توصیه هایی برای برگزاری و سخنرانی بهتر در وبینارها

امروزه مردم زمان بسیار بیشتری را در خانه سپری می کنند. دلیل این امر شیوع ویروس کرونا و نگرانی های جدی نسبت به ابتلای آن است. این شرایط برای برگزاری بسیاری از مراسم های کاری نیز دشوار بوده است. برخی از برندها برای مدت زمانی طولانی برگزاری هرگونه مراسم کاری را متوقف کرده اند. بدون تردید این امر برای بخش های مختلف شرکت خبر ناخوشایندی محسوب می شود. یک راهکار دیگر در این میان برگزاری مراسم ها به صورت آنلاین است. اگر این نکته به خوبی مدنظر کارآفرینان قرار داشته باشد، امکان تاثیرگذاری مناسب بر روی مخاطب هدف را به همراه خواهد داشت. 

بسیاری از کسب و کارها مایل به برگزاری یا دست کم حضور در مراسم های آنلاین هستند. وبینارها در طول یک سال اخیر توسعه بسیار زیادی پیدا کرده است. این امر به طور قابل ملاحظه ای به افزایش تمایل کسب و کارها برای استفاده از این گزینه و همچنین توسعه ابزارهای زیرساختی از سوی شرکت های ارائه دهنده خدمات است بنابراین کسب و کارها شرایط بسیار مناسبی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف شان پیدا کرده اند. 

آگاهی از تکنیک‏ های مناسب برای حضور یا برگزاری مراسم های مناسب دارای اهمیت بسیار زیادی است. برخی از کسب و کارها به طور مداوم در این زمینه با مشکل مواجه هستند. دلیل این امر عدم آگاهی دقیق از شیوه های برگزاری مراسم کاری و همچنین ناتوانی برای سازگاری با شرایط منحصر به فرد وبینارهاست. بدون تردید تفاوت های معناداری میان شیوه برگزاری وبینار و مراسم های حضوری وجود دارد بنابراین باید نسبت به درک تفاوت میان این دو موضوع اقدام کرد. هدف اصلی مقاله کنونی بررسی برخی از مهمترین تفاوت ها میان برگزاری مراسم وبینار و حضوری در عرصه کسب و کار است. تمرکز اصلی در ادامه بر روی توصیه های کاربردی برای اجرای مناسب وبینارها یا شرکت در آنها خواهد بود. 

مطلب مرتبط: اصول برگزاری یک وبینار موفق

توصیه هایی برای ارائه دهندگان در وبینارها

1.    ایجاد لحن منحصر به فرد

ارائه مطالب به صورت آنلاین هرگز کار ساده ای نیست. اغلب اوقات حضور در مراسم های واقعی امکان برقراری ارتباط چشمی را فراهم می کند. این امر موجب تقویت انگیزه سخنران ها به دلیل حضور در شرایط مناسب نیز می شود. بسیاری از کارآفرینان در این شرایط برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف انگیزه کافی را پیدا می کنند. بدون تردید پشت میزهای کاری یا از خانه امکان تاثیرگذاری مناسب بر روی مخاطب از راه دور وجود ندارد. این امر بیانگر نیاز به ایجاد تغییراتی در نحوه ارائه مطالب است. 

اغلب کارآفرینان نسبت به لحن خاص برای بیان مطالب توجه نمی کنند. این امر در فضای آنلاین بیش از هر زمان دیگری دارای اهمیت است بنابراین باید نسبت به شناسایی برخی از نکات مهم در طراحی لحن خاص سخنرانی اقدام نماییم. این امر شاید در نگاه نخست بسیار ساده به نظر برسد، اما در بلندمدت تاثیرگذاری بسیار زیادی بر روی مخاطب هدف خواهد داشت. 

تعیین برخی از نکات مهم برای مخاطب هدف از همان ابتدای مراسم دارای اهمیت است. آیا مخاطب هدف امکان تعامل با سخنران ها را دارد؟ این امر باید در همان ابتدا مدنظر قرار گیرد بنابراین اگر شرایط خاصی برای تعامل با شما به عنوان سخنران در طول مراسم وجود دارد، باید همان ابتدا نسبت به بیانش اقدام نمایید. در غیر این صورت مخاطب هدف دچار سردرگمی خواهد شد. 

2.    بیان مطالب موردانتظار

برخی از مراسم های کاری دارای بخش های مختلف با موضوعات خاص هستند. وقتی یک سخنران از قبل موضوع اش را بیان می کند، برخی از افراد دارای درک و برداشت مشخصی از وی خواهند بود. این امر مشکلات زیادی برای کارآفرینان به همراه دارد. اگر یک کارآفرین برخلاف انتظارات نسبت به ارائه اش نسبت به بیان مطالب اقدام نماید، مخاطب هدف اعتراض گسترده ای را بیان خواهد کرد. این امر به معنای کاهش چشمگیر توجه به سخنرانی وی خواهد بود. 

ارزیابی انتظارات از شرکت و موضوع موردنظرمان پیش از بیان مطالب ضروری خواهد بود. این امر امکان بیان مطالب به شیوه ای مناسب را به همراه خواهد داشت. اگر این نکته مدنظر کارآفرینان قرار داشته باشد، تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف بسیار ساده تر از هر زمان دیگری خواهد بود. بسیاری از مشکلات کاری به دلیل بی توجهی سخنران ها به انتظارات عمومی نسبت به مطالب‎شان صورت می گیرد. این امر مشکلات بسیار پردامنه ای برای کسب و کارها به همراه خواهد داشت. 

همکاری با برخی از افراد حاضر در شرکت برای فراهم سازی متن سخنرانی مناسب اهمیت بسیار زیادی دارد. اغلب اوقات یک فرد نسبت به مطالب مهم در حوزه ای مشخص موجب اشتباه یا نادیده انگاری بخشی از نکات مهم می شود. استفاده از کمک دیگران در این شرایط دارای اهمیت بسیار زیادی خواهد بود. این امر بسیاری از کارآفرینان را نسبت به کیفیت پایین سخنرانی شان و نقاط ضعف احتمالی آگاه خواهد کرد. برخی از کارآفرینان نیز در مسیر طراحی سخنرانی امکان استفاده از ایده های جانبی همکاران شان را خواهند داشت. 

3.    تمرین ابتدایی پیش از سخنرانی اصلی

وقتی یک متن مشخص برای بیان در وبینار داریم، نباید از رو تمام کلمات را بیان نماییم. اغلب اوقات سخنران ها محورهای کلی بحث را مشخص ساخته و جملات را با استفاده از لحن خاص شان بیان می کنند. این امر اهمیت بسیار زیادی دارد. اگر تمام محتوا به طور مشخص از روی برگه خوانده شود، توجه مخاطب هدف به سرعت منحرف خواهد شد. این امر برای بسیاری از کارآفرینان به معنای ناتوانی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف است. 

تمرین و تکرار در هر حوزه ای کاربردی است. اگر شما برای نخستین بار در مراسم آنلاین بخشی برای سخنرانی دارید، به احتمال زیاد دچار استرس های زیادی خواهید شد. این امر باید با تمرین های مناسب رفع شود. اگر هرگونه مشکلی نظیر عدم بیان درست اصطلاحات یا دیگر نکات مربوط به بیان درست مطالب در طول وبینار روی دهد، اعتماد به نفس سخنران و همچنین توجه مخاطب هدف به شدت کاهش خواهد یافت بنابراین باید پیش از بروز هرگونه مشکلی نسبت به رفع این چالش ها اقدام نماییم. شاید برخی از کارآفرینان دارای تجربه مناسب در زمینه ارائه سخنرانی های حرفه ای باشند، اما وضعیت سخنرانی در قالب وبینار به طور کلی با دیگر نمونه ها تفاوت دارد. این امر بیانگر ضرورت بیان مطالب به طور متفاوت از سوی سخنران هاست. اگر این امر مدنظر افراد قرار نداشته باشد، به سختی امکان تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف را خواهند داشت. 

مطلب مرتبط: نکاتی برای بهینه‌ سازی وبینارها

بسیاری از سخنران های حرفه ای نیز پس از آماده سازی متن اولیه نسبت به تمرین های ابتدایی اقدام می کنند. دلیل این امر کاهش احتمال خطا در مراسم اصلی است. هرگونه اشتباهی در وبینارها برای مدت ها در خاطر مخاطب هدف باقی خواهند ماند بنابراین ریسک بر روی وضعیت کسب و کار مشکلات بسیار زیادی برای برند به همراه خواهد داشت. بهترین راهکار در این میان تلاش برای تمرین ابتدایی به تنهایی و سپس بیان مطالب در حضور برخی از همکاران است. این امر کمک شایانی به افراد برای کاهش استرس پیش از سخنرانی خواهد کرد. 

وبینارها امکانات زیادی برای شبیه سازی سخنرانی های واقعی در اختیار افراد قرار می دهد. امکاناتی نظیر به اشتراک گذاری صفحه نمایش، امکان مشاهده دیگران از طریق وبکم و همچنین بارگذاری برخی از مطالب در قالب اینفوگرافی از جمله امکانات سامانه های برگزاری وبینار است بنابراین باید به این نکته در زمینه برگزاری مراسم توجه ویژه ای داشته باشیم. 

4.    پاسخگویی به پرسش های مخاطب در وبینار

وقتی یک مسئله در قالب وبینار مطرح می شود، اغلب اوقات پرسش های بسیار زیادی نیز به همراه دارد. اگر کاربران در مراسم های حضوری انگیزه کافی برای بیان پرسش های شان را ندارند، در حالت آنلاین ماجرا برعکس است بنابراین باید زمان مناسب برای دریافت و پاسخگویی به پرسش های کاربران را مدنظر قرار دهیم. اگر این امر مدنظر سخنران ها قرار نداشته باشد، میزان تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف به طور قابل ملاحظه ای کاهش خواهد یافت. 

دریافت پرسش ها از سوی کاربران باید در طول سخنرانی صورت گیرد. این امر شامل بیان امکان بارگذاری پرسش در طول سخنرانی و سپس دریافت پاسخ در بخش انتهایی است. همچنین امکان درخواست از کاربران برای بیان پرسش های شان در پایان مراسم نیز وجود دارد. این امر مزیت های بسیار زیادی برای کارآفرینان به همراه دارد. وقتی سخنران ها به صورت تصویری برخی از پرسش های کاربران را دریافت می کنند، امکان فهم دقیق ماهیت پرسش بسیار ساده تر از نمونه متنی است بنابراین باید همیشه به این نکته مهم توجه نماییم. 

برخی از سامانه های پیشرفته در زمینه برگزاری وبینار امکان درخواست برای طرح پرسش در طول مراسم را دارند. این امر مزیت بسیار مهمی برای سخنران ها محسوب می شود بنابراین با ورود به زمان پرسش و پاسخ امکان دریافت تقاضا برای پاسخگویی به پرسش های مشتریان فراهم می شود. این امر نظم برگزاری مراسم را به طور قابل ملاحظه ای افزایش می دهد. استفاده از این امکان برای برخی از سخنران ها به معنای امکان تأمل بر روی درخواست های متعدد و انتخاب بهترین پرسش برای پاسخگویی در مدت زمانی محدود است. همچنین با پاسخگویی به هر پرسش مسائل مشابه برخی از کاربران دیگر نیز حل و فصل خواهد شد. 

5.    ساده سازی دسترسی به وبینار

برگزاری وبینار همیشه همراه با مشکلاتی برای اتصال به سامانه و ورود به تالار اصلی همراه است. همین امر بسیاری از کاربران را نسبت به حضور در مراسم های مهم مردد می سازد. بی تردید مواجهه با وبینارهای بدون مخاطب هدف برای هر برند و سخنرانی دشوار است بنابراین باید تمام اقدامات لازم برای جلب نظر مخاطب هدف را مدنظر قرار دهیم. در غیر این صورت ارائه مان در تالار آنلاینی بدون حضور کاربران ارائه خواهد شد. 

مطلب مرتبط: 7 اقدامی که شانس موفقیت وبینار شما را افزایش خواهد داد

استفاده از سامانه های عمومی مانند گوگل نقش مهمی در بهبود دسترسی کاربران به وبینار خواهد داشت. یکی از دلایل اصلی برای انتخاب گوگل به عنوان سامانه برگزاری وبینار کیفیت بالای خدمات این برند است بنابراین دیگر خبری از مشکلات حین برگزاری مراسم نخواهد بود. این نکته شاید برای بسیاری از کاربران ساده باشد، اما در طول برگزاری مراسم آنلاین برای سخنران و برند برگزارکننده مراسم اهمیت بالایی خواهد داشت. 

برخی از شرکت کنندگان در مراسم های آنلاین به طور مداوم مشکلاتی برای شنیدن مطالب وبینار دارند. این امر شامل افراد دارای ناتوانی های شنیداری یا بینایی می شود بنابراین باید راهکارهایی به منظور دسترسی مناسب این افراد به محتوای وبینار نیز مدنظر قرار دهیم. یکی از بهترین راهکارها استفاده از زیرنویس برای کنفرانس های مختلف است. این امر نیازمند تهیه یک زیرنویس مناسب یا دست کم بارگذاری متن سخنرانی پیش از شروع است. 

6.    ضبط سخنرانی در صورت نیاز

بدون تردید بیان زنده مطالب در وبینارها اهمیت بسیار زیادی دارد، با این حال برخی از افراد به دلیل تردید نسبت به وضعیت اینترنت یا دیگر ابزارهای مورد نیاز برای بیان مطالب در حین برگزاری وبینار نسبت به تهیه یک نسخه پشتیبان اقدام می کنند. این امر با هدف برگزاری وبینار تحت هر شرایطی انجام می شود. اگر برخی از برندها نسبت به این نکته توجه لازم را نشان ندهند، مشکلات بسیار زیادی برای برندها ایجاد خواهد شد بنابراین باید تحت هر شرایطی برای بهبود وضعیت سخنرانی اقدام کرد. 

مهمترین مسئله در زمینه ضبط سخنرانی بیان دلایل استفاده از این روش و همچنین اعلام رسمی به هنگام پخش ویدئوی از پیش ضبط شده است. این امر اهمیت بسیار زیادی برای تاثیرگذاری مناسب بر روی مخاطب هدف دارد. گاهی اوقات برندها نسبت به بیان این نکته مهم کم کاری می کنند. اگر مخاطب هدف پس از برگزاری مراسم نسبت به این نکته اطلاع پیدا نمایند، وضعیت بسیار دشواری برای برند و سخنران موردنظر ایجاد خواهد شد. 

استفاده از ابزارها و امکانات مناسب برای ضبط ویدئوهای باکیفیت اهمیت بالایی دارد. بدون تردید هیچ کاربری تمایل به مشاهده ویدئوهای دارای قطعی و کیفیت پایین ندارد. اگر ویدئوی شما از پیش ضبط شده است، باید نسبت به این نکته توجه دوچندانی داشته باشید. بهترین راهکار در این میان تلاش برای ویرایش ویدئو پیش از بارگذاری در سامانه وبینار است. 

توصیه هایی برای حاضران در وبینارها

1.    وقت شناس باشید

وبینارها درست مانند مراسم های حضوری دارای نظم خاصی است. اگر شما باید در زمان مشخصی در مراسم حضور پیدا کنید، تاخیر در حضور به مثابه بی احترامی به طرف مقابل خواهد بود. اغلب اوقات حاضران در مراسم های مهم کاری شامل کارآفرینان و مدیران ارشد هستند بنابراین شما نماینده کسب و کارتان در مراسم موردنظر هستید. اگر حضور به موقع را در دستور کارتان قرار ندهید، علاوه بر از دست دادن بخشی از مراسم، به دلیل بی احترامی به نظم جلسه نیز مورد داوری قرار خواهید گرفت. 

برخی از برندها همیشه در زمان مناسب در مراسم ها حضور دارند. این امر اهمیت بسیار زیادی برای کارآفرینان دارد. اگر این نکته مدنظر مخاطب هدف قرار نداشته باشد، به طور قابل ملاحظه ای اعتبارتان در خطر قرار خواهد گرفت. اگر همیشه مشکل حضور سروقت در مراسم ها را دارید، تنظیم ساعت یا درخواست از دیگران برای یادآوری مراسم ضروری خواهد بود. این امر موجب کاهش حضور دیر در مراسم های کاری خواهد شد. 

2.    بیان مطالب در زمان مناسب

وقتی به عنوان فرد حاضر در یک مراسم حضور داریم، باید تمام توجه مان را نسبت به رعایت قوانین اختصاص دهیم. برخی از کارآفرینان تفاوت میان حضور در مراسم کاری و سخنرانی را درک نمی کنند. این امر نظم برگزاری مراسم را به طور قابل ملاحظه ای تحت تاثیر قرار می دهد. اگر این امر مدنظر کارآفرینان قرار نداشته باشد، با مشکلات عمیقی مواجه خواهند شد. 

اغلب اوقات زمان مشخصی برای بیان مطالب از سوی حاضران در وبینارها وجود دارد بنابراین در صورت تمایل برای بیان مطلب باید در زمان موردنظر اقدام کرد. همچنین باید نسبت به بیان نکات یا پرسش های مان در کوتاه ترین زمان ممکن نیز توجه نشان دهیم. اگر این امر مدنظر کارآفرینان قرار نداشته باشد، نظم برگزاری وبینار برهم خواهد خورد. همچنین شاید سخنران اصلی این رفتار کارآفرینان را نوعی بی احترامی تلقی نماید. 

گاهی اوقات پیش از برگزاری مراسم نسبت به ثبت درخواست حاضران برای طرح پرسش اقدام می شود. اگر شما به عنوان یکی از حاضران در مراسم نسبت به درخواست برای بیان پرسش در زمان مناسب اقدام نکرده اید، در طول برگزاری وبینار نباید نظم جلسه را برهم بزنید. این امر اهمیت بسیار زیادی دارد. همانطور که سخنران ها نماینده برندشان هستند، حاضران هم نماینده کسب و کارشان محسوب می شوند بنابراین باید نسبت به رفتار حرفه ای اقدام نماییم. در غیر این صورت مشکلات بسیار زیادی برای کسب و کارها به ارمغان خواهد آمد. 

3.    مانع سخنرانی دیگران نشوید

سخنرانی در وبینارها دشواری بسیار زیادی دارد. بسیاری از کارآفرینان نیاز به تمرین بسیار زیادی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف دارند. این امر در صورت بیان نکات خارج از چارچوب وبینار از سوی کاربران مشکلات بسیار زیادی برای سخنران ها ایجاد خواهد شد. متاسفانه بسیاری از کارآفرینان نسبت به بیان درست نظرات شان نسبت به ارائه دیگران در زمان مناسب توجهی ندارند بنابراین حتی در میانه سخنرانی یک فرد اقدام به بیان نظرشان می کنند. این امر تمرکز ارائه دهنده را برهم خواهد زد. همچنین ارزیابی نسبت به میزان رعایت نظم جلسه از سوی شما را نیز تحت تاثیر قرار می دهد. 

4.    تبلیغ دیگران ممنوع

وقتی فردی در حال بیان سخنرانی اش است، نباید نسبت به تبلیغ سخنرانی یا کسب و کار خود یا دیگران اقدام نماییم. این امر تاثیر بسیار منفی بر روی نظم جلسه دارد. اغلب اوقات برگزارکنندگان جلسات نیز نسبت به چنین بی نظمی هایی واکنش جدی نشان می دهند. با این حساب کارشناس های بازاریابی باید نسبت به رعایت نکات مناسب در این میان اقدام نمایند. در غیر این صورت شرایط بسیار دشواری برای مدیریت وبینار فراهم خواهد شد. 

مطلب مرتبط: تجربه یک وبینار موفق با 8 اقدام ساده

مراسم های کاری درست مانند جشن تولید است. اگر جشن تولد متعلق به فردی دیگر باشد، تلاش برای برهم زدن نظم و تبلیغ تولد خودمان اشتباه خواهد بود. این امر باید به طور مداوم مدنظر شرکت کنندگان در مراسم های کاری دیگر برندها قرار داشته باشد. اگر این امر مدنظر قرار نگیرد، بسیاری از دعوت نامه های حضور در وبینارها برای کسب و کار ما ارسال نخواهد شد. به هر حال کمتر فردی تمایل به حضور اعضای دردسرساز یک شرکت دارد. 

امروزه برگزاری مراسم های آنلاین در قالب وبینار بدل به ترندی رایج شده است. تلاش برای رعایت برخی از نکات ابتدایی برای حضور مناسب در این مراسم ها امری ضروری به نظر می رسد. متاسفانه بسیاری از کارآفرینان هنوز هم نسبت به تفاوت های مراسم های حضوری و آنلاین آگاهی دقیقی ندارند. همچنین نحوه ارائه یا حضور به عنوان شنونده را نیز مدنظر قرار نمی دهند. استفاده از توصیه های مورد بحث در این مقاله گام مهمی برای بهبود کیفیت ارائه سخنرانی در وبینارها خواهد بود. همچنین کیفیت عالی برای کارآفرینان به منظور حضور عادی در حین سخنرانی دیگران فراهم خواهد کرد.