رایج ترین اشتباهات در زمینه مدیریت زمان

بدون شک مهمترین دارایی هر فردی، زمانی است که در اختیار دارد. نکته جالب این است که زمان، عادلانه ترین دارایی است که به صورت مساوی در اختیار همگان قرار گرفته است. با این حال این امر به معنای آن نیست که همه افراد از آن بهترین استفاده را دارند. درواقع به نظر بسیاری، 24 ساعت شبانه روز بسیار کم بوده و همواره با گلایه کردن از زمان اندک خود، روز را سپری می کنند. این امر در حالی است که بسیاری دیگر، ابدا این گونه نیستند و زمان کافی برای تمامی اقدامات را در اختیار دارند. تحت این شرایط سوال اصلی این است که چه دلیلی باعث به وجود آمدن چنین شرایطی شده است؟ در این راستا تنها پاسخ مدیریت زمان بوده و براساس آمارها 82 درصد از افراد، در این زمینه با مشکلاتی مواجه هستند. در این راستا آگاهی از رایج ترین اشتباهات، بدون شک کاربرد بالایی را خواهد داشت که در ادامه رایج ترین آنها را بررسی خواهیم کرد. 

1-دام مدیریت زمان 

در بسیاری از شرایط افراد تصور می کنند که در حال مدیریت زمان خود هستند. این امر در حالی است که انتخابی اشتباه را دارند و در مسیری غلط قرار گرفته اند. به همین خاطر بسیار مهم است که اطمینان داشته باشید از روش های علمی و کاربردی استفاده می کنید. درواقع توصیه های یک نفر، نباید مبنای تصمیم گیری شما باشد. همچنین نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که حجم بالای گزینه ها، باعث می شود تا امکان انجام آن کمتر شود. درواقع شما باید به دنبال راهکاری باشید که به اجرا درآوردن آن بیش از حد سخت محسوب نشود. درواقع وسواس فکری در این رابطه نیز مضر خواهد بود و شما باید به دنبال برنامه ای باشید که امکان به اجرا درآوردن آن در درازمدت مهیا باشد. 

مطلب مرتبط: مدیریت زمان در عرصه کسب و کار با توصیه های کاربردی

2-عدم کاهش حجم کارها 

مدیریت یک برنامه کاری بیش از حد شلوغ؛ درست به مانند یک کابوس است. به همین خاطر نیز شما باید بازنگری نسبت به آن داشته باشید. درواقع بسیاری از اقدامات، ضرورت نداشته و می توان آنها را حذف کرد. در کنار این مسئله، بسیاری از اقدامات را نیز می توان با هم ادغام کرد. برای مثال گوش دادن به کتاب صوتی در حین رانندگی، باعث خواهد شد تا دیگر به اختصاص زمان جداگانه برای مطالعه، نیاز نداشته باشید. با کمی خلاقیت می توانید تا حد امکان برنامه کاری خود را کاهش دهید. همچنین قرار دادن اقدامات مشابه در کنار هم، سرعت انجام آنها را چندین برابر خواهد کرد. 

3-تصمیم گیری انفرادی

هنگامی که تعداد مواردی که باید نسبت به آنها تصمیم گیری کنید زیاد باشد بدون شک مشغله فکری شما نیز بیشتر خواهد بود و این امر امکان بروز خطا را افزایش می دهد. در کنار این موضوع، فعالیت فکری اقدامی خسته کننده بوده و انرژی زیادی را از شما خواهد گرفت. در این راستا شما باید به این نکته توجه داشته باشید که تا حد امکان، اقداماتی که می تواند توسط افراد دیگر انجام شود را به سایرین واگذار نمایید. در کنار این موضوع توصیه می شود که از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. درواقع براساس این اقدام، تمامی فعالیت ها در چهار گروه قرار می گیرند که شامل 1-فوری و مهم 2-مهم و غیرفوری 3-فوری غیرمهم 4-غیرفوری و غیرمهم می باشد. درواقع این دسته بندی کمک خواهد کرد تا نسبت به اقداماتی که باید خودتان انجام دهید، به نتیجه گیری بهتری دست پیدا کنید. 

4-مقابله با روتین 

درواقع روتین یک برنامه مشخص در زندگی محسوب می شود. برای مثال اگر هر روز صبح ساعت هفت مطالعه کنید، این موضوع پس از مدتی به عادت شما تبدیل خواهد شد. با این حال روتین با یک رفتار ایجاد نمی شود و شما باید آن را برای تمام روز خود انجام دهید. با این اقدام با سختی به مراتب کمتری مواجه می شوید و پس از مدتی شاهد تغییرات بسیار خوبی در روند انجام کارها خواهید بود. در این زمینه برخی از افراد توصیه می کنند که به ساعت خواب خود احترام بگذارید. برای مثال اگر شب زنده دار هستید، نیازی به تغییر آن وجود ندارد. با این حال نتایج تحقیقات نشان می دهد که اگر شب را به استراحت اختصاص ندهید، باید به زودی در انتظار انواع بیماری ها باشید. در این زمینه صبح ها به علت خواب بودن افراد خانواده و عدم درگیر بودن با مسائل کاری، می توانید زمان کافی برای اقدامات بسیار ضروری نظیر مطالعه و ورزش را داشته باشید. آمارها در زمینه ورزش حاکی از آن است که اگر این اقدام در صبح انجام شود، تا پایان روز آمادگی و راندمان کاری بسیار خوبی را خواهید داشت و روحیه شما کاملا مناسب خواهد بود. درواقع این امر که شرایط بدنی و روحی لازم برای استفاده از زمان خود را داشته باشید هم مورد بسیار مهمی محسوب می شود. 

مطلب مرتبط: مدیریت زمان به سبک حرفه ای ها

5-استفاده از تجهیزات و روش های اشتباه 

از دیگر اقدامات نادرست و در عین حال رایج این است که افراد از ابزارها و روش هایی استفاده می کنند که ابدا در زمینه مدیریت زمان مناسب نبوده و یا بیش از حد قدیمی محسوب می شوند. درواقع شما باید همواره به این مضوع فکر کنید که آیا بازار دیگری وجود دارد که باعث شود تا در زمان کمتری، اقدامی را انجام دهید؟ این موضوع اگر دغدغه شما محسوب نشود، با مشکلات زیادی مواجه خواهید شد. درواقع این نکته را باید به خاطر داشته باشید که در جهان امروز، سرعت به حدی دیوانه وار رسیده است. به همین خاطر ضروری است تا خود را با این روند همراه سازید. 

6-استراحت های بیش از حد 

اگرچه استراحت اقدامی بسیار خوب محسوب می شود با این حال بسیاری از افراد در این زمینه به ساعت توجه دارند. درواقع آنها تصور می کنند که به ازای هر 45 دقیقه فعالیت باید یک ربع استراحت داشته باشند. این امر در حالی است که استراحت شما ابدا ارتباطی به زمان فعالیت نداشته و این نکته را فراموش نکنید که سختی اقدامات، متفاوت است. برای مثال ممکن است شما بتوانید برای دو ساعت، تایپ انجام دهید ولی تماس گرفتن و صحبت کردن با مشتری برای بیش از 20 دقیقه میسر نباشد. درواقع در این زمینه هر فرد باید با توجه به ویژگی های خود تصمیم گیری نماید و تنها زمانی استراحت کند که احساس نیاز حس می شود. درواقع استراحت های کوتاه و متعدد، خود موردی است که تمرکز شما را بر هم خواهد زد. درواقع هر اقدامی نیاز به گذشت زمانی دارد که شما کاملا نسبت به آن متمرکز شوید. تحت این شرایط وقفه های بیش از حد، تنها شما را خسته خواهد کرد. 

7-عدم کنترل استرس

استرس باعث می شود تا راندمان کاری شما بیش از حد کاهش پیدا کند و با حالتی ناامیدانه کار خود را ادامه دهید. درواقع در طول روز انواع موقعیت ها وجود دارد که می تواند منجر به استرس شود. با این حال شما نباید اجازه دهید که این شرایط بر روی شما تاثیر منفی به همراه داشته باشد. درواقع توصیه می شود که برای خود تکنیک هایی داشته باشید تا سریعا آرامش خود را بازیابی کنید. در این زمینه ممکن است مدیتیشن، گوش دادن به موسیقی همراه با مصرف دمنوش و حتی یک خواب کوتاه 10 دقیقه ای، روش مورد علاقه شما باشد. درواقع با یک جست و جوی ساده می توانید با انواع روش های موجود در این زمینه آشنا شوید. 

مطلب مرتبط: بهترین کتاب ها در زمینه مدیریت زمان

در آخر فراموش نکنید که ممکن است مشکل شما خارج از هفت حالت رایج باشد. با این حال این موضوع نباید منجر به ناامیدی شما شود. درواقع می توانید از توصیه های انواع مشاورها، برای ایجاد عادت های جدید و کنار گذاشتن مشکلات موجود، استفاده کنید.