کاهش نیروی کار بدون افت بهره وری: معمایی چندوجهی

در سال های اخیر هزینه های برندها مانند در بازار بالا حسابی بالا رفته است. از افزایش قیمت مواد اولیه گرفته تا دستمزدها و اجاره ها، هر روز فشار بیشتری بر دوش شرکت ها می افتد. این رشد هزینه ها کسب و کارها را وادار کرده تا به دنبال راه هایی برای سبک کردن بار مالی خود باشند، وگرنه خطر غرق شدن در این دریای پرتلاطم تجارت جهانی واقعی است. در این میان مدیران با پرسشی سخت روبه رو شده اند: چگونه می توان این هزینه ها را مهار کرد بدون اینکه پایه های شرکت لرزان شود؟

یکی از پاسخ های رایج به این سوال تعدیل نیروی کار است. کاهش تعداد کارمندان مثل بریدن شاخه های اضافی از یک درخت می تواند هزینه ها را کم کند و به شرکت اجازه دهد نفس راحت تری بکشد. این روش سال هاست که در سازمان ها به کار می رود و گاهی تنها راه برای بقا به نظر می رسد. با کم کردن حقوق و مزایا بودجه ای که هر ماه از دست می رفت دوباره به جیب شرکت برمی گردد و فرصتی برای سرمایه گذاری یا مقاومت در برابر بحران فراهم می شود. اما این راه همیشه هم بی دردسر نیست. کاهش نیروی کار اگر بدون برنامه باشد، می تواند بهره وری را هم با خودش پایین بکشد. کارمندانی که می مانند شاید زیر بار کار سنگین تر کمر خم کنند یا روحیه شان را از دست بدهند. این خطر مانند سایه ای است که پشت هر تصمیم تعدیل نیرو کمین کرده و مدیران را به فکر فرو می برد: آیا راهی هست که هم نیرو کم شود و هم چرخ شرکت همچنان بچرخد؟ 

اینجاست که نیاز به روش های هوشمندانه خودش را نشان می دهد. چگونه می توان نیروی کار را کم کرد بدون اینکه بهره وری قربانی شود؟ چه تکنیک هایی این تعادل را حفظ می کنند؟ این سوالات ما را به کاوش در دنیای مدیریت می برند. اگر می خواهید بدانید چگونه شرکت ها این چالش را پشت سر می گذارند، تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.

ما در این مقاله سعی خواهیم کرد برخی از مهمترین نکات درباره حفظ بهره وری حتی در شرایط اخراج نیروی کار را با شما در میان بگذاریم. این طوری شما با خیال راحت تری کارتان را دنبال می کنید. خب اجازه دهید دیگر برویم سراغ اصل ماجرا.

راهکارهای کاهش نیروی کار بدون کاهش بهره وری

حالا که دیدیم تعدیل نیرو هم فرصت است و هم تهدید، بیایید به سراغ راهکارهایی برویم که این تعادل را حفظ می کنند. اشتباه نکنید، ما در این بخش قصد نداریم سراغ روش های عجیب یا غیرحرفه ای برویم. در عوض شما با هر سطح از دانشی می توانید مطمئن ترین تکنیک ها را امتحان کنید. به زبان خودمانی، ما روش هایی را با شما در میان خواهیم گذاشت که امتحان شان را پس داده اند.

مطلب مرتبط: اصول مذاکره با بهترین نیروی کارهای بازار

خودکارسازی فرآیندها با اتوماسیون

خودکارسازی فرآیندها با فناوری یکی از هوشمندانه ترین راه ها برای کاهش نیروی کار بدون ضربه به بهره وری است. وقتی ماشین ها و نرم افزارها وظایف تکراری را برعهده می گیرند، نیاز به نیروی انسانی کم می شود و شرکت می تواند با تیم کوچک تری کار کند. این روش هزینه های حقوق را کاهش می دهد و در عین حال سرعت و دقت کار را بالا می برد. کارکنانی که می مانند هم می توانند روی وظایف مهمتر تمرکز کنند و ارزش بیشتری خلق کنند.

آیا واقعا این رویکرد در دنیای واقعی جواب می دهد یا فقط به درد روی کاغذ می خورد؟ این سوالی است که ما در ادامه با یک مثال جذاب بررسی اش می کنیم. یک کارخانه تولید قطعات خودرو را در نظر بگیرید که ربات ها را برای بسته بندی به کار می گیرد. پیش از این ده ها نفر این کار را دستی انجام می دادند، اما حالا با چند ربات همان خروجی با هزینه کمتر به دست می آید. کارگران باقی مانده هم به بخش طراحی یا کنترل کیفیت می روند، جایی که حضور عامل انسانی هنوز ضروری است. این تغییر بهره وری را نه تنها حفظ می کند، بلکه گاهی تقویت هم خواهد کرد.

نکته مهم اینکه برای موفقیت شرکت ها باید فناوری مناسب را انتخاب کنند. نرم افزارهای مدیریت که سفارش ها را خودکار ثبت می کنند، می توانند جایگزین چندین کارمند انبار شوند، اما اگر فناوری پیچیده یا نامناسب باشد، هزینه نصب و آموزشش ممکن است بیشتر از صرفه جویی شود. مدیران باید نیازها را دقیق بسنجند تا سرمایه گذاری به هدر نرود. البته خودکارسازی به برنامه ریزی نیاز دارد. کارمندانی که وظایف شان حذف می شود، باید آموزش ببینند تا در نقش های جدید جا بیفتند، وگرنه روحیه تیم افت می کند. یک شرکت که این انتقال را خوب مدیریت کند، مانند باغبانی است که شاخه ها را هرس می کند اما ریشه را قوی نگه می دارد.

فراموش نکنید، خودکارسازی راهی است که نیروی کار را کم می کند و بهره وری را بالا می برد. شرکت هایی که این ابزار را به کار بگیرند، می توانند با تیمی کوچک تر همان خروجی یا حتی بیشتر را به دست بیاورند و در بازار دوام بیاورند.

برون سپاری وظایف غیراساسی

برون سپاری وظایف غیراساسی میانبری است که شرکت ها را از بار نیروی کار اضافی خلاص می کند و بهره وری را دست نخورده نگه می دارد. وقتی کارهای پشتیبانی مثل حسابداری، خدمات مشتری یا فروش به شرکت های دیگر سپرده می شود، نیاز به استخدام تمام وقت کم خواهد شد. این روش هزینه های ثابت را به هزینه های متغیر تبدیل می کند و سازمان را سبک تر می سازد. در عین حال تیم داخلی روی اهداف اصلی متمرکز می ماند.

بیایید در این رابطه هم از دنیای مثال ها استفاد کنیم. یک شرکت فروش آنلاین را تصور کنید که پاسخگویی به مشتری را به یک مرکز تماس خارجی می سپارد. به جای نگه داشتن ده ها کارمند در دفتر حالا فقط چند نفر برای هماهنگی کافی اند و بقیه نیروها روی توسعه محصول یا بازاریابی کار می کنند. این تقسیم کار بهره وری را حفظ می کند چون هر بخش به متخصص اش سپرده شده است.

انتخاب شریک مناسب در این روش کلیدی است. یک آژانس تبلیغاتی که طراحی گرافیک را به تیمی حرفه ای در خارج می دهد، باید مطمئن شود که کیفیت و زمان بندی حفظ می شود. اگر شریک ضعیف عمل کند، پروژه ها عقب می افتند و اعتبار شرکت لطمه می بیند. این دقت در انتخاب، نتایج را تضمین می کند. با این حال، برون سپاری نیاز به نظارت دارد. اگر ارتباط با تیم خارجی ضعیف باشد، ممکن است سوءتفاهم پیش بیاید و کار خراب شود. یک شرکت که مرتب گزارش می گیرد و انتظارات را روشن می کند، مانند راننده ای است که فرمان را محکم نگه می دارد و ماشین را در جاده می راند.

مطلب مرتبط: راهکارهای تعدیل نیرو در سازمان ها

در آخر، برون سپاری راهی است که نیروی کار را کم می کند بدون اینکه بهره وری قربانی شود. شرکت هایی که این تکنیک را خوب اجرا کنند، می توانند با تمرکز روی هسته اصلی کسب وکارشان، در بازار رقابتی سربلند بمانند.

بازطراحی نقش ها و وظایف

بازطراحی نقش ها و وظایف راهی است که با کاهش تعداد نیرو بهره وری را بالا نگه می دارد. وقتی وظایف چند نفر در یک نقش ادغام شود و کارمندان مهارت های متنوع یاد بگیرند، شرکت می تواند با تیم کوچک تری کار کند. این روش انعطاف پذیری را بیشتر می کند و نیاز به استخدام های اضافی را از بین می برد. کارمندان هم با نقش های گسترده تر ارزش بیشتری خلق می کنند و سازمان را چابک تر می سازند.

این تکنیک در عمل خودش را نشان می دهد. یک شرکت کوچک چاپ را در نظر بگیرید که پیشتر یک نفر مسئول طراحی، یکی برای چاپ و دیگری برای بسته بندی بود. حالا با آموزش یک کارمند می تواند هر سه کار را انجام دهد. این تغییر هزینه حقوق را کم می کند و خروجی همچنان ثابت می ماند، چون کارها بدون وقفه پیش می روند. تعداد کمتر، اما مهارت بیشتر، کلید موفقیت این روش است.

آموزش در این راهکار حیاتی است. کارمندانی که قرار است چند نقش را برعهده بگیرند، باید دوره های کوتاه و کاربردی ببینند تا آماده شوند. اگر این آماده سازی ضعیف باشد، کیفیت کار افت می کند و فشار روی تیم زیاد می شود. یک شرکت که این آموزش را جدی بگیرد، می تواند مطمئن شود که بهره وری دست نخورده باقی می ماند.

با این حال، این روش باید با دقت اجرا شود. اگر وظایف بیش از حد روی دوش یک نفر بیفتد، خستگی و نارضایتی پیش می آید و ممکن است کارمند استعفا دهد. مدیران باید بار کاری را متعادل نگه دارند، مانند ترازویی که هر طرفش به اندازه وزن دارد، تا هم کار پیش برود و هم تیم راضی بماند.

یادتان باشد، بازطراحی نقش ها و چندمهارتی کردن، راهی است که نیروی کار را کم می کند و بهره وری را حفظ می کند. شرکت هایی که این تکنیک را خوب به کار ببرند، می توانند با تیمی جمع وجور، همان نتیجه های بزرگ را بگیرند و در بازار دوام بیاورند.

استفاده از قراردادهای پاره وقت

استفاده از قراردادهای پاره وقت یا پروژه ای گزینه جذاب دیگری است که پیش روی شما قرار دارد. به جای استخدام تمام وقت، شرکت ها می توانند کارکنانی را برای ساعت های محدود یا پروژه های خاص بیاورند. این روش هزینه های ثابت مثل حقوق ماهانه و بیمه را کم می کند و سازمان را انعطاف پذیرتر می سازد. در عین حال کارها با همان کیفیت پیش می روند چون افراد متخصص برای نیازهای مشخص انتخاب می شوند.

یک شرکت برگزاری رویدادهای بزرگ را تصور کنید که به جای نگه داشتن یک تیم بزرگ دائمی فقط برای هر مراسم طراح و هماهنگ کننده پاره وقت می آورد. این کار هزینه ها را در زمان های کم کار کم می کند و در اوج فعالیت بهره وری را بالا نگه می دارد، چون افراد تازه نفس و متمرکز کار می کنند. انتخاب افراد مناسب در این روش مهم است. یک تیم بازاریابی که برای کمپین فصلی، یک گرافیست پروژه ای استخدام می کند، باید کسی را بیاورد که سریع خودش را با نیازها هماهنگ کند. اگر فرد نابلد باشد، زمان و پول هدر می رود و نتیجه ضعیف می شود. این دقت در گزینش، تضمین می کند که کار به خوبی پیش برود.

مطلب مرتبط: جذب نیروی کار حرفه ای در بازار با تکنیک های طلایی

البته، این روش نیاز به مدیریت قوی دارد. کارکنانی که دائمی نیستند، ممکن است حس تعلق کمتری داشته باشند و ارتباط‎شان با تیم ضعیف شود. یک شرکت که جلسات منظم برگزار کند و اهداف را روشن نگه دارد، مانند چسبی است که این افراد را به گروه وصل می کند و از پراکندگی جلوگیری می کند. بی شک قراردادهای پاره وقت یا پروژه ای، راهی است که نیروی کار را کم می کند بدون اینکه بهره وری افت کند. شرکت هایی که این تکنیک را به کار بگیرند، می توانند با هزینه کمتر، همان خروجی را داشته باشند و در برابر نوسان های بازار مقاومت کنند.

کاهش ساعات کاری به جای اخراج

کاهش ساعات کاری به جای اخراج راهی است که دردسرهای بیمه و همچنین شکایت برخی از کارمندان را هم ندارد. وقتی شرکت به جای بیرون کردن کارمندان ساعات کارشان را کم می کند، هزینه ها کاهش می یابد و تیم اصلی حفظ می شود. این روش تجربه و مهارت کارکنانی که سال ها در سازمان بوده اند را نگه می دارد و جلوی افت تولید را می گیرد. روحیه تیم هم کمتر آسیب می بیند؛ چراکه حس امنیت شغلی باقی می ماند.

یک شرکت تولید مبلمان را در نظر بگیرید که به جای اخراج نیمی از کارگرانش در فصل کم فروش ساعات کاری همه را از هشت به شش ساعت کم می کند. تولید همچنان ادامه دارد، چون همه باتجربه اند و کارشان را خوب بلدند اما هزینه حقوق کمتر می شود. این تعادل بهره وری را حفظ می کند و شرکت را سرپا نگه می دارد.

برنامه ریزی در این روش کلیدی است. مدیران باید مطمئن شوند که با ساعات کمتر، وظایف اصلی انجام می شود و پروژه‎ها عقب نمی افتند. اگر این تنظیم بد باشد، ممکن است کارها نصفه بمانند و مشتری ناراضی شود. این دقت، مانند تنظیم ساعت است که باید درست کوک شود تا زمان از دست نرود.

با این حال، این روش باید با رضایت کارمندان پیش برود. اگر کاهش ساعت ها بدون توافق باشد، ممکن است نارضایتی پیش بیاید و کارکنانی که حقوق کمتری می گیرند، دنبال کار دیگر بگردند. یک شرکت که با تیمش حرف بزند و حمایت شان کند، می تواند این تغییر را نرم تر کند.

بی شک کاهش ساعات کاری، راهی است که نیروی کار را تعدیل می کند و بهره وری را حفظ می کند. شرکت هایی که این تکنیک را خوب اجرا کنند، می توانند با هزینه کمتر، همان نتیجه را بگیرند و تیم شان را برای روزهای بهتر نگه دارند.

سخن پایانی

در پایان، می بینیم که کاهش نیروی کار بدون افت بهره وری با تکنیک های متنوع امکان پذیر است. این امر به شما کمک خواهد کرد تا بدون دردسرهای رایج در دنیای کسب و کار به توسعه برندتان ادامه دهید. بی شک مدیریت هزینه ها و تضمین توسعه برند یک معمای چندوجهی است. 

البته ما در این مقاله سعی کردیم برخی از ابعاد آن را به اتفاق شما بررسی کنیم. حالا شما می توانید با خیال راحت کارتان در این حوزه را ادامه دهید. این طوری دیگر مو لای درز کارتان نخواهد رفت.

مطلب مرتبط: عارضه‌ یابی برای مقابله با شوک تعدیل نیرو

اگر شرکتی می خواهید که هم هزینه ها را کم کند و هم قوی بماند، وقتش است که این راهکارها را امتحان کنید. شما کدام روش را برای سازمان تان انتخاب می کنید؟ یادتان باشد، بهتر است تنها روش هایی که با شرایط سازمان تان هماهنگ هستند، امتحان کنید. وگرنه اصلا بعید نیست به جای موفقیت یک سقوط آزاد همه‎جانبه را تجربه کنید.

منابع:

https://www.companysights.com

https://www.forbes.com