درس های مدیریت منابع انسانی در دوران کرونا

اغلب کسب و کارها تاکنون نسبت به دشواری فعالیت در کنار شیوع ویروس کرونا اعلام نظر کرده اند. بدون تردید فعالیت در شرایط دشوار و پیش بینی نشده ای مانند ویروس کرونا سختی های بسیار زیادی دارد. شمار بالایی از شرکت ها تا همین چند هفته پیش به طور کامل تعطیل بوده اند. ویروس مورد بحث علاوه بر بخش سلامت و بهداشت بر روی حوزه اقتصادی نیز تاثیر قابل ملاحظه ای داشته است. این امر موجب ضررهای هنگفت استارت‏آپ ها و در برخی از موارد ورشکستگی آنها شده است. حوزه مدیریت منابع انسانی مانند هر بخش دیگری در جریان بحران کرونا چالش های بسیار زیادی را پشت سر گذاشته است. تعامل با نیروی انسانی درگیر با تهدید ابتلا به کرونا دشواری های بسیار زیادی دارد. خوشبختانه بسیاری از برندها موفق به تعامل سازنده با نیروی انسانی شان در طول بحران کرونا شدند، با این حال تعدادی از برندها نیز با چالش جدی در این حوزه مواجه بودند.

هنوز هم بسیاری از نکات درباره نحوه شیوع ویروس کرونا و سطح تاثیر آن بر روی حوزه های مختلف اقتصاد نامعلوم است. یکی از نکات مهم از نقطه نظر کسب و کار در جریان بحران اخیر مربوط به نقش هنر مدیریت منابع انسانی است. تفاوت میان مدیران کارکشته و ماهر با کارآفرینان تازه کار در طور ماه های اخیر به خوبی مشخص شده است. اکنون کسب و کارها نیازمند افرادی با توانایی بالا برای ایجاد ارتباط با اعضای مختلف شرکت و مدیریت بحران های پیش روی هستند. هنوز هم بخش زیادی از آینده کسب و کارها در زمان کنونی نامشخص است بنابراین مدیریت کسب و کار در شرایط کنونی ابهامات و سختی های بسیار زیادی به همراه دارد. مدیران بخش منابع انسانی به دلیل تجربه تعامل نزدیک و روزمره با کارمندان تجربیات مناسبی کسب کرده اند. استفاده از تجربیات آنها برای طی مسیر باقی‏مانده از بحران کرونا ضروری خواهد بود. هدف ما در این مقاله بررسی تجربه مدیران بخش منابع انسانی شرکت های مختلف در زمینه مواجه با ویروس کروناست. ما در ادامه به سراغ موفق ترین مدیران منابع انسانی در سراسر دنیا خواهیم رفت.

1. یادآوری قدرت تیم های مختلف

لیزا فیریسکیا: مدیر بخش منابع انسانی مدرسه دموکراسی چارتر

لیزا فیریسکیا در طول ماه های گذشته تعامل نزدیکی با مراجعه‏کنندگان و کارمندان داشته است. وی در مدرسه کسب و کار دموکراسی چارتر فعالیت دارد. حوزه تخصصی فعالیت این مدرسه ارائه خدمات آموزشی در زمینه مدیریت کسب و کار است. دوران کرونا به دلیل کاهش وسیع سطح تقاضا برای آموزش های کسب و کار برای لیزا و همکارانش بسیار سخت بود. آنها در طول این دوران بخش قابل توجهی از درآمدشان کاهش پیدا کرد.

مطلب مرتبط: چالش های پیش روی مدیریت منابع انسانی

همکاری در زمینه مدیریت بحران کرونا در بخش منابع انسانی نیازمند همکاری با کارمندان است. برخی از برندها تمایل به مدیریت بحران در سطح مدیریتی بدون همکاری کارمندان هستند. این جهت‎گیری از سوی لیزا به عنوان خطر اصلی برای مدیریت کسب و کارها شناخته می شود: «تمام کارمندان شرکت در موقعیت های بحرانی مانند کرونا علاقه مند به همکاری برای مدیریت بحران هستند.» با این حساب ما باید از تمام توان تیم شرکت برای مدیریت بحران استفاده کنیم. برخی از شرکت های بزرگ علی رغم تعطیلی موقت فعالیت حضوری کارمندان همچنان ارتباط نزدیکی با آنها داشتند. این امر اعتماد به نفس و تمایل بالایی برای همکاری با شرکت در کارمندان ایجاد کرد. استفاده از چنین استراتژی برای کسب و کار کوچک بسیار راحت تر خواهد بود. به این ترتیب آنها توانایی استفاده از نظرات و حتی تخصص کارمندان برای پیشبرد هرچه بهتر وضعیت شرکت را خواهند داشت.

لیزا فیریسکیا در مورد تجربه همکاری با کارمندان و سایر مدیران مدرسه پیرامون مدیریت بحران کرونا به نکات جالبی اشاره می کند: «ما به طور هفتگی جلسات حضوری با رعایت نکات بهداشتی یا به طور آنلاین داشتیم. در این جلسات کارمندان و سایر مدیران مدرسه به اظهارنظر درباره شیوه مدیریت بحران جاری می پرداختند. بسیاری از استراتژی ها و الگوهای فعالیت مدرسه در طول دوران بحرانی از طریق همین هم اندیشی ها اتخاذ شد.»

اگر شما نیز دغدغه ها و چالش های مشابهی در زمینه مدیریت منابع انسانی شرکت تان دارید، توصیه های اصلی لیزا برای استفاده از توانایی کارمندان در مدیریت بحران به شرح ذیل است:

• ارسال دعوتنامه برای کارمندان و مدیران بخش های مختلف به منظور حضور در جلسات حضوری یا آنلاین پیرامون مشکلات شرکت

• صحبت پیرامون مقالات و یافته های علمی و پژوهشی مناسب برای بازگشایی یا حتی ادامه فعالیت دورکاری شرکت

• تلاش برای درک نیازهای کارمندان و همکاری با آنها برای یافتن راهکارهای مناسب مدیریتی به دور از هرگونه تنش بیهوده

لیزا در طول دوران مدیریت بحران در مدرسه ، به ویژه ماه های نخست، بحث های طولانی با کارمندان داشت. این بحث ها به نزدیکی هرچه بیشتر نظرات اعضای شرکت کمک کرد. به این ترتیب دیگری نیازی به بحث ها و جدل های تکراری در طول روزهای متمادی بحران کرونا نبود.

2. ایجاد زمان های کوتاه برای ملاقات های کاری

جنیفر هیل: مدیر اجرایی و مسئول بخش منابع انسانی موسسه آماری رمدای

هنگامی که بحران کرونا در سطح جهانی پدیدار شد، بسیاری از کسب و کارها نسبت به آینده شان تردید داشتند. برخی از برندها و حتی سازمان های رسمی ویروس موردنظر را چندان جدی تلقی نکردند. همین امر نوعی واکنش شتاب زده پس از وخامت اوضاع را به همراه داشت. بدون تردید گفت‏وگو و هم اندیشی با افراد مختلف برای مدیریت شرایط بحرانی اهمیت بسیار زیادی دارد. جنیفر هیل در این میان علاوه بر گفت‎وگو با اعضای شرکت بر روی استفاده از نظرات و توصیه های کارشناسی افراد متخصص نیز حساب کرده بود.

راهکار جنیفر برای یافتن زمان مناسب به منظور برگزاری جلسات آنلاین یا حضوری با کارشناس های حوزه کسب و کار و سلامت استفاده حداکثری از وقت های مرده اش بود. به این ترتیب وی با کاهش میزان ساعت های پرتی در طول روز موفق به برگزاری جلسات بسیار کوتاه با افراد متخصص می شد. این نکته دارای اهمیت بسیار زیادی است. گاهی اوقات ما در طول روز فعالیت مناسب در زمینه مدیریت زمان مان نداریم. همین امر موجب بروز مشکلات عمیق برای یافتن منافع مناسب جهت سازماندهی امور می شود.

مطلب مرتبط: منابع انسانی و 10 چالش پیش روی شرکت ها

برگزاری جلسات کاری به طور معمول امری زمان بر است. بسیاری از شرکت ها از روزها قبل برای برگزاری مراسم تدارک می بینند. جنیفر هیل در این میان زمان کافی برای رعایت تشریفات برگزاری جلسات را نداشت. به همین خاطر به سراغ راهکارهای ساده و سریع برای برقراری ارتباط با افراد موردنظرش رفت. شیوه برقراری ارتباط از سوی وی با کارشناس ها بیشتر شبیه گفت‏وگوهای دوستانه پشت تلفن یا نرم‏افزارهای پیام‏رسان آنلاین است. همین امر امکان کاهش مدت زمان جلسات و افزایش بهره وری آنها را فراهم ساخت.

تجربه همکاری نزدیک با کارشناس های بخش کسب و کار و بهداشت برای جنیفر ارزش بسیار زیادی داشته است. او اکنون شیوه های برگزاری جلسات کاری به صورت فوق فشرده را می داند. این امر در دوران پساکرونا نیز به کار وی خواهد آمد. به این ترتیب مدیریت زمان برای او و سایر همکارانش بسیار راحت تر خواهد شد.

امروزه بسیاری از شرکت ها در زمینه مدیریت بحران مشکلات بسیار زیادی دارند. این امر شامل فقدان زمان مناسب برای تصمیم‏گیری مناسب نیز می شود. به این ترتیب آنها همیشه با بحران زمان ناکافی برای مدیریت شرایط بحرانی مواجه هستند. راهکار جنیفر نوآوری بسیار زیادی از نقطه نظر مدیریت زمان دارد. بنابراین هر کسب و کار در هر موقعیتی باید از شیوه موردنظر استفاده کند. اکنون زمان در دسترس کسب و کارها ارزش بسیار بالایی دارد بنابراین ما باید از تمام راهکارهای مناسب برای افزایش زمان در دسترس مان استفاده کنیم. در غیر این صورت امکان کسب موفقیت در بلندمدت را نخواهیم داشت. بسیاری از کسب و کارهای شکست‏خورده در طول بحران کرونا به دلیل ناتوانی در زمینه ایجاد زمان مناسب برای تصمیم‏گیری دست به اقدامات غیرمنطقی زده اند. خوشبختانه جنیفر هال با استفاده از تکنیک رفع زمان های پرتی در طول روز موفق به ایجاد بازه زمانی مناسب برای برگزاری ملاقات های غیرحضوری کوتاه شده است.

3. مدیریت با چاشنی علاقه و اشتیاق

پات واندورز: مسئول بخش استعدادیابی موسسه ServiceNow

پات واندورز به عنوان یک استعدادیاب هدف مشخصی در تعامل با مردم دارد: رفتار مناسب با تمام مردم. این اصل در زمینه استعدادیابی اهمیت بسیار بالایی دارد. افراد باید همیشه توانایی بالایی برای ایجاد ارتباط با دیگران داشته باشند. کسب و کارهای بزرگ همیشه در کارمندان شان چنین توانایی را تقویت می کنند. به همین خاطر همیشه اختلاف و تفاوت قابل توجهی با دیگر کسب و کارها دارند. توصیه اصلی پات واندورز برای افراد درگیر در بحران کرونا و مدیریت کسب و کار پیگیری امور با علاقه و اشتیاق است.

بدون تردید تلاش برای مدیریت بحران های کسب و کار بدون علاقه بالا به حوزه فعالیت مان غیرممکن است. دست‎کم بدون علاقه بالا به حوزه فعالیت مان امکان مدیریت بهینه کسب و کار از بین خواهد رفت. بسیاری از افراد سال ها در موقعیت های اداری بی‏ارتباط با سلیقه شان کار می کنند. چنین امری پس از مدت زمانی اندک تمام سلیقه و خلاقیت سازمانی آنها را نابود خواهد کرد.

پات واندورز در طول مدت بحران کرونا تلاش زیادی برای تقویت روحیه و انگیزه کارمندانش کرد. او نسبت به ابراز نارضایتی برخی از مدیران نسبت به نحوه فعالیت تیم های کسب و کار نیز چندان خوش بین نیست. از نظر وی وظیفه اصلی مدیران در شرایط کنونی تقویت روحیه کارمندان است. در غیر این صورت وضعیت شرکت با وجود اخبار نگران‎کننده بسیار وخیم خواهد شد.

وظیفه اصلی مسئولان بخش مدیریت منابع بخش انسانی اطمینان از فعالیت مناسب کارمندان در شرایط دشوار کروناست. این امر مزیت های بسیار زیادی برای شرکت ها در پی دارد. وقتی کارمندان با مشکلات کاری یا حتی زندگی شخصی مواجه هستند، دغدغه های شان مانع عملکرد مناسب خواهد شد. پات واندورز در طور ماه های ابتدایی انتشار ویروس کرونا به طور نزدیک با تمام کارمندان همکاری داشت. این امر اعتماد به نفس و اطمینان کارمندان به تیم مدیریت شرکت را دوچندان کرد. واندورز در طول روز با تمام کارمندان شرکت تماس می گرفت. هدف اصلی وی اطلاع از وضعیت کارمندان و تلاش برای ارائه توصیه های مناسب به آنها بود. در این میان اگر کارمندان دارای مشکل خاصی بودند، وی اقدام به رفع آنها می کرد. به این ترتیب دیگر دغدغه ای برای کارمندان در زمینه فعالیت کاری باقی نمی ماند.

مطلب مرتبط: انگیزش و چالش ‌های فراروی مدیریت منابع انسانی

بدون تردید مشکلاتی در زمینه تعامل با کارمندان به صورت نزدیک وجود دارد. با این حال واندورز با حوصله و علاقه بالا به حوزه فعالیتش تمام مشکلات را پشت سر گذاشت. امروزه علاقه افراد به جایگاه کاری شان دارای اهمیت بسیار زیادی است. درس مهم پات از جریان مدیریت ویروس کرونا ضرورت همکاری نزدیک با کارمندان و اهمیت علاقه به کار در عملکرد نهایی است. فقط در این صورت امکان بهبود کیفیت نهایی فعالیت کسب و کارها حتی در وضعیت های بحرانی فراهم خواهد شد.

4. ضرورت اطلاع از وضعیت کارمندان

کریستی لیک: مسئول بخش منابع انسانی برند تویلیو

کار در شرایط بحرانی برای تمام افراد دشوار است. بسیاری از تیم های کسب و کار در شرایط کنونی توانایی شان برای تاثیرگذاری مناسب بر روی مشتریان را از دست داده اند. یکی از شیوه های مدیریت بحران رایج در میان شرکت ها تلاش برای محدودکردن توجه شان به مشتریان است. این امر آنها را از نیروی انسانی یا به عبارت بهتر کارمندان شان غافل خواهد کرد. کریستی لیک در طول مدت بحران کرونا علاوه بر ارتباط نزدیک با همکارانش در بخش مدیریت در تلاش برای بهبود رابطه با کارمندان نیز بود. شاید در وضعیت عادی مدیران توجه زیادی به ایجاد ارتباط نزدیک با کارمندان نداشته باشند، اما در زمان های بحرانی این نکته دارای اهمیت بسیار زیادی است.

کریستی لیک در میان مدیران بخش منابع انسانی به دلیل توجه ویژه به کارمندان شناخته شده است. این امر شهرت قابل توجهی برای وی و شیوه مدیریتی اش ایجاد کرده است. بر این اساس در طول مدت بحران کرونا کریستی جلسات منظمی با کارمندان بخش مختلف شرکت برگزار می کرد. این جلسات کمک قابل توجهی به پیشبرد هرچه بهتر کارهای شرکت در زمان حساس مورد بحث داشت.

مدیریت بحران از سوی کریستی فقط معطوف به نظرخواهی از کارمندان نیست. او در زمینه ارائه خدمات هرچه بهتر برای فعالیت ساده و بی‏دردسر کارمندان در شرایط شیوع کرونا نیز فعالیت دارد. اغلب شرکت ها در ابتدای شیوع ویروس کرونا نسبت به تعطیلی کامل فعالیت حضوری موضع‏گیری منفی داشتند. با این حال کریستی علی رغم تمام انتقادات همکارانش در بخش مدیریت موفق به تعطیلی فعالیت حضوری کارمندان شد. این امر در کنار تلاش برای یافتن سیستم های ارتباطی مناسب برای همکاری و ادامه روند فعالیت آنلاین کارمندان درس مهم ما از کریستی خواهد بود. بسیاری از شرکت ها تا همین الان نیز برنامه مشخصی برای فعالیت در کنار شیوع ویروس کرونا ندارند. این امر مشکلات بسیار زیادی برای شرکت ها از نظر مالی و بار روانی بر روی دوش کارمندان ایجاد می کند.

کریستی لیک پیرامون مسئله مدیریت بحران کرونا بر روی توجه به تمام افراد، نه فقط کارمندان، تاکید دارد. بر این اساس شرکت ها باید توجه یکسانی به کارمندان، مشتریان و به طور کلی مردم داشته باشند. این نکته با ارزش های کاری اغلب کسب و کارها هماهنگی دارد بنابراین تلاش برای پرهیز از چنین ارزش هایی یا عدم تصمیم‏گیری قاطع در این زمینه نتیجه مناسبی در پی نخواهد داشت.

5. اولویت روزافزون هوش عاطفی

کلود سیلور: مدیر منابع انسانی در شرکت رسانه ای واینر

انسان ها توانایی های عجیبی برای ایجاد ارتباط با هم دارند. این نکته انسان را نسبت به بسیاری از حیوانات دیگر متمایز می سازد. کلود سیلور در زمینه مدیریت بخش نیروی انسانی در طول بحران کرونا بر روی هوش عاطفی افراد تاکید دارد. بر این اساس هوش عاطفی امکان ایجاد ارتباط بسیار بهتر میان افراد را فراهم می سازد. به این ترتیب دیگر نیازی به صرف زمان و هزینه قابل توجه برای ارتباط مناسب میان افراد مختلف شرکت نخواهد بود.

امروزه یکی از مشکلات اصلی شرکت ها در تعامل با نیروی کار ناتوانی در زمینه ایجاد ارتباط مناسب است. این نکته گاهی اوقات بحران های سازمانی حل ناشدنی را پدید می آورد. راهکار کلود برای پیشگیری از چنین اتفاقاتی تلاش برای همکاری هرچه نزدیک‏تر میان بخش های مختف شرکت براساس هوش عاطفی است.

نکته مهم درخصوص هوش عاطفی ضرورت نزدیکی و ارتباط صمیمانه اعضای شرکت با یکدیگر است. به این ترتیب آنها رفتارهای یکدیگر را به راحتی درک خواهند کرد. بسیاری از افراد در طول مدت زمان فعالیت در شرکت ها به دلیل ناتوانی برای ایجاد ارتباط مناسب با دیگران در شرایط دشواری هستند. وظیفه ما به عنوان مدیر بخش منابع انسانی کمک به افراد تحت مدیریت مان برای تعامل بهینه با همکاران شان است. یکی از نکات مهم در این میان تعامل نزدیک میان کارمندان است. اختصاص زمان کافی در طول روز برای هم‏اندیشی کارمندان و ارتباط نزدیک میان آنها نکته دارای اهمیتی است. بسیاری از برندها در طول روزهای کاری فقط به دنبال بهره وری هرچه بیشتر کارمندان هستند. این نکته در تحلیل نهایی توانایی کارمندان و زمان در دسترس شان برای تعامل نزدیک با هم را کاهش خواهد داد.

6. فرهنگ به مثابه بخشی از زندگی

تونی ولاهوس: مسئول بخش داستان‏سرایی و آموزش موسسه ExcuNet

تونی ولاهوس در طول دوران شیوع کرونا فرصت مناسبی برای بازاندیشی درباره بسیاری از مسائل داشت. این نکته موجب دگرگونی های بسیار زیادی در نحوه فعالیت وی به عنوان مسئول بخش نیروی انسانی شد. بسیاری از شرکت ها در زمینه مدیریت بحران کرونا بر روی اتخاذ رویکردی واحد برای تمام سازمان شان تاکید داشتند. با این حال تونی با توجه به تعلق خاطر کارمندان شرکت به فرهنگ های مختلف اقدام به استفاده از شیوه ای دیگر کرد. بر این اساس نحوه تعامل بخش منابع انسانی به کارمندان دارای فرهنگ و اعتقادات مختلف دارای تفاوت های بسیار زیادی است. این امر انسجام و انعطاف قابل ملاحظه ای به فعالیت موسسه ExcuNet داد.

شرکت ها در مدیریت منابع انسانی رفتارهای بسیار مشابهی با حوزه مدیریت منابع فیزیکی دارند. این نکته از نظر تونی دارای ایرادات بسیار زیادی است. وقتی نحوه رفتار ما با افراد و کارمندان مان براساس شیوه تعامل با اجسام بی جان باشد، نارضایتی های بسیار زیادی ایجاد خواهد شد. این نکته در مورد بسیاری از شرکت ها در دوران کرونا صحت دارد. نکته مورد بحث تونی در اینجا تلاش برای فهم مشکلات و دغدغه های خاص هر کدام از کارمندان برای مدیریت بهینه بحران است. ما باید کارمندان را به عنوان بخشی مهم از شرکت مدنظر قرار دهیم. موفقیت برندهای مختلف در طول دهه های متمادی تا حد زیادی مدیون ایده ‏پردازی و نوآوری کارمندان شان است بنابراین عدم توجه به آنها در فرآیند فعالیت برند مشکل‏ساز خواهد بود.

مطلب مرتبط: وظایف مدیریت منابع انسانی

7. اهمیت ارزش ها بیش از هر زمان دیگر

کریستی دپوتی: مدیر منابع انسانی در موسسه نورد استورم

شرکت ها در زمینه فعالیت شان اغلب دارای شعارها و ارزش های جالبی هستند. یکی از کارهای اصلی و ابتدایی هر شرکت در زمینه فعالیت اعلام ارزش های اصلی کسب و کارش است، با این حال در زمینه وقوع بحران کمتر برندی به ارزش های خود پایبند خواهد ماند. نکته مورد بحث کریستی دپوتی ضرورت توجه به ارزش های شرکت به هنگام مواجهه با بحران های مختلف است.

هرچه شرکت ها توانایی بیشتری برای استفاده از ارزش های شان در طول وضعیت های بحرانی داشته باشند، اعتماد بیشتری از سوی مشتریان و حتی کارمندان جلب خواهند کرد. بسیاری از کارآفرینان اعلام ارزش ها و شعارهای اصلی برند را نوعی کار تجملاتی تلقی می کنند. این نوع برداشت از ارزش های شرکت اغلب مشکل‎آفرین است. ما باید همیشه برداشت صریح عملی از ارزش های برندمان داشته باشیم. در غیر این صورت کاربرد آنها در شرایط بحرانی بسیار کاهش خواهد یافت. کریستی در طول بحران کرونا از ارزش های شرکت برای ساماندهی اقداماتش استفاده بسیار زیادی کرده است. این نکته مزیت های قابل توجهی برای وی داشته است. به این ترتیب وی موفق به جلب اعتماد بخش قابل توجهی از کارمندان شرکت شد. چنین دستاوردی برای هر مدیر بخش منابع انسانی هدف نهایی تلقی می شود.