راهنمای تدوین برنامه کاری در شغل تازه

پیدا کردن یک شغل تازه اصلا راحت نیست. اگر شانس با شما یار باشد، بعد از کلی جلسات استخدامی بالاخره کاری مناسب با سلیقه و توانایی های خود پیدا می کنید. شاید فکر کنید از اینجا به بعد دیگر همه چیز بر وفق مرادتان خواهد بود. خب در این صورت باید بگوییم سخت دراشتباهید؛ چراکه تازه اول چالش ها و گرفتاری های شما همینجاست. 

از قدیم گفته اند کار بدون برنامه هیچ فایده ای ندارد. قبول دارم خیلی از نصیحت های قدیمی دیگر از مُد افتاده شده اند، اما این یکی هنوز هم ردخور ندارد. اجازه دهید با یک مثال کاربردی منظورمان را به طور کامل روشن کنیم. کارآفرینی را در نظر بگیرید که بعد از سال ها همکاری با یک شرکت محلی به دنبال شغلی در یک شرکت بزرگ تر است. اگر دردسرهای یافتن شغل تازه را فاکتور بگیریم، احتمالا او بعد از مدتی یک شغل مناسب با سطح مهارت و توانایی های خودش پیدا خواهد کرد. اینجاست که انتظارات از او بی نهایت افزایش پیدا می کند. خب کارمندان در شرکت های بزرگ همیشه زیر ذره بین هستند، مگر نه؟

حالا اگر قرار باشد کارمند قصه ما با همان کیفیت کاری قبل در شغل جدید حاضر شود، کلاهش پس معرکه خواهد بود. خب مگر می شود کسی در شغل تازه ای حاضر شود و به فکر بهبود کیفیت کارش نباشد؟ درست در همین شرایط پیچیده است که تدوین برنامه کاری به داد هر دو طرف، شرکت ها و کارمندان، می رسد. برنامه کاری معمولا از سوی کارمندان تازه کار تدوین شده و به تیم مدیریت تسلیم می شود. اینطوری مدیران خیلی خوب در جریان برنامه های فرد مورد نظر برای فعالیت در شرکت قرار می گیرند. 

گاهی اوقات استخدام یک فرد تازه در لایه مدیریتی صورت می گیرد. در این صورت برنامه های فرد مورد نظر بر روی آینده شرکت هم تاثیرگذار خواهد بود. حالا اگر شما نخواهید برنامه ای دقیق تحویل هیأت مدیره دهید، خیلی زود عذرتان را خواهند خواست. اینطوری دیگر توانی برای ادامه فعالیت در بازار نخواهید داشت. به علاوه، اسم تان هم به عنوان یک کارمند بی برنامه درمی رود. آن وقت تا سال های سال همه شما را با شهرت منفی به یاد خواهند آورد. 

مطلب مرتبط: چگونه اهداف برنامه کاری سال جدیدمان را به واقعیت بدل کنیم؟

ما در این مقاله قصد داریم خیلی رُک و پوست کنده سراغ بررسی برخی از مهمترین نکات در ارتباط با برنامه ریزی کاری برویم. اگر شما تا حالا چنین کاری را انجام نداده اید، اصلا جای تعجب ندارد که همیشه در ارتباط با مشتریان چالش های زیادی داشته اید. شما در این مقاله اول از همه با اهمیت برنامه ریزی آشنا خواهید شد. سپس نکات مهم در این راستا و دستورالعملی ساده را برای تان زیر ذره بین خواهیم برد. خب اجازه دهید بیشتر از این وقت مان را سر مقدمه چینی تلف نکنیم. اگر موافق هستید، کم کم کارمندان را شروع کنیم. 

برنامه کاری چیست؟

وقتی اسم برنامه ریزی به گوش تان می خورد، اول از همه به فکر چه چیزی می افتید؟ خیلی ها یاد دوران مدرسه و برنامه های درسی می افتند. شما را نمی دانم، ولی من که اصلا دوست ندارم آن دوران تکرار شود. خوشبختانه اینجا خبری از درس و مدرسه نیست. در عوض شما باید برای شغل تازه ای که پیدا کرده اید، یک برنامه درست و حسابی تدوین کنید. به زبان خودمانی، شما در قالب برنامه کاری به این سوال جواب می دهید که در شغل تازه دقیقا چه کاری قرار است انجام دهید!

باور کنید یا نه، خیلی از کارمندان و حتی مدیران بعد از سال ها فعالیت در یک شرکت هیچ ایده ای درباره برنامه های آینده ندارند. آنها معمولا کارهای روزمره را به هر زحمتی است انجام داده و نهایتا دل را به دریا می زنند و گزارشی سرهم بندی شده تحویل مدیران ارشد می دهند. 

شاید این شیوه برای فعالیت یک مدیر معمولی مناسب باشد، اما نه شما مدیری عادی هستید، نه قرار است کارمندی ساده باقی بمانید. افراد حرفه ای در بازار همینطور الکی و بدون مقدمه به موفقیت های بزرگ نرسیده اند. آنها معمولا عملکردی متفاوت با بقیه دارند. دقیقا مثل کریستیانو رونالدو که همیشه قبل از هم تیمی ها در تمرین حاضر شده و آخرین نفر زمین تمرین را ترک می کند. 

برنامه های کاری به طور معمول در قالب یک ماهه، دو ماهه و سه ماهه تدوین می شوند. شاید در برخی از مواقع با برنامه های یک ساله هم رو به رو شوید، اما راستش را بخواهید در دوران کنونی این مدل برنامه ها دیگر طرفداری ندارد. خب هرچه باشد سرعت تغییرات آنقدر زیاد هست که آدم در طول یک سال بارها و بارها نیاز به طراحی دوباره برنامه اش داشته باشد. پس بهتر است از همان اول دور چنین برنامه های بلندمدتی را خط بکشیم. 

برنامه های یک تا سه ماهه نه تنها چراغ راه شما و همکاران تان در مسیر کارآفرینی است، بلکه وعده های شما را نیز به طور دقیق مشخص می سازد. معمولا مدیران تازه نفس وعده های عجیب و غریبی در رابطه با موفقیت شرکت می دهند. این در حالی است که هیچ اطلاعی از توانمندی های نیروی کار یا حتی امکانات شرکت ندارند. اگر شما هم عادت به چنین وعده هایی دارید، بد نیست کمی پای تان را روی ترمز فشار داده و با ما در این مقاله همراه باشید. 

چرا برنامه ریزی مهم است؟

انگار برنامه کاری واقعا رویکرد مهمی به مدیریت کسب و کار است، مگر نه؟ اگر همین حالا درباره دلیل این اتفاق از شما سوال کنیم، چه جوابی خواهید داشت؟ بی شک بعضی ها فکر می کنند برنامه کاری هم مثل ترندهای زودگذری است که هنوز نیامده اثری از آنها باقی نمی ماند. 

خب در این صورت شما دودستی خودتان را در چالش بزرگی گرفتار کرده اید؛ چراکه برنامه های کاری برای مدت زمانی طولانی کاربرد و اهمیت شان در دنیای کسب و کار را حفظ خواهند کرد. 

ما در روزنامه فرصت امروز اولین مزیت برنامه کاری را ایجاد نظم در فرآیند فعالیت افراد می دانیم. احتمالا شما هم مدیرانی را دیده اید که بدون هیچ هدف خاصی فقط در بازار کار می کنند؛ آن هم نه کار معمولی، بلکه با سخت ترین فشار ممکن و ساعت های کاری طولانی خودشان را در دفتر حبس می کنند. شاید فکر کنید این اتفاق برای موفقیت کارآفرینان کافی خواهد بود. خب در این صورت باید کمی با شما مخالفت کنیم؛ چراکه دنیای کسب و کار امروزه اصلا اینطوری جلو نمی رود. در عوض کسانی که برنامه کاری مشخصی داشته باشند، هم کار کمتری خواهند کرد، هم موفقیت های بیشتری به دست می آورند. ماجرا جالب شد، نه؟

برنامه کاری فقط مربوط به مدیران یا کارمندان تازه کار نیست. گاهی اوقات برندها خودشان هم یک برنامه از قبل طراحی شده دارند. البته این برنامه ها بیشتر خودشان را در قالب شعار یا اهداف بزرگ نشان می دهند. مثلا واربی پارکر را در نظر بگیرید؛ این برند بزرگ عینک سازی که هدف کاملا مشخص دارد: تاثیرگذاری بر روی جهانیان با دید و استایل بهتر. 

اگر کمی به شعار واربی پارکر دقت کنید، متوجه اهمیت کارشان می شوید. آنها نه تنها دنبال اثرگذاری بهتر بر روی مخاطب هدف هستند، بلکه این کار را به صورت متفاوتی هم انجام می دهند. خب تا قبل از این عینک که نوعی مُد حساب نمی شود، اما واربی پارکر خیلی خوب عینک را از یک کالای طبی بدل به کالایی لوکس و در خدمت مُد کرد. ماجرا جالب شد، نه؟

برنامه کاری نه تنها نظم را توسعه می دهد، بلکه جلوی خیلی از وعده های سر خرمن را هم خواهد گرفت. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که اول شروع دوران مدیریت تان کلی وعده بزرگ به مشتریان بدهید و چند ماه بعد حتی یکدانه را هم محقق نکرده باشید. در این صورت کارمندان خیلی زود از شما ناامید شده و سراغ کار دیگری خواهند رفت. این در حالی است که مشتریان هم دیگر روی خوش به شما نشان نخواهند داد. در نتیجه شما نه کارمندان تان را حفظ کرده اید، نه مشتریان چشم دیدن تان را خواهند داشت. ماجرا حسابی به هم ریخته شد، نه؟

مطلب مرتبط: دروغی به نام برنامه کاری مداوم

چطور برنامه کاری طراحی کنیم؟

برنامه کاری معمولا در جلسات استخدامی هم طرفدارهای خاص خودش را دارد. شما به عنوان یک کارآفرین که دنبال موقعیت شغلی در شرکتی تازه هستید، باید با دست پر در جلسات استخدامی حاضر شوید. خب مدیران و سرمایه گذارها انتظار دارند کسی که قرار است به دامنه کارمندان شان اضافه شود، همه فن حریف باشد. 

برنامه کاری شما باید شامل چند بخش متفاوت باشد. از همه مهمتر اهداف تان برای شرکت و نحوه اجرای اهداف مورد نظر است. بنابراین اگر شما دوست دارید در عمل شانسی برای اثرگذاری بر روی مخاطب هدف داشته باشید، بد نیست کمی هم به فکر جلسات استخدامی تان باشید. 

ما در ادامه سعی می کنیم برخی از نکات کلیدی درباره برنامه کاری را مرور کنیم. بی شک توصیه هایی که در ادامه زیر ذره بین خواهیم برد، کامل نیستند. با این حال برای شروع بد نیست به این نکات کلیدی نیم نگاهی داشته باشید. 

مطالعه توضیحات شغل: شروع با دست پر

اول از همه شما باید کمی درباره شغلی که قصد ورود به آن را دارید، تحقیق کنید. مثلا بازاریابی را در نظر بگیرید که بعد از چند سال حالا پیشنهاد همکاری از گوگل را دارد. شادی و خوشحالی به خاطر این همکاری اصلا قابل وصف نیست. با این حال شما نباید دست و پای تان را گم کرده و دیگر دست به سیاه و سفید نزنید. 

برندی به بزرگی گوگل از تک تک کارمندانش برنامه کاری می خواهد. در این صورت شما نه تنها برای بهبود اوضاع شرکت باید برنامه ای دقیق داشته باشید، بلکه باید به فکر توسعه مهارت های فردی خودتان هم باشید. فقط در این صورت امکان همکاری بلندمدت با گوگل را پیدا می کنید. 

کسب و کارهای بزرگ معمولا درباره موقعیت شغلی که قصد استخدام نیروی کار برای آن را دارند، توضیحات دقیقی ارائه می کنند. مثلا اگر موقعیت شغلی مسئول روابط عمومی باشد، شرح انتظارات و وظایف فرد مورد نظر به طور کامل توضیح داده خواهد شد. در این صورت شما می توانید به راحتی هرچه تمام تر موقعیت شغلی مورد نظر را اشغال کرده و بدون هیچ ایرادی کارتان را شروع کنید؛ البته به شرط اینکه توضیحات شغل موردنظر را به خوبی مطالعه کرده باشید. 

باور کنید یا نه، خیلی از کارآفرینان حتی بعد از استخدام هم توضیحات شغلی که در آن مشغول هستند را به درستی نمی دانند. این یک نوع فاجعه از نظر سازمانی است. فکر کنم شما هم قبول داشته باشید چنین مدیری اصلا نمی تواند دست به نوآوری در بازار بزند، مگر نه؟

فهرست بندی اولویت های مهم: درک درست موقعیت سازمانی

هر کسی در یک سازمان نقش حیاتی برای ادامه کار آن برعهده دارد. مشکل از آنجایی شروع می شود که بعضی از آدم ها موقعیت شغلی شان را دست کم گرفته یا سعی می کنند ضعف خودشان را به گردن دیگران بیندازند. البته مخاطب های ما در روزنامه فرصت امروز اصلا از این عادت ها ندارند. پس لازم نیست الکی نگران این مسئله باشیم. نکته ای که اینجا اهمیت تاریخی دارد، فهرست بندی اولویت های مهم در شرکت است. 

شما به عنوان یک نیروی تازه نفس درک متفاوتی از اوضاع شرکت دارید. این امر به شما کمک می کند تا ایده و حرف تازه ای در ساختار شرکت داشته باشید. خب انتظار ندارید که همینطور راحت در موقعیت شغلی تان لم داده و حقوق و مزایای خوب دریافت کنید؟

مطلب مرتبط: تبدیل ایده های کاری به برنامه ای قابل اجرا

نگاه متفاوت شما در ساختار شرکت همیشه به دردتان خواهد خورد. شما با استفاده از این نگاه به خوبی می توانید نقاط ضعف تان را پیدا کرده و جلوی آنها را بگیرید. این امر نه تنها به شما توانایی بیشتری برای اثرگذاری در ساختار سازمان می دهد، بلکه اعتبار زیادی هم به دست خواهید آورد. 

یادتان باشد، فهرست بندی اولویت های سازمانی به تنهایی امکان پذیر نیست. پس بد نیست از دوستان تان هم در این راستا کمک بگیرید. اینطوری خیلی راحت تر فهرست تان را کامل کرده و دیگر لازم نیست دنبال نکته دیگری باشید. البته منظور ما از دوستان در واقع همکاران تان در موقعیت سازمانی تازه است. وضعیت شما در اینجا دقیقا مثل بازیگر تازه واردی است که همین چند روز قبل وارد یک تیم تئاتر شده و هنوز کسی را نمی شناسد. بی شک آشنایی سریع با دیگران ماموریت مهم شما در این وضعیت خواهد بود، مگر نه؟

واقع گرا باشید: خیال پردازی ممنوع!

افراد تا شغل تازه ای پیدا می کنند، دائم درباره اش بلندپروازی کرده و دنبال ایده های دست اول می روند. قبول دارم خیلی وقت ها این انگیزه نکته مثبتی محسوب می شود، اما بعد از مدت زمانی کوتاه هیجان افراد از بین رفته و با کوهی از وعده های سر خرمن تنها می مانند. درست به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کارآفرینان اصلا نباید به محض ورود به موقعیت شغلی تازه وعده های بزرگ بدهند. 

اجازه دهید وقتی شغل تازه ای پیدا می کنید، اول از همه کمی با آن شغل آشنا شده و بعد دنبال کارهای عجیب بروید. اینطوری دیگر لازم نیست بعد از مدتی کوتاه در به در دنبال کمک بگردید. اقتضای یک شغل تازه با بقیه کسب و کارهای قبلی که داشته اید، زمین تا آسمان فرق دارد. پس الکی خودتان را درگیر کاری که بلد نیستید و هنوز در آن صفر کیلومتر محسوب می شوید، نکنید. 

وعده های واقع گرایانه نه تنها اعتبار شما در نگاه مدیران ارشد را بیشتر می کند، بلکه به مرور زمان شما را بدل به فردی خوش قول هم خواهد کرد. خب مگر یک کارآفرین برای موفقیت سازمانی به غیر از شهرت خوب دیگر چه چیزی لازم دارد؟

تمرکز بر روی یادگیری تا پایان: فرآیندی تمام نشدنی 

برنامه کاری باید شامل بخشی برای یادگیری و افزایش مهارت هم باشد. خب در دنیایی که همه چیز به سرعت متحول می شود، شما بدون یادگیری نکات تازه فرصتی برای اثرگذاری بر روی مخاطب تان نخواهید داشت. این در حالی است که خیلی از مدیران و کارآفرینان اصلا با بحث مهارت افزایی بیگانه هستند. 

مشکل خیلی از کارآفرینان از آنجایی شروع می شود که خودشان را عقل کل می دانند. این همان اشتباه تاریخی است که خیلی از کارآفرینان مرتکب شده و دو دستی سرنوشت کاری شان را به خاک سیاه می نشانند. پس بهتر است دست کم شما از این اشتباهات فاحش انجام ندهید. اینطوری دست کم مقداری فرصت برای اثرگذاری بر روی مخاطب برای تان باقی می ماند. 

یادگیری مهارت های تازه در دنیای امروز اصلا کار سخت یا پیچیده ای نیست. کافی است گشت و گذاری در شبکه های اجتماعی داشته باشید تا با کلی دوره رایگان رو به رو شوید. به علاوه، دانشگاه ها و دوره های آموزشی هم این روزها کلی دوره برگزار می کنند. با این حساب هیچ جای عذر و بهانه ای از سوی شما نیست. پس بهتر است بهانه تراشی را کنار گذاشته و دنبال افزایش مهارت تان باشید. 

اگر مدیریت یک بخش با شماست، علاوه بر برنامه ریزی برای افزایش مهارت خودتان، باید نیم نگاهی هم به کارمندان تان داشته باشید. این امر به شما کمک می کند تا مشکلات و کاستی ها بخش تان را حل کرده و دیگر مشکلی از این بابت نداشته باشید. یکی از ماجراهای مهمی که در این میان برای کسب و کارها روی می دهد، مسئله مربوط به هماهنگی تیم های کاری با هم است. بد نیست برای افزایش مهارت کمی هماهنگی میان شما و مدیران بخش های دیگر نیز ایجاد شود. اینطوری خروجی کار بهتر از آب درمی آید. 

استراتژی کلان: به وقت نگاه بلندمدت

یک برنامه چند ماهه باید شامل طراحی یک استراتژی بلندمدت هم باشد. ما قبلا درباره معایب برنامه ریزی های یک ساله حرف زدیم. با این حال پیشنهاد برخی از استراتژی ها از دل برنامه ای چند ماهه اصلا ایرادی ندارد. اگر شما برای سه ماه برنامه ای به عنوان مدیر بخش روابط عمومی طراحی کرده اید، در پایان این بازه زمانی باید خروجی کار را به خوبی اعلام کنید. به زبان خودمانی، براساس تجربه تان در این بازه زمانی باید پیشنهاداتی برای کل شرکت داشته باشید. اینطوری مسیر توسعه سازمانی خیلی سریع تر طی می شود. 

فرض کنید شما بعد از سه ماه دیگر مسئولیت اجرایی یا مدیریت در شرکت برعده نداشتید. در بهترین حالت شما به موقعیت سازمانی بهتری منتقل می شوید. در این صورت آشنایی مدیر بعدی با تجربه شما و استراتژی پیشنهادی تان اهمیت بی نهایت زیادی خواهد داشت. این نکته به شما کمک می کند تا بدون هیچ مشکلی اعتماد همکاران تان را جلب کرده و بدل به مدیری پرطرفدار در شرکت شوید. 

بی شک استراتژی های کلان به همین سادگی مورد پذیرش قرار نمی گیرد. به همین خاطر شما باید همیشه نگاهی به سوی آینده داشته باشید. اگر کسی با شما در مسیر این استراتژی ها مخالفتی کرد، باید توانایی پاسخگویی درست و دفاع از ایده تان را داشته باشید. وگرنه کلاه تان پس معرکه خواهد بود. پس بد نیست از همین حالا روی این توانایی تان کار کنید؛ چراکه قطعا در آینده به دردتان خواهد خورد. 

مطلب مرتبط: چگونه اهداف برنامه کاری سال جدیدمان را به واقعیت بدل کنیم؟

یادتان نرود، اگر دیگران با دلیل و منطق از استراتژی بلندمدت شما انتقاد کردند، لازم نیست الکی روی آن پافشاری کنید. در عوض موضع تان را تغییر داده و به دنبال اصلاحش باشید. مدیران منطقی همیشه در دنیای کسب و کار طرفدارهای بیشتری در مقایسه با بقیه دارند!

سخن پایانی

طراحی برنامه کاری ایده ای جذاب و در عین حال ضروری برای کارآفرینان به نظر می رسد. این روزها خیلی از مدیران ارشد قبل از اینکه جلسات استخدامی برگزار شود، براساس سابقه کاری و برنامه ای که هر کس طراحی کرده، دست به انتخاب می زنند. درست به همین خاطر این روزها برنامه کاری اهمیتی به اندازه طلا دارد. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و برنامه کاری تان را تدوین کنید. 

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله به کار شما آمده باشد. مثل همیشه اگر سوالی درباره نکات مورد بحث در این مقاله داشتید، همکاران و کارشناس های ما در فرصت امروز آماده پاسخگویی به شما هستند. پس تعارف را کنار گذاشته و با ما در ارتباط باشید.

منابع:

https://www.wordstream.com

https://www.forbes.com