راه های کاهش هزینه های شرکت: اتوماسیون اداری

بدون شک راه های کاهش هزینه های شرکت ها متعددند، اما کارآفرینان موفق همیشه راهکارهای مناسبی برای کاهش سطح کارهای دستی و استفاده از سیستم های خودکار دارند. این امر به آنها فرصت پرداختن به حوزه های مهم تر را می دهد. به همین خاطر برندهای بزرگ در عمل کارهای اساسی و حساس را به صورت دستی انجام می دهند. سایر کارهای پیش پا افتاده به طور کامل با استفاده از سیستم های خودکار، در اصطلاح اتوماسیون ها، انجام می شود.

کسب و کارهای کوچک امکان استفاده از امکانات گسترده در زمینه مدیریت خودکار کسب و کار را دارد. این برندها اغلب با مشکلات مالی مواجه هستند، بنابراین استخدام نیروی کار تازه چالش های زیادی برای آنها در پی دارد. گزینه مناسب در این میان اتکا بر سیستم های اتوماسیون است. این امر علاوه بر سرعت بخشی به مدیریت امور موجب کاهش هزینه های جاری شرکت نیز می شود.

در این مقاله هدف اصلی من بررسی برخی از نکات و ترندهای مهم در زمینه استفاده از سیستم های خودکار در کسب و کار با تمرکز بر کسب و کارهای کوچک است. در ادامه به بررسی هر کدام از ترندهای موردنظر خواهیم پرداخت. نکته مهم این ترندها پیوستگی میان شان است. به این ترتیب اتکای صرف بر 1 یا 2 مورد از آنها نتیجه مطلوبی به همراه نخواهد داشت.

1. اتوماسیون خدمات مشتریان

امروزه به منظور موفقیت در بازار رقابتی علاوه بر ایده های مناسب باید خدمات جانبی مطلوبی نیز ارائه کرد. براساس گزارش موسسه Gladly در زمینه خدمات مشتریان 92درصد از مشتریان پس از 2 یا 3 بار تجربه خدمات جانبی بی کیفیت خرید از برند مورد نظر را متوقف خواهند کرد. بی تردید هیچ برندی دارای منابع مالی و نیروی انسانی نامحدود نیست، بنابراین وقوع اشتباه در کار یا ناتوانی در زمینه خدمت رسانی به موقع به مشتریان امری طبیعی خواهد بود. نکته مهم در این میان ضرورت استفاده از فناوری های جدید برای رفع مشکل موردنظر است. فناوری اتوماسیون کسب و کار درست در همین بخش وارد عمل می شود. با استفاده از نرم افزارهای یکپارچه امکان خدمت سانی به دامنه وسیعی از مشتریان به صورت همزمان فراهم می شود، بنابراین دیگر جای نگرانی برای زمان بندی ارائه خدمات نخواهد بود.

مطلب مرتبط: راه هایی برای کاهش هزینه کسب و کارهای کوچک

امروزه مشتریان در زمینه خدمات جانبی انتظارات بالایی دارند. به این ترتیب تاخیر بیش از سه ساعت در پاسخگویی به مشتریان موجب ناراحتی و به احتمال فراوان ترک برندمان خواهد شد. استفاده از اتوماسیون های دارای هوش مصنوعی فرصت پاسخگویی سریع به مشتریان و در عین حال رعایت دقت در جواب های ارائه شده را می دهد. پیش از این بسیاری از پاسخ های ارائه شده از سوی نرم افزارها به مشتریان دارای دقت لازم نبود، با این حال اکنون نسل جدید هوش مصنوعی بسیاری از مشکلات را حل کرده است.

خوشبختانه امروزه راهکارهای زیادی برای خودکارسازی فرآیند فعالیت شرکت ها وجود دارد. یک نمونه مطلوب در این زمینه استفاده از روبات های چت است. نسل جدید روبات های چت دارای هوش مصنوعی بالایی است. به این ترتیب کیفیت و دقت پاسخ های ارائه شده بسیار بالا خواهد بود. این امر اهمیت بسیار زیادی برای برندها خواهد داشت. نتیجه اینکه دیگر خبری از نارضایتی مشتریان از فرآیند خدمات جانبی برندها نخواهد بود.

2. سیستم جامع و متن باز طراحی برنامه

شرکت های فعال در زمینه تولید نرم افزار همیشه تحت فشار فزاینده برای معرفی نسخه جدید برنامه شان هستند. این امر با توجه به دشواری های برنامه نویسی و استفاده از آخرین دستاوردهای حوزه فناوری دشوار به نظر می رسد. خبر خوش برای شرکت های فعال در این زمینه رونمایی گوگل از سیستم هوشمند برنامه نویسی است. در حقیقت گوگل یک برنامه آنلاین و متن باز برای طراحی برنامه معرفی کرده است. این پلتفرم در کنار سایر پلتفرم هایی نظیر DevOps و Jfrog نقش مهمی در کاهش زحمت برندها برای تولید نرم افزار دارد. نتیجه این امر امکان تولید نرم افزار و به ویژه به روز رسانی آن در مدت زمانی اندک است.

بدون تردید استفاده از پلتفرم های مورد بحث در این بخش نقش مهمی در سرعت بخشی به کسب و کار و درآمدزایی برندها دارد، بنابراین در زمینه طراحی نرم افزار استفاده از پلتفرم های فوق را مدنظر داشته باشید.

3. اتوماسیون بازاریابی

دنیای بازاریابی دیگر محدود به تبلیغات تلویزیونی نیست. امروزه ابزارهای مختلفی برای بازاریابی وجود دارد. این امر به طور طبیعی موجب افزایش اهمیت حوزه بازاریابی شده است، بنابراین برندها برای نمایش جلوه ای جذاب از خود نیازمند کسب مهارت های تخصصی در این زمینه هستند. در اینجا باز هم بحث محدودیت منابع پیش می آید. امروزه برندها با دو چالش اصلی مواجه هستند. نخست، بازاریابی چند رسانه ای که نیازمند تمرکز و مهارت بالایی است. دوم، سرعت بخشی به حضور در تمام پلتفرم های هدف موردنظر مخاطب به منظور توسعه فعالیت بازاریابی که نیازمند بودجه فراوان خواهد بود. هماهنگ سازی این دو بخش و چالش دشواری های زیادی به همراه دارد. به همین خاطر بسیاری از برندها در عمل توانایی مدیریت این دو بخش را از دست می دهند.

خبر خوش برای برندها روزنمایی از پلتفرم های هوشمند در زمینه مدیریت فرآیندهای بازاریابی است. به این ترتیب امکان کاهش برنامه کاری کارمندان و تقویت زمینه ایده پردازی فراهم می شود. در حوزه بازاریابی هیچ چیز به اندازه ایده پردازی اهمیت ندارد. امروزه به لطف پلتفرم های خودکار بازاریابی امکان تمرکز بیشتر بر روی ایده های کاربردی فراهم شده است، بنابراین دیگر دلیلی برای تاکید بر ساماندهی دستی و سنتی کارهای پیش پا افتاده بازاریابی وجود نخواهد داشت.

4. اتوماسیون شبکه های اجتماعی

فیس بوک با بیش از 1.5 میلیارد کاربر فعال در ماه مارس 2019 بزرگترین شبکه اجتماعی دنیا محسوب می شود. به همین خاطر حضور کارآفرینان در این پلتفرم اهمیت بسیار زیادی دارد. بدون تردید دشواری های حضور فعال در شبکه های اجتماعی بر هیچ کس پوشیده نیست. این امر موجب فعالیت نامنظم افراد و برندها در پلتفرم های اجتماعی می شود. در اینجا باز هم فناوری هوش مصنوعی در ترکیب با پلتفرم های یکپارچه به کمک برندها آمده است. بر این اساس با استفاده از چنین ابزارهایی امکان مدیریت خودکار اکانت ها در شبکه های اجتماعی وجود دارد. فرآیند موردنظر براساس زمان بندی بارگذاری پست صورت می گیرد. همچنین پلتفرم های موردنظر پیشنهادات کاربردی در زمینه استفاده از هشتگ و ارزیابی کیفیت جلوه های بصری و متنی ارائه می کنند. به این ترتیب دست کارآفرینان و برندها برای فعالیت مناسب در این پلتفرم ها بسیار بازتر خواهد بود.

مطلب مرتبط: بررسی راهکارهایی که می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند / چگونه در زمینه مدیریت بودجه شرکت موفق عمل کنیم

جمع بندی

استفاده از سیستم های اتوماسیون در کسب و کار نوعی ترند در حال رشد محسوب می شود. شاید اکنون این ترند مورد توجه شمار بالایی از برندها قرار نداشته باشد، اما آینده کسب و کار در سلطه آن خواهد بود. به همین خاطر ورود به این عرصه فعالیت مناسب در آن ضروری به نظر می رسد. این امر علاوه بر مزیت های گوناگون، به طور مشخص بر روی صرفه جویی در هزینه شرکت ها تاثیر دارد، بنابراین در آینده برنامه برندتان را در زمینه استفاده هرچه بیشتر از این فناوری تدوین کنید.