اشتباهات رایج در حوزه مدیریت منابع انسانی

مدیران وقتی درباره کسب و کارشان فکر می کنند، معمولا از همه چیز یاد می‎ کنند به جز نیروی انسانی. انگار که کارها و پروژه ها در دنیای کسب و کار به طور خودکار مدیریت شده و پای کارمندان وسط نیست. چنین سهل انگاری هایی اگر شکست های سنگینی به همراه نداشته باشد، بی شک خیلی زود اوضاع کسب و کارها را به هم خواهد ریخت. هرچه باشد مهمترین دارایی برندها نه بودجه های کلان، بلکه کارمندانی است که خیلی راحت در اغلب مواقع به آنها بی توجهی می کنند. البته چنین دست فرمانی فقط مربوط به کارآفرینان آماتور است؛ چراکه مدیران حرفه ‎ای دقیقا مثل سرمربی که قدر سوپراستارهای تیمش را می داند، خیلی خوب ارزش نیروی انسانی را درک می کنند. 

شاید فکر کنید همین که رفتار خوبی با کارمندان شرکت داشته باشید، دیگر هیچ ایرادی به مدیریت منابع انسانی تان وارد نیست. در این صورت باید بگوییم کاملا دراشتباهید؛ چراکه نه مدیریت منابع انسانی اینقدرها راحت است، نه شما یک زیر و بم آن را بلد هستید. به همین خاطر خیلی وقت ها مدیران دست به اشتباهات بسیار بچه گانه در این حوزه می زنند. از آنجایی که ما در روزنامه فرصت امروز اصلا دوست نداریم شما با شکست های کلیشه ای رو به رو شوید، در این مقاله سراغ بعضی از مهمترین اشتباهات در حوزه مدیریت منابع انسانی رفته ایم. اگر فکر می کنید سیر تا پیاز این عرصه را فوت آب هستید، در ادامه با ما همراه باشید تا خلافش به شما ثابت شود!

مطلب مرتبط: درس های مدیریت منابع انسانی در دوران کرونا

اشتباهات مدیریت منابع انسانی: فهرستی جامع برای مدیران

وقتی صحبت از اشتباه در دنیای مدیریت می شود، خیلی از کارآفرینان فکر می کنند هیچ وقت قرار نیست تن به چنین تله هایی بدهند. راستش را بخواهید، ما بابت این روحیه خیلی خوشحالیم اما اغلب اوقات همین کارآفرینان کار را خراب می کنند. اگر قرار بود تله های این حوزه مثل روز روشن باشد، دیگر هیچ برندی در دنیا شکست نمی خورد. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید که شکست ناپذیری بیشتر مفهومی مربوط به فیلم های علمی- تخیلی است، مگر نه؟
در دنیای واقعی برندها و مدیران هر روز با غول شکست دست و پنجه نرم می کنند. بنابراین اگر حواس تان نباشد، خیلی زود به دام این غول بی شاخ و دم خواهید افتاد. اصلا هم مهم نیست تازه دو روز است وارد عرصه مدیریت منابع انسانی شده اید یا فقط یک هفته تا بازنشستگی به عنوان مدیر این بخش فاصله دارید؛ در هر صورت اشتباهات این عرصه دیر یا زود سر و کله شان پیدا خواهد شد. ما در ادامه سعی می کنیم بعضی از مهمترین اشتباهات این حوزه را به اتفاق شما مرور کنیم. اینطوری حداقل اشتباهات رایج از فهرست تهدیدهای احتمالی برای شما خط خواهد خورد. 

شرح وظایف قدیمی برای کارمندان

آیا تا حالا پیش خودتان فکر کرده اید کارمندان چطور باید وظایف شان را شناخته و به آنها عمل کنند؟ کافی است یکبار هم که شده چنین سوالی را از یک مدیر بپرسید تا جوابش شگفت زده تان کند. اجازه دهید با هم روراست باشیم، خیلی از مدیران فکر می کنند کارمندان باید به طور خودکار وظایف شان را مثل روز بلد باشند. وگرنه خیلی زود باید از شر آنها خلاص شد. قبول دارم کارمندان حرفه ‎ای همیشه وظایف شان را درست انجام می دهند، با این حال قرار نیست شما هم خیلی بی خیال رفتار کنید. هرچه باشد این شرکت باید برنامه ای جامع برای فعالیت داشته باشد. وگرنه هر کس ساز خودش را زده و دست آخر هم اوضاع حسابی به هم می ریزد. 

همانطور که در یک پروژه سینمایی نقش همه اعضای گروه مثل روز روشن است، در شرکت ها نیز کارمندان باید یک شرح وظایف دقیق داشته باشند. خوشبختانه خیلی از برندها از قبل به فکر این وضعیت بوده اند، اما شرح وظایف شان سال هاست که یک گوشه خاک می خورد. 

این روزها دنیای کسب و کار منتظر کسی باقی نمی ماند. بنابراین اگر شرح وظایف برندتان قدیمی باشد فقط کارمندان تان را گیج خواهید کرد. از طرف دیگر مشتریان هم با دیدن اوضاع به هم ریخته برندتان دیگر تمایلی برای تعامل با شما نشان نخواهند داد. اینطوری بدون هیچ کم و کاستی یک سقوط آزاد همه جانبه را تجربه خواهید کرد. 

شاید فکر کنید طراحی برنامه یا شرح وظایف کارمندان خیلی کار سختی است. در این صورت باید بگوییم کاملا دراشتباهید. فقط کافی است موارد ذیل را به خاطر داشته باشید:

•    تعیین کانال های ارتباطی میان کارمندان و مدیران

•    توضیح دقیق وظایف و مسئولیت های هر تیم و کارمندان

•    بیان دقیق حقوق و مزایای هر کارمند و موقعیت سازمانی اش

•    راهنمای استفاده از خدمات و کمک های جانبی شرکت برای کارمندان

وقتی موارد بالا به خوبی از سوی شما مشخص شود، کارمندان به راحتی امکان آشنایی با وظایف و در صورت نیاز استفاده از کمک های جانبی برای انجام وظایف شان را خواهند داشت. این اولین قدم در مسیر بی پایان مدیریت منابع انسانی به شیوه حرفه ‎ای محسوب می شود. 

مطلب مرتبط: منابع انسانی و 10 چالش پیش روی شرکت ها

بی توجهی به گزارش عملکرد کارمندان

تیم بسکتبالی را در نظر بگیرید که برای مسابقات فصل جدید سخت در حال تمرین و برگزاری اردوهای تدارکاتی است. بی شک هدف هر تیمی از شرکت در مسابقات کسب مقام اول و جام طلایی قهرمانی خواهد بود. با این حال چنین مسیری به هیچ وجه ساده نیست؛ چراکه هزاران تیم دیگر نیز در این ماراتن طولانی پا به پای یکدیگر جلو می روند. یک ایده هوشمندانه این وسط ارزیابی عملکرد تک تک بازیکنان در تورهای تمرینی و سپس انتخاب ترکیب اصلی براساس گزارش عملکرد آنهاست. اینطوری سرمربی تیم مطمئن خواهد بود که به بهترین‎ها بازی داده است. ماجرا جالب شد، نه؟

باور کنید یا نه، مثال بالا درباره عملکرد نیروی انسانی هم مصداق دارد. شما لازم نیست حتما یک مدیر باسابقه باشید تا اهمیت استفاده از نیروی کار درجه یک را تشخیص دهید. خیلی وقت ها اگر ارزیابی عملکرد در شرکت وجود نداشته باشد، کارمندان هیچ فشاری به خودشان نمی آورند. اینطوری کم کم بهره وری شرکت آنقدر پایین می آید که نگو. 

اگر در برند شما هنوز چیزی به اسم ارزیابی عملکرد کارمندان وجود ندارد، باید همین امروز بهانه های تکراری را کنار گذاشته و وارد گود شوید. اینطوری کارمندان تان متوجه اهمیت عملکردشان در میزان حقوق و مزایای دریافتی خواهند شد. بی شک وقتی پای حقوق و مزایا وسط باشد، دیگر هیچ خبری از کم کاری نخواهد بود؛ به همین سادگی!

یکی از چالش های بزرگی که مدیران همیشه با آن رو به رو هستند، نحوه انتخاب کارمندان برای ترفیع سازمانی است. اینکه کدام کارمند به اندازه کافی برای تبدیل شدن به یک مدیر میانی خوب هست، دست کمی از یک سوال کنکوری ندارد. تنها راهکار مناسب این وسط توجه به عملکرد کارمندان در طول زمان است. وگرنه شما هرگز انتخاب هوشمندانه ای نخواهید داشت. 

اگر دنبال ارزیابی کیفیت کاری کارمندان به بهترین شکل ممکن هستید، توصیه ما استفاده از یک روش بی نهایت ساده است. کافی است وقتی پروژه ای برای اعضای شرکت تعریف می کنید، میزان موفقیت هر کارمند براساس معیار زمان و کیفیت نهایی کار را مد نظر داشته باشید. قبول دارم کلی معیار دیگر نیز این وسط وجود دارد، اما همین دو تا برای شروع کافی خواهد بود. اینطوری هر کس در زمانی کوتاه تر کارهایش را بهتر انجام دهد، گزینه ای عالی برای ترفیع سازمانی خواهد بود. به علاوه، اینطوری دیگر خبری از اعتراض کارمندان به انتخاب های شما نخواهد بود.

استخدام های بی منطق

چرا کسب و کارها اقدام به استخدام نیروی کار می کنند؟ شاید این سوال خیلی عجیب به نظر برسد، اما منطق بی نهایت مهمی پشت آن نهفته است. اینکه کارآفرینان یک تنه هیچ کاری از پیش نمی برند، بسیار واضح به نظر می رسد. به همین خاطر مدیران برای رفع مشکلات شرکت اقدام به استخدام نیروی کار می کنند؛ البته نه همینطور الکی، بلکه برای هر مشکلی در شرکت یک آدم متخصص مد نظر دارند. چنین فرآیندی در نهایت موجب بهره مندی شرکت ها از نیروی کار حرفه ‎ای خواهد شد. حالا فرض کنید یک مدیر بی حوصله همین طور سرسری شروع به استخدام کارمندان جدید کند. در این سناریو نه تنها گره ای از مشکلات برند قصه مان باز نمی شود، بلکه چالش های بسیار بیشتری پیش پای آن قرار خواهد گرفت. 

یکی از اشتباهات بزرگ مدیران تلاش شروع استخدام های سرسری است. این طوری خیلی زود یک شرکت که اتفاقا کارایی بالایی هم داشته تبدیل به انبار کارمندانی می شود که حتی تخصص شان ربطی به حوزه فعالیت شرکت ندارد. ماجرا خیلی ترسناک شد، نه؟

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم مدیران برای استخدام نیروی کار جدید باید دقیقا مثل صاحبان تیم های فوتبال بزرگ عمل کنند. همانطور که بایرن مونیخ یا چلسی بدون دلیل برای خرید بازیکن ولخرجی نمی کنند، شما هم باید قبل از استخدام یک کارمند همه جوانب را چک کنید. اینکه کارمند مورد نظر به درد شرکت تان می خورد یا نه، چه تخصص هایی دارد و از همه مهمتر چه دردی از سازمان تان دوا می کند، مهمترین سوالاتی است که دیر یا زود باید به آنها جواب دهید. اگر از ما می شنوید، حتی قبل از اینکه یک فایل رزومه به دست تان برسد به این سوالات جواب دهید؛ چراکه جواب این سوالات به طور خودکار معیارهای مهمی برای انتخاب تان به دست می دهد. 

مطلب مرتبط: چالش های پیش روی مدیریت منابع انسانی

فراموشی آموزش مداوم کارمندان

آیا تا به حال بازیگری را دیده اید که بدون تمرین سر صحنه فیلمبرداری حاضر شده و یک نمایش بی نظیر داشته باشد؟ قبول دارم خیلی از بازیگران آماتور اصلا تمرین نمی کنند، اما بحث ما اینجا فقط ستاره های دنیای سینماست؛ نه چیزی دیگر. اگر بازیگران برای ایفای نقش در پروژه های مهم نیاز به تمرین و تکرار فراوان دارند، چرا ماجرا درباره کارمندان همینطوری نباشد؟ اصلا چه کسی گفته کارمندان همیشه می توانند بهترین عملکردشان را نشان دهند؟ درست وسط چنین سوالات سختی سر و کله آموزش نیروی کار پیدا می شود. 

اگر فکر کرده اید کارمندان همیشه خودشان باید فکری به حال وضعیت کاری و مهارت شان کنند، سخت دراشتباهید. این روزها کمتر کارمندی در دنیای کسب و کار حوصله شرکت در دوره های مهارت افزایی را دارد. بنابراین این مدیران هستند که برای مدیریت منابع انسانی باید دست به کار شوند. احتمالا شما هم بارها و بارها از زبان کارمندان برندهای بزرگ شنیده اید که آخر هفته درگیر کلاس های آموزشی هستند. این کلاس ها نه از سر تفریح، بلکه به عنوان بخشی از قرارداد کارمندان با برندها تنظیم می شود. البته هیچ هزینه اضافه ای برای کارمندان در پی ندارد، اما به نوعی ضامن عملکرد بهتر هر کارمند در طول زمان خواهد بود. 

یادتان باشد وقتی مدیران یک شرکت روی کارمندان شان سرمایه گذاری نمی کنند، در واقع ارزش و احترامی برای کل سازمان قائل نیستند. اینطوری اننتظار احترام از سوی مشتریان خیلی غیرمنطقی خواهد بود. اگر دوست ندارید بعد از چند سال تک تک کارمندان تان از دور خارج شده و نیاز به استخدام های جدید و پرهزینه داشته باشید، باید از همین امروز به دنبال آموزش اعضای شرکت بروید. 

خبر خوش برای مدیران اینکه این روزها کلی دوره آموزشی برای کارآفرینان در دسترس قرار دارد. کافی است یک جست و جوی ساده در گوگل انجام دهید تا با کلی از این دوره ها آشنا شوید. اینطوری دیگر لازم نیست دائما خودتان را به آب و آتش بزنید. به علاوه، خیلی از دوره های آموزشی از زمان شیوع کرونا به طور آنلاین برگزار می شود. پس اگر دوست ندارید خیلی وقت کارمندان تان را بگیرید، دوره های آنلاین همیشه همین گوشه و کنارها منتظر است!

عدم تنظیم قوانین حریم شخصی در شرکت

آیا تا به حال رمان مشهور «1984» از جورج اورول را خوانده اید؟ ماجرای تحت نظر بودن دائمی شخصیت های این رمان برای خیلی از مردم دنیا حسابی ترسناک است؛ چراکه هیچ کس دوست ندارد ثانیه به ثانیه زندگی اش زیر نظر دیگران بگذرد. اینطور وقت ها زندگی به جای اینکه لذت بخش شود، بیش از اندازه همراه با استرس خواهد بود. چنین احساسی برای خیلی از کارمندان در شرکت ها تکرار می شود. انگار که کسب و کارها هیچ بویی از احترام به حریم خصوصی کارمندان نبرده اند.

قبول دارم برندها به همین سادگی ها نمی توانند به کارمندان شان آزادی عمل یا حریم خصوصی گسترده بدهند، اما اینکه هیچ اقدامی برای تعیین قوانین این حوزه نکنید، خودش به مشکلات دامن خواهد زد. 

اجازه دهید با یک مثال ساده بحث مان را کاملا روشن کنید. معمولا در شرکت ها بخش امنیت سایبری به طور مداوم کامپیوترها را چک می کند. در زندگی روزمره سرک کشیدن دیگران در لپ تاپ مردم غیرقانونی است، اما در محیط های کاری این روند تقریبا عادی محسوب می شود. حالا اگر شما به طور واضح چنین مسئله‎ ای را با کارمندان تان در میان نگذارید، فقط اوضاع را بدتر خواهید کرد. آن وقت با یک شوک کوچک اوضاع برندتان طوری به هم می ریزد که نگو و نپرس!

مطلب مرتبط: 6 ابزار فناوری ضروری برای بخش منابع انسانی شرکت تان

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم تعیین سیاست های حریم شخصی در شرکت یکی از مهمترین نکات برای مدیریت منابع انسانی محسوب می شود. هرچه شما قوانین واضح تری برای کارمندان تان طراحی کنید، آنها عملکرد بهتری خواهند داشت. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و چارچوب قوانین حریم شخصی اعضای شرکت را طراحی کنید. 

امنیت سایبری ناقص

در نگاه اول امنیت سایبری خیلی ربطی به مدیریت منابع انسانی ندارد. هرچه باشد این حوزه بیشتر با خود کارمندان سر و کار دارد تا مسائلی نظیر امنیت اطلاعات. با این حال در نگاهی جامع برندها برای تامین امنیت سایبری شان نیاز به استفاده از ظرفیت کارمندان شان دارند. یادتان باشد حتی بزرگترین برندهای دنیا هم روی دوش کارمندان شان بالا می روند. پس اگر به دنبال فعالیت حرفه‎ ای در حوزه امنیت سایبری هستید، باید یکبار برای همیشه وضعیت کارمندان تان را در کانون توجه قرار دهید. اینکه کارمندان شما در ساعت های اداری چطور از اینترنت استفاده کرده یا اطلاعات حیاتی شرکت را به چه شیوه ای ذخیره سازی می کنند، بحث مهمی است که باید همیشه مد نظر قرار دهید. هرچه باشد حتی یک سهل انگاری کوچک هم کافی است تا روزنه ای برای نفوذ هکرها به بانک اطلاعاتی تان فراهم شود. آن وقت شما می مانید و اطلاعات مهمی که دیگر در دسترس همه قرار دارد. 

این روزها یکی از بحث هایی که در مدیریت منابع انسانی اهمیت ویژه ای دارد، آموزش کارمندان برای رعایت نکات مرتبط با امنیت سایبری است. ساده ترین نمونه در این رابطه انتخاب رمز‎های عبور امن برای حساب های کاربری است. اگر شرکت شما هم اتوماسیون ویژه ای برای اعضا دارد، باید همیشه انتخاب رمزهای امن را به کارمندان تان توصیه کنید. به علاوه، در زمینه ساخت ایمیل هم اگر رمزهای ساده موردنظرتان باشد، خیلی زود اوضاع تان به هم خواهد ریخت. 

بی شک آموزش های مربوط به امنیت سایبری همه جا در دسترس است. به علاوه، ماهیت آنها خیلی سخت یا پیچیده نیست. با این حال گاهی اوقات کارمندان چنین نکاتی را مهم تلقی نمی کنند. وظیفه شما به عنوان یک مدیر همه فن حریف در چنین شرایطی یادآوری خطر بی توجهی به امنیت سایبری خواهد بود. اینطوری دیگر لازم نیست 24 ساعته نگران اوضاع اطلاعات شرکت تان باشید. 

منابع: 

https://www.netsuite.com

https://www.insperity.com

https://blog.accuchex.com