مدیریت زمان برای کارآفرینان؛ 10 هک کاربردی

یک روز کاری شلوغ را در نظر بگیرید که هم دو تا جلسه کاری مهم دارید و هم کارهای روزمره را باید مدیریت کنید. از طرف دیگر باید حواس تان به کارمندان شرکت باشد تا همه کارها را مثل ساعت دقیق انجام دهند. چنین برنامه شلوغی بدون شک برای هر کارآفرینی شبیه کابوسی بی پایان خواهد بود. خب تا آدم می تواند پاهایش را روی هم انداخته و از زیر مسئولیت ها شانه خالی کند، اصلا چرا باید درگیر چنین برنامه فشرده ای شود؟ بی شک مدیران و کارآفرینان در چهارگوشه دنیا کلی غُر دارند که سر برنامه شلوغ شان بزنند. با این حال هیچ چیز در این میان به اندازه تکنیک های کاربردی برای مدیریت زمان حال آدم را جا نمی آورد. با هک های کاربردی در این زمینه شما طوری از رقبا جلو می افتید که انگار از اول هم برنده ماراتن کارآفرینی بوده اید!

احتمالا اغلب شما در طول زندگی تان برنامه های زیادی برای مدیریت زمان ریخته اید. با این حال اغلب اوقات برنامه های آدم به یک مو بند است. همین که یک اتفاق تازه می افتد یا چند هفته ای از برنامه ریزی می گذرد، دوباره همان آش و همان کاسه خواهد بود. دقیقا به همین خاطر خیلی از مدیران دیگر بی خیال برنامه ریزی یا مدیریت زمان شده اند و همه چیز را به شانس می سپارند. 

شما را نمی دانم، ولی ما که در روزنامه فرصت امروز اصلا میانه خوبی با در رفتن از زیر بار مسئولیت ها نداریم. شما به عنوان یک مدیر یا کارآفرین چاره ای به غیر از استفاده درست از زمان تان ندارید. وگرنه آخر روز با کلی کار نکرده تنها می مانید. به علاوه، خبری هم از تعطیلات مورد علاقه تان نخواهد بود. ماجرا خیلی جدی شد، مگر نه؟

مطلب مرتبط: اشتباهات رایج در مدیریت زمان

ما در این مقاله قصد داریم خیلی رُک و پوست کنده هک های کاربردی برای مدیریت زمان بهتر را بررسی کنیم. اگر شما هم همیشهِ خدا وقت کم می آورید، این مقاله همان تکه گمشده پازل کارآفرینی تان خواهد بود. در ادامه با ما همراه باشید تا یک بار برای همیشه شاخ غولِ کمبود وقت را بشکنیم. 

هک های مدیریت زمان

1.    برنامه ریزی قبل از موعد

کارگردان تئاتری را در نظر بگیرید که در طول ماه های قبل از شروع نمایش عملا هیچ تمرین درست و حسابی با بازیگران نداشته و حالا قصد دارد یک شبه همه چیز را راست و ریست کند. بی شک نمایش قصه ما حتی اگر به مرحله اجرا هم برسد، چیزی به غیر از صدای اعتراض تماشاچی ها نصیبش نخواهد شد. این دقیقا همان بلایی است که سر کارآفرینان بی برنامه می آید. 

برنامه ریزی برای کارهای پیش رو اصلا کار اشتباه یا نوعی وقت تلف کردن نیست. همه ما تجربه ساماندهی سریع به کارهایی که قبلا برنامه شان را چیده ایم، داریم. بنابراین بد نیست قبل از اینکه با عجله کاری را شروع کنید، کمی درباره نحوه انجامش فکر کنید. اینطوری خیال تان بابت مدیریت درست زمان راحت خواهد شد. 

توصیه ما در روزنامه فرصت امروز برنامه ریزی هفتگی در تعطیلات است. مثلا عصر جمعه به جای اینکه همه وقت تان را پای تلویزیون تلف کنید، کمی درباره برنامه هفته بعد فکر کنید. اینطوری کارتان خیلی راحت تر شده و در طول هفته دیگر احساس گم شدن وسط کلی کار ریز و درشت را نخواهید داشت. 

2.    استفاده از قانون 2 دقیقه

گاهی اوقات آدم خیلی خوب از کارهایی که باید در اسرع وقت انجام دهد، اطلاع دارد. با این حال هزار و یک بهانه مختلف می آورد تا فقط کمی بیشتر استراحت کند. این اتفاق معمولا درباره کارهای زمانبر بیشتر به چشم می خورد. انگار که چشم آدم حسابی از کارهای بزرگ ترسیده و اجازه نمی دهد قدم از قدم برداریم. اگر شما هم بارها و بارها چنین تجربه ای را داشته اید، لازم نیست خیلی نگران باشید؛ چراکه ما یک فرمول بی نهایت ساده برای خداحافظی با تنبلی در عرصه کسب و کار داریم. این فرمول چیزی نیست جز قانون دو دقیقه.

شاید تا حالا اصطلاح قانون دو دقیقه به گوش تان نخورده باشد. در این صورت با ما همراه باشید تا یک توضیح مختصر درباره اش بدهیم. براساس این قانون شما هر کاری که دائما برای انجامش این پا و آن پا می کنید را باید ظرف دو دقیقه شروع کنید. مثلا گزارش مالی شرکت را در نظر بگیرید. همه ما می دانیم نوشتن چنین گزارشی حسابی آدم را خسته می کند. با این حال قانون دو دقیقه به شما می گوید همین کار سخت را هم فقط برای دو دقیقه شروع کنید. شاید در این زمان کم فقط دو یا سه خط از گزارش را جلو ببرید اما ذهن تان حسابی به کار عادت می کند. بعد هم یکهو به خودتان می آیید و می بینید کل گزارش تمام شده؛ به همین سادگی!

کارهای بزرگ به جای اینکه اراده های بی نهایت قوی بخواهد، بیشتر به یک تلنگر نیاز دارد. قانون دو دقیقه همان تلنگری طلایی است که شما را به سوی موفقیت بیشتر خواهد برد. اینطوری می توانید بدون اینکه خیلی به خودتان سخت بگیرید، سخت ترین کارهای دنیا را هم مثل آب خوردن انجام دهید. پس منتظر چه هستید؟ دفعه بعد که یک کار سخت یا خسته کننده به پُست تان خورد، بدون معطلی از این قانون طلایی استفاده کنید. 

مطلب مرتبط: هک های مدیریت زمان برای کارآفرینان

3.    مدیریت تمرکز با حذف عوامل حواس پرتی

وقتی صحبت از مدیریت زمان می شود، خیلی ها دنبال کاهش وقت صرف شده برای کارهای مختلف هستند. انگار که هرچه وقت کمتری برای کارها از دست بدهیم، از آن طرف موفقیت بیشتری نصیب مان شده است. خب راستش را بخواهید چنین استدلالی تا حدودی منطقی به نظر می رسد. البته به شرط اینکه همراه با مدیریت تمرکز باشد. 

مدیریت تمرکز از آن دست مفاهیمی است که کمتر کسی به آن توجه دارد. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز مدیریت زمان بدون بحث تمرکز را کاملا بی فایده می دانیم. خلاصه مطلب اینکه، شما تا وقتی تمام حواس و تمرکزتان به کاری نباشد، نمی توانید ادعا کنید مدیریت زمان را بلد شده اید. 

حتما پیش خودتان می پرسید چطور باید جلوی حواس پرتی در محل کار را گرفت. هرچه باشد دشمن اصلی تمرکز همین حواس پرتی است. چه بسا وقتی آدم خودش را کاملا آماده کاری می داند، یک گشت و گذاری کوچک در اینستاگرام یا گپ و گفت با دوستان چند ساعت از وقت باارزشش را بگیرد. اینطوری دیگر برای هر کاری حسابی دیر خواهد بود. 

فرمول ما در این بخش برای پرهیز از حواس پرتی تا حد زیادی ساده است. اگر شما روزتان بدون شبکه های اجتماعی شب نمی شود، دست کم پای کار که وسط باشد باید قید همه چیز را بزنید. هرچه باشد در بازار کسی منتظر شما نمی ماند تا یک چرخی در توئیتر زده و دوباره به ماراتن کارآفرینی برگردید. پس با خودتان روراست بوده و هر آنچه باعث حواس پرتی تان می شود، کنار بگذارید. بعد که ساعت کاری تمام شد، دوباره می توانید سراغ سرگرمی های دوست داشتنی تان بروید. 

4.    اولویت بندی کارها

آیا همه کارهایی که در طول روز یا ماه باید انجام دهید، به یک اندازه مهم هستند؟ گاهی اوقات کاری مثل محاسبه صورت حساب مالی شرکت باید در اسرع وقت انجام شود. با این حال برگزاری دورهمی های کاری وظیفه ای است که خیلی فوریتی ندارد. به علاوه، شما خودتان بهتر از هر کسی توانایی تان برای مدیریت کارها را می دانید. چه بسا کاری که برای همکارتان حسابی سخت به نظر می رسد، شما را حتی نگران هم نکند. بر این اساس باید یک جمع بندی دقیق از کارها داشته باشید تا به ترتیب اولویت اوضاع را مدیریت کنید. 

از قدیم معلم ها به دانش آموزها توصیه می کردند که اول از همه کارهای سخت را انجام دهند. اینطوری وقتی نوبت به کارهای راحت می رسد، دیگر خستگی فاکتور مهمی نخواهد بود. به علاوه، آدم وقتی اول از همه کارهای سخت را پشت سر می گذارد، اعتماد به نفسش هم حسابی افزایش پیدا می کند. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و اوضاع تان در بازار را حسابی متحول کنید. یادتان باشد معماهای مهم در دنیای کسب و کار همیشه جواب های پیچیده ندارند. پس به جای اینکه الکی خودتان را اذیت کنید، همین فرمول ساده ما را در پیش بگیرید. 

گاهی اوقات کارشناس ها برای اولویت بندی کارها از نمودارهای پیچیده استفاده می کنند. بر این اساس در یک سوی محور زمان در دسترس و در سوی دیگر اولویت کارها قرار می گیرد. اگرچه استفاده از این نمودارها ظاهر فریبنده ای دارد اما ما در روزنامه فرصت امروز اصلا طرفدارش نیستیم؛ چراکه هرچه کارها را ساده تر بگیریم، راحت تر جلو می رود. پس چرا الکی خودمان را به دردسر بیندازیم؟

مطلب مرتبط: مدیریت زمان برای کارآفرینان

5.    پر کردن وقت های مرده

کارمندان معمولا در طول روز وقت های مرده خیلی زیادی دارند. این اوقات معمولا به گپ و گفت های دوستانه یا حتی چرت نیم روزی می گذرد. حالا اگر شما بتوانید کارتان را طوری تنظیم کنید که هیچ وقت پرتی باقی نماند، حسابی از برنامه جلو خواهید افتاد. هرچه باشد بقیه کارآفرینان که در جهان های موازی با زمان نامحدود سیر نمی کنند. در عوض آنها همین تکنیک به ظاهر ساده را آنقدر تکرار کرده اند که دیگر همه چیز آن را فوت آب شده اند. 

قبول دارم دل کندن از زمان هایی که مخصوص استراحت یا بیکاری است، خیلی سخت به نظر می رسد. با این حال اگر شما دنبال موفقیت در مسابقه کسب و کار هستید، باید از بعضی چیزها دل بکنید. وقت های مرده یکی از آن مواردی است که باید همان ابتدای شروع به کار به عنوان کارآفرین قیدشان را بزنید. وگرنه شاید اسم مدیر را یدک بکشید، اما هیچ وقت تبدیل به یک کارآفرین درجه یک نخواهید شد. 

کارآفرینان معمولا بهتر از هر کس دیگری اوضاع وقت های خالی شان را می دانند. بنابراین بهانه جویی را کنار گذاشته و فکری به حال وقت های خالی تان کنید. این طوری نه تنها فرصت بی نظیری برای جلو افتادن از برنامه تان خواهید داشت، بلکه دیگر دغدغه ای به اسم مدیریت زمان دور و برتان هم پیدایش نمی شود.

6.    استقبال از اتوماسیون

این روزها دیگر کارآفرینان نیازی به تمرکز بر روی خُرده کاری ها ندارند. در عوض این ابزارهای هوشمند هستند که بخش زیادی از کارهای سخت و کسل کننده را ساماندهی می کنند. آنچه این روزها به نام اتوماسیون شناخته می شود، در طول سال های متمادی حسابی پیشرفت کرده و حالا با استفاده از هوش مصنوعی بدل به ابزار کمکی درست و حسابی برای کارآفرینان شده است. بنابراین تعجبی ندارد که کارآفرینان در سراسر دنیا از این ابزار به بهترین نحو برای انجام وظایف شان استفاده کنند.

اگر شما هنوز با اتوماسیون ارتباط خوبی ندارید، باید دست بجنبانید؛ چراکه بازار هیچ وقت منتظر شما نمی ماند. در عوض این رقبا هستند که حتی از کوچکترین اشتباه شما نیز نهایت استفاده را خواهند برد. آن وقت شما می مانید و کلی از مشتریانی که دیگر راه شان از نزدیکی برندتان هم نمی گذرد. 

توصیه ما در این بخش خیلی ساده است. شما به جای اینکه همه کارها را خودتان انجام دهید، باید کمی به ابزارهای جدید اعتماد کنید. قبول دارم همه کارآفرینان ترس از جنگ آخرالزمانی انسان ها با ربات ها را دارند، اما این سناریوهای علمی- تخیلی به غیر از پرده نقره ای سینما جای دیگری پیدا نمی شود. پس خیال بافی های کلیشه ای را کنار گذاشته و فکری به حال برندتان بکنید. 

خوشبختانه این روزها آنقدر ابزارهای رنگارنگ برای اتوماسیون در دسترس کارآفرینان هست که نیازی به راهنمایی بیشتر نداشته باشید. بنابراین سری به گوگل زده و با کلیدواژه «ابزارهای اتوماسیون» وارد دنیای بی پایان مدیریت زمان به سبک مدرن شوید. قول می دهم نتایج استفاده از این ابزارها طوری مدیریت زمان تان را متحول کند که حتی فکرش را هم نمی کردید. 

مطلب مرتبط: رایج ترین اشتباهات در زمینه مدیریت زمان

7.    وفاداری به الگوی مدیریت زمان

مشکل خیلی از کارآفرینان نه در مدیریت زمان، بلکه در وفاداری به آن است. همانطور که اغلب آدم ها وقتی سال جدید از راه می رسد کلی قول تازه به خودشان می دهند و بعد از دو هفته همه چیز یادشان می رود، درباره مدیریت زمان هم چنین سناریویی جریان دارد. 

اغلب کارآفرینان با کلی سر و صدا کارشان در مدیریت زمان را شروع می کنند. با این حال بعد از چند هفته دیگر حوصله ای برای ادامه کار نخواهند داشت. آن وقت کارآفرینان می مانند و کلی شعار رنگارنگ که حتی یکی از آنها هم قرار نیست بدل به واقعیت شود. 

حرف حسابِ ما در این بخش کاملا روشن است؛ اگر نمی توانید یک برنامه را تا انتها دنبال کنید، اصلا دلیلی ندارد استارتش را بزنید. اینطوری هم خیال خودتان راحت است، هم اینکه خبری از فشار دیگران برای مشاهده نتیجه کار را احساس نمی کنید. البته این ساده ترین راهکار برای مشکل مورد بحث است؛ چراکه مدیریت زمان اصلا شوخی بردار نیست. اگر شما تا حالا بارها و بارها به برنامه تان پشت کرده اید، حالا دیگر زمان اعمال تغییرات اساسی در کارتان فرا رسیده است؛ چراکه با مرور نکات مورد بحث در این مقاله دیگر بهانه ای برای شانه خالی کردن از بار اجرای برنامه تان نخواهید داشت. 

قبول دارم وفاداری به یک برنامه برای مدیریت زمان ساده ترین کار دنیا نیست اما شما هم خیلی آن را بزرگ کنید. اگر از ما می شنوید، فقط باید از همکاران تان بخواهید دائما شما را زیر نظر داشته یا درباره برنامه تان سوال کنند. اینطوری ناخودآگاه برنامه تان را مثل ساعت دقیق جلو می برید؛ آن هم بدون اینکه حتی یکبار هم فکر کنار گذاشتن برنامه مورد نظر به سرتان بزند. 

8.    کیفیت به جای کمیت

بعضی وقت ها آدم یک کار مهم را در زمانی کوتاه انجام می دهد، اما همین سر و سامان دادن کارها در زمانی کوتاه حسابی شک برانگیز می شود. هرچه باشد اغلب ما عادت کرده ایم کارهای سخت را در بازه های زمانی بی نهایت طولانی انجام دهیم. پس حالا که وقت کمی برای کارمان گذاشته ایم، حتما کاسه ای زیر نیم کاسه است!

اگرچه استدلال بالا تا حدودی منطقی به نظر می رسد، اما ما در روزنامه فرصت امروز اصلا باورش نداریم. چه بسا شما در طول زمان مهارت تان برای مدیریت کارها حسابی افزایش پیدا کند. آن وقت دیگر لازم نیست برای کارهای ساده و ابتدایی حسابی خودتان را به آب و آتش بزنید. به علاوه، گاهی اوقات کارآفرینان خودشان را در شرایطی می یابند که عملا کارهایی که تا قبل از این کلی زحمت برای شان داشت، دیگر با اتوماسیون در یک چشم به هم زدن انجام می شود. پس هیچ وقت به خاطر اینکه کاری را سریع تمام کردید، شک به خودتان راه ندهید. 

چراغ راه ما در روزنامه فرصت امروز ترجیح کیفیت بر کمیت است. همانطور که معیار سنجش آثار هنرمندان نه تعداد بالا بلکه کیفیت هر کدام است، کارآفرینان هم برای مدیریت زمان باید به کیفیت ساماندهی پروژه ها یا کارهای روزمره توجه کنند. چه بسا کارمندی برای یک کار ساده ساعت ها وقت بگذارد و آخر سر هم نتیجه چنگی به دل نزند. پس یکبار برای همیشه افسانه کمیت را از سرتان بیرون کنید. اینطوری مدیریت زمان برای شما تبدیل به کاری بی نهایت ساده خواهد شد. 

مطلب مرتبط: مدیریت زمان در عرصه کسب و کار با توصیه های کاربردی

9.    استراحت یادتان نرود!

آدم ها برخلاف ربات های هوشمند نمی توانند 24 ساعته کار کرده و آخ هم نگویند. شما را نمی دانم، ولی من که بعد از یک روز کاری حتی یک دقیقه هم نمی توانم سرپا بایستم. بنابراین اگر فکر می کنید مدیریت زمان با کار بی وقفه جور درمی آید، سخت دراشتباهید. راستش را بخواهید، یکی از دلایل ریزش کارمندان در شرکت ها همین افسانه کار بی نهایت است. به طوری که بعد از چند هفته تک تک کارمندان فرار را بر قرار ترجیح خواهند داد. 

بی شک اغلب مدیران به استراحت عالی بعد از یک روز کاری سخت اعتقاد دارند. این استراحت برای هر کسی شکل خاصی دارد. چه بسا تماشای مسابقات ورزشی از تلویزیون برای یکی بی نهایت هیجان انگیز باشد، اما همکارش را اصلا سر ذوق نیاورد. پس لازم نیست برنامه ای مشخص برای تفریح بعد از کار داشته باشد. البته این وسط باید فکری به حال ساعت های کاری هم بکنید. خب انتظار ندارید که هشت ساعت پشت سر هم کار کرده و یک ثانیه هم احساس خستگی نکنید. 

شاید پیش خودتان بگویید خیلی از برندها روزی 10 تا 12 ساعت کار از کارمندان شان می کشند و ظاهرا مشکلی هم وجود ندارد. در این صورت باید شما را با پشت پرده ماجرا هم آشنا کنیم. شاید شما با هزار زحمت بتوانید کارمندان تان را متقاعد کنید تا کار بیشتری برای تان انجام دهند، اما هیچ وقت کیفیت کار درست از آب درنمی آید؛ چراکه کار بدون یک دقیقه استراحت اصلا ارزشی ندارد. 

فکر می کنم حالا دیگر به خوبی اهمیت استراحت به موقع در دنیای کسب و کار را درک کنید. این روزها بسیاری از برندهای بزرگ عملا امکانات تفریحی و زمان استراحت ویژه برای کارمندان در نظر گرفته اند. درست به همین دلیل کیفیت کاری در برندهای بزرگ بی نهایت بیشتر از رقبای کوچک ترشان است. بنابراین دفعه بعد که قصد داشتید کار زیادی از کارمندان بکشید، یاد نتیجه نهایی افتاده و کمی کوتاه بیایید. قول می دهم اینطوری خدشه ای به برنامه مدیریت زمان تان وارد نشود. 

10.    اشتباه آخر دنیا نیست

هر کاری در این زندگی ریسک خاص خودش را دارد. شما حتی اگر صبح زود برای ورزش از خانه خارج شوید، ممکن است به پُست یک راننده ناشی خورده و چند ماهی خانه نشین شوید. البته این سناریوهای عجیب معمولا خیلی کم برای من و شما رخ می دهد، اما به هر حال احتمالش صفر نیست. به همین ترتیب در زمینه مدیریت زمان هم گاهی اوقات اشتباهاتی روی می دهد. با این حال شما نباید خودتان را ببازید؛ چراکه هر اشتباهی یک راه حل هم دارد. حداقلش اینکه با یک شکست شما راهکاری تازه پیدا می کنید. پس کمی اخم تان را باز کرده و با اعضای شرکت خیلی سخت برخورد نکنید!

ما در این بخش برای مدیریت زمان بهتر بر روی یک نکته ساده تاکید داریم و آن هم پذیرش اشتباهات است. شما قرار نیست با یک اشتباه کوچک به سیم آخر زده و بی خیال کارتان شوید. هرچه باشد طبیعت حضور در دنیای کسب و کار با اشتباه گره خورده است. نکته مهم نحوه واکنش شما در برابر اشتباهات است. پس طوری رفتار نکنید که انگار قرار بوده از اول ماجرا کارتان بدون حتی یک اشتباه جلو برود. اینطوری هم به خودتان حسابی فشار می آورید، هم اینکه همکاران تان را کاملا ناامید خواهید کرد. 

جمع بندی نهایی

مدیریت زمان از آن کارهایی است که کمتر کارآفرینی با عشق و علاقه سراغش می رود. به همین خاطر هم ما در مقاله مان سری به بعضی از بهترین تکنیک ها برای مدیریت زمان اصولی زدیم. اگر شما هم تا حالا بارها و بارها از زیر این کار شانه خالی کرده اید، دیگر یک راهنمای دقیق برای شروع ماجراجویی تان دارید. فقط یادتان باشد قرار نیست تکنیک های ما را یکی در میان اجرا کرده و بعد هم شاکی باشید که چرا مدیریت زمان تان درست از آب درنمی آید!

مطلب مرتبط: مدیریت زمان به سبک حرفه ای ها

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با مدیریت زمان و بهبود عملکردتان کرده باشد. مثل همیشه اگر سوال یا نکته ای درباره مدیریت زمان داشتید، ما در روزنامه فرصت امروز همیشه آماده کمک به شما خواهیم بود. 

منابع:

https://readwrite.com

https://beeketing.com

https://everhour.com