راهکارهای تعدیل نیرو در سازمان ها

تعدیل نیرو از آن دست استراتژی هایی است که معمولا تا اسمش وسط می آید، آدم ها فورا استرس می گیرند. خب معمولا تعدیل نیرو با اخراج کارمندان همراه است و کمتر کسی حاضر است به همین سادگی ها موقعیت شغلی اش را از دست بدهد.

اگرچه تعدیل نیرو برای کارمندان و حتی مدیران خیلی ترسناک است، اما گاهی اوقات برای تداوم فعالیت برند چاره ای به غیر از اجرای آن نیست. البته شما قرار نیست هر طوری دل تان خواست رفتار کنید و در نهایت انتظار موفقیت های بزرگ داشته باشید.

ساده ترین مثالی که درباره تعدیل نیرو می شود زد، مربوط به دنیای تئاتر است؛ کارگردانی را در نظر بگیرید که برای نمایشش به ۱۰ بازیگر نیاز دارد، اما در طول فرآیند مصاحبه اولیه دست آخر با ۲۰ تا بازیگر به توافق می رسد. بی شک این توافق خیلی جدی به نظر نمی رسد؛ چراکه به اندازه همه این افراد نقش دم دست کارگردان ما نیست. بنابراین کارگردان قصه ما دیر یا زود باید عذر بعضی از بازیگران را بخواهد.

اگر بازیگران قصه ما با دلایل واهی از کار کنار گذاشته شوند، احتمالا خیلی زود شهرت و اعتبار کارگردان قصه مان را بر باد خواهند داد. کافی است برای چند دقیقه خودتان را جای کسی قرار دهید که بعد از هفته ها تمرین یکهو تمام آرزوهایش دود هوا می شود!

ما در این مقاله قصد داریم نگاهی دقیق به مسئله تعدیل نیرو در سازمان ها داشته باشیم. اگر شما هم دوست دارید در این رابطه اطلاعات تازه ای کسب کنید، بد نیست در این مقاله با ما همراه باشید.

مطلب مرتبط: عارضه‌ یابی برای مقابله با شوک تعدیل نیرو

شما در این مقاله علاوه بر آشنایی با مفهوم تعدیل نیرو، دلایل گرایش کسب و کارها نسبت بدان را هم یاد می گیرید. در نهایت هم نکاتی برای اجرای درست آن را با شما در میان خواهیم گذاشت. پس با ما همراه باشید تا نکات مورد نیاز در این رابطه را یاد بگیرید.

تعدیل نیرو دقیقا چیست؟

تعدیل نیرو به معنای کاهش تعداد کارکنان یک سازمان است. این کار معمولا به دلایل مالی، کاهش حجم کار یا تغییر ساختار سازمان انجام می شود. تعدیل نیرو می تواند تاثیرات منفی زیادی بر سازمان داشته باشد، از جمله کاهش بهره‎ وری، افت روحیه کارکنان و افزایش هزینه ها. البته در این میان مزایایی هم برای این اقدام جنجالی وجود دارد. 

وقتی یک سازمان گستردگی زیادی از نظر نیروی کار دارد، عملا تحرک زیادی نخواهد داشت و این بدان معناست که سازمان موردنظر علی رغم صرف هزینه فراوان برای بهره وری بهتر، روز به روز تنبل تر می شود.

احتمالا شما هم شرکت هایی را دیده اید که در آن تقریبا هیچ کس دنبال کار کردن به طور اصولی نیست. شاید حتی در این سازمان ها کلی کارمند درجه یک وجود داشته باشد، اما به دلیل شلوغی بیش از اندازه، دیگر کسی دنبال کار کردن به طور اصولی نیست.

تعدیل نیرو می تواند به صورت های مختلفی انجام شود، از جمله:

•    اخراج: این روش متداول ترین روش تعدیل نیرو است. در این روش، سازمان به صورت یک  طرفه به قرارداد کار با کارکنان خاتمه می دهد. احتمالا شما هم بارها و بارها شاهد اخراج همکاران یا حتی خودتان بوده اید. معمولا در چنین شرایطی به غیر از اوضاع مالی سازمان، بر روی مواردی نظیر مهارت پایین یا عدم هماهنگی فرد با تیم نیز تاکید می شود. به همین خاطر گاهی تعدیل نیرو عملا به سود شرکت تان نیز هست. خب با نیروی کار غیرماهر که کسی توانایی موفقیت در بازار را ندارد، مگر نه؟

•    بازنشستگی زودرس: در این روش، سازمان به کارکنانی که قصد بازنشستگی دارند، پاداش نقدی یا سایر مزایای مالی ارائه می دهد تا زودتر از موعد بازنشسته شوند. البته گاهی اوقات کارآفرینان برای اینکه فرصت همکاری با برندهای دیگر را داشته باشند، به بازنشستگی زودرس بدون مزایا نیز تن می دهند. اینطوری نوعی معامله برد- برد رقم می خورد.  به طوری که هم کارمندان راضی هستند، هم سازمان ها فرصت خلاص شدن از دست نیروی کار اضافه شان را خواهند داشت.

•    کاهش ساعات کاری: در این روش، سازمان ساعات کاری کارکنان را کاهش می ‎دهد. این کار معمولا با کاهش حقوق یا مزایای کارکنان همراه است. البته از طرف دیگر کارمندان نیز با ساعت کاری کمتر فرصت جست وجو برای یافتن شغل مورد علاقه شان را خواهند داشت. البته گاهی اوقات این امر با مقاومت شدید کارمندانی مواجه می شود که قصد تغییر شغل شان را ندارند.

•    انتقال کارکنان به بخش های دیگر: در این روش، سازمان کارکنانی را که در بخش های غیرضروری مشغول به کار هستند، به بخش های دیگر منتقل می کند. هدف از این کار تقویت بخش هایی است که اوضاع نامناسبی دارند و از قضا تعیین کنندگی شان برای آینده شرکت بی نهایت زیاد است. یادتان باشد در انتقال کارکنان باید به مهارت های هر فرد توجه ویژه داشته باشید. وگرنه نه تنها اوضاع عملکرد بخش های مختلف شرکت بهتر نمی شود، بلکه وضعیت از قبل هم بدتر خواهد شد.

دلایل تعدیل نیرو؛ معمایی بزرگ

تعدیل نیرو فرآیندی است که همه از آن تنفر دارند. فرقی ندارد شما در چه موقعیتی باشید، در هر صورت از دست دادن کار یا قطع همکاری با دیگران تلخ خواهد بود. 

شاید پیش خودتان فکر کنید چرا کسی باید سراغ یک استراتژی سخت و ناراحت کننده برود. خب این سوالی است که ما در این بخش دنبال جوابی درست و حسابی برایش هستیم. پس با ما همراه باشید تا برخی از مهمترین دلایل این اقدام سخت را بررسی کنیم.

مطلب مرتبط: بهترین شیوه برای تعدیل نیرو

دلایل مالی: همیشه پای اقتصاد در میان است!

کاهش درآمد، افزایش هزینه ها یا کاهش سود می تواند سازمان را مجبور به تعدیل نیرو کند. در این وضعیت نیروی کار دیگر به طور مرتب و منظم حقوق دریافت نمی کند. از طرف دیگر مدیران نیز نمی توانند روی سود ثابت حساب باز کنند. پس بهتر است قبل از اینکه اوضاع خیلی پیچیده شود، تعدیل نیرو مدنظر قرار گیرد.

وقتی شما عذر برخی از کارمندان تان را می خواهید، عملا فضایی بیشتر برای صرفه جویی مالی فراهم می سازید. البته شما باید در بین کارمندان به نوعی انتخاب دست بزنید؛ چراکه صرف نظر از کارمندانی که تجربه و مهارت بالایی دارند، همیشه کار سختی است. پس بهتر است تا جای ممکن کارمندان باتجربه را در کنار برند حفظ کرده و دور افراد تازه کار یا بی تجربه را خط بکشید. اینطوری وضعیت برندتان یکهو به هم نمی ریزد.

کاهش حجم کار: رکود از راه می رسد

تغییر شرایط بازار، کاهش تقاضا برای محصولات یا خدمات سازمان و حتی پایان یک پروژه می تواند منجر به کاهش حجم کار شود. در این وضعیت سازمان مورد نظر دیگر نیازی به حجم بالای کارمندان ندارد. بنابراین ادامه همکاری با افراد مورد نظر کاملا بی فایده و بی دلیل به نظر می رسد.

برخی از کارآفرینان علاقه زیادی به استخدام نیروی کار دارند. به طوری که پس از دریافت کمترین سود ممکن هم دنبال استخدام کارمندان تازه هستند. اگر شما هم چنین عادتی دارید، مشکلات یکی پس از دیگری در کمین تان هستند. خب هرچه باشد، کارمندانی که شما استخدام می کنید به این راحتی دست از کارشان نخواهند کشید.

شاید پیش خودتان فکر کنید، اخراج کارمندان همیشه بهترین راهکار دنیا محسوب می شود. خب در این صورت باید فکری به حال هزینه های چنین ریسک بزرگی هم بکنید.

این روزها پس از اخراج هر کارمند، باید تا مدت ها هزینه های جانبی مربوط به بیمه و بیکاری او را پرداخت کنید. ساده ترین مثال در این رابطه وضعیت مربی های ورزشی است که پس از اخراج از تیم شان تا آخر قرارداد حقوق شأن را دریافت می کنند.

تغییر ساختار سازمان: پیش به سوی آینده ای روشن!

کسب و کارها قرار نیست تا ابد به همان شکل اولیه کارشان را دنبال کنند. گاهی اوقات تغییرات جزئی در عملکرد یا ساختار شرکت اوضاع را حسابی بهتر می کند. خب اگر قرار بود هیچ برندی تن به ریسک های تغییر ندهد، این روزها هیچ خبری از محصولات نوآورانه در بازار نبود. محصولاتی مثل گوشی های هوشمند یا رایانه های شخصی، همگی حاصل تغییر در ساختار و عملکرد سازمان های تجاری است.

نکته مهم درباره تغییر عملکرد سازمان های تجاری بحث مربوط به تعدیل نیروست. اجازه دهید از یک مثال جذاب استفاده کنیم. وقتی برند مایکروسافت قصد عرضه اولین نسل از تبلت های خود به بازار را داشت، کمی در تیم فنی اش تاثیراتی اعمال کرد. این تغییرات با اخراج برخی از کارمندان و جذب کسانی که درباره طراحی تبلت اطلاعات داشتند، همراه بود. به این ترتیب مایکروسافت برای تغییرات بزرگ آماده شد. به طوری که با عرضه اولین نسخه از تبلت های سرفیس (Surface) تغییر عمده ای در سلیقه مشتریان روی داد.

تغییرات سازمانی هیچ وقت راحت نیستند. با این حال شما برای اثرگذاری مناسب بر روی مشتریان گاهی اوقات چاره ای به غیر از پذیرش چنین ریسک هایی ندارید. پس بهتر است بهانه تراشی را کنار گذاشته و در صورت نیاز دور برخی از نیروی کارتان را خط بکشید.

مطلب مرتبط: تعدیل نیرو

راهکارهای تعدیل نیرو

حالا که این همه درباره تعدیل نیرو حرف زدیم، باید نیم نگاهی هم به شیوه های اجرای این استراتژی داشته باشیم. یادتان نرود، تعدیل نیرو فقط به معنای اخراج آنها نیست. پس نباید یکطرفه به قاضی رفته و خیلی خشک برخورد کنید.

ما در این بخش سعی می کنیم برخی از راهکارهای کلیدی برای اجرای درست سیاست تعدیل نیرو را زیر ذره بین ببریم.  حواس تان باشد، گاهی اوقات برای اجرای درست این تکنیک ها در کسب و کارتان باید کمی آنها را تغییر دهید. پس لازم نیست فکر کنید توصیه های مورد بحث در این مقاله ازلی و ابدی هستند. خب اجازه دهید دیگر کم کم برویم سراغ اصل ماجرا.

تعدیل نیروی به مثابه آخرین سنگر: به وقت پرهیز

اگر یادتان باشد، در ابتدای مقاله گفتیم تقریبا تمام کارآفرینان از تعدیل نیرو فراری هستند. شما را نمی دانم، ولی من که تا وقتی اسم تعدیل نیرو در فلان شرکت به گوشم می خورد، حس بدی درباره اعتبار کار برند موردنظر پیدا می کنم. انگار که تعدیل نیرو در واقع نوعی عقب نشینی از ارزش های یک کسب و کار محسوب می شود.

قبول دارم ما تا اینجای کار درباره مزایای تعدیل نیرو هم حرف زدیم، اما شما باید تا جای ممکن از اجرای آن پرهیز کنید. البته منظور ما همه الگوهای تعدیل نیرو نیست. گاهی اوقات جا به جایی کارمندان در بین تیم های مختلف حسابی به شما کمک خواهد کرد. به علاوه، خودِ کارمندان هم در یک فضای تازه عملکرد بهتری از خودشان نشان خواهند داد.

توصیه ما در این بخش ساده و سرراست است: تعدیل نیرو را به عنوان آخرین راه حل در نظر بگیرید. قبل از انجام تعدیل نیرو، سازمان باید تمام راهکارهای دیگر برای کاهش هزینه ها را بررسی کند. اگر با صرفه جویی در برخی از بخش ها دیگر نیازی به اخراج کارمندان ندارید، نباید سری که درد نمی کند را دستمال ببندید!

عملکرد شفاف: اطلاع رسانی و دیگر هیچ 

سازمان باید تمام کارکنان را از دلایل تعدیل نیرو مطلع کند و در مورد نحوه انتخاب کارکنانی که اخراج می شوند، شفافیت داشته باشد.

کافی است برای چند دقیقه هم که شده خودتان را جای کارمندانی قرار دهید که بعد از چند ماه یا سال همکاری با یک برند یکهو نامه اخراج دریافت می کنند. بی شک در این صورت خشم و عصبانیت اولین احساساتی است که به هر فردی دست می دهد. حالا اگر دلایل اخراج هم در هاله ای از ابهام باشد، مثل بنزینی است که روی شعله ای خاموش ریخته شود؛ همینقدر بحران آفرین!

راه چاره شما در این بخش تا حد زیادی روشن است. شما باید معیارهای دقیقی برای تعدیل نیرو، به هر شکلی، داشته باشید.  بعد از انتخاب افراد برای تعدیل نیز باید این معیارها و دلیل انتخاب تان را به طور شفاف بیان کنید. بهترین روش در این میان استفاده از کانال های اطلاع رسانی است که خودِ کسب و کارها برای اعضای شرکت راه اندازی می کنند.

اگر از ما می شنوید، رسانه ای کردن دلایل تعدیل نیرو همیشه ایده خوبی نیست. البته اگر مشتریان تان در این رابطه حسابی کنجکاو شدند، باید تا حد امکان اطلاعات دقیق به آنها دهید. هرچه باشد، این روزها جایی برای مخفی کاری در دنیای کسب و کار نیست.

مطلب مرتبط: چگونه تغییرات سازمانی آینده را به اعضای تیم اطلاع دهید

جلب اعتماد کارمندان باقی مانده: چالشی اساسی 

سازمان باید اقداماتی برای حمایت از کارکنان باقی مانده انجام دهد، از جمله ارائه خدمات مشاوره ای و کمک ‎های مالی. هرچه باشد کارمندان باقی مانده فشار زیادی را تحمل کرده اند و دیگر نباید بیشتر از این به آنها فشار وارد کنید.

یک کسب و کار در هر شرایطی باید کنار کارمندانش باشد. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید در چنین شرایطی تک تک کارمندان فکر می کنند دفعه بعد نوبت اخراج یا جا به جایی آنها خواهد بود. پس بد نیست در چنین شرایط بحرانی به کمک کارمندان رفته و کمی از استرس شان کم کنید.

راهکارهای جایگزین تعدیل نیرو

علاوه بر تعدیل نیرو، سازمان ها می توانند از راهکارهای جایگزین زیر برای کاهش هزینه ها استفاده کنند. خب پیش خودتان که فکر نکرده اید تعدیل نیرو آخرین راهکار دنیاست و دیگر راه چاره ای برای آن نیست؟

برخی از راهکارهای جایگزین که می تواند مورد توجه شما قرار گیرد، به این ترتیب است:

•    کاهش هزینه های غیرمستقیم: سازمان می تواند با کاهش هزینه های غیرمستقیم، مانند هزینه های اداری، حمل و نقل و تبلیغات صرفه جویی کند. به علاون، همیشه امکان استفاده از دورکاری نیز برای کاهش هزینه های جاری وجود دارد. اینطوری کارمندان از راه دور مسئولیت شان را انجام داده و دیگر لازم نیست خیلی نگران هزینه های مربوط به اجاره دفتر کار و امثال اینها باشید.

•    افزایش بهره وری: آیا تا حالا فکر کرده اید به جای کنار گذاشتن کارمندان تان از آنها برای اهداف تازه استفاده کنید؟ این روزها کلی فناوری تازه دم دست من و شماست تا در دنیای کسب و کار ایده های تازه ای را اجرا کنیم. پس لازم نیست همیشه چشم به سوی اخراج یا تعدیل کارمندان تان داشته باشید.

•    تغییر در ساختار سازمان: مدیران می ‎توانند با تغییر در ساختار سازمان، از جمله ادغام بخش ها یا حذف سطوح مدیریتی، هزینه های خود را کاهش دهند. این کار به پویایی سازمان نیز می افزاید. بنابراین شما می توانید بدون اینکه دست به تعداد کارمندان بزنید، کمی اوضاع را بهتر نمایید.

بی شک تعدیل نیرو مزایای خاص خودش را دارد، اما لازم نیست آن را یک استراتژی ابدی در نظر بگیرید. در دنیا همه چیز با سرعت نور در حال تغییر است. با این حساب می توانید روی تغییرات مربوط به شیوه های مدیریتی نیز حساب کرده و بدون نیاز به تعدیل نیرو کارتان را دنبال کنید.

سخن پایانی

تعدیل نیرو می تواند یک اقدام ضروری برای بقای سازمان باشد. با این حال، سازمان ها باید از اتخاذ این تصمیم به  عنوان یک راه حل آسان و سریع خودداری کنند. سازمان ها با بررسی دقیق دلایل تعدیل نیرو و اتخاذ راهکارهای جایگزین، تأثیرات منفی این کار را کاهش خواهند داد. این کاری است که ما در بخش پایانی مقاله مان دنبالش بودیم.

شما در این مقاله اول از همه با مفهوم تعدیل نیرو آشنا شدید. احتمالا قبل از این هم تعدیل نیرو را به عنوان یک راهکار کارگشا استفاده کرده اید. با این حال اکنون دیگر نگاه تان به این استراتژی کاملا متفاوت خواهد بود. یادتان باشد، تعدیل نیرو یکی از استراتژی های بحث برانگیز در دنیای امروز محسوب می شود. پس بد نیست قبل از اینکه با عجله فراوان سراغ اجرای آن بروید، کمی بیشتر درباره اش فکر کنید. اینطوری شانس بیشتری برای بهبود وضعیت تان خواهید داشت. دست کم در این سناریو دیگر خبری از واکنش های توفانی مشتریان و کارمندان علیه شما نخواهد بود.

مطلب مرتبط: تغییرات سازمانی هم مدیریت می‌ خواهند

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با استراتژی تعدیل نیرو باشد. مثل همیشه اگر سوالی درباره نکات مورد بحث در مقاله دارید، با ما در ارتباط باشید تا در سریع ترین زمان ممکن به کمک تان بیاییم.

منابع:

https://thestrategystory.com

https://www.humanresourcesonline.net