نقش کلیدی مدیر پروژه در اجرای پروژه‌های سازمانی / مدیریتی سرنوشت‌ ساز

سازمان‌ها و مدیرانی می‌توانند در اجرای پروژه‌های مختلف خود موفق باشند که قبل از شروع پروژه، اقدام به استخدام یک مدیر پروژه مناسب کرده باشند. نقش رسمی مدیر پروژه تحویل پروژه در زمان مناسب، با بودجه تعیین شده و طبق مشخصات مورد نیاز مشتری است و باید این کار را با استفاده از دانش، مهارت‌ها و ابزار مورد نیاز به انجام برساند. مدیریت کوچک‌ترین پروژه‌ها تا بزرگ‌ترین آنها نیازمند برنامه‌ریزی و هدایت درست مسیر پروژه است. بنابراین وجود نیروی خبره در رسیدن به هدف نهایی که انجام رساندن پروژه است، اهمیت بسزایی دارد. برای اینکه بیشتر با نقش مدیر پروژه در سازمان آشنا شویم، جنبه‌های کلیدی این شغل را بررسی می‌کنیم.

شایستگی‌ها

مدیران پروژه برای اینکه بتوانند در اجرای پروژه‌ها موفق باشند نیازمند داشتن مهارت‌هایی در این زمینه هستند. مدیران پروژه باید هدف درونی سازمان را درک کرده و دانش کافی درباره محصول یا خدمات شرکت داشته باشند تا بتوانند ارتباط هوشمندانه‌ای با مشتری، ذی‌نفعان، تامین‌کنندگان و مدیران سازمان داشته باشند. بهترین مدیر پروژه فردی است که شنونده خوبی باشد و تفاوت دیدگاه با گروه‌های بالاتر از خود را فرصتی برای یادگیری بداند. مدیرانی که تازه به استخدام سازمان در می‌آیند، نیاز است که زمانی را برای یادگیری اصول درک بهتر تعاملات میان گروه‌های مختلف سازمان و هماهنگی موثر بین آنها اختصاص دهند. منفعت این سرمایه‌گذاری در یادگیری در قالب تصمیمات خوب، جلسات موثر و انتقال پروژه‌های موفق با کمترین دردسر به خود سازمان برمی‌گردد.

مهارت‌های فردی و رهبری

یکی از مهارت‌هایی که مدیران پروژه باید داشته باشند، درک چگونگی انگیزش کارکنان در انجام دادن پروژه و حفظ موثر آنها در تیم برای کار اثربخش است. مدیر پروژه باید توانایی تعامل و تاثیرگذاری مناسب بر اعضای تیم و سرمایه‌گذاران پروژه را داشته‌ باشد. تا زمانی که بسیاری از اعضای تیم به ارائه گزارش عملکرد نمی‌پردازند، مدیرپروژه باید بتواند راه‌هایی برای ایجاد انگیزه در کارکنانی که به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم در موفقیت پروژه نقش دارند بیابد. همچنین در زمان‌هایی که نیاز به تجدیدنظر در بودجه وجدول زمان‌بندی تحویل پروژه است، مدیر پروژه باید بتواند در این باره اطمینان کافی را در میان حامیان مالی و کارکنان خود ایجاد کند.

وظایف و ابزارهای مدیریت پروژه

مدیریت موثر پروژه نیازمند درک چگونگی، چرایی و زمان مناسب اصول اجرای پروژه در مراحل مختلف آن است. مثال‌هایی از این ابزارها شامل جدول توسعه پروژه، برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، ارزیابی ریسک، بودجه‌بندی، مدیریت تغییر و کنترل پروژه است. او ابتدا باید در مورد پروژه برنامه‌ریزی کند. بدین صورت که حیطه پروژه را در تعامل با مدیران ارشد تعریف کند، یک برنامه کاری با جزییات ایجاد کند که توالی فعالیت‌های مورد نیاز برای موفقیت کامل پروژه را شناسایی و ترتیب‌بندی کند، منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه (زمان، پول، تجهیزات و. . .) را تعیین کند، برنامه زمان‌بندی پروژه با مدیریت ارشد و دیگر کارکنان را بررسی کند تا توان اجرایی داشته باشد و در صورت نیاز آن را اصلاح کند، اهداف و سنجه‌ها را از نظر اجرایی ارزیابی کند، پروژه را مطابق برنامه‌ریزی انجام گرفته به اجرا بگذارد، فرم‌ها و موارد ثبت شده در اسناد که توسط تیم اجرایی نوشته شده را چک و بررسی کند، بر پیشرفت کار نظارت کرده و در صورت لزوم تعدیلاتی را برای اطمینان از اجرای کامل پروژه در برنامه ایجاد کند. یک برنامه زمان‌بندی تعاملی برای به روز‌رسانی وظایف مرتبط با تعدیلات با ذی نفعان و کارکنان سازمان در حین پیشرفت پروژه ایجاد کند و در نهایت اینکه بر کیفیت نحوه تکامل وظایف تیم پروژه از نظر رعایت استانداردها، بررسی‌ها و کنترل کامل داشته باشد. از دیگر وظایف مدیر پروژه می‌توان به مدیریت مالی و کنترل تغییرات اشاره کرد که در زیر شرح داده شده است.

مدیریت مالی

مسئله مدیریت مالی در پروژه‌ها مسئله‌ای بسیار حائز اهمیت است. هر پروژه بودجه‌ای دارد، خواه این بودجه به‌طور شفاف تعریف شده باشد یا خیر، شما باید مطمئن شوید که هزینه اضافی صرف نمی‌کنید. چرا که در پایان مشتری یا حامی مالی شما از نتیجه کار راضی نخواهد بود. مسائل مالی را با دقت بررسی کنید، هر یک از هزینه‌ها را با جزییات آن ثبت و از قبل بودجه آن را تعیین کنید. در نخستین زمان ممکن به مشتریان درباره هزینه‌هایی که بودجه آن تعیین نشده است، تذکر دهید و در مسائل مالی با آنان شفاف باشید. اگر به بودجه بیشتری نیاز دارید، از درخواست آن نهراسید.

کنترل تغییرات

به‌عنوان مدیر پروژه، شما اصلی‌ترین فرد درگیر با تغییرات محدوده پروژه هستید. هیچ‌گونه تغییری بدون آنکه تاثیر آن را بر بودجه و برنامه پروژه دقیقا بررسی نکرده‌اید، نپذیرید. اغلب تغییرات هزینه مالی دارند و زمانبندی شما را تغییر می‌دهند. شما ممکن است تغییرات را بپذیرید، اما باید مشتری شما از تغییراتی که روی پروژه تاثیر می‌گذارد، آگاه شود و با آن موافقت کند. تغییرات پروژه‌تان را کنترل کنید و فقط روی مواردی که کاملا تایید شده‌اند و در برنامه‌تان گنجانده‌اید و فکری برای منابع‌شان کرده‌اید کار کنید.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

مدیران پروژه می‌توانند از نرم‌افزارهای مختلفی برای کنترل روند اجرایی تکمیل پروژه استفاده کنند که یکی از آنها نرم‌افزار PMA است که علائم اختصاری عبارت Pert Master Advanced است. تعداد پروژه‌های قابل بازیابی به‌طور همزمان در این نرم‌افزار یکی است و حداکثر تعداد فعالیت‌های هر پروژه 700 فعالیت است. این نرم‌افزارها دارای تاریخ‌های تقویمی است و از قابلیت‌های آن می‌توان به رسم نمودار گانت و نمودار شبکه، قابلیت گزارش هزینه و تخصیص و تسطیح منابع اشاره کرد.