چطور کارمندان دردسرساز را شناسایی کنیم؟

تصور کنید یک ساعت مکانیکی پیچیده روی دیوار اتاق تان تیک تاک می کند. هر چرخ دنده، کوچک یا بزرگ، وظیفه ای حیاتی دارد و با هماهنگی بی نقص زمان را برای تان نشان می دهد. حالا فقط کافی است یکی از این چرخ دنده ها بشکند یا از مسیر خودش خارج شود. ساعت دیگر دقیق نیست و حتی ممکن است کاملا از کار بیفتد. تیم های کاری هم دقیقا شبیه این ساعت هستند. هر عضو تیم نقش خودش را دارد و هماهنگی میان آنها ضامن موفقیت پروژه هاست.

البته همیشه همه چیز به این زیبایی پیش نمی رود. در میان اعضای تیم ممکن است یک نفر پیدا شود که مثل همان چرخ دنده شکسته عمل کند. این فرد می تواند روند کار را کند یا حتی متوقف کند. او ممکن است با رفتارهای ناسازگارانه اش هماهنگی میان اعضای تیم را به هم بزند. گاهی این مشکل به قدری مخفیانه است که ماه ها طول می کشد تا متوجه اثرات آن شویم.

شاید این کارمند همیشه تاخیر داشته باشد، کارهای خود را ناتمام بگذارد یا دیگران را درگیر مسئولیت های خودش کند یا شاید او در جلسات کاری انرژی منفی بدهد، اعتماد را در میان اعضای تیم خدشه دار کرده یا حتی باعث شکاف میان افراد شود. صرف نظر از نوع این مشکل، چنین کارمندانی تعادل تیم را به هم می زنند و عملکرد کل مجموعه را کاهش می دهند. به همین دلیل است که شناسایی این کارمندان دردسرساز و مدیریت صحیح آنها یک ضرورت است. نباید اجازه دهیم مشکلات کوچک در تیم به بحران‎های بزرگ تبدیل شوند. اگر سریع وارد عمل شویم و اقدامات درستی انجام دهیم، می توانیم تیمی سالم و کارآمد بسازیم.

حالا وقت آن است که به سراغ راهکارهایی برویم که به ما کمک می کنند این چرخ دنده های مشکل ساز را پیدا کنیم. این مقاله شما را با بهترین روش ها برای شناسایی کارمندان دردسرساز آشنا می کند و به شما ابزارهایی برای مدیریت هوشمندانه آنها ارائه می دهد. پس با ما همراه باشید تا یک بار برای همیشه از شر این مشکلات خلاص شوید.

روش اول: بررسی عملکرد کاری با داده های دقیق

یکی از ساده ترین و منطقی ترین روش ها برای شناسایی کارمندان دردسرساز، تحلیل عملکرد کاری آنها با استفاده از داده ها است. همانطور که می دانید، آمار و ارقام دروغ نمی گویند. وقتی عملکرد کاری افراد را به طور منظم اندازه گیری کنیم، الگوهای رفتاری خاصی نمایان می شوند که ممکن است نشانه ای از مشکلات باشند.

برای مثال، فرض کنید تیمی دارید که باید در ماه ۲۰ پروژه را تکمیل کند. یکی از کارمندان شما همیشه از این روند عقب می ماند و فقط نصف وظایفش را انجام می دهد. این الگوی تکراری، نشان دهنده مشکلی در عملکرد او است. شاید مهارت کافی ندارد یا وظایفش بیش از حد پیچیده هستند. شاید هم او به سادگی تعهد کافی به کار ندارد.

مطلب مرتبط: هنر مدیریت اختلاف نظرهای کارمندان

ابزارهای مدیریت پروژه مثل ترلو (Trello) یا آسانا (Asana) می توانند در این زمینه کمک زیادی کنند. این پلتفرم ها به شما اجازه می دهند میزان پیشرفت کارها را به صورت شفاف دنبال کنید. همچنین می توانید ببینید که چه کسی کارهایش را به موقع انجام می دهد و چه کسی مدام از دیگران عقب می ماند. نکته مهم این است که تحلیل داده ها باید همراه با گفت وگوهای سازنده باشد. به جای سرزنش مستقیم، با کارمند موردنظر صحبت کنید و از او بخواهید دلایل خود را توضیح دهد. شاید مشکلی در محیط کاری وجود دارد که شما از آن بی اطلاع هستید یا شاید او به حمایت بیشتری نیاز دارد. در نهایت، داده ها به شما نشان می دهند که چه کسی واقعاً در کارش مشکل دارد و چه کسی فقط به طور موقت با چالش هایی روبه رو شده است. این رویکرد شفاف و منطقی، به شما کمک می کند تصمیمات آگاهانه تری بگیرید.

روش دوم: تحلیل رفتارهای غیررسمی در محیط کار

گاهی اوقات مشکلات کارمندان دردسرساز تنها در عملکرد کاری آنها خلاصه نمی شود. برخی از این افراد ممکن است با رفتارهای غیررسمی خود، جو تیم را خراب کنند. برای شناسایی این رفتارها، باید فراتر از گزارش های کاری بروید و به نحوه تعامل افراد با یکدیگر توجه کنید.

فرض کنید یکی از کارمندان شما همیشه در جلسات کاری ایده های دیگران را نادیده می گیرد یا با لحن تندی صحبت می کند. چنین رفتاری نه تنها باعث کاهش انگیزه دیگران می شود، بلکه می تواند روابط تیمی را نیز تحت الشعاع قرار دهد. برای این منظور نیاز به مشاهده دقیق دارید. وقت بگذارید و رفتار افراد را در محیط کار بررسی کنید. به عنوان مثال، ببینید آیا کسی تمایل دارد کارهای خود را به دیگران منتقل کند؟ یا کسی که مدام شایعات می پراکند و اعتماد تیمی را تضعیف می کند.

همچنین می توانید از جلسات بازخورد گروهی استفاده کنید. این جلسات فرصتی برای اعضای تیم فراهم می کنند تا نظرات و تجربیات خود را درباره همکاری با دیگران بیان کنند. البته باید مراقب باشید که این جلسات به مکانی برای شکایت های بی مورد تبدیل نشود.

بی شک رفتارهای غیررسمی یکی از بزرگ ترین عوامل تاثیرگذار بر جو تیم هستند. اگر به این جنبه ها توجه نکنید، ممکن است ناخواسته اجازه دهید کارمندان دردسرساز به کار خود ادامه دهند و تاثیر منفی خود را افزایش دهند.

روش سوم: استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه

بازخورد ۳۶۰ درجه یکی از موثرترین ابزارها برای شناسایی نقاط ضعف و قوت افراد در تیم است. در این روش هر فرد از چندین منبع مختلف بازخورد دریافت می کند، از جمله همکاران، مدیران و حتی زیرمجموعه های خود. این رویکرد جامع به شما کمک می کند تصویر واضح تری از عملکرد و رفتار هر فرد به دست آورید.

تصور کنید یکی از کارمندان شما ظاهرا همه چیز را به خوبی انجام می دهد، اما وقتی از همکارانش بازخورد می گیرید، متوجه می شوید که او همکاری ضعیفی دارد یا کارهایش را به دیگران واگذار می کند. این نوع اطلاعات معمولا در گزارش های عملکردی سنتی دیده نمی شود.

مطلب مرتبط: اصول مدیریت کارمندان عصبانی

برای اجرای بازخورد ۳۶۰ درجه، می توانید از ابزارهایی مثل سروی مانکی (Survey Monkey) استفاده کنید. این ابزارها امکان جمع آوری نظرات و تحلیل آنها را به صورت ناشناس فراهم می کنند. ناشناس بودن نظرات به همکاران اجازه می دهد بدون ترس از عواقب، مشکلات را بیان کنند. ماجرا جالب شد، نه؟

با این حال مهم است که این فرآیند به صورت شفاف انجام شود. توضیح دهید که هدف از جمع آوری بازخورد، بهبود عملکرد کلی تیم است، نه سرزنش یا تنبیه افراد. این رویکرد مثبت به شما کمک می کند تا بازخوردهای صادقانه تری دریافت کنید. بازخورد ۳۶۰ درجه نه تنها به شناسایی کارمندان دردسرساز کمک می کند، بلکه به همه اعضای تیم فرصتی برای رشد و بهبود می دهد. این روش، یکی از بهترین ابزارها برای ایجاد فرهنگ بازخورد در سازمان شما است.

روش چهارم: بررسی میزان تعهد به اهداف تیمی

ر

یکی از نشانه های کلیدی یک کارمند دردسرساز عدم تعهد به اهداف تیمی است. چنین کارمندانی اغلب به جای فکر کردن به منافع گروه تنها به منافع شخصی خود توجه می کنند. برای شناسایی این افراد، باید میزان تعهد آنها به مأموریت ها و اهداف تیمی را بررسی کنید.

تصور کنید تیم شما در حال کار روی یک پروژه مهم است و نیاز به همدلی و تلاش همه اعضا دارد. اگر یکی از کارمندان شما مدام کارها را به تعویق می اندازد یا کیفیت خروجی هایش پایین است، احتمالاً او به اهمیت هدف تیمی پی نبرده است. این عدم تعهد می تواند تأثیر منفی بزرگی روی کل تیم بگذارد. برای بررسی میزان تعهد ابتدا اهداف مشخص و واضحی برای تیم تعیین کنید و انتظارات خود را به صورت شفاف با همه در میان بگذارید. سپس بررسی کنید که چه کسی با این اهداف هماهنگ است و چه کسی از آنها فاصله می گیرد. یکی از روش های کاربردی در این زمینه، انجام جلسات ارزیابی منظم است. در این جلسات درباره پیشرفت هر عضو و نحوه همکاری او با تیم بحث کنید. اگر کسی به طور مداوم از اهداف تیم عقب می ماند یا تلاش کافی نمی کند، این موضوع می تواند نشانه ای از مشکل باشد. البته باید در نظر داشته باشید که دلایل این رفتار می تواند متفاوت باشد؛ از مشکلات شخصی گرفته تا نداشتن انگیزه کافی. به طور معمول کارمندانی که تعهد کمتری دارند، معمولا روی دیگر اعضای تیم هم تاثیر منفی می گذارند. بنابراین شناسایی و مدیریت این افراد به شما کمک می کند تا تعادل و انسجام تیم را حفظ کنید.

روش پنجم: مشاهده میزان علاقه به یادگیری و رشد

یکی از ویژگی های یک کارمند حرفه ای علاقه او به یادگیری و رشد است. اگر یکی از اعضای تیم شما تمایلی به یادگیری چیزهای جدید نداشته باشد، ممکن است در آینده به یک نقطه ضعف تبدیل شود. چنین افرادی معمولا در برابر تغییرات مقاومت می کنند و باعث کند شدن پیشرفت تیم می شوند.

فرض کنید شرکت شما یک نرم افزار جدید برای مدیریت پروژه ها معرفی کرده است. بیشتر اعضای تیم مشتاقانه در دوره های آموزشی شرکت می کنند و مهارت های لازم را یاد می گیرند، اما یک نفر به بهانه های مختلف از یادگیری این نرم افزار طفره می رود. این نشانه ای است که او نه تنها برای رشد خودش تلاش نمی کند، بلکه ممکن است جلوی پیشرفت تیم هم بایستد.

برای شناسایی این افراد، ابتدا فرصت های یادگیری متنوعی را برای تیم فراهم کنید. این فرصت ها می تواند شامل دوره های آموزشی، کارگاه های آنلاین یا حتی جلسات مشاوره باشد. سپس مشاهده کنید که چه کسی از این فرصت ها استفاده می کند و چه کسی آنها را نادیده می گیرد. علاوه بر این، از مکالمات منظم با اعضای تیم برای فهمیدن انگیزه های آنها استفاده کنید. بپرسید که چه مهارت هایی را می خواهند یاد بگیرند و چطور می توانند در مسیر شغلی خود پیشرفت کنند. اگر کسی هیچ ایده یا انگیزه ای در این زمینه نداشت، ممکن است او همان کارمند دردسرسازی باشد که باید به آن توجه کنید. علاقه به یادگیری و رشد یکی از عواملی است که باعث پیشرفت سازمان شما می شود. افرادی که این علاقه را ندارند، به احتمال زیاد در آینده به یک مشکل جدی تبدیل خواهند شد.

مطلب مرتبط: مدیریت خستگی کارمندان در محل کار

روش ششم: توجه به سطح همکاری در پروژه های گروهی

پروژه های گروهی بهترین فرصت برای مشاهده نحوه عملکرد کارمندان و شناسایی افرادی هستند که در تیم ایجاد مشکل می کنند. در این پروژه ها، میزان همکاری و تعامل هر فرد با دیگران به خوبی نمایان می شود. فرض کنید تیم شما در حال کار روی یک کمپین بازاریابی است. 

بیشتر اعضا با انگیزه بالا ایده های خود را به اشتراک می گذارند و به همدیگر کمک می کنند، اما یکی از اعضای تیم همیشه از ایده های دیگران انتقاد می کند، بدون اینکه خودش راه حل بهتری ارائه دهد. چنین رفتاری نشان دهنده عدم همکاری و حتی ایجاد تنش در تیم است.

برای شناسایی این افراد، مدیران باید به نحوه تعامل اعضا در جلسات و کارهای گروهی توجه ویژه ای داشته باشند. همچنین، از ابزارهایی مثل مایکروسافت تیمز برای بررسی میزان همکاری افراد در پروژه ها استفاده کنید. ببینید چه کسی در مکالمات گروهی مشارکت فعال دارد و چه کسی تنها نقش یک ناظر را ایفا می کند.

یکی دیگر از روش های مفید، برگزاری جلسات بازبینی پروژه است. در این جلسات، از اعضای تیم بخواهید که درباره تجربیات خود در پروژه صحبت کنند. اگر چند نفر از رفتار یک کارمند خاص انتقاد کردند، این موضوع می تواند زنگ خطری باشد که او به درستی با دیگران همکاری نمی کند. سطح همکاری افراد در پروژه های گروهی نه تنها بر موفقیت پروژه ها، بلکه بر روحیه کلی تیم نیز تأثیر می گذارد. بنابراین، شناسایی کارمندان غیرهمکار و تلاش برای رفع مشکل آنها یک ضرورت است.

روش هفتم: بررسی رفتار در موقعیت های پرفشار

موقعیت های پرفشار بهترین آزمایش برای سنجش رفتار و عملکرد کارمندان است. در چنین شرایطی افراد معمولا شخصیت واقعی خود را نشان می دهند و می توانید به راحتی کارمندان دردسرساز را شناسایی کنید.

فرض کنید تیم شما در آستانه ضرب الاجل یک پروژه مهم است. بیشتر اعضا با تمام توان کار می کنند و سعی دارند کارها را به موقع به پایان برسانند، اما یک نفر مدام شکایت می کند، روحیه بقیه را خراب می کند و حتی ممکن است کارهای خودش را به تعویق بیندازد. این رفتارها نشان می دهد که او نمی تواند در موقعیت های پرفشار عملکرد مناسبی داشته باشد. برای شناسایی این افراد، به نحوه واکنش آنها در برابر استرس و فشار توجه کنید. آیا آنها در این شرایط خونسرد می مانند و به دنبال راه حل هستند؟ یا اینکه با رفتارهای منفی خود مشکلات را بیشتر می کنند؟

یکی از روش های مفید برای مدیریت این موقعیت ها، ارائه حمایت روانی به اعضای تیم است. به عنوان مدیر، سعی کنید فضایی ایجاد کنید که در آن افراد احساس کنند می توانند درباره مشکلات خود صحبت کنند. اگر کسی همچنان رفتارهای منفی داشت، باید به طور جدی تر با او برخورد کنید. توانایی مدیریت استرس یکی از مهارت های حیاتی در محیط کاری است. اگر کارمندی این توانایی را نداشته باشد، به احتمال زیاد به یک مشکل بزرگ در تیم شما تبدیل خواهد شد.

مطلب مرتبط: اشتباهات کارمندان در برقراری ارتباط با هم

روش هشتم: تحلیل بازخوردهای همکاران و مشتریان

یکی از بهترین روش ها برای شناسایی کارمندان دردسرساز، جمع آوری بازخوردهای منظم از همکاران و مشتریان است. این بازخوردها می توانند نشان دهند که یک فرد تا چه اندازه در هماهنگی با تیم و ارائه خدمات موفق عمل می کند.

فرض کنید یکی از اعضای تیم شما دائما از سوی مشتریان یا همکارانش انتقاد می شود. ممکن است رفتار او در برخورد با مشتریان باعث ناراحتی آنها شده باشد یا همکارانش احساس کنند که او در کارهای گروهی همکاری لازم را ندارد. چنین نشانه هایی می توانند زنگ خطر باشند که باید جدی گرفته شوند.

برای جمع آوری بازخوردهای دقیق از ابزارهای ارزیابی عملکرد یا پرسشنامه های ناشناس استفاده کنید. این روش به دیگران اجازه می دهد بدون ترس از برخوردهای احتمالی، نظر خود را به صراحت بیان کنند. همچنین، جلسات بازبینی دوره ای نیز می توانند محیطی مناسب برای شنیدن بازخوردها ایجاد کنند.

به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ خدماتی دریافت که یکی از کارکنان آنها در بخش پشتیبانی مشتریان دائماً از سوی مشتریان انتقاد می شود. بررسی های بعدی نشان داد که این کارمند در برخورد با مشتریان صبور نیست و اغلب رفتارهای تند نشان می دهد. این موضوع به مدیران کمک کرد تا تصمیم مناسبی در خصوص این فرد بگیرند. بازخوردها دیدگاهی شفاف درباره عملکرد و رفتار کارمندان به شما می دهند. از این طریق، می توانید مشکلات را زودتر شناسایی کرده و اقدامات لازم را انجام دهید.

روش نهم: ارزیابی تناسب فرهنگی با سازمان

یکی دیگر از روش های مهم، بررسی میزان تناسب فرهنگی کارمندان با ارزش ها و فرهنگ سازمان است. کارمندانی که با فرهنگ سازمان همخوانی ندارند، معمولاً در هماهنگی با تیم و انجام وظایف مشکل دارند و ممکن است در طولانی مدت به چالشی بزرگ تبدیل شوند.

برای مثال، تصور کنید سازمان شما ارزش هایی همچون شفافیت، همکاری و خلاقیت را ترویج می دهد، اما یکی از کارکنان تمایل دارد اطلاعات را نزد خود نگه دارد، به صورت انفرادی عمل کند و در جلسات ایده پردازی مشارکت نکند. این رفتارها نشان می دهد که او با فرهنگ سازمان شما همخوانی ندارد.

مطلب مرتبط: مدیریت کارمندان تازه وارد؛ چالشی برای مدیران

در مسیر شناسایی این افراد ابتدا فرهنگ سازمان خود را به صورت شفاف تعریف کنید و مطمئن شوید که تمامی اعضا از این ارزش ها آگاه هستند. سپس به رفتارها و نگرش های کارمندان توجه کنید. آیا آنها این ارزش ها را در عملکرد روزانه خود نشان می دهند یا برخلاف آنها عمل می کنند؟

همچنین، مصاحبه های بازخوردی منظم می توانند به شما کمک کنند تا میزان تناسب فرهنگی کارمندان را بررسی کنید. در این مصاحبه ها می توانید درباره نگرش ها، اهداف و اولویت های هر فرد اطلاعات بیشتری کسب کنید.

در نهایت، تناسب فرهنگی یکی از عوامل کلیدی برای موفقیت تیم ها و سازمان هاست. افرادی که با فرهنگ سازمان هماهنگی ندارند، احتمالا باعث ایجاد تنش و کاهش بهره وری می شوند. بنابراین، شناسایی و مدیریت این افراد ضروری است.

سخن پایانی

کارمندان دردسرساز می توانند همچون دانه های شن در یک ماشین دقیق عمل کنند و روند کاری تیم را مختل کنند. شناسایی این افراد و مدیریت آنها یکی از مسئولیت های کلیدی مدیران و رهبران تیم است. با روش هایی مانند تحلیل بازخوردها، بررسی رفتار در موقعیت های پرفشار و ارزیابی تناسب فرهنگی، می توان این افراد را شناسایی کرد و برای بهبود وضعیت اقدام کرد.

به یاد داشته باشید که شناسایی این کارمندان به معنای اخراج سریع آنها نیست. بسیاری از این افراد با مشاوره های مناسب، فرصت های آموزشی و مدیریت صحیح می توانند به نیروهایی مفید و ارزشمند تبدیل شوند. بنابراین، بهتر است قبل از هر تصمیمی، روی بهبود عملکرد آنها تمرکز کنید.

در پایان، تیم هایی موفق خواهند بود که اعضای آنها با یکدیگر هماهنگ بوده و ارزش های مشترکی را دنبال کنند. با استفاده از روش های ارائه شده در این مقاله، می توانید تیم خود را قوی تر و بهره ورتر کنید و از تأثیرات منفی کارمندان دردسرساز جلوگیری کنید.

منابع:

https://www.forbes.com

https://abbymedcalf.com

https://money.usnews.com