مدیریت منابع انسانی؛ مهارت هایی که باید یاد بگیرید

هر کسب و کاری، از یک مغازه کوچک گرفته تا یک شرکتی مثل متا، مانند موجودی زنده است که برای حیات و رشد به یک قلب پرانرژی نیاز دارد. این قلب چیزی جز منابع انسانی نیست؛ افرادی که با ایده، تلاش و انگیزه شان چرخ های یک برند را به حرکت درمی آورند. بدون تیمی قوی و منسجم حتی بهترین برنامه ها و سرمایه ها هم مانند ماشینی بدون سوخت می مانند؛ زیبا و چشم نواز، اما بی فایده. به همین دلیل مدیریت منابع انسانی نه تنها یک بخش اداری خشک نیست، بلکه یک هنر و دانش بزرگ است که می تواند موفقیت یک کسب وکار را رقم بزند یا در صورت ناکامی، همه چیز را به نابودی بکشاند.

تصور کنید یک شرکت بزرگ، مثلا آدیداس، با سرعت خیره کننده ای در حال پیشرفت است. همه چیز عالی به نظر می رسد. فروش بالا، مشتریان راضی و سودهای کلان در راهند، اما ناگهان خبر می رسد که کارمندان دسته دسته استعفا می دهند، پروژه ها متوقف شده اند و روحیه تیم مانند بالنی که سوراخ شده فرو ریخته است. دلیلش چیست؟ شاید دلایل بی نهایت زیادی برای چنین اتفاقی پیدا کنید، اما مهمترین نکته در این میان مدیریت نادرست منابع انسانی خواهد بود.. حقوق ها به موقع پرداخت نشده، کارمندان احساس بی ارزشی کرده اند و تنش ها مانند آتشی زیر خاکستر همه چیز را سوزانده اند. اینجاست که می فهمیم یک مدیریت ضعیف منابع انسانی می تواند یک برند را از اوج به حضیض بکشاند و آینده اش را تباه کند. ماجرا جالب شد، نه؟

حالا اگر مدیران منابع انسانی کارشان را به درستی انجام دهند، می توانند یک کشتی گرفتار در توفان را به ساحل آرامش برسانند. فرض کنید شرکتی با بحران مالی روبه روست؛ اگر مدیر منابع انسانی بتواند کارمندان را متحد نگه دارد، انگیزه شان را تقویت کند و حس اعتماد را در تیم بسازد، آن شرکت نه تنها جان سالم به در می برد، بلکه قدرتمندتر از قبل بازمی گردد. برندهایی مانند گوگل یا مایکروسافت که همیشه در قله موفقیت ایستاده اند، یک راز دارند: آنها می دانند که انسان ها بزرگ ترین دارایی شان هستند و مدیریت هوشمندانه این دارایی کلید پیروزی آنهاست. اینجا اهمیت مهارت های مدیران منابع انسانی مانند نوری درخشان جلوی چشم پدیدار می شود.

با توجه به نکاتی که گفتیم، ما در این مقاله قرار است به سراغ مهارت هایی برویم که مدیران منابع انسانی باید داشته باشند تا هم کارمندان را راضی نگه دارند و هم کسب و کار را به اوج برسانند. از دل داستان سقوط یک برند بزرگ تا قصه موفقیت آنهایی که درست عمل کرده اند، می خواهیم ببینیم چه توانایی هایی لازم است تا یک مدیر منابع انسانی بتواند این معادله پیچیده را حل کند. اگر کنجکاو هستید که بدانید چگونه می توان از این چالش ها عبور کرد و تیمی رویایی ساخت، با ما همراه باشید تا این مهارت ها را یک به یک بررسی کنیم.

هنر ارتباط با دیگران: مهمترین کانال ارتباطی

یک مدیر منابع انسانی بدون مهارت ارتباطی مانند رهبر ارکستری است که نمی تواند نوازندگان را هماهنگ کند. ارتباط موثر یعنی بتوانید حرف دل کارمندان را بشنوید، نیازهای شان را درک کنید و با زبانی با آنها سخن بگویید که برای شان قابل فهم باشد. این مهارت فقط به صحبت کردن محدود نمی شود؛ بلکه گوش دادن، توضیح دادن و حتی گاهی با یک لبخند ساده، حس اعتماد ایجاد کردن هم بخشی از آن است. فرض کنید کارمندی از اینکه اضافه کاری اش نادیده گرفته شده ناراحت است؛ اگر مدیر بتواند با گفت وگویی صمیمی حال او را بفهمد و راه حلی پیشنهاد دهد، آن کارمند نه تنها در شرکت می ماند، بلکه با اشتیاق بیشتری کار خواهد کرد.

مطلب مرتبط: اشتباهات مدیران منابع انسانی هنگام استخدام

سوال اصلی این است که چنین مهارتی از کجا می آید؟ جواب این سوال بی نهایت کوتاه است: از تمرین و توجه به جزییات. یک مدیر موفق می داند که هر فرد شیوه خاص خودش برای ارتباط را دارد؛ یکی با یک پیام کوتاه راضی می شود، دیگری نیاز دارد روبه رو با او بنشینید و صحبت کنید. شرکت هایی مانند گوگل این را به خوبی دریافته اند؛ مدیران منابع انسانی شان دوره های آموزشی می گذرانند تا بتوانند با هر نوع شخصیتی، از مهندسان درون گرا تا فروشندگان پرشور، ارتباط برقرار کنند. این فرآیند مانند تنظیم یک رادیو است؛ باید دکمه ها را بچرخانید تا موج درست را پیدا کنید و صداها شفاف شوند. اگر این موج گم شود، ارتباط قطع می شود و کارمندان احساس می کنند در جزیره ای تنها رها شده اند.

حالا چرا این مهارت اینقدر حیاتی است؟ چون در محیط کار انسان ها با احساسات شان عمل می کنند، نه فقط منطق. اگر مدیر منابع انسانی بتواند با کلامش حس خوبی منتقل کند، اعتماد بسازد و تنش ها را کاهش دهد، کارمندان مانند تیمی هماهنگ در زمین فوتبال بازی می کنند و به هدف می رسند. مثلا در شرکت متا مدیران منابع انسانی با ارتباط صمیمی شان کاری کرده اند که کارمندان حتی در روزهای سخت هم عاشق کارشان باشند. اینجاست که می فهمید ارتباط درست مانند چسبی قوی است که همه چیز را به هم متصل می کند و مانع از فروپاشی می شود.

این مهارت چیزی است که باید مدام پرورش اش دهید. نمی توانید یک روز بگویید «خب، من دیگر یاد گرفتم چطور ارتباط خوبی با کارمندان داشته باشم» و آن را کنار بگذارید. هر کارمند جدید و هر موقعیت تازه مانند امتحانی نو است که باید بتوانید با زبان مناسب با آن روبه رو شوید. مدیرانی که این را درک می کنند، مانند نقاشانی هستند که هر روز رنگ های جدیدی به تابلوی شان اضافه می کنند. اگر می خواهید تیمی داشته باشید که با جان و دل کار کند، باید بتوانید با آنها صحبت کنید؛ حرفی که نه تنها شنیده شود، بلکه احساس شود و نتیجه بدهد.

حل تعارضات و میانجی گری: به وقت بلندشدن از پشت میز!

یک مدیر منابع انسانی بدون مهارت حل تعارض شبیه ناخدایی است که در توفان نمی داند چگونه بادبان ها را مدیریت کند. در این شرایط همه چیز به هم می ریزد و کشتی غرق خواهد شد. در هر محیط کاری، چه یک شرکت کوچک باشد چه یک غول بزرگ، انسان ها با هم به اختلاف برمی خورند. از بحث بر سر یک پروژه تا ناراحتی های شخصی که مانند آتشی زیر خاکستر شعله ور می شود، روابط انسانی پر از فهم نادرست و امکان بروز سوءتفاهم است. مهارت حل تعارض و میانجی گری یعنی بتوانید این تنش ها را ببینید، ریشه شان را پیدا کنید و پیش از آنکه اوضاع بغرنج شود، راه حلی ارائه دهید. این مهارت مانند جعبه کمک های اولیه است؛ اگر به موقع از آن استفاده کنید، می توانید زخم ها را ببندید و جلوی بدتر شدن اوضاع را بگیرید.

اولین قدم در این مهارت پیدا کردن ریشه مشکل است. گاهی یک بحث ساده بین دو کارمند، فقط بهانه ای است و پشتش ناراحتی قدیمی تری پنهان شده. یک مدیر خوب مانند کارآگاهی حرفه ای عمل می کند؛ با هر دو طرف می نشیند، صحبت می کند، سؤال می پرسد و گوش می دهد تا بفهمد جریان چیست. مثلا در شرکت هایی مانند اپل که تیم ها تحت فشار زیاد کار می کنند، مدیران منابع انسانی با این روش جلوی درگیری ها را می گیرند و نمی گذارند به بحران تبدیل شوند. این کار مانند کندن گیاه هرزی از باغ است؛ اگر ریشه اش را بیرون نیاورید، دوباره رشد می کند و همه چیز را خراب می کند.

بعد از شناسایی مشکل، باید نقش میانجی را بازی کنید. اینجا لازم است بی طرف بمانید و کاری کنید هر دو طرف احساس کنند مشکل شان شنیده شده است. فرض کنید دو کارمند بر سر اینکه چه کسی باید پروژه ای را تمام کند بحث شان شده؛ مدیر می تواند بگوید هر کدام تان پنج دقیقه فرصت دارید حرف های تان را بزنید، بعد با هم راه حلی پیدا می کنیم. شرکت هایی مانند مایکروسافت از این روش استفاده می کنند تا بحث ها را به نتیجه ای مثبت برسانند. این مانند داوری در یک مسابقه است؛ اگر به درستی قضاوت کنید، بازی زیبا پیش می رود و کسی ناراحت نمی ماند.

مطلب مرتبط: مدیریت چالش های حوزه منابع انسانی

البته این مهارت بدون صبر و خونسردی جواب نمی دهد. گاهی کارمندان عصبانی اند و حرف هایی می زنند که باید بشنوید و تحمل کنید، بدون اینکه خودتان هم وارد درگیری شوید. یک مدیر منابع انسانی باید مانند کوه یخ باشد؛ از بیرون آرام و متین، حتی اگر در درون وضعیت توفانی دارد.

در آخر، حل تعارض مهارتی است که به یک محیط کاری سالم می انجامد. اگر مدیر بتواند اختلاف ها را به فرصت تبدیل کند، آن وقت تیم نه تنها از هم نمی پاشد، بلکه قوی تر می شود. برندهایی که این را می دانند، مانند باغبانی ماهر، علف های هرز را می کنند و به جایش گل می کارند. اینطوری وضعیت تیم شما به مراتب بهتر خواهد شد. 

برنامه ریزی استراتژیک: کار بی برنامه ممنوع

یک مدیر منابع انسانی بدون مهارت برنامه ریزی استراتژیک کارش به هیچ سرانجامی نخواهد رسید. این مهارت یعنی بتوانید آینده را پیش بینی، نیازهای شرکت را شناسایی و طرحی بریزید که کارمندان و کسب و کار را همسو با یک هدف بزرگ پیش ببرد. یک مدیر توانمند نمی گذارد منابع انسانی صرفا بخشی واکنشی برای حل مشکلات روزمره باشد، بلکه آن را به بازویی قدرتمند تبدیل می کند که مسیر موفقیت شرکت را هموار می سازد. این مانند ساختن پلی مستحکم است؛ اگر به درستی طراحی شود، همه می توانند با اطمینان از آن عبور کنند و به مقصد برسند.

اولین گام در تقویت این مهارت توانایی پیش بینی نیازهای آینده شرکت است. برای مثال اگر قرار است خط تولید جدیدی راه اندازی شود، باید بدانید چه افرادی با چه مهارت هایی لازمند و از حالا برایش آماده شوید. شرکت هایی مانند آمازون این را به خوبی درک کرده اند؛ آنها پیش بینی می کنند که در فصل تعطیلات به نیروی کار بیشتری نیاز دارند و از ماه ها قبل برنامه استخدام و آموزش را تنظیم می کنند. این کار مانند کاشتن بذری در بهار است. اگر این بذر را به موقع بکارید، در تابستان درختی پربار خواهید داشت.

پس از مرحله بالا باید این برنامه را با اهداف کلان شرکت هماهنگ کنید. فرض کنید شرکت قصد دارد طی پنج سال آینده در بازار آسیا حضور پیدا کند. در این وضعیت مدیر منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که کارمندانی با آشنایی حداقلی با زبان و فرهنگ آن منطقه در دسترسند. 

برندهایی مانند نایک که در سراسر جهان گسترش یافته اند، با همین برنامه ریزی توانسته اند تیم هایی بسازند که در هر منطقه مانند سفیر عمل کنند. این مانند تنظیم قطب نماست. اگر به درستی جهتش را تنظیم کنید، هر گامی که برمی دارید شما را به مقصد نزدیک تر می کند، اما اگر اشتباه کنید، تنها در دایره ای بی پایان دور خود می چرخید.

هوش هیجانی: میانبری برای شناخت بهتر نیروی انسانی

یک مدیر منابع انسانی بدون همدلی و هوش هیجانی مثل پزشکی است که بدون توجه به درد بیمار تنها نسخه می نویسد؛ احتمالا در چنین شرایطی کار پیش می رود، اما پیدا کردن ریشه بیماری خیلی سخت خواهد شد. هوش هیجانی به مدیران کمک می کند خودشان را جای کارمندان بگذارند، احساسات شان را درک و با رویکردی انسانی با آنها روبه رو شوند. در محیط کاری که افراد با استرس، خستگی و گاهی ناامیدی دست و پنجه نرم می کنند، یک مدیر همدل می تواند مانند نوری گرم عمل کند که همه را به سوی خود جلب می کند. این نه تنها به کارمندان حس ارزشمندی می دهد، بلکه تیمی می سازد که با اشتیاق برای اهداف شرکت تلاش می کنند.

مطلب مرتبط: معیارهای انتخاب مدیران منابع انسانی مناسب

شما به عنوان یک مدیر منابع انسانی در اولین قدم باید توانایی خواندن احساسات افراد را تقویت کنید. برای مثال، اگر کارمندی که همیشه پرحرف بوده ناگهان ساکت شده یا غیبتش بیشتر شود، یک مدیر با هوش هیجانی می فهمد که شاید مشکلی شخصی دارد و به جای سرزنش با او گفت وگو می کند. شرکت تویوتا این را به خوبی دریافته. مدیران منابع انسانی این برند با کارمندان مثل دوست رفتار می کنند و می کوشند بفهمند پشت هر سکوت یا لبخند چه داستانی نهفته است. فکر می کنم با چنین شرایطی توسعه سریع تویوتا در بازارهای جهانی دیگر یک راز نباشد، مگر نه؟

یادتان باشد، همدلی یعنی تنها نگویید «متوجه ام» و بگذرید، بلکه نشان دهید که واقعاً به فکر کارمند هستید. فرض کنید کارمندی به دلیل مشکلات خانوادگی نمی تواند تمرکز کند. در این شرایط یک مدیر همدل می تواند مرخصی کوتاهی به او بدهد یا وظایفش را سبک تر کند. در گوگل مدیران منابع انسانی با این روش کاری می کنند که کارمندان حس کنند شرکت مانند خانه دوم شان است.

البته این مهارت بدون مدیریت احساسات خودتان به نتیجه نمی رسد. هوش هیجانی یعنی بتوانید در موقعیت های دشوار آرام بمانید و نگذارید خشم یا استرس بر شما غلبه کند. اگر کارمندی در جمع با شما بحث کرد، یک مدیر با هوش هیجانی نفس عمیق می کشد، لبخند می زند و با متانت پاسخ می دهد. برندهایی مانند مایکروسافت که کلی کارمند و تیم مختلف دارند، مدیران شان را آموزش می دهند تا احساسات شان را کنترل و در بحران ها مانند لنگری استوار عمل کنند. 

مدیریت تغییر: اطمینان از تداوم برند

در دنیای کسب وکار که هر روز با تحولات تازه ای مثل تکنولوژی جدید، تغییر بازار یا حتی بحران های جهانی روبه روست، باید بتوانید کارمندان را از میان این موج های ناگهانی عبور دهید و به ساحل آرامش برسانید. مدیریت تغییر فقط به اعلام خبرهای تازه محدود نمی شود، بلکه به این برمی گردد که بتوانید تیم را برای پذیرش و همراهی با این تغییرات آماده کنید. این مانند هدایت یک قایق در دریای متلاطم است. اگر ناخدای خوبی باشید، همه با خیال راحت به مقصد می رسند.

اولین قدم در این مهارت این است که بتوانید تغییرات را پیش بینی کنید و از قبل آماده شوید. اگر شرکتی تصمیم بگیرد از سیستم های دستی به نرم افزارهای پیشرفته برود، مدیر منابع انسانی باید از ماه ها قبل آموزش کارمندان را شروع کند و نگرانی های آنها را برطرف کند. شرکت هایی مانند مایکروسافت که بارها سیستم ها و ساختارشان را عوض کرده اند، این را به خوبی می دانند. آنها قبل از هر تغییر، با کارمندان شان حرف می زنند و نشان می دهند که این تحول به نفع همه است. این کار مانند آماده کردن زمین برای کاشت است؛ اگر خاک را خوب شخم بزنید، بذرها ریشه می دوانند و رشد می کنند، اما اگر عجله کنید، چیزی جز علف هرز به دست نمی آید.

بعد از پیش بینی، باید تغییرات را با شفافیت و اطمینان به کارمندان منتقل کنید. آدم ها وقتی نمی دانند چه اتفاقی در راه است، می ترسند و مقاومت می کنند، اما اگر بفهمند چرا این تغییر لازم است و چه سودی برای شان دارد، همراه می شوند. مثلاً وقتی آمازون انبارهایش را رباتیک کرد، مدیران منابع انسانی با جلسات مرتب و توضیحات روشن، کارگران را مطمئن کردند که شغل شان از بین نمی رود، بلکه فقط شکلش عوض می شود. این مانند توضیح دادن نقشه سفر به مسافران است؛ اگر بدانند کجا می روند و چرا، با شوق بیشتری چمدان شان را می بندند و راه می افتند.

تصمیم گیری براساس داده ها: ورود به دنیای هوشمند

در حوزه منابع انسانی اطلاعات مانند گنجی گران بها هستند. در این میان مهارت تصمیم گیری براساس داده ها یعنی بتوانید داده های مربوط به کارمندان مانند عملکرد، رضایت یا نرخ خروج را بررسی کنید و از آنها برای تصمیم گیری های هوشمندانه بهره ببرید. این کار نه تنها یک فرآیند خشک ریاضیاتی نیست، بلکه راهی است برای درک نیازهای واقعی تیم و خلق محیطی که همه در آن سود ببرند. اگر این توانایی را داشته باشید، حدس و گمان جای خود را به انتخاب هایی دقیق و حساب شده می دهد.

اولین گام در این مهارت، دانستن این است که چه داده هایی را باید گردآوری کنید و چگونه آنها را به دست آورید. برای مثال، اگر می خواهید بفهمید چرا کارمندان شرکت را ترک می کنند، باید آمار خروج، نظرسنجی های رضایت و حتی بازخوردهای غیررسمی را کنار هم قرار دهید. شرکت هایی مانند گوگل این را به خوبی می دانند؛ آنها با ابزارهای پیشرفته، داده های کارمندان شان را تحلیل می کنند و متوجه می شوند کدام بخش ها نیاز به بهبود دارند. این کار مانند جمع آوری تکه های یک پازل است؛ اگر همه را به درستی کنار هم بچینید، تصویری واضح از وضعیت به دست می آورید که به شما نشان می دهد کجا باید اقدام کنید.

مطلب مرتبط: مهمترین چالش های حوزه مدیریت منابع انسانی در عصر حاضر

پس از گردآوری داده ها، باید بتوانید معنای آنها را درک کنید و به نتیجه ای برسید. فرض کنید داده ها نشان می دهند که کارمندان در بخشی خاص از حقوق شان ناراضی اند؛ یک مدیر هوشمند نمی گوید «بعداً بررسی می کنم»، بلکه با اعداد و ارقام محاسبه می کند که چگونه می توان این مشکل را حل کرد، بدون اینکه بودجه شرکت به خطر بیفتد. در آمازون، مدیران منابع انسانی با تحلیل داده های فروش و عملکرد، تصمیم می گیرند در کدام بخش ها نیروی بیشتری استخدام کنند. این مانند خواندن نقشه گنج است؛ اگر خطوط را به درستی دنبال کنید، به صندوقی پر از پاسخ های درست می رسید که کارتان را آسان می سازد.

سخن پایانی

مدیریت منابع انسانی کار ساده ای نیست. شاید خیلی از مدیران اصلا به این مهارت فکر نکنند، اما در طول زمان نیاز به آن اجتناب ناپذیر خواهد بود. ما در این مقاله سعی کردیم برخی از مهارت های کلیدی که هر مدیر منابع انسانی باید آنها را فوت آب باشد، بررسی کنیم. حالا شما می توانید خودتان دست به کار شده و این مهارت را یاد بگیرید. اگر هم وقتش را ندارید، دست کم هنگام استخدام مدیر منابع انسانی برای شرکت تان می توانید کمی دقیق تر عمل کنید. اینطوری دیگر خبری از مشکلات نیروی انسانی در شرکت نخواهد بود. 

پس هنگامی که به تیم تان نگاه می کنید و از خود می پرسید چگونه می توان این افراد را به ستون های استوار شرکت تبدیل کرد، به این مهارت ها بیندیشید. مانند ناخدایی باشید که در دریای پرتلاطم با قطب نمای مهارت های این مقاله کشتی را به ساحل می رساند. مهارت های مورد بحث در این مقاله نقشه راهی اند که نه تنها کارمندان را به بهترین خودشان می رساند، بلکه شما را به مدیری تبدیل می کند که برای هر چالش راهی پیدا کنید. اکنون نوبت شماست که این ابزارها را بردارید و نشان دهید که یک مدیر منابع انسانی توانمند چگونه می تواند با دستانی پر آینده ای روشن برای کسب و کارش رقم بزند. هرجا هم به مشکل خوردید، کافی است آن را با ما در میان بگذارید. 

منابع:

https://www.aihr.com/blog/hr-skills/

https://www.travelperk.com

https://www.edstellar.com