصصی، شبیه رهبری یک ارکستر بزرگ و پیچیده است. ده ها یا صدها نوازنده باید در هماهنگی کامل با یکدیگر عمل کنند تا نوایی دلنشین و اثرگذار خلق شود. کوچک ترین ناهماهنگی یا خطای اجرایی می تواند کل اجرا را به مخاطره اندازد و به جای خلق تجربه ای به یادماندنی، تصویری از آشفتگی و بی نظمی در ذهن مخاطب حک کند. مدیریت این رویدادها وظیفه ای پراسترس، طاقت فرسا و سرشار از جزییات بی پایان است که نیازمند مجموعه ای منحصر به فرد از توانمندی هاست. با این حساب کمتر کسی باید برای این کار داوطلب شود، مگر نه؟

با این حال زمانی که این ارکستر پیچیده به درستی رهبری شود و رویداد با موفقیت به سرانجام برسد، نتایج آن می تواند بسیار فراتر از یک گردهمایی ساده باشد. یک رویداد موفق فرصتی بی نظیر برای شبکه سازی، ایجاد همکاری های تجاری، تقویت برند، افزایش وفاداری مشتریان، آموزش نیروها و حتی بالا بردن روحیه تیمی است. این رویدادها می توانند به سکوی پرتابی برای ایده های نو، محصولات جدید و همکاری های استراتژیک تبدیل شوند و تاثیری ماندگار بر مسیر رشد یک کسب و کار بگذارند. درک این دوگانگی (چالش های عظیم در برابر دستاوردهای بالقوه بزرگ) اهمیت تسلط بر مهارت های لازم برای مدیریت این رویدادها را آشکار می سازد. به زبان خودمانی، مدیریت یک رویداد بزرگ به مهارت های کلیدی نیاز دارد. درست به همین خاطر خیلی از کارآفرینان در مدیریت چنین مراسم هایی ناکام می مانند.

ما در این مقاله قصد داریم برخی از مهمترین مهارت های مربوط به مدیریت رویدادهای بزرگ را با شما در میان بگذاریم. اگر شما هم دوست دارید بدل به یک فرد همه فن حریف برای مدیریت رویدادهای بزرگ شوید، بد نیست در ادامه با ما همراه شوید. این امر به شما کمک می کند تا وضعیت بهتری برای مدیریت کسب و کار داشته باشید. 

برنامه ریزی استراتژیک و دید کلان: ترسیم نقشه راه موفقیت

برگزاری یک مراسم بزرگ بدون نقش های دقیق و استراتژیک مثل این است که یک گردشگری بدون هیچ راهنمایی به دل جنگل بزند. بدون یک نقشه راه روشن هر تلاشی به سرمنزل مقصود نخواهد رسید. مدیر رویداد باید بتواند فراتر از جزییات اجرایی روزمره تصویر بزرگ تر را ببیند. او باید درک کند که این رویداد دقیقا قرار است چه هدفی را برای کسب و کار محقق سازد. آیا هدف افزایش آگاهی از برند است؟ آیا به دنبال جذب مشتریان بالقوه هستیم؟ یا شاید هدف تقویت روابط با شرکای کلیدی یا آموزش کارکنان باشد؟

مطلب مرتبط: کاربردهای رویدادهای مجازی در روابط عمومی

این دید کلان به تعیین اهداف مشخص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و زمان بندی شده (همان اهداف هوشمند) برای رویداد کمک می کند. برای مثال، به جای هدف کلی «برگزاری یک همایش خوب»، هدفی مانند «جذب ۵۰۰ شرکت کننده از صنایع هدف و کسب رضایتمندی ۸۵ درصدی از محتوای ارائه شده تا پایان مراسم» بسیار کارآمدتر است. این اهداف استراتژیک قطب نمای تمام تصمیم گیری های بعدی از انتخاب محتوا و سخنرانان گرفته تا تعیین بودجه و فعالیت های بازاریابی خواهند بود. بدون این قطب نما، تیم اجرایی در دریای بی پایان وظایف سرگردان خواهد شد.

برنامه ریزی استراتژیک شامل تعریف دقیق مخاطبان هدف نیز می شود. رویداد برای چه کسانی برگزار می شود؟ نیازها، انتظارات و علاقه مندی های آنها چیست؟ پاسخ به این سوالات به شکل دهی محتوا، انتخاب قالب رویداد (حضوری، مجازی یا ترکیبی) و تعیین لحن ارتباطات کمک شایانی می کند. رویدادی که برای مدیران ارشد طراحی شده، نیازمند فضا، محتوا و امکانات متفاوتی نسبت به رویدادی است که دانشجویان یا متخصصان فنی را هدف قرار داده است. همسویی دقیق با نیاز مخاطب، کلید اصلی جذابیت و اثربخشی رویداد است.

در نهایت، برنامه ریزی استراتژیک به معنای پیش بینی آینده و دیدن تصویر نهایی پیش از شروع کار است. درست مانند معماری که پیش از گذاشتن اولین آجر، نقشه کامل ساختمان را در ذهن و روی کاغذ دارد، مدیر رویداد نیز باید نتیجه مطلوب را مجسم کند و سپس گام های لازم برای رسیدن به آن را با دقتی مثال زدنی برنامه ریزی نماید. این مهارت سنگ بنای یک رویداد موفق و اثرگذار است. بنابراین باید آن را جدی گرفت. 

سازماندهی دقیق: هنر مدیریت اجزای بی شمار

پس از ترسیم نقشه راه استراتژیک نوبت به اجرای دقیق آن می رسد و اینجاست که مهارت سازماندهی و توجه به جزییات نقشی حیاتی ایفا می کند. مدیریت یک رویداد بزرگ به معنای سر و کار داشتن با صدها و گاه هزاران جزء کوچک و بزرگ است؛ از انتخاب و رزرو محل برگزاری، هماهنگی با تامین کنندگان مختلف، مدیریت ثبت نام شرکت کنندگان، برنامه ریزی دقیق زمان بندی سخنرانی ها و کارگاه ها تا آماده سازی محتوا و مواد تبلیغاتی و مدیریت تیم اجرایی. هر کدام از این اجزا اگر به درستی مدیریت نشوند، می توانند کل سیستم را مختل کنند.

توجه به جزییات در این عرصه یک وسواس مثبت و ضروری است. یک اشتباه کوچک در تاریخ یا ساعت اعلام شده، نقص فنی پیش بینی نشده در سیستم صوتی سالن، کمبود پذیرایی در زمان استراحت یا حتی صف طولانی و آشفته برای ثبت نام، می تواند تجربه کلی شرکت کنندگان را به شدت تحت تاثیر قرار دهد و تمام زحمات تیم برگزاری را زیر سوال ببرد. مدیر رویداد موفق فردی است که می تواند مانند یک کارآگاه دقیق، تمام جنبه های ریز و درشت را زیر نظر داشته باشد و از هیچ نکته ای، هرچند کوچک، غافل نشود.

برای دستیابی به این سطح از سازماندهی استفاده از ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه ضروری است. ایجاد فهرست های جامع وظایف، تدوین جدول زمان بندی دقیق با مسئولیت های مشخص برای هر عضو تیم و برگزاری جلسات منظم هماهنگی، از جمله این تکنیک ها هستند. نرم افزارهای مدیریت پروژه می توانند به پیگیری پیشرفت کارها، مدیریت منابع و تسهیل ارتباطات تیمی کمک شایانی کنند. مستندسازی دقیق تمام توافقات با تامین کنندگان و سخنرانان نیز برای جلوگیری از سوءتفاهم های بعدی ضروری است.

بخشی از سازماندهی دقیق شامل برنامه ریزی برای موارد غیرمنتظره یا همان مدیریت ریسک است. یک مدیر رویداد باتجربه می داند که علی رغم تمام برنامه ریزی ها، احتمال بروز مشکلات پیش بینی نشده همواره وجود دارد. لغو پرواز یک سخنران کلیدی، شرایط نامساعد جوی، مشکلات فنی ناگهانی یا حتی مسائل امنیتی، همگی نیازمند داشتن طرح های جایگزین هستند. فکر کردن به سناریوهای مختلف به شما کمک می کند تا برای هر رویدادی آماده باشید.

در نهایت، مهارت سازماندهی دقیق و توجه به جزییات، به معنای ایجاد یک ساختار منسجم و قابل اتکاست که اجازه می دهد تمام اجزای متحرک رویداد، به نرمی و در هماهنگی کامل با یکدیگر کار کنند. این مهارت تضمین می کند که تجربه شرکت کنندگان، از لحظه ورود تا زمان خروج، یکپارچه، حرفه ای و لذت بخش باشد. این همان جادوی پشت صحنه است که باعث می شود یک رویداد پیچیده، در ظاهر بسیار ساده و روان به نظر برسد.

مطلب مرتبط: تکنیک هایی برای برگزاری یک رویداد تاثیرگذار

هوش مالی و مدیریت بودجه: نگهبانی از رویداد

رویدادهای تجاری، به ویژه در مقیاس بزرگ، سرمایه گذاری های قابل توجهی محسوب می شوند. مدیریت صحیح منابع مالی و پایبندی به بودجه تعیین شده یکی از حیاتی ترین مهارت ها برای هر مدیر رویداد است. این مهارت فراتر از ثبت ساده هزینه هاست؛ بلکه شامل تخصیص هوشمندانه منابع، مذاکره برای دستیابی به بهترین قیمت ها، پیش بینی دقیق درآمدها و در نهایت ارائه گزارش شفاف از عملکرد مالی رویداد می شود. بدون مدیریت مالی دقیق یک رویداد حتی اگر از نظر محتوایی موفق باشد، می تواند به یک شکست مالی برای سازمان تبدیل شود.

اولین گام در مدیریت مالی تدوین یک بودجه جامع و واقع بینانه است. این بودجه باید تمام هزینه های بالقوه را شامل شود؛ از هزینه های ثابت مانند اجاره محل و تجهیزات، تا هزینه های متغیر مانند پذیرایی به ازای هر نفر، هزینه های بازاریابی و تبلیغات، حق الزحمه سخنرانان، هزینه های سفر و اقامت و حتی درصدی برای موارد پیش بینی نشده. تحقیق دقیق درباره قیمت ها و دریافت پیش فاکتور از تأمین کنندگان مختلف، به افزایش دقت بودجه بندی کمک می کند. این بودجه باید در مراحل اولیه برنامه ریزی و هم زمان با تعیین اهداف استراتژیک تدوین شود.

پس از تدوین بودجه مهارت اصلی در پایبندی به آن و ردیابی دقیق هزینه هاست. مدیر رویداد باید سیستمی برای ثبت تمام مخارج، هرچند کوچک، داشته باشد و به طور منظم هزینه های واقعی را با بودجه پیش بینی شده مقایسه کند. این کار به شناسایی زودهنگام هرگونه انحراف از بودجه کمک می کند و امکان انجام اقدامات اصلاحی را فراهم می سازد. در این میان توانایی مذاکره با تأمین کنندگان برای دستیابی به بهترین خدمات با مناسب ترین قیمت، یک مزیت کلیدی محسوب می شود. ایجاد روابط خوب و بلندمدت با تأمین کنندگان معتبر نیز می تواند به دریافت شرایط بهتر کمک کند.

در بسیاری از رویدادهای تجاری، جذب حامی مالی یا همان اسپانسر بخش مهمی از مدل مالی را تشکیل می دهد. در این موارد مدیر رویداد باید توانایی توسعه بسته های جذاب حمایتی، بازاریابی موثر برای فروش بلیت و مدیریت روابط با حامیان مالی را نیز داشته باشد. پیش بینی دقیق درآمدهای احتمالی و مدیریت ریسک های مرتبط با آن (مانند عدم تحقق پیش بینی فروش بلیت) نیز بخشی از هوش مالی مورد نیاز است. هدف نهایی دستیابی به تعادل مالی یا حتی سودآوری و در عین حال ارائه یک تجربه باکیفیت برای شرکت کنندگان است.

مهارت های ارتباطی: روغن کاری چرخ دنده های همکاری

یک رویداد تجاری محصول تلاش جمعی افراد و گروه های متعددی است: تیم داخلی برگزاری، تامین کنندگان خارجی، سخنرانان، حامیان مالی، داوطلبان و البته شرکت کنندگان. توانایی برقراری ارتباط مناسب، شفاف و سازنده با تمام این گروه های متنوع مهارتی حیاتی برای مدیر رویداد است. ارتباطات قوی مانند روغنی عمل می کند که چرخ دنده های پیچیده همکاری را به نرمی به حرکت درمی آورد و از بروز اصطکاک، سوءتفاهم و خطا جلوگیری می کند. بدون این مهارت، حتی بهترین برنامه ها نیز در مرحله اجرا با مشکل مواجه خواهند شد.

ارتباط موثر شامل جنبه های مختلفی است. نخست، توانایی انتقال اطلاعات به شکلی واضح، مختصر و دقیق است. مدیر رویداد باید بتواند انتظارات، وظایف، زمان بندی ها و تغییرات احتمالی را به روشنی به تمام طرف های درگیر منتقل کند. این امر مستلزم انتخاب کانال ارتباطی مناسب (ایمیل، جلسه، تماس تلفنی و پلتفرم های مدیریت پروژه) و تطبیق سبک ارتباطی با مخاطب است. نحوه صحبت با یک مدیر ارشد، متفاوت از نحوه تعامل با یک داوطلب یا یک تأمین کننده فنی خواهد بود.

مطلب مرتبط: رونمایی از محصول تازه برند در 7 گام

در گام بعد مهارت گوش دادن فعال باید مورد توجه قرار گیرد. مدیر رویداد باید بتواند به دغدغه ها، پیشنهادات و بازخوردهای اعضای تیم، تأمین کنندگان و حتی شرکت کنندگان با دقت گوش دهد. درک نیازها و دیدگاه های دیگران، کلید ایجاد روابط مبتنی بر اعتماد و همکاری مؤثر است. بسیاری از مشکلات بالقوه را می توان با گوش دادن دقیق در مراحل اولیه شناسایی و برطرف کرد، پیش از آنکه به بحران تبدیل شوند.

در نهایت، ارتباطات استثنایی به معنای ایجاد یک جریان اطلاعاتی روان و مداوم در تمام سطوح است. این مهارت تضمین می کند که همه افراد درگیر، از اهداف، وظایف و وضعیت کلی پروژه آگاه هستند و احساس می کنند بخشی از یک تلاش هماهنگ و ارزشمند هستند. این حس تعلق و شفافیت، انگیزه تیم را افزایش می دهد، همکاری را تسهیل می کند و احتمال بروز خطا را به حداقل می رساند.

حل مسئله سریع و سازگاری بالا: هنر هدایت کشتی در توفان

هیچ رویدادی، هر چقدر هم که با دقت برنامه ریزی شده باشد، دقیقا طبق نقشه پیش نمی رود. دنیای مدیریت رویداد سرشار از غافلگیری ها و چالش های غیرمنتظره است. از نقص فنی ناگهانی تجهیزات و غیبت سخنران در آخرین لحظه گرفته تا تغییرات آب و هوایی یا حتی اعتراضات پیش بینی نشده؛ توانایی حل مسئله سریع و سازگاری بالا در مواجهه با این شرایط یکی از متمایزترین ویژگی های یک مدیر رویداد موفق است. این مهارت به معنای حفظ آرامش در زیر فشار، تفکر سریع برای یافتن راه حل های جایگزین و هدایت تیم برای عبور از بحران است.

اولین قدم در توسعه این مهارت پذیرش این واقعیت است که مشکلات رخ خواهند داد. مدیر رویدادی که انتظار دارد همه چیز بی نقص پیش برود، در مواجهه با اولین چالش، دستپاچه و ناکارآمد خواهد شد. در مقابل، مدیر باتجربه، همواره آمادگی ذهنی برای رویارویی با مشکلات را دارد و بخشی از انرژی خود را صرف پیش بینی ریسک ها و طراحی برنامه های جایگزین می کند. داشتن لیستی از تامین کنندگان پشتیبان، سخنرانان جایگزین یا فضاهای جانبی نمونه هایی از این آمادگی است.

هنگامی که مشکلی رخ می دهد، توانایی حفظ خونسردی و تفکر منطقی حیاتی است. وحشت و اضطراب به تیم سرایت می کند و مانع از یافتن راه حل های مناسب می شود. مدیر رویداد باید بتواند وضعیت را به سرعت ارزیابی کند، اولویت ها را مشخص نماید، گزینه های موجود را بررسی کند و بهترین تصمیم ممکن را در کوتاه ترین زمان اتخاذ نماید. این نیازمند ترکیبی از تجربه، قضاوت صحیح و اعتماد به نفس است.

تفویض اختیار هوشمندانه نیز در این شرایط اهمیت می یابد. مدیر رویداد نمی تواند شخصاً تمام مشکلات را حل کند. او باید بتواند به اعضای تیم خود اعتماد کند، وظایف مربوط به حل مشکلات خاص را به افراد مناسب بسپارد و آنها را برای اقدام سریع توانمند سازد. ایجاد یک فرهنگ سازمانی که در آن اعضای تیم احساس امنیت می کنند تا مشکلات را گزارش دهند و در یافتن راه حل مشارکت کنند، به افزایش سرعت و کارایی واکنش به بحران کمک می کند.

سازگاری و انعطاف پذیری، روی دیگر سکه حل مسئله است. گاهی اوقات، بهترین راه حل، پافشاری بر برنامه اولیه نیست، بلکه پذیرش تغییر و تطبیق سریع با شرایط جدید است. این می تواند به معنای تغییر زمان بندی، جابه جایی مکان یک بخش از رویداد یا حتی اصلاح محتوای ارائه باشد. توانایی رها کردن برنامه های قبلی و حرکت سریع به سمت یک مسیر جدید، نشان دهنده بلوغ و کارآمدی مدیر رویداد است.

یادتان باشد، مهارت حل مسئله و سازگاری تضمین کننده تداوم حرکت رویداد، حتی در مواجهه با موانع بزرگ است. این مهارت، اعتماد شرکت کنندگان و ذی نفعان را جلب می کند، زیرا نشان می دهد که رهبری توانمند و مسلط بر اوضاع، سکان هدایت را در دست دارد. توانایی تبدیل چالش ها به فرصت هایی برای نشان دادن انعطاف پذیری و کارآمدی امضای یک مدیر رویداد درجه یک است.

سخن پایانی

مدیریت رویدادهای تجاری حرفه ای چند وجهی و پویاست که آمیزه ای منحصر به فرد از مهارت های استراتژیک، اجرایی، مالی و انسانی را طلب می کند. از برنامه ریزی دقیق و دید کلان گرفته تا سازماندهی بی نقص جزییات، مدیریت هوشمندانه بودجه، برقراری ارتباطات استثنایی و توانایی حل مسئله در لحظه؛ هر یک از این مهارت ها نقشی کلیدی در موفقیت نهایی ایفا می کنند. تسلط بر این مجموعه مهارت ها مدیر رویداد را قادر می سازد تا ارکستر پیچیده کسب و کار را به سوی خلق تجربه ای هماهنگ و به یادماندنی برای تمام حضار هدایت کند. این رویدادها زمانی که به درستی اجرا شوند، فراتر از یک گردهمایی ساده عمل کرده و به ابزارهای قدرتمندی برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان تبدیل می شوند.

مطلب مرتبط: 11 اقدام ضروری در راستای معرفی محصول

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با مهارت های مدیریت رویدادهای تجاری بزرگ کرده باشد. مثل همیشه اگر سوالی در این رابطه داشتید، کارشناس های ما همیشه آماده کمک به شما و کسب و کارتان هستند. پس تعارف را کنار گذاشته و با ما در ارتباط باشید. 

منابع:

https://www.travelperk.com

https://www.socialtables.com