رازهای یک ارائه حرفه ای و بدون تپق

جلسات کاری به طور معمول همراه با ارائه مطلب از سوی کارمندان است. گاهی اوقات حتی در سخنرانی های عمومی نیز باید ارائه های حیرت انگیزی داشته باشید تا مخاطب شما را جدی بگیرد. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کارآفرینان برای موفقیت در عرصه های مختلف حرفه ای باید توانایی ارائه مطلب به طور درست و بدون تپق زدن را داشته باشند. 

متاسفانه خیلی از افراد به محض اینکه نوبت ارائه محتوا می رسد، کلی استرس می گیرند. شاید شما هم دوستانی داشته باشید که در حالت عادی بهترین سخنران های دنیا هستند، اما وقتی نوبت به ارائه عمومی می شود، استرس از سر و صورت شان بالا می رود. خب در این صورت مسیر کارآفرینی برای افراد مورد نظر بی نهایت سخت خواهد شد.

اگر دقت کرده باشید، اغلب مدیران برای داوری درباره یک کارمند یا کارآفرین نحوه ارائه مطلب از سوی آن را محور قرار می دهند. درست به همین خاطر اگر شما توانایی خوبی برای ارائه مطلب نداشته باشید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود. ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم مهارت های ارتباطی افراد و توانایی شان برای ارائه حرفه ای برگ برنده ای در اوج ناامیدی خواهد بود. 

کم نیستند کسانی که خیال می کنند مهارت های ارتباطی یا ارائه مناسب یک امر کاملا ذاتی است. بر این اساس اگر کسی توانایی ارائه حرفه ای را ندارد، باید دنبال حوزه کاری دیگری برود. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، بد نیست کمی هم که شده دست نگه دارید؛ چراکه ما در روزنامه فرصت امروز اصلا اینطوری فکر نمی کنیم. در عوض محور اصلی بحث ما در این میان بر روی امکان یادگیری مهارت های تازه قرار دارد. خب شما می توانید به ساده ترین شکل ممکن مهارت های مورد نیاز برای سخنرانی خوب و خداحافظی با تپق های گاه و بیگاه را یاد بگیرید. البته به شرط اینکه یک راهنمای خوب داشته باشید. 

ما در این مقاله قصد داریم مثل یک راهنمای خوب در مسیر یادگیری اصول ارائه حرفه ای و بدون تپق با شما همراه باشیم. اگر دوست دارید دفعه بعدی که روی استیج می روید، همه میخکوب سخنرانی و ارائه تان شوند، در ادامه با ما همراه شوید. این امر به شما کمک می کند تا سطح بهتری از اثرگذاری بر روی مخاطب را تجربه کنید. 

ارائه بی دردسر و حرفه ای: اصولی اساسی

به نظر شما یک ارائه خوب چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟ بی شک اگر این سوال را به طور تصادفی از افراد در خیابان یا یک دفتر کار بپرسیم، کلی جواب گوناگون به دست مان می آید. این در حالی است که عملا فرصتی برای اجرای همه این نکات وجود ندارد. بنابراین کارآفرینان باید سراغ گزینشی سخت از میان معیارها و اصول مختلف بروند. 

مطلب مرتبط: چگونه یک ارائه (Presentation) جذاب داشته باشیم؟

شاید فکر کنید آزمون و خطای تمام معیارها و اصول کار جذابی به نظر برسد. خب در این صورت شما کلی از وقت تان را پای یک کار نه‎چندان ضروری از دست خواهید داد. به علاوه، همیشه مشکلاتی از نظر اعتبارتان در بازار وجود خواهد داشت. خب سایر کارآفرینان به کسی که دائما درگیر آزمون و خطاست، چندان اعتماد نخواهند کرد. به همین خاطر ما در این بخش سراغ برخی از اصول کاربردی رفته ایم که قبلا امتحان شان را پس داده اند. 

اگر دوست دارید در این میان دردسرهای کمتری برای سخنرانی داشته و زحمت آزمون و خطا را به جان نخرید، کافی است یک قلم و کاغذ دم دست تان داشته باشید. خب اجازه دهید با همین مقدمه برویم سراغ اصل ماجرا.

توجه به شروع و پایان ارائه

اولین نکته ای که باید به طور اصولی مورد توجه تان قرار گیرد، توجه به شروع و پایان ارائه تان است. فرض کنید شما یک پاورپوینت هم دارید تا ارائه تان جذاب تر شود. در این صورت باید شروع بحث را به طور جذابی ساماندهی کنید تا مخاطب را میخکوب کند. 

همانطور که در دنیای بازاریابی هر محتوا باید در ثانیه های ابتدایی مخاطب را جذب کند، شما هم به هنگام ارائه زمان زیادی ندارید. پس بهتر است با یک شوک ناگهانی یا خبری حیرت انگیز بحث را شروع کنید. یادتان باشد، شما قرار نیست دروغ های مختلف را سرهم بندی کرده یا به خورد مخاطب تان دهید. در عوض بهتر است کمی هم که شده بحث را با دقت نظر بیشتری دنبال کنید. این امر به شما کمک می کند تا تعاملی طولانی و پایدار با مخاطب تان شکل دهید. 

نکته ای که خیلی از کارآفرینان به هنگام یک ارائه خوب به راحتی فراموش می کنند، مربوط به پایان بندی درست است. خب یک شاهکار سینمایی اگر پایان درستی نداشته باشد، هیچ وقت در ذهن تماشاگران حک نخواهد شد. به همین خاطر شما باید طوری پایان بندی ارائه تان را سامان دهید که سکانسی ماندگار برای مخاطب تان ایجاد کند. 

یادتان باشد، در طول سال های اخیر بسیاری از کارآفرینان اهمیت شروع توفانی را درک کرده اند. با این حال شمار کسانی که پایان بندی های درستی را نیز در نظر می گیرند، بی نهایت اندک است. به همین خاطر شما باید اصول اساسی در این راستا را رعایت کنید. 

توصیه ما در این بخش جمع بندی کوتاه و کلی ارائه تان و سپس بیان یک پیشنهاد خوب است. مثلا اگر برند شما تازه وارد بازار شده، می توانید پیشنهاد تخفیف های حیرت انگیز به مخاطب دهید. اینطوری نظر آنها برای همکاری بیشتر با شما جلب خواهد شد. 

داستان سرایی یادتان نرود!

ارائه های خوبی که در ذهن ها ماندگار می شود، همیشه داستانی قوی نیز دارند. خب داستان ها بهتر از سایر گزینه ها در ذهن آدم باقی می ماند. درست به همین خاطر شما باید حواس تان به این مسئله باشد. وگرنه خیلی راحت اوضاع تان در بازار به هم ریخته و دیگر شانسی برای خودنمایی نخواهید داشت. 

مطلب مرتبط: سخنرانی عمومی همراه با اعتماد به نفس: چطور و چگونه؟

اگر دوست دارید تپق های تان به کمترین میزان برسد، داستان تان را از قبل تمرین کنید. خب اگر قرار باشد درست سر بزنگاه در هنگام ارائه شروع به بداهه پردازی کنید، تپق ها یکی پس از دیگری سر می رسند. پس بهتر است کمی قبل از آن به خودتان زمان داده و داستان را تمرین کنید. 

سوال اصلی در این میان نه تمرین و تکرار مداوم داستان، بلکه نحوه طراحی آن است. اصلا چطور باید یک داستان خوب برای ارائه طراحی کرد؟ این سوالی است که خیلی از کارآفرینان به طور مداوم از خودشان می پرسند. به همین خاطر ما در این بخش قصد داریم محورهای اصلی یک داستان خوب را به اتفاق شما زیر و رو کنیم. 

هر داستانی در این دنیا یک شروع، بدنه اصلی و در نهایت پایان بندی دارد. ساده ترین ایده برای شما داستان سرایی درباره سرگذشت برندتان است. این امر به شما کمک می کند تا روند اثرگذاری بر روی مخاطب را با سرعت بسیار بالاتری دنبال کنید. تنها مسئله کلیدی در این میان تلاش برای ترکیب داستان برندتان با المان های هیجان انگیز است. به زبان ساده تر، شما باید داستان برندتان را سینمایی یا جذاب کنید. وگرنه روند شکل گیری و توسعه کسب و کارها به تنهایی برای مخاطب اهمیت زیادی ندارد. پس بهتر است قبل از اینکه داستان تان حوصله مخاطب را سر ببرد، کمی به فکر آن باشید. 

نکته دیگری که در اینجا باید بدان توجه کنید، واکنش های دریافتی از مخاطب است. شما قرار نیست یک ریز صحبت کرده و به مخاطب اجازه هیچ مشارکتی ندهید. گاهی اوقات کمی لحن تان را آهسته یا کند کنید تا به مخاطب فرصتی برای خندیدن یا حتی زمزمه کردن نظراتش زیر لب را بدهید. این امر شاید خیلی ساده به نظر برسد، اما در بلندمدت به شما جایگاه سخنرانی حرفه ای را خواهد داد. 

اگر آدم بی نهایت وسواسی هستید، بد نیست قبل از اینکه نوبت سخنرانی تان شود، داستان تان را با یکی از همکاران یا دوستان در میان بگذارید. این امر به شما کمک می کند تا ایرادات احتمالی را رفع کرده و با آمادگی بیشتر به سوی تعامل با مخاطب تان بروید. 

زبان بدن برای کاهش تپق

کسانی که هنگام سخنرانی بارها و بارها تپق می زنند، معمولا یک ویژگی مهم دارند. اشتباه نکنید، آنها الزاما افرادی خجالتی نیستند، بلکه از زبان بدن شان به خوبی سود نمی برند. به همین خاطر دائما با مشکلاتی در زمینه بیان درست کلمات یا حتی انتقال منظور اصلی شان رو به رو می شوند. 

شاید فکر کنید زبان بدن تاثیر زیادی بر روی مخاطب ندارد. خب در این صورت بد نیست کمی به فرآیند ارائه سخنران های انگیزشی دقت کنید. کسانی مثل آنتونی رابینز همیشه در حال جنب و جوش هستند. این نکته درباره کمدین ها یا کسانی که استندآپ کمدی انجام می دهند نیز مصداق دارد. بنابراین شما اصلا نباید زبان بدن را دست کم بگیرید؛ چراکه رمز موفقیت شما در این فرآیند قرار دارد. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و اوضاع را به سود خودتان تغییر دهید. 

مطلب مرتبط: مهارت های کلامی (Verbal Communication Skills): هر آنچه برای سخنرانی بهتر باید بدانید!

شاید کارآفرینان برای یادگیری زبان بدن نیاز به راهنمایی های کوچکی داشته باشند، اما وقتی کار شما به خوبی شکل گرفت، دیگر نیازی به تعامل با معلم ها ندارید. کافی است هنگام سخنرانی بدن تان را آرام نگه داشته و اجازه دهید دست و صورت تان به طور طبیعی حرکت کند. خب خیلی وقت ها کارآفرینان به هر زوری که شده جلوی حرکت های اضافه خود را می گیرند. این در حالی است که اغلب مردم دنیا توجه شان به حرکات بیشتر از صدا جلب می شود. بنابراین شما با زبان بدن توجه مخاطب را به سخنرانی یا ارائه تان جلب خواهید کرد. این امر ارزش بی نهایت زیادی از نقطه نظر کارآفرینی به همراه خواهد داشت. 

یادتان باشد، حرکت های شما باید به موقع باشد. اگر از اول تا پایان سخنرانی و ارائه یک بند مشغول جنب و جوش باشید، خیلی زود همه را کلافه خواهید کرد. پس کمی هم که شده در این رابطه استراتژیک عمل کنید. وگرنه حتی اگر کلی از زبان بدن هم مایه بگذارید، بازهم فایده ای نخواهد داشت. 

کمی توقف کنید!

کسانی که ارائه های مهم دارند، معمولا زمان زیادی دم دست شان نیست. به همین خاطر پشت سرهم و بدون حتی یک ثانیه استراحت بحث ها را بیان می کنند. این امر شاید نوعی استفاده بهینه از زمان محسوب شود، اما حق مطلب را ادا نمی کند. به همین خاطر خیلی وقت ها مخاطب عملا نکات زیادی دستگیرش نمی شود، بنابراین شما نیاز فوری به اصلاح وضعیت تان پیدا می کنید. این در حالی است که کمی استراحت دادن به خودتان و مخاطب اصلا ایده بدی نخواهد بود. 

وقتی بازیکنان فوتبال وارد زمین مسابقه می شوند، نهایتا برای 45 دقیقه در جنب و جوش خواهند بود. بعد نوبت به استراحت بین نیمه می رسد. این امر نه تنها برای بازیکنان، بلکه تماشاگران نیز حیاتی است. خب چه کسی حوصله ساعت های تماشای بازی فوتبال بدون حتی یک دقیقه استراحت را دارد؟ 

توقف شما هنگام ارائه مطالب قرار نیست خیلی طولانی شود، فقط کمی به خودتان و همچنین ذهن مخاطب استراحت دهید. این چند ثانیه ارزش بی نهایت زیادی خواهد داشت؛ چراکه شما را از شر بسیاری تپق های احتمالی و خواب آلودگی مخاطب نجات می دهد. 

شما را نمی دانم، ولی من که وقتی در یک سخنرانی همه چیز سریع و بسیار طولانی پیش می رود، خواب را به هر چیز دیگری ترجیح می دهم. بنابراین اگر شما سرعت زیادی داشته باشید، عملا هیچ زمانی برای اثرگذاری بر روی مخاطب گیرتان نمی آید. پس بهتر است کمی از سرعت عمل تان کم کنید. هرچه باشد، اینجا که مسابقه دو سرعت نیست!

اشتباهات کوچک ایرادی ندارد

هر کسی در این دنیا وقتی مسئولیت یا کاری را عهده دار می شود، اشتباهاتی در اجرای آن مرتکب می شود. اصلا فرق آدم ها با ربات های هوشمند در همین نکته نهفته است. پس اگر انتظار دارید یک ارائه بی نظیر و بدون نقص داشته باشید، شاید کمی ذوق تان کور شود؛ چراکه حتی بهترین کارهای دنیا نیز ایرادات خاص خودش را دارد. این امر می تواند مشکلات زیادی برای شما به همراه داشته و اوضاع تان را به هم بریزد؛ چراکه کارآفرینان معمولا تمایل زیادی برای ارائه کارهای بی عیب دارند.

مطلب مرتبط: معمای بهبود مهارت های ارتباطی: هر آنچه کارآفرینان و بازاریاب ها باید بدانند!

ما در روزنامه فرصت امروز چنین ذهنیتی را اصلا درست نمی دانیم. اتفاقا اگر شما به هنگام ارائه مطلب درگیر اشتباهاتی نیز شوید، هیچ ایرادی ندارد؛ چراکه به سادگی هرچه تمام تر فرصت رفع آنها را خواهید داشت. این امر به شما کمک می کند تا سطح اثرگذاری بهتری بر روی مخاطب تان داشته باشید. 

نکته مهم دیگری که در این میان باید به طور اصولی رعایت کنید، مربوط به استفاده از معیارهایی برای یافتن ایرادات کارتان است. خب هیچ سخنرانی برای ارائه محتوا بی اشتباه عمل نمی کند. با این حال قرار نیست آدم هر بار اشتباهات گذشته را تکرار کند. پس بهتر است قبل از اینکه خیلی دیر شود، فکری به حال این مسئله کنید؛ چراکه کارآفرینانی با اشتباهات تکراری به سرعت اعتبارشان را از دست می دهند. 

اگر قرار باشد در اشتباهات تان بمانید یا خودتان را کلی بابت آنها سرزنش کنید، خیلی زود کل ارائه تان به هم می ریزد. هنر عبور از اشتباهات در لحظه برای ارائه ای حرفه ای ضروری است. پس سعی کنید ذهن تان را تا حد امکان خالی نگه داشته و به جزییات ماجرا زیاد توجه نکنید. خب شما تا لحظه ارائه همه تلاش تان را کرده اید و از آنجا به بعد همه چیز باید پشت سرهم پیش برود، حتی اگر مشکلاتی در میان باشد. 

مرور اسلایدها قبل از ارائه

این روزها همه از پاورپوینت برای ارائه ای حیرت انگیز سود می برند. درست به همین خاطر اگر قصد دارید کمی هم که شده کارتان را با اصول درست و حسابی پیش ببرید، بد نیست به فکر طراحی اسلایدهای اساسی باشید. این امر به شما کمک خواهد کرد تا کارتان را به بهترین شکل ممکن جلو برده و دنبال مقصر نیز نباشید. 

اگر هنوز اسلایدها را به طور سنتی طراحی می کنید، شاید بد نباشد کمی هم که شده به فکر استفاده از هوش مصنوعی باشید. اینطوری کارتان ساده تر هم خواهد شد. البته در نهایت باید یک ارزیابی نهایی روی کار داشته باشید وگرنه کارتان با ایرادات بسیار زیادی همراه و توانایی اثرگذاری بر روی مخاطب را به طور کامل از دست می دهید. 

توصیه ما در روزنامه فرصت امروز طراحی اسلایدها به طور گروهی است. مثلا از تیم بازاریابی بخواهید در فرآیند طراحی اسلایدها با شما همکاری داشته باشند. شاید این امر کمی سخت به نظر برسد، اما نتیجه کار جمعی همیشه بهتر خواهد بود. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و اوضاع را به سود خود تغییر دهید. 

به خودتان باور داشته باشید

آخرین نکته ای که یک سخنران یا کارآفرین باید مدنظر داشته باشد، باور به خود است. خب شما تا وقتی به خودتان باور نداشته باشید، هیچ وقت شانسی برای تجربه یک ارائه خوب نخواهید داشت. این امر می تواند اوضاع شما را به طور قابل ملاحظه ای تغییر دهد. خب اعتماد به نفس نه تنها در عرصه ورزش، بلکه کل زندگی حرف اول و آخر را می زند. بنابراین اگر نتوانید از این اعتماد به نفس سود ببرید، هیچ کدام از کارهای تان همراه تا موفقیت نخواهد بود. این مسئله ای است که باید به طور مداوم مورد توجه شما قرار داشته باشد. به همین خاطر بد نیست دائما آن را در کانون توجه قرار دهید.

آیا تا حالا فکر کرده اید اعتماد به نفس خوب از کجا ریشه می گیرد؟ خب یک جواب ساده در این میان تمرین و تکرار است. این یعنی هر چقدر ارائه های بیشتری در کارنامه تان داشته باشید، اعتماد به نفس تان بالاتر می رود. پس بهتر است قبل از اینکه خودتان را درگیر فرآیندهای تکراری در زمینه اعتمادسازی کنید، به راحتی دنبال ارائه های بیشتر بروید. اینطوری اعتماد به نفس تان تغییر قابل ملاحظه ای خواهد کرد. ماجرا جالب شد، نه؟

هیچ کارآفرینی از همان روز اول یک فرد حرفه ای در زمینه ارائه محتوا نیست. پس اگر قصد دارید خودتان را با افراد حرفه ای در این حوزه مقایسه کنید، بد نیست کمی دست نگه دارید؛ چراکه شما با این کار عملا یکطرفه به قاضی رفته اید. این امر می تواند به شما ضربه های روحی وحشتناکی وارد کند. در عوض بهتر است موقعیت خودتان را نیز در مقایسه لحاظ کنید. این امر به شما کمک خواهد کرد تا فرآیند ساده تری از نظر اثرگذاری بر روی مخاطب تان را تجربه کنید. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و ارائه های بیشتری را تجربه کنید. 

کافی است در شرکت یا محل کار برای ارائه مطلب داوطلب همیشگی باشید. به علاوه، تلاش برای بیان داستان های متنوع برای دوستان نیز در این میان ایده خوبی محسوب می شود. اینطوری هم بدل به دوستی بهتر برای دیگران می شوید، هم کلی تمرین ارائه بهتر داشته اید. 

اگر جمع دوستان زیادی ندارید، می توانید رو به روی دوربین گوشی تان نشسته و از خودتان فیلم بگیرید. بعد هم باید آن فیلم را تحلیل کرده و به دنبال نقاط ضعف کارتان باشید. اینطوری خیلی راحت تر فرصت یافتن ایرادات کارتان را خواهید داشت. یادتان باشد، هدف اصلی در این میان یافتن ایرادات و نقاط ضعف تان است. پس اصلا لازم نیست با خودتان تعارف داشته باشید. 

سخن پایانی

ارائه های حرفه ای از آسمان به زمین نیامده اند، در عوض کارآفرینان برای یک ارائه خوب حسابی تمرین کرده و اصول مختلفی را رعایت می کنند. ما در این مقاله سعی کردیم برخی از نکات کلیدی در رابطه با پرهیز از تپق های مختلف و ساختن یک ارائه حرفه ای را به اتفاق شما مرور کنیم. حالا شما آمادگی لازم برای ورود به صحنه اصلی را دارید. 

یادتان باشد، نکات مورد بحث در این مقاله را می توانید به سلیقه خودتان شخصی سازی کنید. فقط یادتان باشد، یک ارائه خوب هیچ وقت بدون تمرین خلق نمی شود. پس باید همیشه اصول مربوط به تمرین و تکرار را در ذهن داشته باشید. وگرنه کارتان حسابی سخت خواهد شد.

مطلب مرتبط: سخنرانی عمومی بهتر با تکنیک های طلایی

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی بیشتر با اصول ارائه مطلب به طور حرفه ای کرده باشد. مثل همیشه اگر سوالی درباره نکات مورد بحث داشتید، کارشناس های ما همیشه آماده کمک به شما هستند. 

منابع:

https://www.businessblogshub.com

https://uk.indeed.com