توسعه سازمانی با ابزاری مدرن / مدیریت دانش

تحولات گذر از تمدن صنعتی به جامعه فرا صنعتی همراه با شتاب تاریخ و پدیده های ناشی از آن، چون انفجار اطلاعات، تحولات علمی و فناوری برق آسا از یک سو و پیدایش نیروهای قدرتمند فعال در تجدید، شکل دهی و دگرگون سازی ساختار اقتصاد و کسب وکار و جهانی شدن غیر قابل اجتناب آن از سوی دیگر، تحول بنیادین در فرآیندهای سازمان و راهبردهای توسعه سازمان را الزام آور می سازد.

در این برهه از زمان ظهور مدیریت دانش مصادف شده است با توسعه دانش جهانی که اقتصاد آن از تمرکز بر عوامل سنتی تولید به خصوص سرمایه، سرزمین و نیروی کار به سمت دانش تغییر کرده است.

به طورکلی، مدیریت دانش یک مدیریت هدفمند و نظام مند است. فرآیندها و ریشه های آن با هدف کلی درک پتانسیل دانش در تصمیم گیری موثر، حل مشکلات، تسهیل نوآوری و خلاقیت و به دست آوردن مزیت رقابتی در همه سطوح (فردی، گروهی، سازمانی و ملی و...) پیوند می خورد.

کارل ویگ بیان می کند که مدیریت دانش، گروهی از فرآیندها و روش های مشخص تعریف شده ای است که دانش حیاتی میان عملیات مختلف را آشکار و مدیریت می کند. هدف آن، شناختن محصولات و استراتژی های جدید و بالا بردن مدیریت منابع انسانی برای رسیدن به اهداف سازمان است. مدیریت دانش، پیش شرطی برای راه حل مشکلات پیچیده در حال ظهور در سازمان است.

مدیریت دانش انجام کارهای درست است به جای انجام دادن درست کارها که تاکید روی اثربخشی دارد تا کارایی، همچنین مدیریت دانش شیوه جدید تفکر در مورد سازمان و تسهیم منابع فکری و خلاقانه سازمان و شیوه ای جهت بهره وری، بهبود عملکرد و کاهش هزینه ها و بهینه سازی دانش سازمانی برای افزایش عملکرد از طریق روش ها و تکنیک های متفاوت است. مدیریت دانش می تواند گستره ای از ویژگی های عملکرد سازمانی را با قادر ساختن سازمان به عملکرد هوشمندانه تر بهبود ببخشد.

در واقع مدیریت دانش فرآیند نظام مند و یکپارچه هماهنگی در سطح سازمانی به منظور دستیابی به اهداف سازمانی است. مدیریت دانش فرآیندی است که سازمان ها را به شناسایی، انتخاب، توزیع و انتقال اطلاعات و تجربیات ضروری قادر می سازد تا از آنها در فعالیت هایی نظیر حل مشکلات، یادگیری پویا، برنامه ریزی استراتژیک و تصمیم گیری استفاده شود.

چرخه مدیریت دانش

مدیریت دانش با مدیریت اثربخش و سیستماتیک و بهره برداری از منابع دانش یک سازمان در ارتباط است. مدیریت دانش، متشکل از خلق، ذخیره، تنظیم، بازیافت و توزیع دانش یک سازمان است. علوی و لیدنر فرآیند مدیریت دانش را در چهارگام طبقه بندی کردند: خلق دانش، ذخیره / بازیافت، انتقال دانش و کاربرد دانش. این طبقه بندی نشان دهنده یک رویکرد فرآیندی مفصل از دانش سازمانی با تاکید بر نقش تکنولوژی اطلاعات است. این چارچوب سیستماتیک در شکل 1 نشان داده شده است.

الف- خلق دانش

خلق دانش فرآیندی است پویا که از تعامل بین دانش ضمنی و آشکار در سطوح مختلف سازمان ها حاصل می شود. دانشی که خلق شده است می تواند از یک فرد به فرد دیگری منتقل شود یا اینکه در سطح فردی، گروهی یا سازمانی ذخیره شود.

ب- ذخیره / بازیافت دانش

در حالی که دانش جدید به وسیله افراد توسعه داده می شود، سازمان ها در تفصیل و استخوان بندی آن دانش، نقش حیاتی ایفا می کنند. ذخیره، سازماندهی و بازیافت دانش سازمانی به حافظه سازمانی اشاره دارد. حافظه سازمانی مشتمل بر دانشی است که در شکل های گوناگون مانند اطلاعات ساختارمند در پایگاه داده ها، اسناد مکتوب، سیستم های خبره، فرآیندها و رویه های سازمانی مستند و دانش ضمنی که توسط افراد و شبکه ای از افراد حاصل می شود، وجود دارد.

دانش فردی معادل دانش سازمانی نیست، دانش سازمانی از نوع دانش جاری در سطح شرکت بوده و باید توسط اعضا شناسایی و تسهیم شود تا اینکه قرین یک سیستم دانش شود. از این رو برای تبدیل شدن به یک سازمان یادگیرنده ای که مملو از دانش است، باید سیستم و سازوکاری برای ذخیره دانش در جهت کاربردهای آتی وجود داشته باشد.

استراتژی مدیریت دانش باید انعکاس دهنده استراتژی رقابتی شرکت باشد؛ مدیریت دانش چگونه برای مشتریان ارزش خلق می کند؟ چگونه آن ارزش از یک مدل کسب وکار حمایت می کند؟ و چگونه افراد سازمان آن ارزش را به کار می گیرند؟ برای ذخیره دانش دو استراتژی مورد استفاده قرار می گیرد.

1- کدگذاری: پیاده سازی سیستم های اطلاعات باکیفیت و قابل اتکا برای استفاده مجدد از دانش کد گذاری شده.

2- شخصی سازی: رایزنی و مشـورت هــای تحلیلــی و خلاق درخصوص مشکلات استــراتــژیــک از طــریــق ارتباط دهی متخصصان.

ج- انتقال دانش

توانایی انتقال دانش از یک واحد به واحد دیگر برای تسهیم شدن در عملکرد سازمانی ضرورت دارد. سوبیبی عنوان می کند دانشی که بین افراد انتقال می یابد نه تنها به سازمان سود می رساند، بلکه موجب بهبود توانمندی های هر دو فرد درگیر در این فرآیند می شود.

ازاین رو انتقال دانش در یک سازمان به عنوان فرآیندی محسوب می شود که در آن یک واحد (گروه، دپارتمان یا بخش) در جریان تجربیات یک واحد (گروه، دپارتمان یا بخش) دیگر قرار می گیرد. دانش می تواند به شیوه های مختلفی انتقال یابد. دانش هم می تواند به صورت غیرمستقیم به وسیله رسانه ها و هم به صورت مستقیم از فردی به فردی دیگر منتقل شود.

د- کاربرد دانش

به مفهوم فعال و متناسب سازی دانش برای شرکت ها در جهت خلق ارزش است، چون دانش سازمانی باید در محصولات، خدمات و فرآیند های شرکت به کار گرفته شود. منبع مزیت رقابتی به جای اینکه در خود دانش باشد در کاربرد آن نهفته است.

استفاده قدرتمندتر از دانش نسبت به رقبا یک عامل کلیدی برای مبارزه در عصر جهانی اطلاعات است. کارکنان برای بهبود شانس رسیدن به اهداف سازمانی از همه منابع موجود شامل پایگاه دانش سازمان استفاده می کنند. استفاده از تجارب دیگران که در عرصه های بیرونی اثربخش بوده، کیفیت و سرعت حل مسئله را بهبود خواهد بخشید.

برای خلق ارزش، دانش به طور واقعی باید به کار گرفته شود و هنگامی که به کار گرفته شد، شرکت در مورد اعتبار و مناسبت آن قضاوت خواهد کرد. هنگامی که سازمان تبدیل به یک سازمان یادگیرنده می شود، کاربرد دانش ضرورت پیدا می کند و این دانش به سازمان کمک می کند دانش صحیح و با ارزش خود را حفظ کند.

مزایای مدیریت دانش

دنهارت هشت مزیت خاص مدیریت دانش را شناسایی كرده كه به شرح زیر است:

1- جلوگیری از افت دانش: مزیت مذکور سازمان را قادر می سازد تخصص فنی حیاتی خود را حفظ كرده و از افت دانش حیاتی كه از بازنشستگی، كوچك سازی یا اخراج كاركنان و تغییرات ساختار حافظه انسانی ناشی می شود، جلوگیری كند.

2- بهبود تصمیم گیری: این مزیت، نوع و كیفیت دانش مورد نیاز را برای تصمیم گیری های اثربخش شناسایی می كند و دسترسی به آن دانش را تسهیل می بخشد. در نتیجه، تصمیمات سریع تر و بهتری می تواند در سطوح پایین تر سازمانی صورت گیرد.

3- انعطافپذیری و انطباق پذیری: به كاركنان اجازه می دهد درك بهتری از كار خود به عمل آورده، راه حل های نوآورانه مطرح كنند، با سرپرستی مستقیم كمتر كار كنند و كمتر نیاز به مداخلات داشته باشند. در نتیجه كاركنان می توانند در موقعیت های چند وظیفه ای فعال باشند و سازمان می تواند روحیه كاركنان را بالا ببرد.

4- مزیت رقابتی: سازمان ها را قادر می سازد كاملا مشتریان، دیدگاه ها و بازار و رقابت را درك كرده و بتوانند شكاف ها و فرصت های رقابتی را شناسایی كنند.

5- توسعه دارایی: توانایی سازمان را در سرمایه گذاری در حفاظت قانونی برای مالكیت معنوی بهبود می بخشد. در غیر این صورت، ثبت اختراعات، علائم تجاری، اجاره نامه ها، حق انحصاری اثر و اسرار تجاری ممكن است در زمان درست به كار گرفته نشود و منجر به حفاظت قانونی كمتر و كاهش ارزش بازار برای مالكیت معنوی شود.

6- افزایش محصول: به سازمان اجازه می دهد دانش را در خدمات و فرآورده ها به كار گیرد. در نتیجه ارزش درك شده محصول با نسبت مستقیم میزان و كیفیت دانش در محصول افزایش پیدا می كند. محصولات نرم افزاری و سایر محصولات دارای عناصر نرم افزاری از این نمونه اند.

7- مدیریت مشتری: سازمان را قادر می سازد توجه كانونی و خدمت به مشتری را افزایش دهد. دانش مشتری باعث سرعت پاسخ به سوالات، توصیه ها و شكایت های مشتری می شود. این امر همچنین تضمین كننده سازگاری و كیفیت بهتر خدمات به مشتریان است. راه حل مشكلات عادی به سادگی قابل دسترسی است.