21 راهکار برای مدیریت زمان

بدون شک نحوه استفاده از زمان بسیار مهم است. درواقع شما حتی یک ثانیه آن را نمی ‎توانید بازگردانید. در این رابطه اگرچه نمی‏توان زمان را متوقف کرد، با این حال همواره راهکارهایی وجود دارد که باعث خواهد شد تا از اتلاف آن جلوگیری شده و با این اقدام، زمان بیشتری را در اختیار داشته باشید. این امر در حالی است که تقریبا تمامی افراد از زمان کم خود در طول روز گلایه داشته و باعث شده است تا این مسئله به سدی برای موفقیت حداکثری آنها تبدیل شود. در این رابطه کاهش تعداد ساعت خواب، ابدا گزینه مناسبی نبوده و باعث خواهد شد تا در درازمدت، با مشکلات جدی در زمینه سلامت خود مواجه شوید. همچنین آمارها نیز حاکی از آن است که میزان راندمان کاری در بین افرادی که برنامه خواب مشخصی ندارند، بسیار کم است. در این رابطه اگرچه ممکن است با چند راهکار آشنایی داشته باشید، با این حال تمامی آنها بدون شک برای افراد کاربرد بیشتری را خواهد داشت. در واقع حتی یک راهکار بیشتر، به معنای صرفه‎ جویی بهتر در زمان شما خواهد بود. در همین راستا 21 مورد منتخب را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

1-اقدامات مشابه را در یک بازه زمانی انجام دهید

با توجه به اینکه برای هر اقدامی نیاز به تمرکز است بدون شک شباهت اقدامات باعث خواهد شد تا انجام آنها ساده ‎تر شود. برای مثال اگر چند اقدام نوشتاری را پست سر هم انجام دهید، بدون شک امکان سرعت بخشیدن به آنها وجود دارد. در این راستا نکته‎ ای که باید توجه داشته باشید این است که هیچ‎ گاه به دنبال انجام چند اقدام به صورت همزمان نباشید. این امر تنها برای اقدامات بدون اهمیت، کاربرد خواهد داشت. در غیر این صورت درصد خطای شما افزایش پیدا کرده و این امر به معنای نیاز به تکرار موارد است.

2-برنامه ‎ریزی هفتگی را فراموش نکنید

هنگامی که با برنامه رفتار کنید، همه چیز بهتر خواهد بود. درواقع یکی از مهمترین دلایل اتلاف وقت، عدم برنامه ‎ریزی دقیق افراد است که این امر باعث خواهد شد تا اقداماتی را انجام دهند که ابدا اولویت نبوده و این امر تنها به معنای از دست رفتن زمان خواهد بود. برنامه هفتگی کمک خواهد کرد تا شما دیگر به تکرار آن به صورت روزانه، نیاز نداشته باشید. همچنین امکان در یک راستا قرار دادن اقدامات نیز به وجود می ‎آید. در این رابطه بهترین زمان برای برنامه شما، روزهای پایانی هفته است. علت این امر به این خاطر است که شما در این روزها از تعهدات کاری خارج شده و ذهنی آرام برای تصمیم گیری مناسب را خواهید داشت. نکته بسیار مهمی که در این بخش باید مورد توجه خود قرار دهید این است که شما باید به اقدامات خود بازنگری کنید تا موارد غیرضروری، حذف شود. با این اقدام فرصت برای اقدامات جدید و سودمند، مهیا خواهد شد.

مطلب مرتبط: مدیریت زمان به سبک حرفه ای ها

3-نظم کاری را جدی بگیرید

در موارد متعددی مشاهده شده است که افراد پس از اتمام یک فعالیت، به صورت کامل آن را رها کرده و این موضوع باعث می‎شود تا احتمال گم شدن، بسیار زیاد باشد. در این رابطه نظم کاری به شما کمک خواهد کرد تا همه چیز را در محل اولیه خود قرار دهید تا در صورت نیاز مجدد، محکوم به جست و جویی زمانبر نباشید. درواقع اگرچه ممکن است این اقدام حتی یک دقیقه از زمان شما را بگیرد، با این حال به مراتب بهتر از حالتی است که شما بیش از 15 دقیقه را به پیدا کردن مجدد آنها اختصاص دهید. در این رابطه فراموش نکنید که از موارد موردنیاز خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. برای مثال ممکن است برگ شما، بنا به هر دلیلی از پوشه بیفتد و یا آن را در مکانی جا بگذارید. تحت این شرایط اسکن کردن، باعث خواهد شد تا سریعا بتوانید آن را چاپ کرده و اقدامات خود را بدون توقف، پیگیری کنید.

4-از زمان ‎های مرده خود استفاده کنید

چه فعالیتی در هنگام رانندگی انجام می ‎دهید ؟ در هنگام صرف ناهار چطور ؟ این موارد نمونه ‎هایی از زمان های مرده افراد محسوب می ‎شود که می‎ توان از آنها برای اقدامات مختلفی استفاده کرد. برای مثال گوش دادن به پادکست و کتاب ‎های صوتی، یکی از ساده‎ ترین اشکال استفاده از آنها محسوب می شود. به صورت میانگین، هر فرد بیش از دو ساعت زمان مرده در طول روز خود دارد. این امر خود کاملا کافی برای از بین رفتن بهانه عدم وجود وقت برای مطالعه، خواهد بود.

5-از فناوری ‎های به‎روز استفاده کنید

فناوری به شما کمک خواهد کرد تا اقدامات را در مدت زمان کمتر بدون احساس خستگی انجام دهید. در این رابطه امکان انجام برخی از کارها نیز فراهم شده است که در شرایط عادی، غیرممکن به نظر می ‎رسد. برای مثال من در دفتر کار خود همواره با مشکل کم‎ تحرکی مواجه بودم تا زمانی که فناوری میزهای تردمیلی معرفی شد. این میزها باعث می‎شود تا افراد بتوانند در هنگام راه رفتن، به اقدامات خود بپردازند. در این رابطه نرم‎ افزارها، تکنولوژی ‎ها و به صورت کلی هر چیزی که باعث افزایش سرعت و یا ساده ‎تر شدن انجام اقدامات شما می ‎شود باید مورد توجه شما باشد.

6-مدگرایی را کنار بگذارید

به عنوان فردی که تمایل دارد تا از زمان خود به بهترین شکل استفاده کند، توصیه می ‎شود که به دنبال استفاده از تیپی یکسان باشید. این امر تنها شامل لباس ‎های شما نبوده و مدل مو و لوازمی نظیر عینک و ساعت و عطر را شامل می ‎شود. این امر باعث خواهد شد تا شما سریعا بتوانید خود را مهیا مراجعه به محل کار خود کرده و زمان زیادی را صرف نکنید. در این رابطه مدل مویی را انتخاب کنید که به سادگی حالت خوبی را خواهد گرفت. نکته جالب این است که به طور میانگین هر فرد بیش از حدود نیم ساعت از زمان خود را صرف چنین اقدامی می ‎کند و این مسئله در بین بانوان، به مراتب بیشتر است. در نهایت این استراتژی کمک خواهد کرد تا دیگر شما نیازی به مراجعه مداوم برای خرید نداشته باشید. درواقع مشخص بودن تیپ و لوازم شما، به معنای این است که می‎ توانید آن را سریعا به صورت اینترنتی سفارش دهید. این امر درست اقدامی است که مورد توجه جدی مارک زاکربرگ قرار گرفته شده است.

7-شبکه‎ های اجتماعی را فراموش کنید

ضررهای شبکه‎ های اجتماعی به مراتب بیشتر از مزیت ‎های آن است. هرچیزی که در زندگی شما چنین وضعیتی را دارد، باید کنار گذاشته شود. درواقع به علت نامحدود بودن فضای آنها، این امر طبیعی است که افراد تمایل به حضور طولانی مدت در آن را داشته باشند. نکته جالب دیگر این است که بنا بر تحقیقات انجام شده، در کنار اعتیاد به بازی‎ ها، هم‎ اکنون اعتیاد به شبکه‎ های اجتماعی نیز به وجود آمده است. درواقع به صورت میانگین هر فرد سه ساعت از زمان طول روز خود را به این بخش اختصاص می ‎دهد که چیزی شبیه به یک فاجعه است. در این رابطه تنها با یک هفته کنار گذاشتن آن متوجه این امر خواهید شد که اتفاق وحشتناکی رخ نداده و ابدا ضرورتی برای حضور آنها وجود نداشته است. با این حال بهتر است که از شبکه‎ های ارتباطی نظیر واتس اپ، همچنان استفاده کنید. این امر باعث خواهد شد تا امکان ارتباط سریع با افراد مهیا شده و درگیر هزینه‎ های سنگین برقراری تماس و ارسال پیامک نشوید. در این رابطه کاهش زمان مشاهده برنامه‎‏ های تلویزیونی نیز بسیار مهم خواهد بود.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

8-تمامی موارد نابود کننده تمرکز را شناسایی کنید

برای انجام سریع و باکیفیت کارها، شما به تمرکز بالایی نیاز خواهید داشت. در این رابطه توصیه می ‎شود که موارد مخل را شناسایی کرده و در تلاش برای حذف آنها باشید. برای مثال ممکن است صداهای زیادی در محل کار شما وجود داشته باشد. برای رفع این مشکل می‎ ‏توانید از گوشی ‎های کاهش‎ دهنده صدای محیط، استفاده نمایید. درواقع برای هر مشکلی یک راه حل وجود داشته و نباید خود را محکوم به تحمل آنها تلقی نمایید. همچنین استفاده از تجربیات همکاران نیز بسیار سودمند خواهد بود. در این رابطه حتی یک جست و جوی ساده در اینترنت نیز می‎تواند با راهکارهای جالبی همراه باشد.

9-انجام چند کار به صورت همزمان را به صورت هوشمندانه مورد استفاده قرار دهید

اگرچه در موارد گذشته عنوان شد که انجام چند فعالیت به صورت همزمان باید مورد استفاده قرار گیرد، با این حال هر قانونی نسبی بوده و ممکن است برای برخی از اقدامات، کاملا کاربردی باشد. در این رابطه تنها کافی است که موارد را شناسایی نمایید. برای این امر جست و جو در اینترنت نیز کاملا کارآمد محسوب می‎ شود. برای مثال شما می ‎توانید ظرف ‎های خود را در هنگام صحبت با دوست خود، بشویید.

10-کتاب‎ های صوتی را به عنوان جایگزین موارد چاپی انتخاب نمایید

در عصر حاضر استفاده از کتاب‎ های چاپی دیگر چندان توجیهی را ندارد. درواقع افراد چندان زمانی برای این اقدام نداشته و حمل آنها نیز سخت است. همچنین برای تهیه آنها نیاز به قطع درختان است که این خود به معنای ضربه زدن به محیط زیست خواهد بود. این امر در حالی است که شما بر روی گوشی تلفن همراه خود می ‎توانید هزاران کتاب صوتی را داشته باشید و از هر موقعیتی برای گوش دادن به آنها استفاده کنید. درواقع اگرچه اتمام یک کتاب تنها در یک روز، به رویایی دست نیافتنی برای بسیاری از افراد تبدیل شده است، در حال حاضر بسیاری با استفاده از کتاب ‎های صوتی، حتی چند کتاب را هم به اتمام می‎ رسانند. در نهایت فراموش نکنید که برای هر فردی یک سری کتاب ‎ها اولویت بوده و سایرین از اهمیت کمتری برخوردار هستند. در این رابطه شما می‎ توانید از سایت ‎هایی که در زمینه خلاصه کردن کتاب فعالیت دارند استفاده کرده، برای مطالعه کتاب ‎هایی که اهمیت کمتری را دارند، استفاده کنید. با این اقدامات، شاهد تحولی در نرخ مطالعه خود خواهید بود.

11-تا حد امکان از خرید اینترنتی استفاده کنید

خرید به شیوه سنتی، امری کاملا زمانبر محسوب می‎ شود. این امر در حالی است که شما می ‎توانید از طریق اینترنت این اقدام را در کمتر از یک دقیقه انجام دهید. با این حال این امر طبیعی است که نمی ‎توان همه خریدها را نیز به این شکل انجام داد. با این حال برای اقداماتی نظیر سفارس غذا، حتما این شیوه را انجام دهید. خوشبختانه تکنولوژی به سمتی در حال حرکت است که امکان جلب اعتماد سریع ‎تر، مهیا شده است. برای مثال با استفاده از تکنولوژی AR و VR می‎توان تجربه مجازی استفاده از محصول را داشت.

12-به نصف زمان فکر کنید

برخی از اقدامات در زندگی همه ما وجود دارد که می‎ توان در مدت زمانی به مراتب کمتر آنها را انجام داد. برای مثال دوش گرفتن یکی از این موارد محسوب می ‎شود. این امر نه ‎تنها باعث خواهد شد تا زمانی بیشتر را داشته باشید، بلکه اقدامی اخلاقی محسوب شده و باعث می ‎شود تا آب کمتری مصرف شود. به همین خاطر از همین امروز تلاش کنید تا برای اقدامات روزمره و همیشگی خود، به دنبال نصف کردن زمان انجام آنها باشید.

مطلب مرتبط: 10 راهکار موثر برای مدیریت زمان بهتر

13-حجم آشپزی خود را افزایش دهید

این امر که بخواهید هر روز برای دو مرتبه آشپزی کنید، بدون شک اقدامی زمانبر خواهد بود. در این رابطه توصیه می ‎شود که برای چند وعده غذا تهیه کنید. در این رابطه برخی از غذاها را تنها می‏توان برای ناهار و شام استفاده کرد و برخی دیگر قابلیت استفاده برای چند روز متوالی را دارند. در این رابطه یادگیری غذاهایی که به زمان کمی برای آماده شدن نیاز دارند نیز یک راهکار مناسب خواهد بود.

14-مسئولیت ‎های خود را کاهش دهید

با تقسیم درست وظایف، شما با حجم کارهای به مراتب کمتری مواجه خواهید بود. در این رابطه توصیه می ‏شود که با افراد خانواده و مدیر شرکت صحبت کرده و سعی کنید تا شرایط را برای خود مساعدتر نمایید. همچنین فراموش نکنید که شما محکوم به انجام تمامی اقدامات نیستید. برای مثال می‎توانید برای انجام کارهای خانه نظیر شستن ظروف و تمیزکاری، از فردی دیگر استفاده نمایید. درواقع هر اقدامی که در مقایسه با حجم و زمان کار، مقرون به صرفه باشد بهتر است که توسط فردی دیگر انجام شود. با این حال میزان آن کاملا به نیاز خودتان بستگی دارد. برای مثال ممکن است فردی به زمان بیشتری در طول روز خود نیاز داشته باشد. در این صورت طبیعی است که وی باید در این رابطه اقدامات بیشتری را انجام دهد.

15-نه گفتن را به عادت رفتاری خود تبدیل کنید

یکی از تصورات بسیار غلط این است که افراد تصور می ‎کنند که نه گفتن یک رفتار ضد اجتماعی محسوب می ‎شود. این امر در حالی است که این امر تنها بیانگر آن خواهد بود که شما برای زندگی خود برنامه‎ هایی را دارید که ممکن است با خواسته‎ های سایرین، هماهنگی لازم را نداشته باشد. درواقع شما باید این اقدام را حق طبیعی خود بدانید. در این رابطه توصیه می‎ شود که تمرین نه گفتن را انجام دهید. در این رابطه تلاش کنید که تعداد هر چیزی را که خارج از برنامه شما قرار دارد، با پاسخ منفی خود همراه سازید. با این حال در این رابطه توضیحات لازم را نیز ارائه دهید تا زمینه سوئ ‎تفاهمی شکل نگیرد.

16-از زنگ هشدار استفاده نمایید

شما باید برای هر اقدام خود ، یک محدودیت زمانی مشخصی را داشته باشید. در این رابطه توصیه می‎ شود که از یک زنگ هشدار استفاده کنید تا موارد بیش از حد زمان شما را اشغال نکند. درواقع زمان محدود باعث خواهد شد تا افراد صرفا به انجام کار خود فکر کرده و فرصتی برای پرداختن به اقدامات دیگر را نداشته باشند. نکته بسیار مهمی که در این بخش باید به آن توجه داشته باشید این است که از اهمیت استراحت خود غافل نشده و در این رابطه حرفه ‎ای عمل کنید. درواقع شما باید به نحوی استراحت کنید که به یک باره با یک خستگی زیاد، مواجه نباشید. در غیر این صورت زمان زیادی را از دست خواهید داد و سلامت شما نیز در معرض تهدید جدی قرار می‎ گیرد.

17-همواره دلیل انجام کارهای خود را جویا شوید

همواره قبل از انجام یک فعالیت این سوال را از خود بپرسید که چه دلیلی برای اقدام وجود دارد. این امر یک سوالی است که طی 20 ثانیه باید به آن پاسخ دهید. به صورت یک قاعده کلی، هر اقدامی که برای آن سه دلیل قانع‎ کننده وجود ندارد، باید کنار گذاشته شود.

مطلب مرتبط:روش های ساده برای مدیریت زمان

18-از اهمیت کار تیمی غافل نشوید

کار تیمی به معنای آن است که شما می‎ توانید حجم کارهای بیشتری را در مدت زمانی کم و بدون درگیر شدن با خستگی، انجام دهید. در این رابطه افرادی که از روحیه کار تیمی برخوردار هستند، مدیریت زمان به مراتب بهتری را نیز دارند. به همین خاطر لازم است تا نسبت به اصول کار تیمی آگاهی پیدا کرده و فراموش نکنید که کار در کنار سایر افراد ، می‎تواند باعث شود تا جذابیت آن افزایش پیدا کند. تحت این شرایط تمایل شما نیز برای انجام آن بیشتر خواهد شد.

19-روتین داشته باشید

روتین به معنای برنامه مشخص در طول روز است. برای مثال این امر که هر روز ساعت 5 صبح بیدار شوید، یکی از مواردی است که از آن به عنوان روتین نام برده می ‎شود. این امر باعث خواهد شد تا شما بتوانید بهترین برنامه‎ ریزی ممکن را داشته و از زمان خود استفاده لازم را ببرید.

20-ساعت بدن خود را پیدا کنید

آیا تصور می ‎کنید که همه افراد به 8 ساعت خواب نیاز داشته و باید قبل از ساعت 12 بخوابند؟ در اصل این امر واقعیت نداشته و ساعات بدن افراد متفاوت است. درواقع برخی از افراد در زمان تاریکی شب، بهتر عمل کرده و راحت ‎تر هستند. برای این امر شب ‎کاری، گزینه مناسبی محسوب شده و برخی دیگر تمایل دارند که از روز خود نهایت استفاده را نمایند. درواقع بسیار مهم است که هر فرد ساعت بدن خود را بشناسد. همچنین فراموش نکنید که میزان نیاز افراد به خواب نیز متفاوت بوده و ممکن است برای برخی از افراد حتی 4 ساعت نیز کامل کافی باشد. در این رابطه برخی دیگر ممکن است در کنار خواب کم، چرت ‎هایی را در طول روز بزنند. به همین خاطر شما باید به الگوی مناسب خود دست پیدا کنید.

21-ورزش را در خانه انجام دهید

بدون شک بیرون رفتن خود امری زمانبر خواهد بود. با این حال شما می‎توانید در خانه ورزش کرده و در زمان خود صرفه ‎جویی کنید . در این رابطه با مشاهده برنامه‎ های تمرینی در یوتیوب، به خوبی می توانید به تناسب اندام دست پیدا کنید. همچنین ورزش کردن مداوم، باعث خواهد شد تا آستانه تحمل شما افزایش پیدا کرده و در برابر حجم کار زیاد، با مشکل مواجه نشوید.