کاهش هزینه ها در سازمان های بزرگ

وقتی صحبت از کاهش هزینه ها می شود، خیلی از کارآفرینان خیال می کنند این تکنیک ها فقط به درد کسب و کارهای کوچک یا استارت آپ های تازه نفس می خورد. انگار که برندها یا سازمان های بزرگ در حاشیه امن انکارناپذیری قرار دارند. این دقیقا همان پیشفرضی است که کار دست اغلب مدیران می دهد. خب چه کسی گفته سازمان های بزرگ نیازی به صرفه جویی در هزینه ها ندارند؟ 

در دنیای کسب و کار امروز، مدیریت هزینه ها یکی از مهمترین عوامل موفقیت برای سازمان های بزرگ است. هرچند درآمد بالا می تواند یک سازمان را به سودآوری برساند، اما بدون کنترل صحیح هزینه ها، حتی درآمدهای بزرگ نیز به سرعت می توانند تبدیل به ضرر و زیان شوند. به همین دلیل، کاهش هزینه ها و مدیریت صحیح منابع مالی یکی از اولویت های کلیدی در مدیریت سازمان های بزرگ است.

سازمان های بزرگ، به دلیل گستردگی عملیات و پیچیدگی های مدیریتی، با چالش های ویژه ای در کاهش هزینه ها مواجه هستند. از هزینه های مربوط به نیروی انسانی گرفته تا هزینه های فناوری، زنجیره تامین و مدیریت دارایی ها، همگی نیازمند استراتژی های دقیق و حساب شده هستند. ما در این مقاله، به بررسی راهکارهای عملی و ساز و کارهای موجود برای کاهش هزینه ها در سازمان های بزرگ می پردازیم و چالش های اجرایی این راهکارها را تحلیل می کنیم.

یادتان باشد، شما لازم نیست حتما مدیر ارشد یک سازمان عریض و طویل باشید تا از نکات مورد بحث در این مقاله سود ببرید. حتی به عنوان یک کارمند عادی پدر چنین سازمان هایی نیز توجه به نکات مورد بحث خالی از فایده نیست. پس با ما همراه شوید تا نکات کلیدی در این رابطه را بررسی کنیم.

تحلیل دقیق هزینه ها

اولین و اساسی ترین گام در کاهش هزینه ها، تحلیل دقیق و جامع از تمام هزینه های سازمان است. بسیاری از سازمان های بزرگ، به دلیل گستردگی فعالیت ها و تعدد واحدهای سازمانی، ممکن است دچار عدم شفافیت در مورد هزینه های خود شوند. بدون داشتن دیدگاه دقیق از نحوه مصرف منابع، هرگونه تلاش برای کاهش هزینه ها بی نتیجه خواهد بود.

مطلب مرتبط: کاهش هزینه های کسب و کار در 14 گام

تفکیک هزینه ها براساس واحدهای سازمانی یکی از روش های تحلیل دقیق هزینه هاست. سازمان های بزرگ معمولا شامل واحدها و بخش های مختلفی هستند که هر یک هزینه های خاص خود را دارند. تفکیک هزینه ها براساس این واحدها و تحلیل آنها به صورت جداگانه می تواند به شناسایی واحدهای پرهزینه و ناکارآمد کمک کند. برای مثال، بخش های تولید، بازاریابی، فروش و منابع انسانی هر کدام هزینه های جداگانه ای دارند که باید به طور دقیق تحلیل شوند.

یادتان باشد، وظیفه حسابرسی از هر بخش برعهده شما نیست. در عوض می توانید نقش نظارتی در این میان ایفا کنید. اینطوری پتانسیل بهتری برای اثرگذاری بر روی مخاطب هدف خواهید داشت.

استفاده از سیستم های اطلاعاتی و نرم افزارهای مدیریت مالی نیز تکنیک مناسب دیگری برای جمع بندی و ادغام هزینه ها محسوب می شود. نرم افزارهای مدیریت مالی می توانند به تحلیل دقیق هزینه ها کمک کنند. این نرم افزارها امکان ردیابی دقیق هزینه ها را فراهم می کنند و به مدیران اجازه می دهند که به روز و دقیق از وضعیت مالی سازمان خود آگاه شوند. به عنوان مثال، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) می توانند به جمع آوری و تحلیل داده های هزینه ای کمک کنند. البته شاید برای شروع استفاده از چنین ابزارهایی نیاز به کمی آموزش یا دست کم تمرین داشته باشید.

تعیین هزینه های مستقیم و غیرمستقیم آخرین ماموریت شما در این بخش خواهد بود. یکی دیگر از روش های تحلیل هزینه، تفکیک هزینه ها به دو دسته مستقیم و غیرمستقیم است. هزینه های مستقیم مانند هزینه های تولید یا حقوق و دستمزد مستقیماً به فعالیت های اصلی سازمان مرتبط هستند، در حالی که هزینه های غیرمستقیم مانند هزینه های عمومی و اداری کمتر قابل شناسایی اند. تحلیل هر دو دسته هزینه می تواند به کاهش کلی هزینه ها کمک کند.

کاهش هزینه نیروی انسانی

یکی از بزرگ ترین هزینه های هر سازمانی، هزینه های مرتبط با نیروی انسانی است. در سازمان های بزرگ، این هزینه ها شامل حقوق و دستمزد، بیمه، مزایا، آموزش و توسعه کارکنان و سایر هزینه های مرتبط می شود. با این حال، کاهش هزینه های نیروی انسانی یکی از چالش برانگیزترین بخش ها در مدیریت هزینه هاست؛ چراکه این اقدام ممکن است تاثیرات منفی بر روحیه کارکنان و کیفیت کار داشته باشد.

معمولا کسب و کارها هزینه های زیادی در رابطه با نیروی انسانی انجام داده و در عین حال هیچ برنامه ای برای بازگشت سرمایه ندارند. این مسئله ای است که می تواند سرنوشت برند را با مشکلات زیادی همراه سازد؛ چراکه ولخرجی بی حساب و کتاب دست آخر کار دست برندها خواهد داد.

سوال کلیدی در این بخش شیوه های مدیریتی هزینه هاست. خب باید روش هایی برای کاهش هزینه برای نیروی انسانی در میان باشد، مگر نه؟

بازنگری در ساختار سازمانی اولین و صدالبته پیچیده ترین روش محسوب می شود. یکی از روش های موثر در کاهش هزینه های نیروی انسانی، بازنگری در ساختار سازمانی است. این شامل کاهش تعداد پست های مدیریتی غیرضروری، ادغام بخش های مشابه و کاهش بوروکراسی می شود. ساده سازی ساختار سازمانی می تواند به کاهش هزینه ها بدون افت کیفیت کار کمک کند.

بی شک بازنگری در ساختار سازمانی همیشه همراه با مقاومت هایی خواهد بود. با این حال اگر شما در مسیرتان کمی پافشاری بیشتری به خرج دهید، کارتان بی نهایت ساده تر خواهد شد.

برون سپاری وظایف غیرحیاتی به شرکت های خارجی یکی از راهکارهای موثر در کاهش هزینه هاست. برای مثال، بسیاری از سازمان های بزرگ برخی از وظایف مانند حسابداری، فناوری اطلاعات یا خدمات پشتیبانی را به شرکت های تخصصی برون سپاری می کنند. این اقدام می تواند به کاهش هزینه های نیروی انسانی و بهره وری بیشتر کمک کند.

مطلب مرتبط: راه هایی برای کاهش هزینه کسب و کارهای کوچک

متاسفانه خیلی از کارآفرینان نسبت به برون سپاری گارد سفت و سختی دارند. به همین خاطر معمولا دور آن را خط می کشند. این در حالی است که شما با سرمایه گذاری درست و حسابی در این حوزه به سادگی امکان کاهش هزینه ها و افزایش کیفیت محصولات را خواهید داشت. فراموش نکنید، برند شما توانایی تامین همه خدمات مورد نیاز به بهترین شکل را ندارند. به همین خاطر کمک گرفتن از دیگران در مواقع ضروری اجتناب ناپذیر خواهد بود.

نکته دیگر اینکه، به جای کاهش تعداد کارکنان، سازمان ها می توانند به افزایش بهره وری کارکنان خود تمرکز کنند. ارائه آموزش های مناسب، به کارگیری فناوری های نوین و تشویق به کارایی بیشتر می تواند به کاهش هزینه های نیروی انسانی بدون نیاز به تعدیل نیرو کمک کند.

سیاست های انعطاف پذیر کاری آخرین اقدام موثر شما در این میان خواهد بود. سیاست های کاری انعطاف پذیر مانند کار از راه دور یا ساعت های کاری منعطف می تواند به کاهش هزینه های اداری و تسهیلات کمک کند و در عین حال بهره وری کارکنان را افزایش دهد. این سیاست ها همچنین می تواند به بهبود رضایت شغلی کارکنان کمک کند.

مدیریت بهینه زنجیره تامین

زنجیره تامین یکی از عوامل کلیدی در مدیریت هزینه ها در سازمان های بزرگ است. هر گونه نقص در مدیریت زنجیره تامین می تواند منجر به افزایش هزینه های تولید، تامین و انبارداری شود. بنابراین، بهینه سازی زنجیره تأمین از اهمیت بسیاری برخوردار است.

وقتی درباره زنجیره تامین در سازمان های بزرگ حرف می زنیم، در واقع منظورمان حجم زیاد از مبادلات و صدالبته هزینه فراوان است. به همین خاطر نباید وضعیت را به این سادگی بررسی کنید. ساده انگاری ماجرا خودش یکی از مهمترین مشکلات این حوزه محسوب می شود.

بهینه سازی فرآیندهای تامین و لجستیک اقدامی است که تاثیر استراتژیکی بر روی هزینه های برند دارد. یکی از راه های موثر برای کاهش هزینه های زنجیره تامین، بهینه سازی فرآیندهای تامین و لجستیک است. این شامل بهینه سازی حمل ونقل، مدیریت موجودی ها و کاهش هدررفت مواد می شود. استفاده از فناوری های پیشرفته مانند تحلیل داده ها و اینترنت اشیا (IoT) می تواند به بهبود عملکرد زنجیره تأمین و کاهش هزینه ها کمک کند.

روابط بهتر با تامین کنندگان نیز باید در کانون توجه قرار گیرد. ایجاد روابط مستحکم و مبتنی بر همکاری با تامین کنندگان می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند. مذاکره برای قیمت های بهتر، توافق های طولانی مدت با تأمین کنندگان و خرید به صورت عمده می تواند به کاهش هزینه های تامین منجر شود.

رویکرد تولید ناب بر کاهش هدررفت و افزایش بهره وری در فرآیندهای تولید تمرکز دارد. این رویکرد می تواند به کاهش هزینه های تولید و بهبود کیفیت محصولات کمک کند. سازمان هایی که از این روش استفاده می کنند، بهینه سازی مستمر فرآیندها را در اولویت خود قرار می دهند.

مطلب مرتبط: راه های کاهش هزینه های شرکت: اتوماسیون اداری

مدیریت انرژی و منابع

سازمان های بزرگ معمولا هزینه های بالایی در زمینه مصرف انرژی و منابع دارند. مدیریت بهینه این منابع می تواند به کاهش هزینه های عملیاتی و افزایش بهره وری کمک کند.

بهینه سازی مصرف انرژی ساده ترین روشی است که در این رابطه به ذهن می رسد. استفاده از تجهیزات کارآمد و فناوری های نوین می تواند به بهینه سازی مصرف انرژی در سازمان کمک کند. برای مثال، استفاده از سیستم های هوشمند مدیریت انرژی، تعویض لامپ های قدیمی با لامپ های کم مصرف و بهینه سازی سیستم های گرمایشی و سرمایشی می تواند به کاهش هزینه های انرژی منجر شود.

بازیافت و استفاده مجدد از منابع هم گزینه جذاب دیگری است. سازمان ها می توانند با ایجاد سیاست های بازیافت و استفاده مجدد از مواد و منابع، هزینه های خود را کاهش دهند. برای مثال، بازیافت زباله ها و استفاده مجدد از مواد اولیه می تواند به کاهش هزینه های تولید و تامین کمک کند.

استفاده از انرژی های تجدیدپذیر بخش دیگر ماجرا محسوب می شود. بی شک استفاده مداوم از انرژی های تجدیدپذیر از کسب و کار شما یک هویت جذاب برای مشتریان خواهد ساخت. این مسئله به طور ویژه ای برای کسانی که حامی سفت و سخت حمایت از محیط زیست هستند، کلیدی خواهد بود. سرمایه گذاری در انرژی های تجدیدپذیر مانند انرژی خورشیدی یا بادی می تواند به کاهش هزینه های انرژی در بلندمدت کمک کند. هرچند این نوع سرمایه گذاری ها ممکن است در ابتدا هزینه بر باشند، اما در درازمدت می توانند باعث صرفه جویی قابل توجهی در هزینه ها شوند.

استفاده از فناوری های نوین

فناوری های نوین می توانند نقش مهمی در کاهش هزینه های سازمان ها ایفا کنند. از اتوماسیون فرآیندها گرفته تا استفاده از هوش مصنوعی و تحلیل داده ها، نوآوری های فناورانه می توانند به بهبود بهره وری و کاهش هزینه ها کمک کنند.

اتوماسیون فرآیندها گامی موثر برای صرفه جویی در وقت و هزینه است. استفاده از فناوری های اتوماسیون می تواند به کاهش هزینه های نیروی انسانی و افزایش بهره وری کمک کند. برای مثال، اتوماسیون فرآیندهای تولید، مالی و اداری می تواند باعث کاهش نیاز به نیروی انسانی و افزایش سرعت و دقت عملیات شود.

استفاده از هوش مصنوعی و تحلیل داده ها نیز این روزها حسابی پرطرفدار است. هوش مصنوعی و تحلیل داده ها می توانند به سازمان ها کمک کنند تا تصمیم گیری های دقیق تری در زمینه مدیریت هزینه ها بگیرند. برای مثال، تحلیل داده های مالی و عملیاتی می تواند به شناسایی نقاط ضعف و فرصت های بهبود کمک کند.

بهره گیری از فضای ابری اقدامی کلیدی برای کاهش نیاز به محل ذخیره سازی فیزیکی اطلاعات است. استفاده از فناوری ابری می تواند به کاهش هزینه های زیرساخت های فناوری اطلاعات کمک کند. این فناوری به سازمان ها اجازه می دهد که بدون نیاز به سرمایه گذاری های سنگین در سخت افزار و نرم افزار، به منابع محاسباتی دسترسی داشته باشند.

مطلب مرتبط: راهکارهای کاهش هزینه ها در کسب و کارهای کوچک

بهینه سازی فرآیندهای اداری

در سازمان های بزرگ، فرآیندهای اداری و بوروکراتیک می توانند منجر به افزایش هزینه ها شوند. بنابراین، بهینه سازی این فرآیندها یکی از راه های موثر برای کاهش هزینه ها است.

بی شک همه ما تجربه هایی از گیر کردن در فرآیند اداری داشته ایم. شاید خیال کنید این اتفاق برای کارمندان یک سازمان بزرگ بسیار خوشحال کننده است، اما روی دیگر سکه نیز چندان جذاب نیست. این یعنی هر دو طرف ماجرا در شرایط بوروکراتیک پیچیده به مشکل خواهند خورد. به همین خاطر ضروری است از روش های کلیدی برای کاهش مشکلات سود ببرید.

کاهش بوروکراسی مهمترین وظیفه شماست. حذف فرآیندهای غیرضروری و کاهش بوروکراسی می تواند به کاهش هزینه های اداری و افزایش سرعت عملیات کمک کند. این شامل کاهش تعداد تاییدیه ها و امضاهای موردنیاز، تسهیل فرآیندهای داخلی و بهینه سازی جریان کار است.

استفاده از فناوری های دیجیتال نیز گزینه خوبی خواهد بود. دیجیتال سازی فرآیندهای اداری می تواند به کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری کمک کند. استفاده از سیستم های مدیریت اسناد دیجیتال، کاهش استفاده از کاغذ و خودکارسازی فرآیندهای اداری می تواند به کاهش هزینه های اداری منجر شود.

کار از راه دور و سیاست های کاری انعطاف پذیر آخرین سنگر شما محسوب می شود. استفاده از سیاست های کاری انعطاف پذیر و تشویق کارکنان به کار از راه دور می تواند به کاهش هزینه های مربوط به فضای کاری، تجهیزات اداری و انرژی کمک کند.

تحول فرهنگ سازمانی

یکی از عوامل کلیدی در موفقیت هر برنامه کاهش هزینه، ایجاد فرهنگ کاهش هزینه در سازمان است. برای اینکه این برنامه ها موثر باشند، تمام کارکنان باید از اهمیت کاهش هزینه ها آگاه باشند و در این فرآیند مشارکت کنند.

آموزش و آگاهی بخشی وظیفه ای انکارناپذیر است. آموزش کارکنان در مورد اهمیت کاهش هزینه ها و تاثیر آن بر عملکرد سازمان می تواند به ایجاد فرهنگ صرفه جویی کمک کند. این آموزش ها می تواند شامل برنامه های آگاهی بخشی درباره مصرف بهینه منابع و انرژی، مدیریت هزینه های فردی و تشویق به ایده پردازی در زمینه کاهش هزینه ها باشد.

تشویق به مشارکت کارکنان نیز نقش مهمی در صرفه جویی مداوم دارد. ایجاد سیستم های تشویقی برای کارکنانی که ایده های نوآورانه در زمینه کاهش هزینه ها ارائه می دهند، می تواند به مشارکت بیشتر آنها در این فرآیند کمک کند. این سیستم ها می توانند شامل پاداش های مالی، تشویق های معنوی یا فرصت های ارتقای شغلی باشند.

شفافیت در مدیریت هزینه ها تمام فعالیت های شما را نتیجه‎بخش خواهد کرد. ایجاد شفافیت در مدیریت هزینه ها و ارائه گزارش های منظم به کارکنان درباره وضعیت هزینه ها می تواند به افزایش آگاهی و مشارکت آنها در فرآیند کاهش هزینه ها کمک کند. وقتی کارکنان ببینند که تلاش های آنها برای کاهش هزینه ها به نتایج ملموسی منجر شده، انگیزه بیشتری برای ادامه این راه خواهند داشت.

مطلب مرتبط: بررسی راهکارهایی که می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند

چالش های کاهش هزینه ها در سازمان های بزرگ

هرچند کاهش هزینه ها می تواند به بهبود عملکرد مالی سازمان ها کمک کند، اما اجرای این برنامه ها با چالش های مختلفی همراه است که در ادامه به برخی از آنها می پردازیم:

•    مقاومت در برابر تغییر: یکی از مهمترین چالش ها در کاهش هزینه ها، مقاومت کارکنان در برابر تغییرات است. تغییرات در ساختار سازمانی، کاهش نیروی انسانی یا تغییر در فرآیندهای کاری می تواند باعث مقاومت و ناراحتی کارکنان شود که نیازمند مدیریت دقیق این تغییرات است.

•    خطر کاهش کیفیت: کاهش هزینه ها نباید به قیمت کاهش کیفیت محصولات یا خدمات تمام شود. سازمان ها باید دقت کنند که در تلاش برای کاهش هزینه ها، کیفیت کار و رضایت مشتریان را قربانی نکنند.

•    پیچیدگی های سازمانی: در سازمان های بزرگ، به دلیل گستردگی و پیچیدگی ساختارها، اجرای برنامه های کاهش هزینه ممکن است به چالش های جدی برخورد کند. هماهنگی میان بخش های مختلف و تضمین اجرای صحیح برنامه ها نیازمند برنامه ریزی دقیق و مدیریت قوی است.

سخن پایانی

کاهش هزینه ها در سازمان های بزرگ، یکی از مهمترین اولویت ها برای بهبود عملکرد مالی و رقابتی آنها است. با استفاده از روش های مختلف از جمله تحلیل دقیق هزینه ها، بهینه سازی زنجیره تامین، مدیریت انرژی و منابع، به کارگیری فناوری های نوین و ایجاد فرهنگ صرفه جویی، سازمان ها می توانند هزینه های خود را به شکل قابل توجهی کاهش دهند.

با این حال، اجرای برنامه های کاهش هزینه نیازمند برنامه ریزی دقیق و مدیریت هوشمندانه است تا از چالش هایی مانند مقاومت در برابر تغییر و کاهش کیفیت جلوگیری شود. سازمان هایی که بتوانند این چالش ها را با موفقیت مدیریت کنند، قادر خواهند بود تا بهره وری خود را افزایش داده و در بازار رقابتی امروزی، به موفقیت های بیشتری دست یابند.

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با روش های کاهش هزینه در سازمان های بزرگ کرده باشد. مثل همیشه اگر سوالی درباره نکات مورد بحث در این مقاله داشتید، کارشناس های ما همیشه آماده کمک و تعامل با کسب و کارتان هستند. پس تعارف را کنار گذاشته و با ما در ارتباط باشید.

منابع:

https://hbr.org

https://ca.indeed.com

https://quandarycg.com