چگونه یک ارائه (Presentation) جذاب داشته باشیم؟ 

یک روز خوب را در نظر بگیرید که همه چیز در محل کار طبق میل شما پیش می رود. همکاران تان سر موقع در دفتر حاضر شده و پروژه ای که ماه ها روی آن وقت گذاشته اید هم دیگر به آخرهای کار رسیده است. احتمالا در چنین شرایطی مثل بازیگری سرمست از دریافت جوایز سینمایی یک جشن کوچک برپا خواهید کرد. حالا اگر وسط پایکوبی تان یکی به شما بگوید فردا باید پروژه را در قالب یک ارائه حرفه‎ ای جلوی همه اعضای هیأت مدیره و سرمایه گذارها توضیح دهید، چه حسی پیدا می کنید؟ 

بی شک برای آنهایی که تا حالا تجربه ارائه تجاری (Business Presentation) نداشته اند، حضور در برابر تک تک آدم های مهم شرکت دست کمی از یک کابوس تمام عیار ندارد. اینطور وقت ها آدم طوری استرس می گیرد که حتی یک کلمه هم بدون تپق از دهانش خارج نمی شود. اصلا بر فرض که شما با هزار و یک زحمت به ترس تان از سخنرانی در چنین شرایطی غلبه کردید، چطور می خواهید ارائه تان را مدیریت کنید؟ هرچه باشد هیأت مدیره عاشق چشم و ابروی شما نیست که همینطور الکی پروژه تان را تایید کند. چه بسا یک ارائه ضعیف حتی بهترین پروژه دنیا را هم به کنج اتاق بایگانی بفرستد. آن وقت شما می مانید و کلی زحمت به دودِ هوا شده است.

اگر شما هم الان درباره ساختار یک ارائه استاندارد در دنیای کسب و کار فکر می کنید، این مقاله کاملا مخصوص شماست. قبول دارم ارائه پروژه یا حتی یک استراتژی جدید در اولین نگاه کار سختی به نظر نمی رسد، اما همین که وارد گود شوید همه چیز تغییر خواهد کرد. پس چه بهتر که از قبل برای ارائه تان آماده شوید. 

اگر از مخاطب های پر و پاقرص روزنامه فرصت امروز باشید، خیلی خوب می دانید ما کار بدون برنامه را اصلا قبول نداریم. این قانون درباره ارائه ها هم مصداق دارد. پس اگر دوست دارید یک بار برای همیشه اصول یک ارائه حرفه‎ ای و در عین حال جذاب را یاد بگیرید، در ادامه با ما همراه باشید. ما در این مقاله اول از همه سراغ مزایای ارائه تجاری می رویم. بعد هم انواع آن را مرور کرده و در نهایت با چند تا تکنیک کلیدی شما را تبدیل به یک کارآفرین همه فن حریف در زمینه ارائه هر مطلبی خواهیم کرد. 

مطلب مرتبط: سخنرانی عمومی همراه با اعتماد به نفس: چطور و چگونه؟

چرا ارائه اصولی مهم است؟

این روزها کارآفرینان آنقدر به فکر نوآوری های تازه هستند که این وسط اهمیت ارائه های دقیق گم می شود. آیا تا به حال از خودتان پرسیده اید در دنیایی که تعاملات آنلاین و غیرمستقیم روز به روز جای خودش را در دل مردم بیشتر باز می کند، چرا هنوز باید به ارائه های حضوری امید داشت؟ ما در این بخش به جای اینکه با چند تا جواب سطحی دست به سرتان کنیم، قصد داریم ته توی ماجرا را دربیاوریم. این شما و این هم مزایای ارائه اصولی در دنیای کسب و کار.

تعیین کنندگی تعامل رو در رو

آیا تا حالا حس کرده اید هیچ چیز جای تعاملات رو در رو را برای تان نمی گیرد؟ قبول دارم اسکایت و جدیدا متاورس شبیه سازهای خوبی برای تعاملات واقعی هستند، اما راستش را بخواهید همیشه یک چیزی این وسط کم است. انگار که آدم ‏ها وقتی واقعا رو به روی هم هستند، تاثیرپذیری بهتری از یکدیگر دارند. اگر بخواهیم کمی ادای روانشناس ها را دربیاوریم، باید گفت مغز انسان آنقدرها باهوش هست که فرق بین ملاقات های حضوری و مجازی را تشخیص دهد. به زبان خودمانی، وقتی شما در ملاقات های آنلاین هستید، مغزتان به طور ناخودآگاه آن را جدی نمی گیرد. به همین خاطر ارائه حضوری هنوز هم که هنوز است اهمیتش را حفظ کرده.

شاید فکر کنید تاکید ما بر روی تعامل رو در رو بیشتر نوعی مخالفت کور با فناوری های جدید است. در این صورت کافی است فرق بین فروش آنلاین و حضوری را مرور کنید. همان طور که می شود حدس زد، فروش حضوری همیشه جذابیت بیشتری برای مشتریان دارد. در عوض اغلب کاربران تلاش برندها برای فروش آنلاین را با یک اد بلاکر (AdBlocker) نقش بر آب می کنند. 

انتقال راحت تر مطالب

اگر درباره تجربه تدریس آنلاین با یک معلم کارکشته حرف بزنید، احتمالا ساعت ها درباره مشکلات این شیوه تدریس برای تان حرف خواهد زد. هرچه باشد آموزش نکات درسی در دنیای واقعی خیلی راحت تر از پشت کامپیوتر یا موبایل است. حالا اجازه دهید همین مثال را درباره دنیای کسب و کار به کار ببریم. بی شک ارائه پروژه وقتی رو به روی اعضای هیأت مدیره نشسته اید، خیلی راحت تر از وقتی است که از پشت کامپیوتر باید همه چیز را بیان کنید. البته این مقایسه چیزی از سختی های آماده سازی اجزای ارائه کم نمی کند، بلکه فقط کمکی مناسب به شما برای انتقال تمام و کمال مطالب تان خواهد بود. 

یادتان باشد آدم وقتی ارتباط چشمی مستقیم با دیگران دارد، ناخودآگاه اعتماد به نفسش هم بیشتر می شود. این یعنی شما می توانید به راحتی آب خوردن ارائه تان را تکمیل کرده و طوری همه را متقاعد کنید که مو لای درزش نرود. پس منتظر چه هستید؟ دفعه بعد که فرصت ارائه حضوری پیدا کردید، اصلا از آن قسر در نروید!

مطلب مرتبط: مهارت های کلامی (Verbal Communication Skills): هر آنچه برای سخنرانی بهتر باید بدانید!

تعامل بیشتر با مخاطب

تا اینجای کار شما خیلی خوب متوجه شدید ارائه حضوری انگیزه تان را بی نهایت افزایش می دهد. با این حال چنین تغییری فقط مخصوص شما نیست. بقیه کارآفرینان هم که در واقع مخاطب شما هستند، همین حس را خواهند داشت. همان طور که تماشاچی ها با حضور در استادیوم های ورزشی حس و حال بی نهایت بهتری از یک مسابقه پیدا می کنند، مخاطب هم وقتی واقعا جلوی شما نشسته، هیجان بیشتری برای گوش دادن به ارائه تان خواهد داشت. 

شاید شما بتوانید با یک ایمیل ساده مسئولیت توضیح کم و کیف پروژه را از روی دوش تان بردارید، اما عنصر تعامل در چنین سناریویی کاملا غایب خواهد بود. شاید یکی از مدیران یا حتی دریافت کنندگان ایمیل سوالی از شما داشته باشند. در این صورت احتمالا کمتر کسی حوصله ارسال ایمیل به شما را خواهد داشت و ترجیح می دهد کلا بی خیال آن شود. اینطوری شما یکی از فرصت های عالی برای تعامل با مخاطب را از دست می دهید؛ آن هم سر هیچ و پوچ.

انواع ارائه تجاری: فراتر از آنچه فکرش را می کردید!

تبلیغات تلویزیونی برای اغلب مردم پدیده ای تکراری یا حتی اعصاب خُردکن است. با این حال وقتی سری به پشت صحنه تهیه چنین آگهی هایی بزنیم، دیگر چنین برداشتی از آن نخواهیم داشت. هرچه باشد در یک تبلیغ استاندارد ده ها نفر دست به دست هم می دهند تا آخر سر یک محتوای درست و حسابی به دست من و شما برسد. ماجرا درباره ارائه تجاری یا همان ارائه محتوای خودمان هم تقریبا به همین شکل است. شاید شما فکر کنید همین که جلوی دیگران ایستاده و حرف تان را بزنید همه چیز تمام می شود، اما بسته به هدفی که دارید نوع ارائه تان فرق خواهد کرد. البته مگر اینکه قصد داشته باشید همینطوری کار را سمبل کنید.

ما در روزنامه فرصت امروز به طور کلی سه مدل ارائه در دنیای کسب و کار برای تان کنار گذاشته ایم. این الگوها به ترتیب عبارتند از آموزنده، ترغیب کننده و حمایتگر. در ادامه هر کدام از این مدل ها را به طور خلاصه وار بررسی خواهیم کرد. 

ارائه آموزنده (Informative Business Presentation)

همان طور که از اسم این الگو می شود حدس زد، در آن صحبت از ارائه اطلاعات یا نکات آموزنده به دیگران است. اجازه دهید همین اول کاری بحث مان را با یک مثال دقیق پیش ببریم. فرض کنید شما سرپرست تیم طراحی موتور مک لارن هستید و بعد از کلی تحقیق طرح پیشنهادی یک موتور جدید برای مسابقات فرمول یک را آماده کرده اید. در این صورت باید در اولین فرصت رو به روی مدیران ارشد شرکت ایستاده و از طرح تان دفاع کنید. چنین ارائه ای به طور معمول ماهیت آموزنده دارد؛ چراکه در آن شما قصد دارید محتوای موتور جدیدتان را برای مدیران ارشد توضیح دهید. 

یادتان باشد الگوی آموزنده در انواع مجلات علمی- پژوهشی هم به چشم می خورد. از این چشم انداز سخنرانی کارآفرینان بزرگ هم نوعی ارائه آموزنده محسوب می شود. پس دفعه بعد که پای سخنرانی های تد (TED Talks) نشستید، یادتان باشد دارید به ارائه آموزنده یک کارآفرین دیگر گوش می دهید. 

ارائه ترغیب کننده (Persuasive Business Presentation)

آیا تا حالا شده برای ترغیب دیگران به سمت یک استراتژی خاص یا حتی خرید محصولی مشخص پشت میکروفون بروید؟ اگر جواب تان به این سوال مثبت است، پس شما همین حالا هم یک پا سخنران ترغیب کننده یا انگیزشی هستید. در ارائه های ترغیب کننده هدف اصلی ارائه یک پیشنهاد به مخاطب و ترغیب او برای پذیرش آن است. اگر شما سخنران حرفه ‎ای باشید، مثل آب خوردن مخاطب تان را قانع خواهید کرد. 

مطلب مرتبط: چطور با ترس از سخنرانی خداحافظی کنیم؟

همان طور که در یک تیم فوتبال بازیکنان پست های مختلف با هم ارتباط نزدیکی دارند، در ارائه های تجاری هم انواع مختلف عملا با هم ترکیب می شوند. مثلا در مورد ترغیب مخاطب شما چاره ای به غیر از ارائه بعضی از اطلاعات کاربردی ندارید. بنابراین تفکیک سختگیرانه الگوهای ارائه تقریبا امری غیرممکن است. در عوض ما براساس غلبه یکی از جنبه های کار بر دیگری دست به تفکیک زده ایم. به زبان خودمانی، شما قرار نیست در یک ارائه ترغیب کننده کلا بی خیال ارائه اطلاعات به مخاطب تان شوید. 

ارائه ترغیب کننده معمولا با عرصه فروش گره خورده است. به همین خاطر اکثر فروشندگان یا کسانی که تجربه نتورک مارکتینگ را داشته اند، از این الگو خاطرات زیادی دارند. به علاوه، در شرکت های بزرگ نیز همیشه قبل از تعیین قیمت نهایی اعضای بخش فروش باید نظرشان را در قالب یک ارائه ترغیبی تحویل مدیران ارشد دهند. 

ارائه حمایتگر (Supporting Business Presentation)

تصمیم گیری هیچ وقت کار راحتی نیست. فرقی هم ندارد شما دنبال تصمیم های درست در زندگی شخصی باشید یا پای میلیون ها دلار سرمایه وسط باشد. به هر حال اولویت اول همه مردم فرار از تصمیم گیری های سخت است. دقیقا به همین خاطر خیلی از پروژه ها برای ماه ها روی هوا باقی می مانند. البته در این بین برندهای بزرگ خیلی زود فکری به حال کسب و کارشان کرده اند. راه حل مورد نظر در این میان ارائه های حمایتگر است. هدف اصلی در این مدل حمایت از تصمیم گیرندگان اصلی است. اگر بخواهیم ماجرا را ساده کنیم، در ارائه حمایتگر شما زوایای مختلف یک تصمیم را برای مخاطب شان موشکافی کرده و به او برای تصمیم گیری درست کمک می کنید. 

بهترین مثال درباره ارائه حمایتگر موسسات مالی و سرمایه گذاری هستند که همیشه قبل از ورود به یک بازار مالی ابعاد مختلفش را در یک جلسه خودمانی زیر و رو می کنند. اینطوری آنها مثل آب خوردن مزایا و ریسک های هر بازار مالی را زیر و رو کرده و فقط بهترین گزینه را انتخاب خواهند کرد. 

این روزها بیشتر از هر جای دیگری در بخش توسعه و تحقیقات (R&D) باید سراغ ارائه های حمایتگر را گرفت. این بخش ها به طور معمول به غیر از آزمایش های نوآورانه در کار کمک‎کار به بدنه مدیریتی برای اتخاذ تصمیم های درست نیز هستند.

ارائه مطلب در عمل: مروری بر تکنیک های طلایی

تا اینجای کار هرچه مقدمه درباره ارائه تجاری گفتیم، دیگر بس است. الان شما اطلاعات اولیه لازم برای ورود به بحث اصلی را دارید. پس اجازه دهید بدون هیچ معطلی برویم سراغ اصل مطلب. تمام تلاش ما در این بخش ارائه توصیه های به درد بخور برای همه کارآفرینان است. پس اگر فکر کرده اید حوزه کاری تان با این تکنیک ها سازگاری ندارد، باید از شما بخواهیم پیش داوری را کنار بگذارید؛ چراکه تکنیک های پیش رو شما را غافلگیر خواهد کرد. 

شروع ارائه به طور حرفه ‎ای: ضربه اول و دیگر هیچ!

در مسابقات بوکس معمولا اولین نفری که به حریفش مشت می زند، شانس بیشتری برای بردن جایزه قهرمانی دارد. این ماجرا درباره سخنرانی و به طور خاص ارائه در دنیای کسب و کار هم مصداق دارد. شما قرار نیست ارائه تان را مثل یک گفت وگوی دوستانه با انواع کلیشه ها شروع کنید؛ چراکه نه مخاطب تان شناختی از شما دارد، نه حتی حوصله ای برای تحمل جملات آغازین کلیشه ای. پس اگر زود به خودتان نیایید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود. 

کار شما برای شروع ارائه تان تقریبا شبیه گزارشگری است که باید همان اول کار نظر همه بینندگان را به مسابقه ورزشی جلب کند. اگر گزارشگر قصه ما خیلی کلیشه ای یا بی حوصله کارش را شروع کند، در بهترین حالت تماشاگران بدون صدا بازی را دنبال خواهند کرد. باور کنید یا نه، این اتفاق دقیقا برای خیلی از کارآفرینان هنگام ارائه در سالن کنفرانس روی می دهد. البته اینجا خبری از خاموش کردن تلویزیون نیست، بلکه حاضران کم کم شروع به چرت زدن یا کار با گوشی شان خواهند کرد. 

وقتی شما اول راه هستید و قصد دارید همه حاضران را برای چند دقیقه آتی جذب سخنرانی تان کنید، چندتا راه بیشتر ندارید. پس لطفا حواس تان را جمع کنید تا این راهکارها را خوب یاد بگیرید:

•    شروع با چاشنی داستان: گاهی اوقات یک داستان کوتاه طوری آدم را جذب می کند که انگار سرگذشت خود آدم از دهان سخنران بیرون آمده است. البته ما قصد نداریم شما را به تعریف داستان شخصی حاضران ترغیب کنیم؛ در عوض باید تمام تلاش تان را برای انتخاب یک داستان جذاب و صدالبته مرتبط با بحث پیش رو انجام دهید. اینطوری با یک شروع قدرتمندانه مطمئن می شوید تک تک حاضران تا دقیقه آخر همراه ارائه تان خواهند بود. 

مطلب مرتبط: سخنرانی عمومی بهتر با تکنیک های طلایی

•    شروع دراماتیک: وقتی شما قصد معرفی محصول یا راهکاری با دیگران را دارید، معمولا ایده تان برای حل یک مشکل خاصی ارائه می شود. بنابراین می توانید با مقدمه چینی های کلیشه ای را فاکتور گرفته و مستقیما به مشکل مورد نظر اشاره کنید. چنین کاری شروع ارائه تان را کمی دراماتیک خواهد کرد، اما مطمئن می شوید تک تک حاضران حواس شان به ارائه تان خواهد بود. خب مگر یک کارآفرین به غیر از جلب توجه مخاطب درست براساس دغدغه اش هدف دیگری هم دارد؟

•    مقدمه آماری: این روزها مردم همانقدر که به حرف دل شان گوش می دهند، حواس شان به دنیای آمار و منطق هم هست. این یعنی شما نمی توانید با خوش خیالی محض روی شروع احساسی ارائه تان حساب باز کنید. هرچه باشد نه شما داستان نویس هستید، نه مخاطب تان حوصله یک رمان را دارد. پس به جای این کارها روی اعداد و ارقام حساب باز کنید. قول می دهم زبان آمار خیلی بهتر نظر حاضران را جلب کند.
پاورپوینت را فراموش نکنید: ارائه به زبان تصاویر

اگر سخنرانی های دهه 70 یا 80 میلادی را دیده باشید، همیشه دست سخنران کلی برگه کوچک هست تا یک وقت رشته بحث از دستش در نرود. این روزها دیگر خبری از آن تکه کاغذهای اعصاب خُردکن نیست. در عوض همه هنگام سخنرانی از پاورپوینت استفاده می کنند. احتمالا شما هم تا حالا چندباری اسم پاوپوینت به گوش تان خورده یا حتی در سخنرانی تان از آن استفاده کرده اید. در این صورت کمابیش درباره این ابزار دوست داشتنی چیزهایی بلد هستید. البته استفاده از پاورپوینت به تنهایی کار شما را راه نمی اندازد. در عوض شما باید اسلایدهای کاملا حرفه ‎ای طراحی کنید تا نظر همه جلب شود. 

اولین توصیه ما برای طراحی یک پاورپوینت چشم نواز استفاده از تصاویر است. باور کنید یا نه، خیلی از کارآفرینان هموز هم اسلایدهای ‎شان را پر از متن کرده و دست آخر انتظار موفقیت های تکرار نشدنی هم دارند. از آنجایی که شما قرار نیست ارائه ای تکراری داشته باشید، بهتر است همین اول کاری سراغ قالب های بصری بروید. آنهایی که آشنایی کافی با پاورپوینت دارند در عرض چند دقیقه قالب های جذاب برای خودشان طراحی خواهند کرد. با این حال اگر شما هیچ سررشته ای از پاورپوینت ندارید، کافی است سری به اینترنت زده و چندتا قالب رایگان برای خودتان دانلود کنید. از این مرحله به بعد کافی است فقط در قالب مورد نظر محتوای تان را جای گذاری کنید؛ به همین راحتی.

وقتی سخت مشغول جای گذاری محتوای تان در قالب دلخواه هستید، یادتان باشد اسلایدها نباید خیلی زیاد شود. متاسفانه بعضی ها فکر می کنند هر چقدر اسلایده ای بیشتری برای ارائه آماده کنند، کارشان جذاب تر خواهد شد. ما اصلا نمی دانیم ریشه این باور از کجا شکل گرفته، اما به هیچ وجه واقعیت ندارد. پس بی خودی اعصاب مخاطب تان را با اسلایدهای تمام نشدنی خُرد نکنید. در عوض صرفه جویی در استفاده از اسلایدها همیشه به نفع تان خواهد بود.

آخرین توصیه ما در این بخش ایجاد ارتباط میان اسلایدهای مختلف سخنرانی تان است. قبول دارم این کار اولش خیلی سخت به نظر می رسد، اما با کمی تمرین همه مشکلات حل خواهد شد. آن وقت شما می مانید و اسلایدهایی که کاملا با هم مرتبطند.

مشتاق باشید: کلید جذب مخاطب در دستان شماست!

آدم هایی که با عشق و علاقه زیادی حرف می زنند، به طور معجزه آسایی همه را به خودشان جذب می کنند. فرقی ندارد موضوع بحث استراتژی های جدید کارآفرینی باشد یا یک گپ خودمانی، در هر صورت حرف زدن با اشتیاق زیاد کار خودش را می کند. این دقیقا همان فرمولی است که شما برای موفقیت در سخنرانی های تان لازم دارید. یک ارائه حتی اگر با بهترین پاورپوینت دنیا هم جلو برود، تا وقتی شور و شوقی همراهش نباشد هیچ ارزشی نخواهد داشت. فکر می کنم حالا دیگر فرق اساسی بین ارائه های موفق با نمونه‏ های کلیشه ای را یاد گرفته اید، مگر نه؟

هیچ کس دوست ندارد حتی یک دقیقه هم پای صحبت های تکراری دوستانش معطل شده و از کارهای روزمره اش عقب بیفتد. در عوض همه دنبال کسانی هستند که با علاقه خاصی اهداف شان را دنبال می کنند. وقتی شما در حضور دیگران مشغول ارائه هستید، در واقع هدفی مشخص را دنبال می کنید. پس به جای اینکه با لحنی بی تفاوت بحث را پیش ببرید، به همه نشان دهید سخنرانی تان چقدر مهم است. اینطوری حاضران هم شما را جدی گرفته و چه بسا نظرات شان را مستقیما بیان کنند. 

بی شک حرف زدن مثل یک کارآفرین موفق با اشتیاق فراوان برای همه جذاب است، اما وقتی پای عمل به این طرح وسط باشد دیگر همه مثل قبل پیشقدم نمی شوند. ما در این بخش برای کمک به شما فرمول طلایی مان را از پروفسور امی کادی، استاد دانشگاه هاروارد، قرض گرفته ایم. بر این اساس اگر شما دوست دارید همه محو سخنرانی و ارائه تان شوند، باید از همان اول کار زبان بدن قوی داشته باشید. اگر دقت کرده باشید، خیلی از سخنران ها اصلا از حالت های چهره مختلف یا حتی حرکات دست استفاده نمی کنند. با این حساب بی توجهی حاضران به چنین ارائه هایی اصلا جای تعجب ندارد. 

یادتان باشد در دنیای کسب و کار هیچ کس برای شما فرش قرمز پهن نکرده است. این یعنی کوچک ترین اشتباهی از سوی تان عواقب بی نهایت بدی به همراه خواهد داشت. پس به جای اینکه خودتان را درگیر تکنیک های بی سر و ته برای جلب نظر مخاطب کنید، یکبار برای همیشه زبان بدن را چاشنی کارتان نمایید. البته این کار نباید کاملا حواس مخاطب را پرت کند. در عوض حرکات چهره یا دست تان را به آرامی انجام دهید. اینطوری علاوه بر جلب نظر مخاطب، دیگر خبری از پرت کردن حواس شان هم نخواهد بود. 

زودتر از موعد در محل حاضر شوید: اهمیت آمادگی برای ارائه

یکی از دلایلی که کارآفرینان در ارائه های مهم حسابی دستپاچه شده یا تپق های بی پایان می زنند، استرس ناشی از دیر رسیدن به محل است. اجازه دهید با یک مثال دقیق وضعیت را روشن کنیم. فرض کنید شما برای یک سخنرانی مهم باید رأس ساعت 9 صبح در سالن کنفرانس تد تاکس (TED Talks) حاضر شوید. در این صورت اگر کمی زودتر در محل برگزاری کنفرانس حاضر باشید، کمی با جز سالن آشنا شده و با خیال راحت پاور پوینت تان را روی پروژکتور قرار می دهید. حالا اگر دیر راه افتاده و حسابی در ترافیک گیر کنید، استرس زیاد حتی همان مطالبی که خوانده بودید را هم از سرتان می پراند. 

این روزها معمولا کارآفرینان پاورپوینت یا فیلم های کوتاهی که برای ارائه دارند، در لپ تاپ ‎شان نگهداری می کنند. اگر از ما می شنوید، باید همیشه یک پلن بی هم داشته باشید. اصلا آمدیم و لپ تاپ ‎تان یکهو خراب شد، آیا کل ارائه تان باید روی هوا بماند؟ استفاده از یک فلش کوچک یا حتی ایمیل کردن پاورپوینت ها برای برگزارکنندگان مراسم گزینه های جانبی خوبی محسوب می شود. هرچه باشد کار از محکم کاری عیب نمی کند، مگر نه؟

اگر شما از آن دست کارآفرینانی هستید که همیشه دنبال انجام کارها به بهترین شکل ممکن هستند، توصیه نهایی ما نشستن جای حاضران است. البته این کار را وقتی سالن کاملا خالی است باید انجام دهید. اینطوری چشم انداز حاضران را با گوشت و استخوان حس کرده و وقتی مقابل شان می ایستید، ایده های بهتری برای استفاده از زبان بدن یا دیگر کمک های جانبی خواهید داشت. پس منتظر چه هستید؟ به جای اینکه با کلی تاخیر سر جلسه حاضر شوید، یک ساعت زودتر آنجا باشید. قول می دهم این وقت شناسی اصلا به ضررتان تمام نشود. 

مطلب مرتبط: 5 گام تبدیل شدن به سخنرانی حرفه ای

تعیین اهداف ارائه: کار هدفمند همیشه موفق است!

وقتی شما بدون هیچ هدفی روی صحنه می روید، مخاطب از همان اول جذب ارائه تان نخواهد شد. از طرفی خودتان هم نمی دانید دقیقا آن بالا چکار باید انجام دهید. شما را نمی دانم، ولی به نظر من که چنین ارائه هایی خیلی زود تبدیل به سوژه خنده حاضران خواهد شد. پس قبل از اینکه حسابی با اعتبارتان بازی کنید، یک هدف اصلی و چندتا هدف فرقی انتخاب کنید. اینطوری همه چیز مثل ساعت دقیق پیش می رود. 

یک کشتی باری را در نظر بگیرید؛ معمولا در چنین کشتی هایی از ناخدا گرفته تا خدمه روی عرشه هدف اصلی را کاملا می شناسند. اینکه بار کاملا سالم از مقصد به مبدأ برسد، هدف عجیبی نیست. با این حال اگر پای اهداف دیگری مثل بارگیری دوباره در بندهای دیگر یا حتی توقف های چند هفته ‎ای در میان راه وسط باشد، ناخدا باید خیلی زود بقیه را هم در جریان بگذارد. وگرنه با کوچک ترین اتفاقی وحشت کل کشتی را فرامی گیرد؛ به همین سادگی.

شاید فکر کنید تعیین هدف برای سخنرانی کار خیلی سختی محسوب می شود، اما راستش را بخواهید این بخش ساده ترین مرحله یک ارائه استاندارد است. کافی است از خودتان بپرسید چرا این ارائه اینقدر برای تان مهم است؟ جواب های احتمالی به چنین سوالی همان اهداف ارائه تان خواهد بود. بی شک راهکارهای پیچیده تری هم برای کشف اهداف ارائه وجود دارد، اما ما در روزنامه فرصت امروز همیشه معتقدیم زیبایی در سادگی است. پس به جای اینکه دنبال راه های عجیب باشید، همین فرمول طلایی را دنبال کنید. 

اگر یادتان باشد، اول مقاله درباره بعضی از انواع ارائه با هم صحبت کردیم. تعیین اهداف یک ارائه در صورتی که مدل آن را از قبل انتخاب کرده باشید، یکی از راحت ترین کارهای دنیاست. ماجرا همیشه از جایی سخت می شود که کارآفرینان بدون برنامه وارد فرآیند طراحی ارائه می شوند. حالا که متوجه این تله بزرگ شدید، از این به بعد اصلا به آن دم ندهید. اینطوری خیال تان بابت یک ارائه استاندارد راحت خواهد بود. 

مثل همیشه باشید: وقتی جایی برای آزمون و خطا نیست

آیا تا حالا بازیگری را در یک مصاحبه تلویزیونی دیده اید که هیچ شباهتی به نقش های مختلفی که ایفا کرده، نداشته باشد؟ بی شک خیلی از افراد در چنین موقعیت هایی حسابی تعجب می کنند. مگر می شود یک بازیگر این همه با نقش های درخشانش فرق داشته باشد؟ شاید در دنیای هنر چنین اتفاقی را به فال نیک بگیرند، اما راستش را بخواهید یک سخنران اصلا نباید اینطوری باشد. وقتی شما سعی می کنید هنگام ارائه محتوا شخصیت متفاوتی داشته باشید، همیشه آخر کار همه چیز به هم خواهد ریخت؛ چراکه نه شما بازیگری درجه یک هستید، نه حتی مخاطب تان انتظار یک بازی نمایشی را دارد. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کارآفرینان همیشه باید شخصیت اصلی شان را هنگام ارائه نشان دهند. اینطوری اگر بعضی از حاضران جذب سخنرانی شان شوند، بعدا با دیدن شخصیت اصلی شان جا نخواهند خورد. این روزها خیلی از کارآفرینان فقط دنبال تاثیرگذاری بر روی مخاطب شان هستند. این وسط هم جایی برای توجه به شخصیت شان باقی نمی ماند. شاید شما با کپی برداری از بعضی سخنران های حرفه‎ ای بتوانید چندبار ارائه های درجه یک داشته باشید، اما دیر یا زود دست تان رو خواهد شد. آن وقت دیگر یک نفر هم حرف تان را گوش نخواهد داد. 

حالا که متوجه معایب فیلم بازی کردن به عنوان یک کارآفرین شدید، بد نیست یک فرمول جایگزین را با هم مرور کنیم. توصیه ما تصویرسازی سخنرانی در یک جمع دوستانه است. اینطوری کم کم به جو سنگین سخنرانی ها عادت کرده و دیگر خبری از تپق های همیشگی نخواهد بود. یادتان باشد حتی بهترین کارآفرینانی که سخت ترین ارائه ها را انجام می دهند، یک روز اول راه بوده اند. تنها فرق شما با آنها در تمرین و تکرار مداوم است. پس بهانه های مختلف را کنار گذاشته و از همین امروز کارتان را شروع کنید. 

استفاده از مثال های ساده: خداحافظی با مفاهیم پیچیده

فرض کنید سرمربی بزرگی مثل کارلو آنچلوتی برای بازیکنان نوجوان یک تیم محلی کلاس فوتبال برگزار کند. بی شک سرمربی مورد نظر ما کلی اصطلاح پیچیده و تخصصی درباره فوتبال بلد است که خیلی از ما حتی روح مان هم از آنها خبر ندارد. بنابراین اگر او همان اول کار شروع کند این اصطلاحات را پشت سر هم ردیف کردن، احتمالا حتی یک نفر هم در کلاس چیزی دستگیرش نخواهد شد. به همین خاطر معمولا سخنران ها یا معلم های مختلف کارشان را با مثال های ساده پیش می برند. اینطوری دیگر خبری از چهره های بهت زده حاضران نخواهد بود. 

مطلب مرتبط: توصیه هایی برای برگزاری و سخنرانی بهتر در وبینارها

وقتی شما مشغول ارائه یک مفهوم پیچیده هستید، باید فرض کنید مخاطب تان هیچ ایده یا پس زمینه‎ ای درباره اش ندارد. اینطوری فقط و فقط از عبارت های ساده و کاملا روشن استفاده خواهید کرد. حالا اگر این وسط چندتا مثال دم دستی هم مد نظر داشته باشید، دیگر مو لای درز کارتان نخواهد رفت. 

شاید فکر کنید کسانی که در یک ارائه تخصصی دور هم جمع شده اند، احتمالا سیر تا پیاز حوزه کاری شان را حفظ هستند. قبول دارم این فرض بیشتر اوقات درست از آب درمی آید، اما قرار نیست همیشه روی آن حساب کنید. به علاوه، مخاطب شما حتی اگر همه نکات را بلد باشد، باز هم دوست دارد شما به زبانی کاملا ساده بحث را پیش ببرید. اینطوری رفتار حرفه ای تان به مثابه امتیاز مثبت ظاهر خواهد شد. یادتان باشد مثال های کاربردی باید مرتبط با زندگی روزمره باشد. پس دست کم درباره مثال ها بی خیال اتفاقات عجیب و غریب شوید. 

تعامل با مخاطب: مهمترین بخش در یک ارائه درست

اگرچه این مقاله درباره ارائه تجاری است، اما برای یک لحظه هم که شده خودتان را جای حاضران قرار دهید. احتمالا کسی که چند دقیقه ای پای حرف‎ های شما می نشیند، خیلی زود سوالاتی درباره بحث تان در ذهنش رژه خواهد رفت. اگر شما مجالی به آنها برای طرح سوال یا دست کم تعامل مستقیم ندهید، حسابی کارتان را خراب خواهید کرد. یادتان نرود آدم ‏ها در دنیای امروز بیشتر از هر زمان دیگری تعامل با یکدیگر را دوست دارند. پس اگر دنبال جلب نظرشان به سخنرانی خود هستید، باید همیشه این نکته را گوشه ذهن داشته باشید. وگرنه کلاه تان پس معرکه خواهد بود. 

از آنجایی که ارائه های تجاری معمولا کمتر از 20 دقیقه است، شما وقت زیادی برای تعامل با مخاطب تان ندارید. پس باید سعی کنید این تعاملات خیلی سریع و صدالبته تاثیرگذار باشد. مثلا در بخش پایانی ارائه تان کار را با یک سوال کلیدی تمام کنید. اینطوری ذهن همه حاضران تا چند دقیقه یا حتی روز درگیر مسئله شما خواهد بود. وقتی هم ذهن مخاطب درگیر شما باشد، بی برو برگشت سراغ برندتان می آید. ماجرا هیجان انگیز شد، نه؟

کارآفرینانی که هدف اصلی شان از یک سخنرانی فروش محصولات بیشتر است، همیشه پایان باز را در اولویت قرار می دهند. این کار به آنها کمک می کند ذهن مخاطب شان را درگیر ساخته و حتی محصولاتی که کاملا روی دست شان مانده را در یک چشم به هم زدن آب کنند. فکر می کنم توصیه ما در این بخش به اندازه کافی روشن باشد. پس از این به بعد حین سخنرانی یا در بخش پایانی یک سوال کلیدی طرح کنید. اینطوری دیگر هیچ کس جلودار موفقیت تان نخواهد بود. 

تا یادمان نرفته باید بگوییم تعامل با مخاطب هدف حد و حدودی دارد. اگر این وسط زیادی با مخاطب تان صمیمی شده و سوالات پشت سر هم طرح کنید، ممکن است کارتان به جاهای باریک بکشد. هرچه باشد این شما هستید که باید اطلاعات را به مخاطب منتقل کنید، نه برعکس!

شوخی را فراموش نکنید: آخرین گام برای ارائه ای بی نظیر

شوخی همیشه عنصری مهم در زندگی بشر بوده است. وقتی اوضاع خیلی سخت می شود، شوخی های دوستانه فضا را طوری عوض می کند که حتی یک نفر هم مشکلات را به یاد نیاورد. بی شک استفاده از شوخی و طنز در سخنرانی های بزرگ همیشه ریسک زیادی دارد؛ چراکه اگر دست از پا خطا کنید، دیگر جایی برای جبران باقی نخواهد ماند. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز اصلا استفاده از شوخی های میان همکاران را توصیه نمی کنیم. در عوض شما باید از فرهنگ عامه با فیلتر رعایت نزاکت جلسه استفاده کنید. به زبان خودمانی، شوخی تان نباید خیلی بی ربط یا زننده باشد.

هر کسی درباره موقعیت مناسب برای شوخی نظر خاص خودش را دارد، اما اگر نظر ما را بخواهید، فقط وقتی فضا خیلی سنگین شد باید سراغ این گزینه بروید. چراکه در مقایسه با بقیه تکنیک ها کمی ریسک بیشتری دارد. اگر هم ارائه تان مثل ساعت دقیق پیش رفت، اصلا دلیلی ندارد سراغ چنین گزینه ای بروید. 

سخن پایانی

ماجراجویی ما درباره ارائه تجاری دیگر به آخر خط رسیده است. از اینجا به بعد همه چیز به انگیزه و پشت کارتان بستگی خواهد داشت. یادتان باشد استفاده از همه تکنیک های مورد بحث در این مقاله شانس شما را بی نهایت افزایش خواهد داد. پس به جای اینکه فقط روی یک گزینه زوم کنید، همه آنها را در کنار هم به کار ببرید. 

مطلب مرتبط: سخنرانی موفق با 6 ترفند ساده

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با اصول ارائه حرفه ‎ای کرده باشد. مثل همیشه اگر سوالی داشتید، کافی است همین حالا با ما در میان بگذارید. 

منابع:

https://slidemodel.com

https://visme.co

https://smallbusiness.chron.com