چگونه مرحله اجرا را تاثیرگذار کنیم؟

بیشتر مدیران مرحله اجرا را مرحله‌ای حیاتی و مهم در مدیریت دانسته و آن را اجرای بی‌نقص کارها تعریف می‌کنند. این درحالی است که مرحله اجرا در فرآیندهای مدیریتی شامل درک دو گام مهم است: 1)درک آنچه در پیشرفت شغلی دارای اهمیت بوده و 2) درک آنچه می‌دانید در فرآیند اجرا بدون ساعات کاری اضافه به آن می‌رسید. گزارش زیر را دنبال کنید تا از اهمیت مرحله اجرا در فرآیندهایتان آگاهی بیشتری به‌دست آورید.

هدایت درست کارمندان

در دیدگاه اول مدیران یک مجموعه معیارهای حداقلی در مرحله اجرا برای کارمندان خود تعیین می‌کنند که به‌صورت توانایی آنها برای رسیدن به اهداف فردی و جمعی تعریف می‌شود. هنگامی که از مدیران ارشد خواسته می‌شود اهمیت این توانایی را نشان دهند، آنها این مرحله را در صدر 16 مهارت مدیریتی قرار می‌دهند. بعضی مدیران دیگر آن را در رده چهارم و پس از الهام‌بخشی و انگیزش، وحدت، صداقت و حل مسئله قرار می‌دهند.

اهداف مهمی در سازمان شما وجود دارد که نیازمند اجرای درست است. ممکن است مدیران به نحوه اجرای کارمندان خود انتقاد داشته باشند و رویکرد تدافعی نسبت به آنها اتخاذ کرده یا ناامید شوند. اما قطعا همه آنها می‌دانند که زیردستان‌شان می‌توانند کارها را به بهترین شیوه به انجام برسانند، تنها کافی است به درستی هدایت شوند.

مدیرانی که در این امر سست و سردرگم هستند، به ندرت می‌توانند به مقامات بالاتر مدیریتی ارتقا پیدا کنند. اما رهبرانی که سختکوش بوده و بر هدف خود در این مسیر متمرکزند زودتر می‌توانند به آن برسند. البته این تنها لازمه رسیدن به هدف نیست. مدیران باید در این مسیر با زیردستان خود همگام بوده و مانند پدری مهربان آنها را در فرآیند اجرا راهنمایی کنند.

کارکنان مستعد باشند

به غیر ‌از مدیر که کارهای اجرایی مدیریتی را انجام می‌دهد، اکثر اجرای فرآیندها توسط کارمندان صورت می‌گیرد. كاركنان، كارهای اجرایی را انجام می‌دهند و مستقیما درگیر برنامه‌‌ریزی، سازماندهی، هدایت و كنترل كار دیگران نیستند.

آنها باید از نظر دانش و مهارت‌های فنی مستعد باشند تا بتوانند وظایف خود را انجام دهند. كاركنان تنها زمانی به مهارت انسانی نیاز دارند كه بخواهند كار گروهی انجام دهند و مهارت‌های ادراكی در این سطح ضروری نیست، زیرا كاركنان معمولا نیاز به تصاویر ذهنی فراتر از كار خود ندارند.

نیاز به مهارت‌های ادراکی در امر اجرا

مدیران بیشتر از هر فرد دیگری نیاز به مهارت‌های ادراکی در اجرا و تصاویر ذهنی فراتر از کار خود دارند. آنها باید بتوانند پیش‌بینی‌هایی نزدیک به شرایط و تحلیل چگونگی رسیدن به اهداف و روش اجرایی شدن آنها را در ذهن خود بپرورانند.

مدیران ارشد و اجرایی علاوه بر نظارت بر اجرای فرآیندها توسط کارمندان، مستقیما مسئول درك، هدایت و موفقیت سازمانی هستند. این به آن معناست كه سطح بسیار بالایی از مهارت‌های ادراكی برای مدیران عالی، نیاز است.

مدیران عالی اكثر اوقات خود را به بررسی‌های ادراكی صرف می‌‌كنند. از این رو زمان كمی برای تعامل با دیگران دارند. به همین دلیل نیاز به مهارت‌های روابط انسانی نیز به همان اندازه كاهش می‌‌یابد. در عین حال مدیران سطح بالا بسیار دورتر از وظایف روزانه هستند، بنابراین مهارت فنی كمتری نیاز دارند.

طبق اطلاعات گردآوری شده مدیریتی، روش‌های پایدار زیادی برای بهبود اجرا وجود دارند. این اطلاعات از مصاحبه با مدیرانی استخراج شده است که تاثیرگذاری خود را در امر اجرا ثابت کرده بودند و در این امر مهارت کافی دارند. مجموعه رفتارهایی که منجر به بهبود اجرا می‌شود می‌تواند شامل مواردی از قبیل ذیل باشد:

- اجرای آشکار و روشمند

بسیاری از مدیران که برای رسیدن به امر اجرا خیلی هیجان دارند، قبل از اقدامات لازم درخصوص سازماندهی، ایجاد پلن و برنامه یا ارتباط با استراتژی، سریع به مرحله اجرا می‌رسند.داشتن نظم برای سازماندهی، هماهنگی منابع و سپس ایجاد یک برنامه که همه به آن متعهد باشند از نخستین گام‌های بهبود اجراست، بنابراین اول از همه به طور واضح و شفاف مشخص کنید که چه می‌خواهید.

به همه در مسئولیت رسیدن به هدف سهم دهید. جهت‌دهی آشکار و حس ارتباط با استراتژی سازمان به افراد کمک می‌کند تا درکی از چگونگی انجام کار و اجرای درست آن در راه رسیدن به هدف به‌دست آورند.

پرسنل می‌خواهند بدانند که در موفقیت سازمان نقش موثری دارند. یکی از مهم‌ترین ابعاد در «فرآیند اجرای استراتژی» آن است که پرسنل احساس کنند وظایف‌شان در راستای اهداف استراتژیک سازمان قرار دارد.

-درک مناسب استراتژی

یکی دیگر از نکاتی که شما به‌عنوان مدیر باید در اجرا مدنظر قرار دهید این است که استراتژی را درک کنید. اگر یک استراتژی یا عملکرد آن را خوب درک نکنید، در اجرای آن با مشکل مواجه خواهید شد. مدیر باید استراتژی را به‌خوبی به پرسنل انتقال دهد و به آنها کمک کند تا فرآیند اجرا و دلایل انجام آن را به درستی درک کنند.

بعد از آن نوبت این است که مدیر استراتژی را برای کارمندان خود توصیف کند. پس از آنکه مدیران ارشد، استراتژی را برای پرسنل شرح داده و وظایف آنها را در راستای استراتژی مشخص کردند، مشوق‌هایی در نظر می‌گیرند تا عملکرد پرسنل را همواره در جهت استراتژی نگه دارند، بنابراین باید به عملکرد خوب پرسنل پاداش دهید. آنچه ارزیابی می‌شود و به خاطر آن پاداشی اعطا می‌شود، سریع‌تر انجام می‌گیرد.

- تنظیم اهداف و زمان ضرب‌الاجل

تنظیم اهداف به دستیابی زودتر به آنها و ایجاد تعهد بیشتر و رضایت اعضای تیم کمک می‌کند. برای رسیدن به اهداف، اعضای تیم خود را از زمان نهایی پروژه‌ها و نحوه اجرای آنها به خوبی آگاه کنید. درست است که هیچ‌کدام از ما دوست نداریم کسی در اجرای پروژه‌ها برایمان زمان نهایی تعیین کند و به استرس بیفتیم، اما به هرحال تنظیم زمان نهایی برای اهداف و رسیدن به آنها یکی از گام‌های مهم در بهبود عملکرد اجراست. ب

ا به چالش کشیدن اعضای تیم و حمایت آنها در اجرای اهداف مختلف، آنها بیشتر احساس تعهد و رضایت در شغل‌شان خواهند کرد. اما به یاد داشته باشید که اهداف با هم تداخل پیدا نکنند، چراکه تحقیقات نشان داده فشار بیش از حد و سردرگمی در اهداف سبب فرسایش اعتماد شده و در طولانی‌مدت به اجرای فرآیند نیز صدمه می‌زند. برای بهینه کردن و اثربخشی بهتر می‌توانید اعضای تیم‌تان را در فرآیند تنظیم زمان نهایی اهداف دخالت داده و نظر آنها را در این خصوص بپرسید. به این ترتیب سبب افزایش استقلال و حس تعهد آنها نیز شده‌اید.

- حل تعارض و ایجاد وحدت تیمی

خود شما هم پیش از مدیر شدن حتما بخشی از تیمی بوده‌اید که کار کردن در آن را دوست داشته‌اید؟ در چنین تیم‌هایی وظیفه آشکار و مشخص و فرآیندها و زمان منطقی اتمام کارها نیز از پیش معلوم شده است.

در این تیم‌ها تنها مدیر به زیردستان انگیزه نمی‌دهد، بلکه انتظارات اعضای تیم از یکدیگر نیز مشوق و انگیزه‌بخش است. ایجاد چنین فرهنگ تیمی، مهم‌ترین عامل در اجرای درست مراحل است. درحالی‌که موارد زیادی در ایجاد عملکرد بالا در اجرا دارای تاثیر است، اما می‌توان گفت مهم‌ترین عامل برای مدیران در این خصوص، تمرکز روی حل تعارضات است. این به آن خاطر است که بسیاری از مشکلات در تیم از اختلاف سلیقه و تفاوت نگرش و تعارضات میان اعضای تیم ناشی می‌شود.

در تیم‌هایی که عملکرد کاری بالایی دارند، اعضای تیم یه یکدیگر اعتماد داشته و تعارضات در آنها سازنده است و مخرب و فردی نیست. هنگامی که در مورد بهینه کردن فرآیندهای اجرا در سازمان خود فکر می‌کنید، چند عامل بیشتر از بقیه در اولویت است. این عوامل را در مدیریت خود شناسایی کرده و بر آنها متمرکز شوید. ایجاد تعادل میان این عوامل، همان استراتژی کلی بهبود فرآیندهای اجراست.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com