تکنیک های مدیریت زمان برای مدیران

در جهان مدرن امروز، روش کار کردن تفاوت های بسیاری را پیدا کرده است. این امر در حالی است که هنوز هم بسیاری از افراد، شیوه های سنتی را انجام می دهند که در این زمینه عدم آگاهی، مهمترین عامل می باشد. این موضوع بدون شک باعث خواهد شد تا شما زمان کم آورده و با خستگی بیش از حد مواجه شوید. این موضوع بدون شک برای مدیران به علت حجم کار بالای آنها، مشهودتر محسوب می شود. در این راستا نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که بیش از 74 درصد شرکت ها در کشور آمریکا، تصمیم دارند که در سال جاری محیط کار ترکیبی را امتحان کنند. این موضوع خود به خوبی نشان می دهد جهان به سرعت در حال تغییر است. این موضوع خصوصا برای مدیران، اهمیت بالاتری را به همراه دارد. دلیل این امر نیز به خاطر حجم کاری بسیار بالای آنها می باشد. این موضوع خود به خوبی می ‎تواند باعث شود تا مدیران در معرض انواع بیماری ها قرار گرفته و مشکلات روحی پیدا کنند. درواقع تحت چنین شرایطی کاهش راندمان کاری نیز دور از انتظار نخواهد بود. در این زمینه بسیاری از افراد تصور می کنند که برای مدیریت زمان بهتر، لازم است تا شخصیت خود را تغییر داده و این موضوع بدون شک سخت محسوب می شود. این امر در حالی است که شما باید چند تکنیک را اجرا کنید. این موارد کاملا ساده بوده و هر فردی می تواند آن را اجرا نماید. در این راستا شش مورد ضروری، بررسی خواهد شد. 

1-به تقویم کاری خود توجه داشته باشید 

درواقع این موضوع کمک خواهد کد تا شما همواره بدانید که باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهید. این موضوع به زندگی شما نظم می دهد و کمک خواهد کرد تا از پرداختن به اقدامات دیگر، خودداری نمایید. درواقع یکی از مشکلات رایج افراد این است که در حین انجام کار، همواره به اقدامات دیگری نیز می پردازند. نمونه بارز این موضوع را می توان در چک کردن مداوم گوشی همراه، عنوان کرد. این امر در حالی است که شما پس از مدتی که یک کار را انجام می دهید، درگیر حالتی خواهید شد که در اصطلاح به آن جریان تجربه گفته می شود. در این زمان افراد در اوج تمرکز قرار دارند و می توانند اقدامات را به بهترین شکل و با بالاترین سرعت به پایان برسانند. نکته جالب این است که در چنین حالتی، افراد حتی متوجه مواردی نظیر گرسنگی و خستگی نیز نخواهد بود. با این حال رسیدن به این سطح زمانبر بوده و با وقفه های زیاد، عملا شانس خود را برای رسیدن به آن از دست خواهید داد. نکته دیگری که در این بخش باید به آن توجه نمایید این است که تقویم کاری باید مورد توجه جدی قرار بگیرد و موارد آن به شکل درست رعایت شود. درواقع پایبند نبودن نیز از دیگر اشتباهات می باشد. در تقویم خود نیازی نیست که فقط اقدامات و زمانبندی ها ذکر شود. درواقع شما می توانید یک بازنگری نسبت به زندگی خود داشته باشید و حتی مواردی نظیر برنامه غذایی و ورزشی درست را به آن اضافه کنید. این موضوع با توجه به این امر که توسط خودتان ایجاد شده است، دیگر رعایت آن سخت نخواهد بود. 

مطلب مرتبط: مدیریت زمان برای کارآفرینان؛ 10 هک کاربردی

2-ریتم بدن خود را بشناسید

واقعیت این است که هر فردی، ویژگی های خاص خود را دارد و این موضوع باعث می شود که یک برنامه کلی، کاربرد نداشته باشد. در این زمینه شما باید بدانید که چه ویژگی هایی دارید و ریتم بندی ما به چه صورت است. برای مثال ممکن است شما توانایی کار کردن برای سه ساعت را هم داشته باشید. این امر در حالی است که فرد دیگری ممکن است تنها 45 دقیقه بتواند به کار خود ادامه دهد و در این زمینه نوع کار نیز عاملی تعیین کننده می باشد. درواقع هیچ دلیلی وجود ندارد که شما با ویژگی های خود وارد جنگ شوید. درواقع این تلاش ها با نتایج خوبی همراه خواهد بود. در این زمینه راهکار هوشمندانه این است که ریتم بدن خود را شناسایی کرده و براساس آن، سازماندهی های لازم را انجام دهید. برای مثال ممکن است فردی صبح زود از خواب بیدار شود و در این زمان بیشترین انرژی را داشته باشد و این امر در حالی است که فردی دیگر، ابدا صبح ها انرژی لازم را نداشته باشد. به همین خاطر این نکات کمک خواهد کرد که به شیوه ای کار کنید که کمترین فشار ممکن را به همراه داشته باشد. درواقع خسته نشدن، عاملی است که در کار کردن امروز، مهمترین اصل محسوب می شود. 

3-اولویت بندی داشته باشید 

واقعیت این است که شما زمان برای انجام هر کاری را نخواهید داشت. در این رابطه حتی ممکن است در رابطه با موارد محدود انتخاب شده نیز این موضوع صادق باشد. به همین خاطر شما باید اولویت بندی درستی را داشته باشید. در این زمینه حتما از موارد حیات شروع نمایید و کم اهمیت ترین ها را به آخرین اقدام روز خود اختصاص دهید. در این زمینه فراموش نکنید که ممکن است یک کار اهمیت داشته باشد ولی بتوانید آن را فردا هم انجام دهید. این موضوع خود می تواند باعث شود که میزان اولویت آن از یک کار کم اهمیت که زمان دیگری برای انجام آن وجود ندارد، رتبه پایین تری را دریافت نماید. به همین خاطر شما باید یک بازنگری نسبت به موارد انتخاب شده داشته باشید. در این زمینه به عنوان یک مدیر، طبیعی است که نیاز باشد تا موارد تا حد امکان کم شوند. در نهایت با این اقدام شما به اقداماتی برمی خورید که نه فوری هستند و نه اهمیتی دارند. با حذف کردن آنها می توانید فرصت برای انجام کارهای جدید را پیدا کنید. در این زمینه راهنمای عمل شما، ماتریکس آیزنهاور خواهد بود. 

مطلب مرتبط: اشتباهات رایج در مدیریت زمان

4-گروه بندی داشته باشید

از دیگر اقداماتی که باید انجام دهید این است که اقدامات خود را در گروه های مختلف قرار داده و با این اقدام، می توانید دید بهتری نسبت به آنها داشته باشید. برای مثال اقدامات اداری و خانوادگی خود را طی یک ماه، در یک گروه مشخص قرار دهید. این امر کمک خواهد کرد تا هیچ موردی جا نیفتد. درواقع با نگاه کردن به آنها می توانید برنامه روزانه به مراتب بهتری را برای خود ایجاد نمایید. دراقع هنگامی که اقدامات گروه بندی می شوند، شما به درک بهتری نسبت به آنها می رسید و قدرت این را پیدا خواهید کرد که حتی چند مورد را با یکدیگر ترکیب کرده و آنها را به صورت همزمان و یا پشت سر هم انجام دهید. این موضوع به دلیل ارتباطی که موارد با یکدیگر دارند، کار را ساده تر خواهد کرد. 

5-تعادل میان کار و زندگی را جدی بگیرید 

بسیاری از مدیران خصوصا تازه کارها، این تصور اشتباه را دارند که بهتر است در چند سال اول زمان زیادی را به کار خود اختصاص دهند و پس از محکم کردن جای پای خود، زمان بیشتری را صرف خانواده خود خواهند کرد. این امر در حالی است که کنار گذاشتن عادت کاری، امری بسیار سخت بوده و هنگامی که توقعات را براساس یکسری الگوی رفتاری ایجاد کرده اید، دیگر کمتر شدن، بی معنا خواهد بود. نکته ای که در این بخش باید به آن توجه داشته باشید این است که هر سال، برای خانواده شما اهمیت خاص خود را به همراه دارد. برای مثال اگر در کودکی فرزندان خود، حضور موثری را نداشته اید، زمان بیشتر در نوجوانی آنها نمی تواند نیاز گذشته را برطرف کند. این موضوع به حدی مهم است که باعث شده تا میزان طلاق در بین مدیران، به مراتب بیشتر از سایر حوزه های شغلی باشد. در این رابطه شما لازم است تا مسئولیت های کاری و زندگی شخصی خود را مشخص کرده و در تلاش باشید تا یک تعادل منطقی میان آن ایجاد نمایید. در این زمینه رعایت موارد قبلی نیز تعیین کننده خواهد بود. 

6-اقدامات قدیمی را کنار بگذارید 

بسیاری از اقدامات رایج در محل کار، زمان افراد را نابود می کند. برای مثال برگزاری جلسات، یکی از این موارد محسوب می شود. در این زمینه نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که شما می توانید به جای جلسات مختلف، از برنامه های ارتباطی استفاده نمایید. در این زمینه ترلو، یکی از آنها محسوب می شود که باعث خواهد شد تا پیگیری کارمندان و حتی انجام کار گروهی، به بهترین شکل امکان پذیر باشد. در این زمینه نکته دیگری که باید مورد توجه قرار دهید این است که از تکنیک روز خلاق استفاده نمایید. براساس این روش شما یک روز در ماه را به عدم رعایت شیوه کاری مرسوم، اختصاص خواهید داد. این امر می تواند باعث شود که با کارمندان خود صحبت کرده و شخصا در بخش های مختلف شرکت حضور داشته باشید و بازنگری نسبت به آنها را انجام دهید. این موضوع کمک خواهد کرد تا ذهن شما آزاد شود و بتوانید مسائل را با دید جدید، مشاهده نمایید. در این زمینه شما حتی هر روز می توانید چنین زمانی را داشته باشید. با این حال شیوه انجام آن کاملا متفاوت است. درواقع در این روش شما باید زمانی را در طول روز خود به جدا شدن از محل کار اختصاص دهید. این امر می تواند با قدم زدن در پشت بام شرکت و یا نزدیک ترین پارک، به خوبی انجام شود. این موضوع براساس تحقیقات انجام شده، تاثیر بسزایی در بازیابی انرژی به همراه دارد. 

مطلب مرتبط: هک های مدیریت زمان برای کارآفرینان