مدیریت زمان به سبک حرفه ای ها

در جهان امروز که افراد با انتخاب های متنوعی در طول روز مواجه هستند، مدیریت زمان به یک چالش بزرگ تبدیل شده است. درواقع گلایه کردن از کمبود زمان به یک مسئله رایج تبدیل شده است. با این حال آیا واقعا 24 ساعت شبانه روز کافی نیست؟ اگر این موضوع درست باشد پس چه منطقی وجود دارد که برخی از افراد به خوبی از زمان خود استفاده می کنند و جزو موفق ترین ها هم محسوب می شوند. درواقع اگر این سوال را از موفق های هر حوزه بپرسید، جوابی کاملا متفاوت خواهید گرفت. به همین خاطر اقدام هوشمندانه این است که از سبک آنها برای مدیریت زمان استفاده کنیم. در ادامه 10 اصلی را بررسی خواهیم کرد که جزو موارد مشترک افراد موفق برای مدیریت زمان بوده و با رعایت آنها حتما شاهد تغییرات بنیادین در وضعیت خود خواهید شد. 

1-فهرست داشته باشید 

به صورت کلی شما باید در رابطه با هر چیزی فهرست داشته باشید. با این حال در این بخش منظور فهرست کارها است که مهمترین آن، تعیین اقدامات به صورت روزانه است. در این زمینه موارد دیگر نظیر فهرست هفتگی، ماهانه و حتی سالانه را هم می توان مثال زد. با این حال با توجه به این امر که هدف استفاده حداکثری از زمان در طول شبانه روز است، برنامه روزانه کاربردی تر خواهد بود. در این زمینه شما باید از روز قبل، تمامی اقداماتی که می خواهید فردا انجام دهید را وارد فهرست نمایید. پس از این اقدام لازم است تا آنها را در سه گروه قرار دهید که شامل موارد بسیار مهم، متوسط ها و کم اهمیت ها است. این موضوع باعث می شود تا همواره ذهن شما نسبت به موارد آگاه باشد. درواقع یکی از مشکلات بزرگ افراد این است که مواردی را در طول روز فراموش می کنند که این امر باعث مشکلاتی خواهد شد. در این رابطه شما حتی می توانید از نرم افزارها و اپلیکیشن های موجود استفاده کنید. مزیت این اقدام، امکانات متنوع این ابزارها است که کار را برای شما ساده تر خواهد کرد. پس از این اقدام شما باید ترتیب انجام هر یک از موارد را تعیین نمایید و زمانی تقریبی را قائل شوید. تحت این شرایط ممکن است برای برخی از اقدامات زمان کافی وجود نداشته باشد. در این مرحله شما باید ویرایش های لازم را ایجاد نمایید. درواقع هدف اصلی این است که اقدامات بسیار ضروری را تا پایان روز انجام دهید و در این مسیر، کم اهمیت ها را می توان کنار زد و یا مقدار آن را کاهش داد. پس از این اقدام، فهرست روزانه شما آماده خواهد بود که لازم است در پایین روز، تمامی این موارد را برای فردا هم انجام دهید. اگرچه در ظاهر این اقدام، بیش از حد زمانبر خواهد بود. با این حال واقعیت این است که در بدترین شرایط به بیش از 15 دقیقه زمان نیاز نخواهید داشت. 

مطلب مرتبط: ردگیری و مدیریت زمان با توصیه های کاربردی

2-تنها بر روی یک فعالیت تمرکز نمایید 

مشکل بزرگ بسیاری از افراد این است که تصور می کنند که انجام همزمان چند فعالیت، منجر به افزایش سرعت کار خواهد شد. با این حال این عقیده کاملا نادرست بوده و آمارها حاکی از آن است که چنین اقدامی تنها درصد خطا را افزایش می دهد. باعث می شود که شما اقدامات را در زمانی طولانی تر انجام دهید. این امر در حالی است که اگر به هر یک از آنها به صورت جداگانه بپردازید. در مجموع مدت زمان کمتری اشغال خواهد شد. در این رابطه احتمال بروز خطا هم کمتر است. دلیل این امر به این خاطر است که برای انجام هر کاری شما به تمرکز نیاز خواهید داشت. در این رابطه حتی یک تداخل کوچک، می تواند به صورت کامل تمرکز شما را نابود نماید و برای به دست آوردن مجدد آن، نیاز به زمانی طولانی خواهد بود. به همین خاطر توصیه می شود که تنها زمانی اقدامی دیگر را انجام دهید، که فعالیت قبلی به پایان رسیده باشد. نکته مهم دیگری که باید به آن توجه نمایید این است که بسیاری از افراد تصور می کنند که در رابطه با تک فعالیتی بودن، منظور عدم انجام همزمان فعالیت های موجود در فهرست روزانه است. همین امر باعث می شود که آنها در حین کار از گوشی خود استفاده کنند و به صورت مداوم، شبکه های اجتماعی را چک کنند. با این حال همانطور که در موارد قبل هم بیان شد، شما در حین انجام یک فعالیت نیاز به تمرکز کافی دارید. به همین خاطر هیچ اقدام دیگری نباید درحین آن انجام دهید. تحت این شرایط ممکن است تصور کنید که رعایت این اصل برای فعالیتی طولانی، امکان پذیر نخواهد بود. در این رابطه شما باید اصل یک ساعت را همواره به خاطر داشته باشید. درواقع تفاوتی ندارد که مشغول چه کاری هستید، شما اجازه فعالیت بیش از یک ساعت را نخواهید داشت و پس از آن نیاز است که استراحتی هرچند کوتاه داشته باشید. به همین خاطر هم یک فعالیت طولانی را باید به چند قسمت تبدیل کرد. با این حال بهتر است که همه آنها در کنار هم باشند. دلیل این موضوع به این خاطر است که شما در حین پرداختن به یک اقدام، به آن عادت خواهید کرد. تحت این شرایط منطقی خواهد بود که زمان خود را صرف اقدامی دیگر نمایید. 

3-برای هر اقدام محدودیت شدید زمانی داشته باشید 

درواقع هر فردی در ذات خود تمایل به راحتی دارد. تحت این شرایط طبیعی است که یک اقدام را در مدت زمانی طولانی تر انجام دهید. با این حال این سیاست باعث خواهد شد تا از روز خود بهترین استفاده را نداشته باشید. همچنین این نکته را همواره به خاطر داشته باشید که انسان به شرایط خود عادت خواهد کرد. به همین خاطر اگر به زمان کمتری فکر کنید، این موضوع باعث خواهد شد تا به دنبال راهکارهای جدید باشید که خود در رشد شما تاثیر بسزایی را دارد. نکته دیگری که لازم است تا آن را مورد توجه قرار دهید، این اصل است که هر فردی به شرایط جدید خود عادت خواهد کرد. به همین خاطر در صورتی که تنها یک هفته خود را با تغییرات همراه سازید، پس از آن به عادت رفتاری شما تبدیل می شود و دیگر فشار روزهای اول را شاهد نخواهید بود. 

4-یک روز در هفته را به برنامه ریزی کلی اختصاص دهید 

اگرچه در موارد قبل اعلام شد که شما باید هر شب برای فردای خود برنامه ریزی نمایید. با این حال اگر از قبل برنامه کلی تری وجود نداشته باشد، این اقدام نتایج لازم را به همراه ندارد. درواقع بدون نگاه هفتگی، شما تنها قادر به تشخیص اقدامات لازم نخواهید بود. برای مثال ممکن است تمایل داشته باشید که هر هفته حداقل یک کتاب را مطالعه کنید. این موضوع تنها زمانی امکان پذیر است که نگاهی هفتگی داشته باشید. این موضوع کمک خواهد کرد تا امکان ایجاد ارتباط و در یک راستا کردن روزها، شکل گیرد. در این زمینه بهتر است که روز آخر هفته را به این اقدام اختصاص دهید. علت این امر به این خاطر است که شما درگیری کمتری داشته و طبیعی است که زمان کافی برای فکر کردن درست را داشته باشید. در این زمینه نکته بسیار مهم این است که همواره احتمال دارد همه چیز مطابق برنامه ریزی جلو نرود. به همین خاطر نیز هر شب باید برنامه خود را تحلیل کرده و در صورت عدم رعایت قاعده ای که در آخر هفته طرح ریزی شده، تغییرات لازم را اعمال نمایید. در این زمینه می توانید برنامه هفتگی‎ خود را با یکدیگر مقایسه کرده و به عملکرد خود امتیاز دهید. این امر باعث می شود تا همواره در تلاش برای بهترشدن باشید. 

مطلب مرتبط: بهترین کتاب ها در زمینه مدیریت زمان

5-جوایزی را برای خود تعیین نمایید 

بدون شک انجام کارهای سخت و خسته کننده، برای هیچ فردی جذابیت ندارد. با این حال برخی از این اقدامات ضروری بوده و لازم است تا آنها را به صورت مداوم انجام دهید. تحت این شرایط چگونه می توان انگیزه انجام آنها را در خود تقویت کرد؟ درواقع با تعیین جوایزی، این چالش تا حدود زیادی برطرف خواهد شد. برای مثال برای هر فردی صبح زود ورزش کردن یک اقدام سخت محسوب می شود. با این حال جوایز می تواند شما را به انجام این اقدام مهم، ترغیب نماید. 

6-به آینده توجه داشته باشید 

این امر که بدانید اقدامات امروز شما چه تاثیری را در آینده به همراه دارد باعث خواهد شد تا تمایل برای انجام آنها بیشتر شود. برای مثال این امر که بدانید مطالعات امروز تا پنج سال آینده چه تغییرات مثبتی را به همراه خواهد داشت، بدون شک در شما ایجاد تعهدی را به همراه دارد. در این زمینه شما باید نسبت به نتایج انجام اقدامات و یا طفره رفتن از آنها، آگاهی داشته باشید. 

7-تمامی اقدامات را خودتان انجام ندهید 

مشکل بزرگ بسیاری از افراد این است که تصور می کنند هر اقدامی را باید خودشان انجام دهند. با این حال این موضوع ابدا صادق نبوده و شما باید تقسیم وظایف داشته باشید. درواقع یک برنامه روزانه بیش از حد شلوغ، هر فردی را کلافه خواهد کرد. تحت این شرایط شما باید اقداماتی که حتما باید توسط خودتان انجام شود را شناسایی کرده و تنها بر روی آنها تمرکز نمایید. برای مثال امروزه انواع سرویس هایی وجود دارد که می توانید به وسیله آنها، خریدهای خود را به صورت آنلاین انجام دهید. با این اقدام دیگر نیازی به صرف زمان برای این اقدام غیرضروری نخواهد بود. همچنین در شرکت و حتی در خانه نیز می توانید بسیاری از اقدامات را با همکاری یکدیگر انجام داده و یا اقداماتی را به دیگران محول نمایید. با نگاهی به افراد موفق نیز پی به این امر خواهید برد که آنها الزاما بیش از دیگران فعالیت نمی کنند. درواقع آنها به خوبی می دانند که چه اقداماتی بالاترین حد تاثیر را دارد و لازم است که توسط خودشان انجام شود. در این زمینه رعایت اصل 20/80 هم کاربردی خواهد بود. براساس این قانون، 80 درصد نتایج در هر زمینه ای تنها از 20 درصد عوامل به دست می آید. برای درک بهتر این موضوع توصیه می شود که مقاله های مرتبط با آن را مطالعه کنید. 

8-اهداف درستی برای خود داشته باشید 

یکی دیگر از مشکلات رایج افراد این است که اهداف درستی برای خود ندارند. این موضوع باعث می شود تا زمان زیادی را در مسیری از دست بدهند که عملا نتیجه لازم را به همراه ندارد. به همین خاطر شما باید موارد روزانه خود را یک بار دیگر بررسی کنید و اطمینان داشته باشید که هدفی درست را انتخاب کرده اید. این امر باعث خواهد شد تا از اتلاف زمان جلوگیری شود. 

9-نه گفتن را یاد یگیرید

نه تنها در رابطه با دیگران، بلکه شما باید به خودتان هم در مواقع موردنیاز نه بگویید. دلیل این امر به این خاطر است که شما در طول روز با انتخاب های نامحدود و زمانی محدود مواجه هستید. به همین خاطر عملا فرصت برای پرداختن به هر اقدامی را نخواهید داشت. با توجه به این امر که در موارد قبل اعلام شد که شما باید برای هر روز خود برنامه ای درست داشته باشید، طبیعی است که با شرایطی مواجه شوید که نیاز است پاسخ شما منفی باشد. برای مثال ممکن است برحسب عادت بخواهید در شبکه های احتماعی گشت و گذار داشته باشید. با این حال با علم به این موضوع که چنین اقدامی حداقل یک ساعت شما را درگیر خواهد کرد، لازم است تا به این خواسته خود نه بگویید. درواقع بسیاری از اقدامات در طول شبانه روز وجود دارد که باید کاهش پیدا کند و دلیل آن، تاثیرگذار نبودن آنها در روند زندگی است. نمونه های این موضوع را می توان در تماشای برنامه های تلویزیونی، بازی های رایانه ای و شبکه های اجتماعی دانست که به صورت میانگین بیش از هشت ساعت از زمان شبانه روز افراد را اشغال می کند. در این رابطه حتی گزینه های به ظاهر درست هم باید با دقت صورت گیرد. برای مثال شما زمان کافی برای مطالعه تمامی کتاب ها را نخواهید داشت. به همین خاطر نیاز است که اولویت بندی خوبی داشته باشید. در این زمینه شناسایی عادت های منفی و کنار گذاشتن آنها هم بسیار مهم خواهد بود.  

مطلب مرتبط: 21 راهکار برای مدیریت زمان

10-مهارت های خود را ارتقا دهید 

مناسب نبودن مهارت ها خود از جمله عواملی است که باعث می شود تا افراد با کمبود وقت مواجه شوند. در این رابطه توصیه می شود که برای بهبود آنها زمان بگذارید. برای مثال ممکن است سرعت تایپ شما پایین باشد، بدون شک اگر این ضعف را برطرف نمایید، مدیریت زمان نیز بهتر انجام خواهد شد. همچنین شما نیاز دارید که آرامش درونی خود را افزایش دهید و با ورزش مداوم، آستانه تحمل خود را ارتقا بخشید. این امر باعث می شود تا در برابر فشارها، با خستگی و احساس بد کمتری مواجه شوید.