اشتباهات کارمندان در برقراری ارتباط با هم

ارتباط موثر با دیگران یکی از مهارت های کلیدی برای موفقیت در هر زمینه ای از زندگی است. مثلا زندگی کاری را در نظر بگیرید. اگر قرار باشد کارمندان در یک شرکت هیچ ارتباطی با هم نداشته باشند، خیلی زود اوضاع شرکت فاجعه بار خواهد شد. کارمندانی که می توانند به طور موثر با هم ارتباط برقرار کنند، نه تنها بهتر با هم کار می کنند، بلکه مشکلات را هم خیلی سریع و بدون دردسر حل کرده و اجازه نمی دهند اختلافات درونی اوضاع شرکت را به هم بریزد.

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم مهارت های ارتباطی برای هر کارمندی ضروری است. البته گاهی اوقات کارمندان علی رغم مهارت های ارتباطی خوب در اجرای آنها مشکل دارند. این درست همان جایی است که تجربه زیسته به کمک من و شما خواهد آمد. خب انتظار ندارید که کارمندان بدون هیچ تجربه یا الگوبرداری از دیگران در زمینه ارتباط با همدیگر مهارت پیدا کنند؟ باور کنید یا نه، مطالبی در دنیا هست که پشت میز و صندلی دانشگاه تدریس نمی شود. ما در این مقاله قصد داریم برخی از نکات کلیدی در این راستا را زیر ذره بین ببریم. پس با ما همراه باشید تا نگاهی به اشتباهات رایج کارمندان در ارتباط با هم بیندازیم.

یادتان باشد، همه کارمندان شرکت دارای سطح برابری از مهارت و تجربه نیستند. همانطور که در کنسرت های بزرگ مهارت نوازنده ها با هم فرق دارد، اینجا هم توانایی افراد با هم متفاوت است. توجه به نکات زیر نه تنها به درد کارمندان می خورد، بلکه چراغ راه خوبی برای مدیران به منظور مدیریت و ساماندهی بهتر کارمندان خواهد بود.

مطلب مرتبط: اشتباهات کار تیمی در دنیای کسب و کار

عدم شفافیت

یکی از رایج ترین اشتباهات کارمندان این است که در برقراری ارتباط با هم شفاف نیستند. آنها ممکن است اطلاعات مهم را پنهان کنند یا مبهم و نامفهوم صحبت کنند. این می تواند منجر به سوءتفاهم، تعارض و کاهش بهره وری شود.

عدم شفافیت همیشه به خاطر قصد و غرض قبلی کارمندان نیست. گاهی اوقات تیپ شخصیتی افراد نقش مهمی در این فرآیند دارد. به طور طبیعی وقتی با مجموعه ای از کارمندان درونگرا رو به رو هستیم، نباید انتظار به اشتراک گذاشتن سیر تا پیاز ماجراها را داشته باشیم. ماجرا از آنجایی پیچیده می شود که مجموعه از کارمندان درونگرا و برونگرا را کنار هم داشته باشیم. در چنین شرایطی اختلاف نظر میان کارمندان طبیعی خواهد بود.

خب حالا که سر و کله یک بحران بزرگ از راه رسیده، راه چاره چیست؟ ما اینجا دو توصیه برای دو گروه مختلف از اعضای شرکت داریم. 

اگر شما مدیر شرکتی هستید که کارمندان از نظر ارتباط با هم عملکرد فاجعه باری دارند، اصلا لازم نیست نگران شوید. تنها کاری که باید انجام دهید، برنامه ریزی برای دورهمی های دوستانه خارج از شرکت است. اینطوری کارمندان تان آشنایی بهتری با هم پیدا کرده و به قول معروف یخ روابط شان آب می شود.

اگر شما کارمندی هستید که عادت به ارتباط شفاف با دیگران ندارد، باید به مرور زمان عادت تان را تغییر دهید. اشتباه خیلی از کارمندان این است که اصرار دارند راه 100 ساله را یک شبه طی کنند. این درست مثل آن است که یک دانشجوی ترم یک بازیگری بخواهد فردا صبح که بیدار می شود کیفیت بازیگری مثل آلپاچینو داشته باشد؛ همینقدر عجیب و باورنکردنی!

گوش ندادن به یکدیگر 

گوش دادن فعال یک مهارت مهم ارتباطی است. زمانی که کارمندان به طور فعال به هم گوش نمی دهند، ممکن است پیام های مهم را از دست بدهند. از این مهمتر گاهی اوقات گوش ندادن به دیگران موجب برداشت نادرست از حرف شان می شود. این می تواند منجر به سوءتفاهم و تصمیم گیری ضعیف شود.

گاهی اوقات کارمندان برای اینکه عملکرد خودشان در زمینه گوش ندادن به هم را توجیه کنند، انواع بهانه ها را پشت سرهم ردیف می کنند. مثلا گاهی اوقات به شلوغی روزهای کاری اشاره می کنند.

قبول دارم روزهای شلوغ برای هر کسی اعصاب خردکن است، اما شما حق ندارید به خاطر یک روز شلوغ حاصل زحمت تمام اعضای شرکت را بر باد دهید.

شاید مکالمات میان دو تا کارمند میان رده اهمیت زیادی از نظر سازمانی نداشته باشد، اما دیر یا زود همین کارمندان بدل به مدیران شرکت خواهند شد که اتفاقا میانه خوبی با گوش دادن به حرف هم ندارند. آن وقت مشکل مورد نظر دیگر خیلی بی سر و صدا نخواهد ماند. بلکه مشکلات عمده ای به همراه خواهد داشت.

قضاوت بی مورد

وقتی کارمندان شروع به قضاوت یکدیگر می کنند، ارتباط موثر دشوار می شود. آنها ممکن است در یک مکالمه عادی به طور علنی یکدیگر را مورد قضاوت قرار دهند. اینطوری روابط میان کارمندان خیلی زود بحرانی شده و هیچ کس چشم دیدن دیگری را نخواهد داشت.

آدم ها معمولا در همان برخورد اول قضاوتی درباره دیگران پیدا می کنند. با این حال شما قرار نیست هر چیزی به ذهن تان رسید را بیان کنید. 

اگر دقت کرده باشید خیلی وقت ها در رسانه ها اخباری درباره اختلاف میان فلان بازیگر با همکارش به گوش می رسد. شاید این اختلافات کاملا جدی هم باشد، اما آن بازیگرها برای حفظ ظاهر هم که شده چیزی را بروز نمی دهند. این دقیقا همان کاری است که شما هم باید انجام دهید.

یادتان باشد، شما در محیط کار با اعضای خانواده تان تعامل ندارید، بلکه سر و کارتان با کسانی است که فقط برای پیشبرد پروژه ها باید تحمل شان کنید؛ همین و بس. پس خیلی انتظارات تان را بالا نبرید.

مطلب مرتبط: 5 روش کلیدی برای برقراری ارتباط غیرکلامی

توهین مستقیم و غیرمستقیم

توهین کردن یکی از مخرب ترین اشتباهات ارتباطی است. وقتی کارمندان به یکدیگر توهین می کنند، اعتماد و احترام را از بین می برند. این می تواند منجر به تعارض، خصومت و کاهش بهره وری شود.

این روزها کمتر کسی در محیط کار با یک همکار بددهن رو به‎روست. در عوض بیشتر توهین ها به طور غیرمستقیم بیان می شود. شاید فکر کنید چنین توهین هایی با رفتار متقابل قابل درمان است. خب در این صورت شما فقط محل کار را سمی تر خواهید کرد.

شما به عنوان یک کارمند شاید رفتارهای مختلف را تحمل کنید، اما قرار نیست در برابر توهین ساکت بمانید؛ چراکه توهین عملا دودستگی در میان کارمندان ایجاد خواهد کرد. به طوری شما پس از مدت زمانی کوتاه دیگر احترام لازم در بین همکاران را نخواهید داشت.

مهمترین اصل در زندگی کاری و سازمانی احترام میان افراد است. اگر این احترام از بین برود، دیگر مفهوم همکاری معنایی نخواهد داشت. آن وقت هر چقدر هم تلاش کنید، توانایی مدیریت کارها را نخواهید داشت.

معمولا سیاست های سازمانی در برابر توهین قطعیت زیادی دارد.  بنابراین شما باید از این سیاست ها به طور کامل بهره ببرید.  یادتان باشد، مماشات شما با برخی از کارمندان عملا فضای شرکت را متشنج خواهد کرد. پس اصلا هیچ مدارایی در این رابطه نداشته باشید.

انتقاد شخصی

انتقاد شخصی به جای انتقاد از کار، می تواند منجر به تعارض و کاهش اعتماد شود. وقتی کارمندان به یکدیگر حمله شخصی می کنند، به جای اینکه بر موضوع تمرکز کنند، بر احساسات یکدیگر تمرکز می کنند.

احتمالا شما هم تجربه حمله شخصی به همکاران تان را داشته اید. اینطور وقت ها آدم بیشتر از اینکه منظور بدی داشته باشد، صرفا فشارهای کاری را خالی می کند، البته به بدترین شکل ممکن!

بعضی ها فکر می کنند رفتار نادرست شان در یک روز پرفشار بعدا با کمی مهربانی یا یک عذرخواهی خشک و خالی حل می شود. خب راستش را بخواهید این مسئله اصلا با چنین ایده ساده ای رو به راه نمی شود.

شما را نمی دانم، ولی من که هیچ وقت واکنش خوبی در مقابل انتقاد شخصی از خودم نشان نمی دهم. فرقی هم ندارد طرف مقابل بدترین روز عمرش را داشته باشد یا نه. هرچه باشد هیچ کس حق ندارد در محیط کار پای مسائل شخصی را به ماجرا باز کند، مگر نه؟

به عنوان یک کارمند شما باید مرزهای خود را با دیگران کاملا روشن بیان کنید. اگر دوست ندارید مورد قضاوت یا انتقاد شخصی قرار بگیرید اصلا نباید از کنار آن به راحتی عبور کنید. در عوض یک برخورد قاطع و تا حدی تند حساب کار را دست طرف های مقابل خواهد داد.

اگر شما آنقدر خوش شانس هستید که مدیر یک مجموعه یا دپارتمان باشید، باید همیشه موضع تان در برابر انتقادهای شخصی را مشخص نمایید. خب وقتی کارمندان شاهد بی تفاوتی محض شما باشند، جسارت شان برای حمله یا انتقاد شخصی به دیگران بیشتر خواهد شد. اگر با این زاویه دید به ماجرا نگاه کنیم، آن وقت تیم مدیریتی هم پایش در میانه مشکلات گیر خواهد کرد. ماجرا جالب شد، نه.

پرحرفی بیش از اندازه

پرحرفی می تواند منجر به حواس پرتی و کاهش بهره وری شود. وقتی کارمندان بیش از حد صحبت می کنند، ممکن است دیگران نتوانند صحبت کنند.

شاید پیش خودتان فکر کنید مگر پرحرفی در یک روز کاری چقدر مشکل ساز می شود. خب اجازه دهید یک مثال ساده را با هم مرور کنیم. کارشناس بخش فروشی را در نظر بگیرید که در طول روز با بیش از 100 نفر تماس تلفنی برقرار می کند. حالا اگر یه همکار پرحرف دم دست او باشد، چه خواهد شد؟

یک سناریوی محتمل در مورد بالا پرحرفی کارمند موردنظر و به هم ریختن نظم کاری کارشناس قصه ماست. آن وقت دود این اتفاق در چشم همه خواهد رفت. چه بسا حتی کار در این مورد به اخراج کارمندان هم بکشد. آن وقت دیگر هزینه پرحرفی خیلی کم نخواهد بود.

مطلب مرتبط: برقراری ارتباط به شیوه آسان

یادتان باشد ارتباط شما با همکاران باید همیشه خوب باشد، اما قرار نیست با پرحرفی زیاد عملا روی اعصاب آنها رژه بروید. در عوض حرف های کمی شخصی تر را برای ساعت های بعد از کار نگه دارید. بی شک همه ما دوستان صمیمی در محل کار داریم، اما هیچ وقت در اوج کار یکهو درباره برنامه مان برای یک آخر هفته هیجان انگیز با آنها حرف نمی زنیم. خب از قدیم گفته اند هر حرفی جایی دارد، مگر نه؟

قطع کردن صحبت دیگران

قطع کردن صحبت دیگران نشان دهنده بی احترامی است. شاید شما به راحتی با این نوع رفتار کنار بیایید، اما بی شک در محیط کار خیلی ها با آن مشکل خواهند داشت.

وقتی شما وسط حرف دیگران می پرید، عملا به او بی احترامی کرده و از موقعیتی برتر ارتباط تان را با او شکل می دهید. این نکته ای است که خیلی ها اصلا میانه خوبی با آن ندارند؛ چراکه این روش فعالیت فضای برابر میان افراد را به هم می زند.

ما در روزنامه فرصت امروز تعامل میان همکاران را جاده دوطرفه در نظر می گیریم. اگر شما دوست دارید در این مسیر به موفقیت های بزرگ دست پیدا کنید، چاره ای به غیر از احترام متقابل ندارید. به زبان خودمانی شما باید دقیقا همانطور با دیگران رفتار کنید که انتظار دارید با شما رفتار شود.

یک تمرین خوب برای یادگیری اهمیت رفتار متعادل با دیگران، ایجاد تمایز میان صحبت با دوستان و همکاران است. شاید شما با همکاران تان صمیمیت زیادی داشته باشید، اما این میزان از صمیمیت حتی به گرد پای رابطه میان شما و دوستان تان نمی رسد. پس بهتر است خیلی راحت دور پریدن وسط حرف دیگران را خط بکشید؛ چراکه دوستان شما در برابر این رفتار واکنش تندی نشان نمی دهند، اما همکاران واکنش متفاوتی خواهند داشت.

استفاده از زبان غیرکلامی

زبان غیرکلامی، مانند حرکات بدن، لحن صدا و تماس چشمی، می تواند پیام های مهمی را منتقل کند. با این حال شما نباید برای ارتباط با همکاران فقط روی زبان غیرکلامی حساب باز کنید.

خیلی وقت ها آدم در طول روز با کلی گرفتاری و چالش کاری دست و پنجه نرم می کند.  در این صورت دیگر توانی برای درک و فهم زبان بدن یا غیرکلامی دیگران نخواهد داشت.

ما در روزنامه فرصت امروز همیشه ارتباط مستقیم میان کارمندان را تشویق می کنیم. خب دفتر کار که صحنه پانتومیم نیست که شما با زبان غیرکلامی دنبال انتقال منظورتان باشید!

فرمول طلایی ما در این بخش یادآوری استفاده از زبان کلامی از سوی کارمندان است. به این ترتیب که هر بار با مشاهده زبان غیرکلامی یکی از همکاران فورا این نکته را به او یادآور شوید. اینطوری دیگر خبری از مکافات و دردسرهای مربوط به تحمل انواع ادا و اشاره همکاران نخواهد بود.

قبول دارم گوشزد کردن چند باره یک نکته به همکاران اصلا حس خوبی ندارد، اما شما چاره ای به غیر از این برای موفقیت در محل کار ندارید. اگر شما مدیر مجموعه باشید، این گوشزد حس خیلی بهتری را منتقل می کند. پس در صورتی که شاهد چنین رفتارهایی از سوی کارمندان تان هستید، بد نیست هرچند وقت یکبار گوشزدهای کلیدی را یادآور شوید.

شاید شما در این بخش با مخالفت ما در برابر زبان غیرکلامی شوکه شده باشید. خب کاملا طبیعی است؛ چراکه بسیاری از کارشناس ها بر روی اهمیت زبان بدن تاکید دارند.  نکته ای که این وسط باید بدان توجه داشت، تفاوت میان زبان بدن در تعامل با مشتری و همکاران است. خب شاید مشتریان با زبان غیرکلامی با شما ارتباط برقرار کنند و انتظار بازخورد خوبی داشته باشند، اما این نکته در رابطه با همکاران از زمین تا آسمان فرق دارد. پس اصلا این دو حوزه متفاوت را با هم قاطی نکنید.

بی جواب گذاشتن پیام ها

عدم پاسخ به پیام ها می تواند منجر به سوءتفاهم شود. وقتی کارمندان به پیام های یکدیگر پاسخ نمی دهند، ممکن است دیگران فکر کنند که پیام آنها مهم نیست یا که آنها به آنها اهمیت نمی دهند.

خیلی وقت ها مشکلات عمیق میان یک تیم کاری از جاهای بسیار کوچک و حتی مسخره شروع می شود. در این صورت شما باید تا جای ممکن جلوی این مشکلات را بگیرید. وگرنه کلاه تان پس معرکه خواهد بود.

همه در طول روز کاری دغدغه های زیادی دارند. با این حال این موضوع نباید دستمایه فرار از مسئولیت ها شود. شما به عنوان عضوی از یک شرکت، در برابر پیام ها و دغدغه های دیگران مسئول هستید. پس باید در اسرع وقت به آنها جواب دهید. وگرنه خیلی زود دیگران هم برخورد مشابهی با پیام ها و درخواست های شما خواهند داشت. آن وقت دیگر سنگ روی سنگ بند نمی شود.

اگر شما دائما جواب دادن به پیام دیگران یادتان می رود، بد نیست کمی هم که شده روی مدیریت کارها حساب باز کنید. منظور ما از مدیریت کارها ایجاد زمانی مشخص در طول روز برای پاسخگویی به پیام ها یا ایمیل های همکاران تان است. اینطوری دیگر لازم نیست نگران عقب افتادن کارها یا سوءتفاهم برای همکاران باشید.

مطلب مرتبط: کارمند عادی کیست ؟ کارمند عالی کیست؟

پیگیری نکردن پروژه های مشترک 

پروژه های مشترک همیشه ختم به خیر نمی ‏شوند. تا وقتی آدم تک و تنها مسئولیت یک پروژه را برعهده دارد، ظاهرا همه چیز طبق روال جلو می رود. با این حال کافی است برای یک بار هم که شده طعم همکاری با بقیه را بچشید تا از هر چی شراکت است متنفر شوید. البته کم نیستند کسانی که با داشتن یک شریک خوب دیگر سراغ کارآفرینی تک و تنهایی نمی روند.

مسئله اصلی در اینجا پیگیری سفت و سخت تعهدات است. وقتی شما عضو یه مجموعه شده اید، یعنی باید در هر شرایطی آن مجموعه و نیازهایش را در اولویت قرار دهید. اینطوری شانسی برای بقا به عنوان عضوی از سازمان خواهید داشت.

باور کنید یا نه، این روزها هیچ کس با شما شوخی ندارد. بنابراین اگر نتوانید در شرکت عملکرد خوبی از خودتان نشان داده یا با سرعت با دیگران هماهنگ شوید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود.

یک سناریوی رایج که همیشه برای شرکت ها دردسرساز می شود، پاسکاری میان کارمندان است. ریشه اصلی این مشکل تعریف مبهم شرح وظایف از سوی مدیران است. خب وقتی تکلیف آدم در یک پروژه معلوم نباشد، پاس دادن وظایف اصلی به دیگران همیشه راحت ترین گزینه است، مگر نه؟

شما به عنوان عضوی از شرکت باید همیشه حواس تان به شرح وظایف باشد. اگر قرار است در یک پروژه مشترک همکاری داشته باشید، بد نیست قبل از اینکه کاری شروع شود، کمی به فکر تعیین مرزهای تعهدتان باشید. اینطوری بعدا جنگ اعصاب بی پایان سر مسئولیت ها به وجود نمی آید.

به عنوان یک مدیر اگر تا حالا مسئولیت کارمندان در پروژه ها را به طور جزء به جزء تعیین نکرده اید، بد نیست کمی از روی دست برندهای بزرگ کپی برداری کنید. خب برندهای بزرگی مثل تسلا یا اوراکل که همینطور بی مقدمه کارمندان شان را با کلی پروژه تنها نمی گذارند. در چنین شرایطی شما باید برای بهبود اوضاع دست به کار شده و نشان دهید چرا مدیر مجموعه هستید!

یک راه ساده در شرایط های اینچنینی نظرخواهی از کارمندان است و بی شک هر کارمندی سلیقه خاص خودش را دارد و این سلیقه به او برای پذیرش مسئولیت های خاص کمک می کند. کمی گپ و گفت با کارمندان قبل از تقسیم وظایف اصلا راه دوری نمی رود. پس در طول روز بخشی از وقت تان را به گپ و گفت با آنها اختصاص دهید.  حتی اگر ذاتا آدم اجتماعی نیستید، برای موفقیت شرکت تان هم که شده، این نکته را دست کم نگیرید. خب گاهی اوقات آدم ها برای دستیابی به موفقیت باید تن به کارهایی دهد که کوچک ترین علاقه ای به آنها ندارد. پس تعارف را کنار گذاشته و وارد گود شوید.

سخن پایانی

تعامل با همکاران اصلا کار راحتی نیست. شما تا وقتی بیرون این زمین بازی نشسته باشید، همه چیز برای تان ساده به نظر می رسد. با این حال کافی است کمی هم که شده وارد گود شوید تا سختی های ماجرا یکی پس از دیگری خودش را به شما نشان دهد. آن وقت است که دیگر نمی توانید با خیال راحت از کنار مشکلات و موانعی عبور کنید.

ما در این مقاله سعی کردیم برخی از چالش ها و مشکلات مربوط به ارتباط میان کارمندان با هم را مرور کنیم. همانطور که می دانید، ما در روزنامه فرصت امروز اصلا میانه خوبی با کار نصفه و نیمه نداریم. به همین خاطر علاوه بر بررسی چالش ها، نیم  نگاهی هم به راه حل ها داشتیم. حالا شما نه تنها مشکلات اساسی در برقراری ارتباط با همکاران تان را یاد گرفته اید، بلکه یک کتابچه راهنمای کامل برای حل و فصل این مشکلات هم دم دست تان است. خب منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و ماجراجویی تان را شروع کنید.

مطلب مرتبط: حفظ تعامل و کیفیت کاری کارمندان

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله چشم انداز روشنی به روی شما باز کرده باشد. مثل همیشه اگر سوال یا پیشنهادی درباره مقاله داشتید، ما را بی خبر نگذارید.

منابع:

https://haiilo.com

https://www.simpplr.com

https://www.alert-software.com