مدیران و چالش راهنمایی کارمندان بدون دخالت اضافی!

مدیریت در دنیای امروز مانند راهبری یک کشتی عظیم است. مدیران همان ناخدایان این کشتی هستند که باید با دقت و هوشمندی مسیر را تعیین کنند؛ اما مسئله ای که نباید فراموش شود، این است که آنها تنها تصمیم گیرنده این میدان نیستند. کارکنان هر سازمان نیز نقش مهمی در هدایت این کشتی ایفا می کنند و برای موفقیت سازمان نیاز دارند تا استقلال عمل مناسبی داشته باشند. مدیران وظیفه دارند کارمندان را هدایت کنند، اما این هدایت نباید به معنای دخالت مستقیم و کنترل بی حد و حصر باشد. هر سازمانی که این تعادل را نشناسد، به سرعت با بحران مواجه خواهد شد. خب چه کسی دوست دارد دائما از سوی مدیر ارشدش نصیحت شده و همه کارها با دخالت او انجام شود؟

یکی از اشتباهات رایج مدیران این است که با نیت کمک به کارمندان، در جزییات کار آنها دخالت می کنند و عملا آزادی را از آنها می گیرند. وقتی مدیران بیش از حد به جزییات توجه می کنند و بدون در نظر گرفتن توانایی های کارمندان خود در هر مرحله ای از کار آنها مداخله می کنند، اعتماد به نفس و خلاقیت کارکنان آسیب می بیند. این مسئله به طور مستقیم موجب کاهش کارایی تیم و از دست رفتن انگیزه در کارمندان می شود. ماجرا سخت شد، نه؟

از سوی دیگر، عدم مداخله درست و به موقع مدیران نیز می تواند به مشکلات جدی منجر شود. کارمندان ممکن است در مراحل حساس نیاز به راهنمایی و مشاوره داشته باشند، اما اگر مدیران به درستی این زمان ها را شناسایی نکنند، یا بیش از حد دخالت کنند این تعادل از بین می رود. یکی از نشانه های یک مدیر موفق، توانایی شناسایی لحظات کلیدی است که در آن باید به کارمندان کمک کند، اما بدون آنکه به طور مستقیم در جریان کارشان دخالت کند.

دخالت بیش از حد مدیران نه تنها موجب کاهش کارایی می شود، بلکه می تواند به بروز یک بحران بزرگ تر نیز منجر شود: از بین رفتن اعتماد متقابل. زمانی که کارمندان احساس کنند که استقلال و قدرت تصمیم گیری از آنها سلب شده است، اعتماد خود را به مدیران از دست می دهند. این مسئله می تواند به مشکلات گسترده تری منجر شود؛ از کاهش روحیه کارکنان گرفته تا ترک ناگهانی افراد کلیدی از سازمان.

سوال کلیدی در اینجا این است که پس چه باید کرد؟ چگونه مدیران می توانند به کارمندان خود کمک کنند، بدون اینکه به طور مستقیم در جریان کار آنها دخالت کنند؟ این سوالی است که مدیران مدرن باید پاسخ دهند. ما در ادامه مقاله، به بررسی رابطه میان مدیران و کارمندان و راه های کمک به موقع و موثر به کارمندان خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید تا به راهکارهایی بپردازیم که می تواند تعادل میان راهنمایی و آزادی عمل را در سازمان شما ایجاد کند. این طوری نه تنها مدیر بهتری خواهید بود، بلکه تمام کارمندان هم دوست تان خواهند داشت.

دخالت مستقیم مدیران در کار کارمندان: چالشی زیر پوست سازمان 

رابطه میان مدیران و کارمندان می تواند یکی از حساس ترین جنبه های مدیریت در هر سازمانی باشد. در ظاهر هر مدیری می خواهد کارمندانش به بهترین شکل ممکن کار کنند، اما مشکل از جایی شروع می شود که این تمایل به شکل دخالت های بی رویه درمی آید. بسیاری از مدیران، بدون اینکه متوجه باشند، با کنترل های دقیق و نظارت های مداوم خود، عملا خلاقیت و استقلال کارمندان را محدود می کنند. این رفتار می تواند به نوعی خفقان مدیریتی منجر شود که به جای بهبود عملکرد، آن را تضعیف می کند.

مطلب مرتبط: مهمترین چالش های حوزه مدیریت منابع انسانی در عصر حاضر

یکی از دلایلی که مدیران به دخالت های بی مورد روی می آورند، تمایل به اطمینان از کیفیت کار است. آنها به اشتباه تصور می کنند که اگر به طور مستقیم بر کارمندان نظارت نکنند، کار به درستی انجام نخواهد شد. این نوع دیدگاه نه تنها به کاهش اعتماد میان مدیر و کارمند منجر می شود، بلکه کارمندان را در موقعیتی قرار می دهد که به جای تلاش برای حل مسائل و ارائه راه حل های خلاقانه، صرفاً به دنبال رضایت مدیران خود باشند. نتیجه این رویکرد، از بین رفتن نوآوری و افزایش وابستگی به مدیر است.

علاوه بر این، دخالت مستقیم مدیران می تواند به ایجاد نوعی حس ترس و ناامنی در کارمندان منجر شود. وقتی یک مدیر دائماً در حال بررسی و نظارت بر تمام جنبه های کار است، کارمندان احساس می کنند که هر قدم شان زیر ذره بین قرار دارد. این حس می تواند به کاهش انگیزه و ایجاد محیطی استرس زا منجر شود. در چنین محیطی کارکنان نه تنها از انجام وظایف خود لذت نمی برند، بلکه تلاش می کنند که از مسئولیت های جدید فرار کنند تا کمتر تحت نظر باشند.

نکته مهم دیگر این است که دخالت های بی رویه مدیران باعث ایجاد نوعی وابستگی در کارمندان می شود. وقتی هر تصمیم کوچک باید از سوی مدیر تایید شود، کارمندان به جای تلاش برای یافتن راه حل های خود، به انتظار تصمیم گیری از سوی مدیر می نشینند. این وابستگی نه تنها به ضرر کارمندان است، بلکه به مرور زمان باعث می شود که مدیران نیز از انجام وظایف اصلی خود باز بمانند و بیشتر وقت خود را صرف نظارت های جزئی کنند.

در نهایت، باید در نظر داشت که دخالت بیش از حد مدیران در کار کارمندان می تواند به یک بحران اعتماد در سازمان منجر شود. وقتی کارمندان احساس کنند که توانایی ها و تصمیم گیری های آنها توسط مدیران نادیده گرفته می شود، اعتماد به مدیران کاهش می یابد. این عدم اعتماد می تواند به مشکلات جدی تری مانند ترک شغل و کاهش تعهد کارمندان به سازمان منجر شود.

روش های برای تنظیم رابطه: همزیستی کارمندان و مدیران 

تا اینجای کار کلی درباره رابطه میان مدیران و کارمندان حرف زدیم. با این حال هنوز هیچی درباره نحوه تنظیم درست این رابطه نمی دانیم. از اینجا به بعد کمی دنبال بهبود رابطه شکرآب میان مدیران و کارمندان خواهیم رفت. این مسئله به شما کمک خواهد کرد درک بسیار بهتری از شرایط این حوزه پیدا کرده و راحت تر کارتان را پیش ببرید. کافی است در ادامه با ما همراه باشید تا یکبار برای همیشه از شر این کابوس خلاص شوید. 

ایجاد محیطی امن برای تصمیم گیری مستقل

یکی از موثرترین راه ها برای کمک به کارمندان، ایجاد فضایی است که آنها بتوانند به طور مستقل تصمیم گیری کنند. مدیران باید به کارمندان خود اعتماد کنند و به آنها اجازه دهند که در چارچوب های تعیین شده، خودشان مسائل را حل کنند. این امر نه تنها اعتماد به نفس کارمندان را تقویت می کند، بلکه باعث افزایش حس مسئولیت پذیری در آنها می شود. برای این کار، مدیران می توانند اهداف مشخصی تعیین کنند، اما نحوه دستیابی به این اهداف را به خود کارمندان واگذار کنند.

مطلب مرتبط: منابع انسانی و 10 چالش پیش روی شرکت ها

این نوع رویکرد باعث می شود که کارمندان احساس کنند که مسئولیت موفقیت یا شکست در کار به طور مستقیم برعهده آنهاست. به عنوان مثال، به جای اینکه مدیران دقیقا نحوه انجام یک پروژه را تعیین کنند، می توانند خطوط کلی و اهداف نهایی را مشخص کنند و سپس به کارمندان اجازه دهند که بهترین راه را برای رسیدن به آن پیدا کنند. این روش به کارمندان فضای خلاقیت و استقلال می دهد.

علاوه بر این، این نوع تصمیم گیری مستقل به کارمندان اجازه می دهد که از اشتباهات خود بیاموزند. اگر کارمندان همیشه تحت نظارت و هدایت دقیق مدیران باشند، ممکن است هرگز نتوانند از تجربیات خود درس بگیرند و توانایی های خود را بهبود بخشند. مدیران باید به کارمندان اجازه دهند که بعضی اشتباهات کوچک را مرتکب شوند، زیرا این اشتباهات بخش مهمی از فرآیند یادگیری و رشد هستند.

نکته مهم دیگر این است که مدیران باید به طور مرتب بازخورد بدهند، اما این بازخوردها نباید به صورت دستوری باشد. بازخوردهای سازنده می تواند به کارمندان کمک کند تا عملکرد خود را بهبود دهند، اما این بازخورد باید به گونه ای ارائه شود که کارمندان احساس نکنند که استقلال شان در تصمیم گیری از بین رفته است. بازخورد مثبت و تشویق به یادگیری از اشتباهات می تواند بهترین راه برای افزایش کارایی و استقلال کارمندان باشد.

تقویت فرهنگ همکاری به جای نظارت

یکی دیگر از راه های کمک به کارمندان، تمرکز بر ایجاد فرهنگی است که در آن همکاری و تعامل به جای نظارت و کنترل، محور اصلی باشد. مدیران به جای اینکه دائماً در حال نظارت باشند، باید به عنوان یک همکار و پشتیبان در کنار کارمندان قرار بگیرند. این به معنای آن است که مدیران باید به جای نظارت دقیق بر روند کار، فضایی را ایجاد کنند که کارمندان بتوانند به راحتی با هم همکاری کنند و به تبادل نظر بپردازند.

در چنین محیطی مدیران باید نقش مشاوره دهنده داشته باشند و نه کنترل کننده. به عنوان مثال، وقتی یک کارمند با مشکلی روبه رو می شود، به جای اینکه مدیر راه حل را دیکته کند، باید به او کمک کند تا خودش بهترین راه حل را پیدا کند. این نوع فرهنگ باعث می شود که کارمندان احساس کنند که نظارت دائمی بر کارشان وجود ندارد و در عین حال از حمایت و راهنمایی مدیران بهره مند می شوند.

ایجاد فرهنگ همکاری همچنین به تقویت ارتباطات درون سازمانی کمک می کند. وقتی کارمندان احساس کنند که مدیران در کنار آنها قرار دارند و نه در مقابل شان، فضای بازتری برای تبادل نظرات و پیشنهادها ایجاد می شود. این نوع ارتباطات باعث می شود که کارمندان احساس راحتی بیشتری در بیان مشکلات و چالش های خود داشته باشند و در نتیجه مدیران نیز بهتر می توانند در زمان مناسب به آنها کمک کنند.

نکته مهم دیگر این است که فرهنگ همکاری باید با تشویق به اشتراک گذاری دانش همراه باشد. مدیران می توانند با برگزاری جلسات دوره ای، فضایی را برای به اشتراک گذاری تجربیات و دانش ایجاد کنند. این جلسات به کارمندان فرصت می دهد که از تجربیات یکدیگر بیاموزند و در عین حال از حمایت و راهنمایی مدیران بهره مند شوند.

کمک با سوالات به جای پاسخ های مستقیم

یکی از هوشمندانه ترین روش های کمک به کارمندان بدون دخالت مستقیم، هدایت از طریق طرح سوالات است. مدیران می توانند به جای اینکه به طور مستقیم راه حل را به کارمندان بگویند، با طرح سوالات دقیق و متفکرانه، کارمندان را به سمت یافتن راه حل های مناسب هدایت کنند. این روش به ویژه در مواقعی که کارمندان با مشکلات پیچیده ای روبه رو هستند، بسیار کارآمد است.

مطلب مرتبط: چالش مدیریت تیم های کاری؛ مهارت های مخصوص مدیران

طرح سوالات به کارمندان این فرصت را می دهد که خودشان در فرآیند حل مسئله شرکت کنند و از تفکر انتقادی استفاده کنند. به عنوان مثال، به جای اینکه یک مدیر به کارمند بگوید «این کار را این گونه انجام بده»، می تواند بپرسد: «فکر می کنی بهترین راه برای حل این مشکل چیست؟» این نوع سوالات نه تنها کارمند را به تفکر عمیق تر دعوت می کند، بلکه به او حس کنترل و استقلال بیشتری می دهد.

علاوه بر این، سوالات مناسب می توانند به کارمندان کمک کنند که از دیدگاه های مختلف به مشکلات نگاه کنند و به راه حل هایی خلاقانه برسند. وقتی یک مدیر سوالات دقیقی می پرسد، کارمند مجبور می شود تا به تمامی جنبه های یک مسئله فکر کند و شاید حتی به راه حل هایی برسد که در ابتدا به ذهنش نمی آمد. این نوع هدایت به جای دخالت مستقیم، موجب رشد حرفه ای کارمندان می شود.

در نهایت، هدایت از طریق سوالات به مدیران نیز کمک می کند که دیدگاه بهتری نسبت به توانایی های کارمندان خود پیدا کنند. وقتی کارمندان به سوالات مدیران پاسخ می دهند، مدیران می توانند درک بهتری از میزان درک و توانایی های آنها به دست آورند و در نتیجه بهتر بتوانند در آینده از آنها حمایت کنند.

تعریف اهداف شفاف و قابل دسترس

آیا تا حالا برای تان پیش آمده با اهداف مبهم یک برند رو به رو شوید؟ اینطور موقع ها آدم اصلا نمی داند چطور باید کاری را سازماندهی کند . با این حساب نباید انتظار معجزه از سوی کارمندان را داشت. علاوه بر اینکه در این اوضاع و احوال میزان اعتماد کارمندان به مدیران هم سقوط آزاد کم نظیری را تجربه خواهد کرد.

یکی دیگر از راه های کمک به کارمندان بدون دخالت مستقیم، تعیین اهداف شفاف و قابل دسترس است. مدیران باید به کارمندان خود بگویند که از آنها چه انتظاری دارند، اما در عین حال باید آزادی عمل کافی را برای رسیدن به این اهداف به آنها بدهند. اگر کارمندان بدانند که چه اهدافی باید دنبال شوند، بهتر می توانند خود را برای رسیدن به آنها سازماندهی کنند و احساس کنترل بیشتری بر کار خود داشته باشند.

اهداف شفاف به کارمندان کمک می کند تا تصویر دقیقی از مسیری که باید طی کنند، داشته باشند. به عنوان مثال، به جای اینکه مدیران به کارمندان بگویند که «باید عملکرد تیم بهبود یابد»، می توانند اهداف مشخصی مانند «افزایش بهره وری تیم تا ۲۰ درصد در سه ماه آینده» را تعیین کنند. این نوع اهداف نه تنها شفاف هستند، بلکه قابل اندازه گیری و دسترسی نیز هستند.

در عین حال، مدیران باید به کارمندان اجازه دهند که خودشان راه‎ های رسیدن به این اهداف را پیدا کنند. اگرچه اهداف تعیین شده اند، اما نحوه رسیدن به آنها می تواند به طور کامل به تصمیم گیری کارمندان واگذار شود. این روش به کارمندان حس مسئولیت و مالکیت بیشتری بر کارشان می دهد و در عین حال مدیران نیز می توانند به طور غیرمستقیم از روند پیشرفت کارها مطلع شوند.

در نهایت، تعیین اهداف شفاف به مدیران این امکان را می دهد که به طور منظم پیشرفت کارمندان را ارزیابی کنند و در صورت لزوم بازخوردهای سازنده ای ارائه دهند. این نوع ارزیابی ها به مدیران کمک می کند که در زمان مناسب به کارمندان کمک کنند، بدون اینکه به طور مستقیم در جریان کار آنها دخالت کنند.

سخن پایانی

مدیران نقش حساسی در راهنمایی و هدایت کارمندان دارند، اما باید به خوبی بدانند که چگونه این کمک را بدون دخالت مستقیم انجام دهند. ما در این مقاله سعی کردیم برخی از نکات کلیدی و مهم در رابطه با فضای فعالیت مناسب و همکاری میان مدیران و کارمندان را برای شما ترسیم کنیم. این امر می تواند چراغ راه شما در مسیر پیش روی تان باشد.

مطلب مرتبط: مدیریت کارمندان تازه وارد؛ چالشی برای مدیران

یادتان نرود، کارآفرینی در دنیای امروز یک فرآیند ساده نیست. به همین خاطر خیلی از مدیران خیال می کنند در این مسیر حق کمتر گذاشتن کارمندان را دارند. هرچه باشد، کارمندان ربات نیستند که فقط به شما «بله قربان» بگویند. در عوض برای احساس رضایت از کارشان نیاز به راهنمایی های دقیق در عین حفظ استقلال کاری شان دارند. این همان مسئله ای بود که ما در این مقاله سعی کردیم به بهترین شکل ممکن توضیح دهیم. حالا شما آمادگی لازم برای تصمیم گیری در این رابطه را خواهید داشت. مثل همیشه اگر سوالی برای تان در این رابطه پیش آمد، ما را بی خبر نگذارید.

منابع:

https://ca.indeed.com

https://www.linkedin.com