کاهش هزینه های کسب و کار در 14 گام

مدیریت کسب و کار مستقل همیشه چالش‎ برانگیز است. بسیاری از کارآفرینان پس از خروج از شرکت سابق شان برای پیگیری امور کسب و کار مستقل با بحران ‎های مالی گسترده ‎ای مواجه می‎ شوند. این امر درست مانند زمان ترک خانه والدین از سوی فرزندان است. همه ما تجربه دوران ترسناک و شرایط غیرقابل کنترل در این زمان را داشته ‎ایم. پرداخت هزینه تمام امور در زندگی شخصی در مقایسه با زندگی بدون هزینه مالی فراوان در خانه والدین پیچیدگی‎ های خاص خود را دارد. بسیاری از افراد در زندگی مستقل به سرعت نسبت به صرف هزینه‏ های بی جا در حوزه‎ های مختلف آگاهی پیدا می ‎کنند. وضعیت کسب و کارهای مستقل نیز دقیقا به همین شکل است.

وقتی شما به عنوان کارآفرین اقدام به تاسیس کسب و کار تازه ‎تان می ‏کنید، باید نسبت به کاهش هزینه‎ های غیرضروری نیز اقدام نمایید. بسیاری از کارمندان در شرکت‎ های بزرگ با شرایط مالی بسیار مناسبی مواجه هستند. همین امر امکان بهره‎ مندی از امکانات متنوع و لوکس را فراهم می‎ ‏سازد. شرایط در کسب و کارهای تازه تاسیس یا کوچک به طور کلی با موسسه‎ های بزرگ متفاوت است. بنابراین شما باید رویای صرف هزینه‎ های گزاف را فراموش نمایید.

سالانه شمار بسیار زیادی از کسب و کارها به دلیل عدم برنامه ‏‎ریزی دقیق بر روی حوزه مالی با شکست مواجه می ‏شوند. این امر در مورد برندهای تازه تاسیس به مراتب بیشتر است. به همین خاطر در مقاله کنونی برخی از مهمترین نکات در زمینه صرفه ‏جویی در هزینه ها از سوی کسب و کارها را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

ارزیابی کیفیت عملکرد کسب و کار

پیش از تلاش برای کاهش هزینه ‏ها در کسب و کار باید یک گام عقب ‎تر رفت. این امر شامل ارزیابی وضعیت صرف هزینه از سوی کسب و کارهاست. وقتی شما آگاهی دقیقی از وضعیت صرفه هزینه و بودجه برندتان داشته باشید، برنامه ‎ریزی برای آن بسیار ساده ‏تر خواهد شد. بسیاری از کسب و کارها دارای هزینه‎ های نامشخص هستند. این امر به دلیل بی ‏توجهی نسبت به ارزیابی هزینه‎ ها در قالب فرم های حسابداری است.

مطلب مرتبط: راه هایی برای کاهش هزینه کسب و کارهای کوچک

کسب و کارهای تازه به دلیل اهمیت بخش مالی باید به طور مداوم در تلاش برای تهیه صورت‏ حساب‏ های حسابداری باشند. اگر شما از همان ابتدا نسبت به ارزیابی وضعیت مالی ‎تان اقدام نکنید، در نهایت امکان برنامه‏ ریزی مناسب برای کسب و کارتان را از دست خواهید داد.

ارزیابی وضعیت مالی کسب و کار بدون توجه به هزینه ‏ها امکان ‎پذیر نیست. اغلب کارآفرینان برای صرفه ‎جویی حداکثری در حوزه کسب و کار اقدام به تعیین بازه‎ های زمانی مشخص به منظور مشاهده وضعیت مالی می ‎کنند. مزیت این امر امکان آگاهی دقیق از وضعیت گردش مالی کسب و کار و پیش‎ بینی هزینه‎ ها در طول یک سال است.

بسیاری از کسب و کارها دارای حوزه‎ های کم‎ بازده هستند. شاید در نگاه نخست باید تمام حوزه ‎های کم ‎بازده به سرعت حذف شوند، اما در عمل به دلیل عدم آگاهی برندها از چنین حوزه ‎هایی امکان اقدام عملی وجود نخواهد داشت. ارزیابی کیفیت عملکرد در ابتدای شروع فعالیت کسب و کار همیشه دارای اهمیت بالایی است بنابراین شما پیش از هرگونه برنامه ‎ریزی برای کاهش هزینه‎ های برند باید نسبت به ارزیابی کیفیت عملکرد و هزینه‎ های جاری اقدام نمایید.

1. تعامل با فروشندگان

یکی از راهکارهای مناسب برای کاهش هزینه ‎های کسب و کار مربوط به تعامل با فروشندگان است. بسیاری از برندها در مسیر کسب و کار اقدام به استفاده از خدمات مختلف می ‎کنند. به عنوان مثال، امروزه تمام کسب و کارها نیاز به خدمات بیمه دارند. تعامل نزدیک با فروشندگان در حوزه بیمه امکان بهره‎ مندی از تخفیف ‎های گسترده را فراهم می ‎سازد. شرکت‎ های بیمه در شهرها و کشورهای مختلف دارای کمپین های بازاریابی و تخفیف‎ های مختلفی هستند. اگر شما در تلاش برای استفاده از خدمات ارزان‎ قیمت هستید، باید به خوبی وضعیت بازار بیمه را ارزیابی نمایید.

همکاری و تعامل نزدیک با فروشندگان برندهای دیگر همیشه مزیت استفاده از تخفیف ‎های مناسب را به همراه دارد. این امر در مورد برندهای تازه تاسیس با آشنایی اندک از حوزه کسب و کار بسیار حیاتی است. اغلب کارآفرینان تازه‎ کار در مسیر تهیه خدمات موردنیاز برای کسب و کارشان هزینه ‎های زیادی پرداخت می‎ کنند. این امر با توجه به امکان بهره ‎مندی از تخفیف‎ های گسترده بار مالی مضاعفی برای کسب و کارها به همراه خواهد داشت.

2. توجه به دورکاری

دورکاری برای اغلب کسب و کارها گزینه‎ ای موقتی محسوب می‎ شود. این شیوه مدیریت کسب و کار در پی بروز بحران ‎هایی مانند کرونا مدنظر کسب و کارها قرار می ‎گیرد. اگر شما در ابتدای مسیر کسب و کار هستید، استفاده از گزینه دورکاری بهترین راهکار برای کاهش هزینه ‎ها خواهد بود. بسیاری از برندها در طول ماه‎ های نخست کسب و کار با مشکلات مالی و دشواری در زمینه پرداخت حقوق کارمندان مواجه هستند. مزیت اصلی دورکاری امکان کاهش هزینه های جاری مربوط به اجازه دفتر کار و سایر ملزوماتش است.

برخی از برندها برای سهولت هرچه بیشتر کارمندان ‎شان اقدام به انتقال فرآیندهای کاری به خانه‏ ها می‏ کنند. این امر شامل امکان حضور در دفتر کار برای مدتی محدود در طول هفته (مانند سه روز کار حضوری) است. سایر اوقات باید به طور مشخص از سوی کارمندان تنظیم شود. امروزه کارمندان دارای سلیقه متفاوتی در مورد ساعت‎ های کاری هستند بنابراین شما برای کاهش هزینه‎ ها و بهره‎ مندی از بیشترین کارایی کارمندان باید برخی مدیریت ساعت‎ های کاری را به آنها واگذار نمایید.

مطلب مرتبط: راه های کاهش هزینه های شرکت: اتوماسیون اداری

3. حدف محصولات کم ‎فروش

امروزه برندها دارای محصولات مختلفی هستند. هر محصول با هدف رفع برخی از نیازهای مشتریان روانه بازار می ‎شود. اگرچه اغلب برندها انتظار فروش بالای تمام محصولات ‎شان را دارند، اما در عمل تنها تعداد محدودی از محصولات برندها موفق به جلب نظر مشتریان می ‎شوند. اگر شما در پی کاهش هزینه‎ های کسب و کارتان هستید، باید به سرعت نسبت به شناسایی محصولات کم فروش اقدام نمایید.

پس از شناسایی محصولاتی با فروش اندک دو راه پیش روی برندها قرار دارد. ساده‎ ترین راهکار حذف محصولات موردنظر از فهرست فروش است. این امر موجب جلوگیری از ضررهای احتمالی در زمینه تولید محصولات انبارداری خواهد شد. توجه به نظرات مشتریان در مورد محصولات یکی از بهترین راهکارها برای جلوگیری از تولید محصولات نامناسب است. بسیاری از برندها در زمینه طراحی محصولات به نظرات مشتریان توجه چندانی ندارند. همین امر موجب ناتوانی ‎شان برای فروش مناسب خواهد شد. راهکار دوم جایگزینی محصولات کم فروش با نمونه ‎های به روزتر است. برندهای بزرگ اغلب همان محصولات کم فروش و ناموفق را با نام‎ های مشابه بازطراحی می کنند. نتیجه این امر تبدیل تجربه شکست محصولات به موفقیت است.

4. استخدام کارمندان مناسب

ایجاد تیم کارمندان مهم ترین گام در راستای مدیریت درست کسب و کار است. اغلب کسب و کارها به دلیل اشتباهات متعدد کارمندان ‎شان متحمل هزینه های اضافی می ‎شوند. اگر شما دارای بودجه محدودی برای مدیریت شرکت تان هستید، چنین اشتباهاتی موجب بروز بحران ‎های مالی خواهد شد. ایجاد فرآیندهای استخدامی مناسب مانند مصاحبه با متقاضیان نقش مهمی در ارزیابی درست از کارمندان خواهد داشت. وقتی شما اقدام به استخدام کارمندان ماهر و دارای تجربه مناسب نمایید، بسیاری از هزینه ‎های جانبی‏ تان کاهش پیدا خواهد کرد.

کارمندان دارای تجربه کاری و مهارت های بالا همیشه ایده‏ های متنوع و خلاقانه‏ ای برای توسعه کسب و کار دارند. امروزه برندهای بزرگ همیشه از ایده‏ های تازه کارمندان‎ شان استقبال می ‎کنند بنابراین شما نیز باید در زمینه مدیریت کارمندان به این نکته مهم توجه داشته باشید.

بسیاری از کارمندان تازه ‎کار در مورد ساماندهی پروژه ‎‏ها دچار تردیدهای مختلفی می ‎شوند. این امر موجب مراجعه مداوم آنها به کارشناس ‎های حرفه ‎ای یا مدیران بخش می ‎شود. وقتی کارمندان همیشه درگیر تردید باشند، امکان ساماندهی سریع پروژه‏ ها و کاهش هزینه ‎های جاری از بین خواهد رفت.

5. همکاری با کارآفرینان مستقل

مدیریت برخی از بخش‏ های شرکت نیازمند استخدام کارمندان تمام وقت است. این امر در مورد برندهای بزرگ با بودجه‏ های کلان مشکل چندانی ایجاد نخواهد کرد. با این حال وقتی پای کسب و کارهای کوچک به ماجرا باز می ‎شود، مشکلات بسیار زیادی نمایان می ‎گردد. استفاده از شیوه دورکاری به تنهایی برای کاهش هزینه‎ ها کافی نیست بنابراین شما باید به دنبال راهکارهای دیگری نیز باشید. توصیه بخش حاضر همکاری با برخی از کارآفرینان مستقل برای مدیریت بخش‏ هایی از کسب و کار است. مزیت این امر عدم نیاز به استخدام کارآفرینان موردنظر خواهد بود.

امروزه کارآفرینان مستقل هزینه بسیار کمتری در مقایسه با کارمندان رسمی برای کسب و کارها ایجاد می ‎کنند بنابراین همکاری با آنها برای کسب و کارهایی با بودجه‎ ای محدود بهترین گزینه خواهد بود. یکی دیگر از مزیت های همکاری با کارآفرینان مستقل تجربه آنها در زمینه مدیریت پروژه ‎های گوناگون است. با این حساب شما با پرداخت هزینه کمتر از نیروی کار باتجربه بهره‎ مند خواهید شد.

6. ارزیابی وضعیت فناوری شرکت

استفاده از فناوری‎ های نوین همیشه نقش مهمی در توسعه کسب و کار و کاهش هزینه‎ ها دارد. امروزه تمام کارآفرینان در تلاش برای استفاده از فناوری ‎های تازه هستند. با این حال در عمل برخی از آنها هزینه‎ های نامناسبی برای بهبود فناوری‎ های شرکت می ‎کنند. این امر شامل عدم ارزیابی بخش ‎های دارای فناوری بسیار قدیمی و شروع فرآیند به‎ ‏روز رسانی از سایر حوزه ‎هاست. اگر شما قصد استفاده از فناوری‏ های تازه را دارید، باید بخش‏ هایی با بیشترین نیاز را شناسایی نمایید.

امروزه فناوری‏ های کاربردی در زمینه کسب و کار بیشتر بر محور هوش مصنوعی است. کارمندان در طول روز بسیاری از کارهای تکراری را انجام می ‎دهند. این امر شامل رسیدگی به نقطه نظرات مشتریان، پشتیبانی خدمات و گردآوری داده ‏های مناسب برای بازاریابی است. اگر شما از نرم ‏افزارهای دارای هوش مصنوعی به خوبی استفاده نمایید، دیگر نیازی به استخدام دامنه گسترده‎ ای از کارمندان نخواهید داشت. بسیاری از برندهای بزرگ نسبت به کاربست این شیوه اقدام کرده‎ اند. آنها به این ترتیب دیگر نیازی به استخدام کارمندان متعدد ندارند. شاید تا همین یک دهه پیش از اداره کسب و کارهای بزرگ با تعداد اندک کارمندان غیرممکن تلقی می‎ شد، اما اکنون یک امر رایج در میان شرکت‏ های مختلف است.

اگر شما علاقه‎ مند به استفاده از فناوری هوش مصنوعی در حوزه کسب و کارتان هستید، باید دست کم با یک کارشناس IT همکاری نمایید. این امر کسب و کار شما را نسبت به بروز مشکلات احتمالی در زمینه مدیریت هوشمند امور امن نگه خواهد داشت.

مطلب مرتبط: راهکارهای کاهش هزینه ها در کسب و کارهای کوچک

7. طراحی نقشه اضطراری

مواجهه با شرایط اضطراری برای هر کسب و کاری دشوار خواهد بود. به عنوان مثال، وضعیت کرونا را در نظر بگیرید. اغلب برندها تا مدت ‎های هیچ برنامه‎ ای برای مواجهه با وضعیت موردنظر نداشتند. همین امر هزینه زیادی روی دست کسب و کارها گذاشت. اگر شما در تلاش برای کاهش هزینه‎ های کسب و کارتان هستید، باید به طراحی برنامه اضطراری توجه نمایید. وقتی شما در مواجهه با شرایط اضطراری برنامه مشخصی نداشته باشید، مدیریت اوضاع بسیار پرهزینه خواهد شد.

شاید در نگاه نخست برنامه ‎ریزی برای شرایط اضطراری و غیرقابل پیش ‎بینی امکان ‏پذیر نباشد. نکته مهم در این میان رسیدگی به امور مانند اختصاص بودجه برای شرایط نامساعد و تعیین وظیفه هر بخش در فرآیند مدیریت بحران است. همین راهکارهای ساده در عمل امکان مدیریت مناسب و کم ‏‎هزینه شرایط را فراهم می‎ سازد.

8. خرید دسته‏ جمعی و کلی

هر کسب و کاری براساس نوع فعالیتش به طور مداوم به برخی از مواد اولیه نیاز دارد. هزینه‏ های موردنیاز برای خرید مواد اولیه تولید همیشه برای شرکت‏ ها چالش ‎آفرین بوده است. اگر شما در زمینه مدیریت کسب و کار به دنبال خرید ارزان ‎تر مواد اولیه هستید، باید آنها را به طور یکجا خریداری نمایید. این امر امکان بهره‎ مندی از تخفیف ‏های گسترده و مناسب را به همراه دارد.

بسیاری از خرده‎ فروشی‎ ها و شرکت‏ های تولیدی مواد اولیه در صورت خرید عمده از سوی برندها تخفیف‏ های مناسبی خواهند داد بنابراین شما باید به طور مداوم نسبت به بهره‎ مندی از چنین تخفیف‏ هایی اقدام نمایید. کاهش هزینه‎ های کسب و کار دارای فرمول مشخص و یگانه ‎ای نیست. برندها باید با استفاده از تمام فرصت‏ هایشان برای صرفه‎ جویی در بودجه‎ شان نسبت به کاهش هزینه اقدام نمایند. اشتباه برخی از برندها در این میان تلاش برای استفاده از یک تکنیک واحد به منظور کاهش قابل ملاحظه هزینه‏ هاست. چنین رویکردهایی اغلب اوقات با شکست کسب و کارها همراه می ‎شود.

9. توجه به مشتریان وفادار

بخش قابل توجهی از بودجه بازاریابی و تبلیغات برندها صرف جلب نظر مشتریان تازه می ‎شود. اگر شما توانایی تبدیل خریداران برندتان به مشتریان وفادار را داشته باشید، بخش قابل توجهی از هزینه‎ های ‎تان کاهش خواهد یافت. امروزه مشتریان انتخاب ‎های بسیار زیادی برای خرید محصولات دارند. همین امر مدیریت مشتریان وفادار را بدل به چالشی تمام عیار می ‎سازد.

امروزه بخش قابل توجهی از سود سالانه کسب و کارهای بزرگ از مشتریان وفادارشان به دست می ‎آید. بدون تردید تبدیل خریداران برند به مشتریان وفادار کار ساده‎ ای نیست. برندهای بزرگ دارای برنامه‎ ها و استراتژی‎ های مختلفی برای افزایش دامنه مشتریان وفادارشان هستند. بهترین راهکار در این زمینه استفاده از بخش توسعه و تحقیقات برای شناخت سلیقه مشتریان است. وقتی شما سلیقه مشتریان را به خوبی بدانید، تبدیل‎ شان به مشتریان وفادار کار دشواری نخواهد بود.

10. خرید محصولات سازگار با محیط زیست

مدیریت کسب و کار نیازمند خرید برخی از محصولات اساسی است. به عنوان مثال، اگر شما قصد ایجاد دفتر مرکزی برای کسب و کارتان را داشته باشید، تهیه یخچال، چای ‎ساز و برخی دیگر از لوازم ابتدایی آشپزخانه برای راحتی کارمندان ضروری خواهد بود. امروزه بسیاری از لوازم خانگی و اداری در قالب سازگار با محیط زیست تولید می ‎شود. این امر به معنای عدم صدمه قابل توجه به محیط زیست در پی فعالیت چنین دستگاه‎ هایی است. نکته جالب در این میان مالیات کمتر محصولات سازگار با محیط زیست در اغلب کشورهای جهان است بنابراین شما با خرید چنین محصولاتی در عمل صرفه‎ جویی قابل توجهی در هزینه ‎های‎ تان خواهید کرد.

11. رفتار مناسب با کارمندان

وقتی کارمندان شرکت از وضعیت ‎شان راضی باشند، عملکرد بهتری خواهند داشت. رفتار مناسب با کارمندان یکی از اصول اساسی مدیریت منابع انسانی در کسب و کار محسوب می ‎شود. اگر شما وضعیت مناسبی برای کارمندان ایجاد نکنید، آنها به دنبال یافتن شغل در سازمان ‎های دیگر خواهد رفت. کسب و کارهای کوچک همیشه با مشکل از دست دادن کارمندان حرفه ‎ای و باتجربه ‎شان مواجه هستند. بدون شک هیچ راهکار مشخصی برای جلوگیری از وسوسه کار در شرکت‎ های بزرگ برای کارمندان وجود ندارد. همه ما در مقابل دعوت به همکاری برندهای بزرگ قید موقعیت شغلی فعلی ‎مان را خواهیم زد. نکته مهم در این میام فراهم‎ سازی شرایط مناسب به منظور ماندگاری بیشتر، نه همیشگی، کارمندان است.

امروزه بسیاری از شرکت‎ های تازه تاسیس پس از گذشت چند سال تمام نیروی حرفه ‎ای‏شان را از دست می ‎دهند. اگر شما تمایل به پرهیز از چنین سرنوشتی را دارید، باید شرایط کاری سازمان ‎تان را بهبود بخشید. این امر نقش مهمی در جلوگیری از بروز مشکلات مربوط به ترک کارمندان خواهد داشت.

12. خرید زنجیره ‎وار محصولات

شاید در نگاه نخست خرید محصولات مرتبط به هم و مورد نیاز کسب و کار به صورت یکجا ایده ساده ‎ای به نظر برسد. درست به همین خاطر چنین ایده مناسبی اغلب مورد بی‎ توجهی برندها قرار می ‎گیرد. اگر شما قصد تهیه تلفن و اینترنت برای دفتر کاری ‎تان را دارید، باید آنها را به صورت یکجا خریداری نمایید. امروزه بسیاری از برندهای فعال در زمینه ارائه خط تلفن به طور همزمان انواع گوشی تلفن و خدمات اینترنت نیز ارائه می ‎دهند. نکته جالب اینکه خرید زنجیره‎ وار چنین محصولاتی موجب بهره ‎مندی از تخفیف‎ های قابل توجه خواهد شد.

مطلب مرتبط: بررسی راهکارهایی که می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند

13. خودکارسازی فرآیندها

وقتی بخش قابل توجهی از فرآیندهای کسب و کار خودکار مدیریت شود، کارآفرینان فرصت مناسبی برای رسیدگی به امور دیگر خواهند داشت. توسعه کسب و کار همیشه مدنظر کارآفرینان قرار دارد. نکته مهم در این میان فقدان زمان و بودجه مناسب برای رسیدگی به این حوزه است. اگر شما بودجه مناسب برای توسعه کسب و کارتان ندارید، خودکارسازی فرآیندهای مختلف سرمایه و زمان قابل توجهی در اختیار شما قرار خواهد داد.

یکی از بهترین حوزه‎ های خودکارسازی کسب و کار مربوط به بخش بازاریابی است. امروزه مدیریت کمپین ‎های بازاریابی هزینه بسیار زیادی در پی دارد. بنابراین برندها باید هرچه بیشتر به دنبال خودکارسازی فرآیند بازاریابی و مدیریتش باشند. ارسال ایمیل های بازاریابی و بارگذاری پست‎ های تبلیغاتی در شبکه‎ های اجتماعی نوعی فرآیند تکراری محسوب می ‎شود. استفاده از ابزارهای خودکار نیاز به اختصاص زمان گسترده برای کارهای تکراری بازاریابی را کاهش می ‎دهد.

14. استفاده از کارت ‎های بانکی جداگانه

محاسبه هزینه ‎های مختلف در کسب و کار نقش مهمی در توسعه آن دارد. برخی از برندها در طول ماه‎ های متمادی هزینه ‎های بخش ‎های مختلف را فراموش می ‎کنند. اگر شما آمار دقیقی پیرامون هزینه‎ های بخش ‎های مختلف کسب و کارتان نداشته باشید، برنامه ‎ریزی برای توسعه کسب و کار دشوار خواهد شد. یکی از راهکارهای مناسب برای ارزیابی مداوم هزینه بخش‎ های مختلف شرکت استفاده از کارت ‎های بانکی جداگانه است. به این ترتیب هزینه هر بخش به طور خودکار محاسبه خواهد شد.

کاهش هزینه ‎های کسب و کار برای فعالیت بهتر برندها اهمیت دارد. امروزه بسیاری از کسب و کارها در تلاش برای کاهش هزینه ‎های ‎شان با شکست مواجه می ‎شوند. استفاده از توصیه ‎های مندرج در مقاله حاضر کمک شایانی به کسب و کارها برای دستیابی به هدف ‎شان خواهد کرد.