چگونه تغییرات سازمانی آینده را به اعضای تیم اطلاع دهید

اخبار مهم و تغییرات بزرگ کسب و کار، زندگی کارمندان را تحت تأثیر قرار می دهد. به همین دلیل اطلاع رسانی در این زمینه باید با برنامه حساب شده ای صورت بگیرد.

گاهی اوقات، رهبر تیم باید اخباری را به کارمندان خود اطلاع دهد که برای هیچ کس خوشایند نیست. حتی زمانی که کسب وکار در وضعیت خوبی به سر می برد، بازهم تغییرات سازمانی و ساختاری دور از انتظار نیست. اگر تغییر سیاست ها و ساختارها روی شغل کارمندان تأثیر بگذارد، آن ها را به خشم، ترس یا اندوه دچار می کند. هر کارمند از خودش می پرسد: «این تغییر چه تأثیری بر کار و موقعیت من خواهد داشت؟» یا «این اصلاً خوب نیست! حالا چگونه باید کارهایم را انجام دهم؟»

خبرهایی ازاین دست، مرعوب کننده اند و اگر شرکت برای آن ها برنامه ریزی نکرده باشد یا در اطلاع رسانی ضعیف عمل کند، به احتمال زیاد از مسیر بهینه منحرف می شوند، اما رهبران می توانند با متمرکز شدن روی اجزای مهم زیر، اخبار را به شیوه ای اطلاع رسانی کنند که کارمندان خیلی زود خودشان را با تغییرات سازگار کنند.

زمان بیشتری را به آماده کردن محتوا، اعلام آن و قدم های بعدی اختصاص دهید

به طور معمول رهبران طی یک جلسه یا ویدئوکنفرانس عمومی، اخبار را به صورت یکسان به همه اعضای شرکت اطلاع می دهند، اما بهتر است با تیم های کوچک، جلسات جداگانه ای داشته باشید و پس ازآن هم در صورت نیاز به صورت فردی با کارمندان صحبت کنید تا روند اتفاقات بعدی را درک کنید.

مطلب مرتبط:نکته‌هایی برای سازگاری کارمندان با تغییرات سازمانی

همچنین برای تطبیق اعلامیه ها وقت بگذارید. درست نیست که کارمندان، اخبار مهم را با توضیحات غیرسازگار و در فرمت های متفاوت؛ از کانال های مختلفی مانند مدیران و سرپرستان و رسانه های سازمانی دریافت کنند. شاید حس کنید که بیش از حد روی این برنامه ریزی ها سرمایه گذاری می کنید، ولی در بلندمدت نتیجه مثبت این تلاش ها را خواهید دید. به عبارت دیگر، شما باید به کارمندان فرصت کافی بدهید تا اخبار را بپذیرند و درک کنند، اما پیش از آن ضروری است که آن ها اطلاعات خود را از منابع درست و موثق به دست آورند.

تمام سطوح مدیریت را برای ارائه یک محتوای مشخص آماده کنید

تمام افرادی که در اطلاع رسانی شرکت دارند، باید به خوبی آموزش ببینند. اصلاً فرض را بر این نگذارید که آن ها طبق غریزه، خوب عمل می کنند. چراکه در این صورت ممکن است آن ها برای رفع ناراحتی خود از اخبار مربوطه، بعضی از بخش های آن را طبق سلیقه خود تغییر دهند یا حذف کنند. به این مثال توجه کنید:

یک تیم از مدیران اجرایی، با مشکل بزرگی مواجه شده بود: رهبران تیم های کوچک به کارمندان گفته بودند که پاداش آن ها قطع می شود، زیرا آن ها «به حد کافی خوب کار نکرده اند». اشتباه رهبران این بود که دلایل امر را توضیح نداده بودند و برنامه ای را برای بهبود نتایج آتی، به اشتراک نگذاشته بودند. از طرف دیگر کارمندان به سختی کار کرده بودند و حالا به شدت احساس ناامیدی و دلسردی می کردند، به طوری که تا مدت ها بعد به هیچ یک از مدیران ارشد شرکت اعتماد نداشتند.

مشکل سازمان را توضیح دهید و نشان دهید که راه حل جدید چگونه این مشکل را حل می کند

به جای اینکه صرفاً تغییرات ناراحت کننده را اعلام کنید، توضیح دهید که چه چیزی خوب کار نمی کند و به همین دلیل طرح جدید، بهترین راه حل برای رسیدن به نتایج مطلوب است. روی این مسائل تأکید کنید: اینکه مشتریان از روند فعلی ناراضی هستند، هزینه های بالایی که این مشکل به کسب وکار تحمیل می کند، تأثیرات منفی برند و همچنین این موضوع که چگونه تغییرات جدید به کاهش این مشکلات کمک می کند.

مشکلات و راه حل ها را شخصی کنید

اگر این کار را انجام ندهید، ممکن است کارمندان متوجه نشوند این تغییرات چه اثری روی وظایف آن ها دارد یا حتی سازمان چه تمهیداتی برای حمایت از آن ها اندیشیده است. به عنوان مثال به جای اینکه با پاسخ های مبهم و سردرگم کننده، اضطراب کارمندان را افزایش دهید؛ در جلسات تیم های کوچک یا ملاقات های مستقیم دونفره، تمام جزییات برنامه های جدید را بیان کنید و آماده باشید که فوراً به همه سؤالات شخصی کارمندان پاسخ دهید. به عنوان مثال اگر شرکتی مجبور است برای کاهش هزینه های خود، برنامه های حمایتی بهداشت و درمان کارمندان را تغییر دهد، بهتر است تدابیر مناسب در نظر بگیرد و به کارمندان توضیح دهد که با شرایط جدید کدام یک از پزشکان قدیم یا جدید، هنوز خدمات خود را به آن ها ارائه می دهند. در این صورت حتی اگر کارمندان مجبور باشند هزینه بیشتری بپردازند، اما از حمایت و توجه شرکت راضی هستند.

گزینه های مختلفی را پیش روی افرادی که تحت تأثیر تغییرات قرار می گیرند، بگذارید

زمانی که کارمندان حق انتخاب دارند و درعین حال اطلاعات و حمایت لازم را نیز دریافت می کنند؛ احساس می کنند مورد احترام قرار گرفته اند و از استقلال و آزادی عمل نسبی خود خوشحال می شوند. هرچه کارمندان کار خود را بهتر درک کنند، ایده های کاربردی و مفید بیشتری ارائه می کنند. به عنوان مثال یکی از سازمان هایی که با مشکلات شدید مالی مواجه شده بود، تصمیم گرفت با برگزاری چندین جلسه، از همه پرسنل بخواهد هر راهی را که برای کاهش هزینه ها به ذهن شان می رسد پیشنهاد دهند. کارمندان ایده های بسیار خوبی را مطرح کردند. گرچه برخی از این ایده ها موقعیت شغلی خود آن ها را هم تحت تأثیر قرار می داد، ولی هیچ کس احساس نمی کرد مورد ظلم واقع شده است.

هرگز فرض را بر این نگذارید که شما اولویت افراد را بهتر تشخیص می دهید و می توانید بهترین گزینه را برای آن ها انتخاب کنید.

به جای قدرت، فروتنی و مسئولیت پذیری خود را نشان دهید

بسیاری از رهبران به اشتباه فکر می کنند که اجازه دارند زندگی کارمندان را دوباره سازماندهی کنند. حتی اگر مشکلات را به عنوان یک مسئولیت مشترک معرفی کنید، بازهم به نوعی به جای آن ها اظهارنظر کرده اید. در عوض می توانید بگویید: «متأسفم. پیش بینی نکرده بودم که...» یا «من خیلی مشتاق بودم که...» در این صورت نشان می دهید که به تأثیر تغییرات بر زندگی کارمندان اهمیت می دهید. اگر پاسخ سؤالی را نمی دانید بگویید: « سؤال خوبی است، هرچند در مورد آن فکر نکرده بودم. در جلسه هفته آینده، پاسخ این سؤال را به تمامی اعضای تیم می دهیم.» سعی نکنید قدرت خودتان را به رخ دیگران بکشید یا وانمود کنید که تمام پاسخ ها را می دانید.

مطلب مرتبط:مدیریت تغییر و رویارویی با مقاومت کارکنان در برابر تغییر

شما می توانید با استفاده از این رویکرد برنامه ریزی شده، بهره بیشتری از اخبار خوب سازمان ببرید. در این صورت وقتی برخی از کارمندان می گویند که اخبار خوب، تأثیر نامطلوبی روی زندگی شخصی آن ها دارد، باید نظر آن ها را به رسمیت بشناسید.

شاید برنامه ریزی کردن برای همه این جزییات، به زمان زیادی نیاز داشته باشد و فکر کنید که واقعاً این مراحل ضروری نیستند، ولی اگر همه اقدامات لازم را برای حمایت از کارمندان انجام دهید و به آن ها کمک کنید برای رویارویی با چالش ها آماده شوند، در زمان رسیدن به نتایج مطلوب، احساس بسیار بهتری خواهید داشت.