چطور در محل کار منظم باشیم؟

رعایت نظم در محل کار یا به طور کلی زندگی از آن دست اهدافی است که اغلب مردم آرزویش را دارند، اما به وقتش حتی یک نفر هم داوطلب انجام این ماموریت مهم نمی شود. انگار که همه چیز خود به خود باید به نظم و ترتیب دربیاید. چنین انتظار عجیبی درست مثل آن است که یک مکانیک دست به سیاه و سفید نزند و انتظار داشته باشد همه ماشین ها به طور خودکار تعمیر شوند. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم بین نظم و بهره وری رابطه ای به قدمت تاریخ وجود دارد. مسئله اینجا کاملا روشن است؛ کارآفرینی که همیشه پرونده ها و اسناد مربوط به پروژه های مختلف را به طور منظم و مرتب دسته بندی می کند، کار بی نهایت راحت تری برای رسیدگی به آنها خواهد داشت. نقطه مقابل چنین کارآفرینی، کسی است که حتی یک لحظه هم درباره ترتیب کارها فکر نمی کند. بی شک چنین آدم هایی درست وقتی که شرکت در لحظات حساس به آنها نیاز دارد، مشغول جست وجویی بی پایان برای مدارک موردنیازشان خواهند بود!

خیلی از کارآفرینان در چهارگوشه دنیا مدت هاست از شلختگی و بی نظمی خسته شده اند. با این حال هیچ کس یک شبه نمی تواند عادت های قدیمی اش را کنار بگذارد. به همین خاطر کسانی که سال هاست شلخته بوده اند، هیچ وقت انگیزه کافی برای تغییر را پیدا نمی کنند. البته این بحران وقتی یک نقشه راه دقیق داشته باشید که یک راست شما را به مقصد برساند، کاملا تغییر خواهد کرد. ما در این مقاله قصد داریم مثل کارآگاه های حرفه ای مشکل شلختگی در محل کار را زیر ذره بین برده و راهکارهایی برای تبدیل شدن به کارآفرینی منظم و مرتب ارائه کنیم. پس با ما همراه باشید تا ماجراجویی مان را شروع کنیم. 

مطلب مرتبط: چگونه دفتر کار منظمی را داشته باشیم

تمرین هایی برای نظم بیشتر در محل کار

وقتی کارآفرینان در تمام اقدامات شان نظم و ترتیب را رعایت کنند، نه تنها کار خودشان راحت تر می شود، بلکه دیگران هم یک نفس راحت از دست شان می کشند. خب اگر کسی را سراغ دارید که علاقه ای به همکاری با آدم های شلخته داشته باشد، ما را هم بی خبر نگذارید. 

برخلاف مربی های انگیزشی که اصرار دارند تغییرات مهم در آدم ها یکهو حاصل می شود، ما در این مقاله اصلا چنین ایده های بی سر و تهی را دنبال نمی کنیم. در عوض همه تمرین های ما ساده بوده و فقط به شرطی به شما کمک می کنند که در طولانی مدت از آنها استفاده کنید. وگرنه همیشه یک جای کارتان ایراد خواهد داشت. با این توضیحات اجازه دهید یک راست برویم سراغ اصل مطلب. این شما و این هم تمرین هایی برای نظم بیشتر در محل کار.

تعیین اهداف: کار بی هدف ممنوع

تا حالا چند بار همینطور بدون مقدمه کاری را شروع کرده اید؟ احتمالا اغلب مردم دست کم یک بار چنین تجربه ای را پشت سر گذاشته اند. اینطور وقت ها آدم فکر می کند همه چیز جفت و جور شده و اصلا لازم نیست نگران چیزی باشد. این دقیقا همان اشتباهی است که حتی بزرگترین کارآفرینان دنیا را هم به بن بست می رساند. به همین خاطر ما تمرین مان برای نظم بیشتر در محل کار را با همین مورد شروع کرده ایم. اگر قبل از هر اقدامی برای آن اهداف مشخص تعریف نکرده اید، بهتر است نه خود و نه همکاران تان را به زحمت نیندازید؛ چراکه سرانجام کارهای بی هدف چیزی به غیر از شکست نیست. 

از آنجایی که تعیین اهداف کار راحتی محسوب می شود و خیلی از کارآفرینان روی کاغذ هم که شده برای اقدامات شان اهداف درستی دارند، شما باید زمان بندی را هم چاشنی کارتان کنید. مثلا اگر قصد افزایش فروش تان به 200 دلار را دارید، باید بازه زمانی مثلا یک ماهه برای این کار تعیین کنید. آن وقت می بینید که همه کارها طوری نظم و ترتیب پیدا می کند که نگو و نپرس.

تهیه فهرستی از کارهای مهم: اولویت بندی و دیگر هیچ

آدم در طول روز کارهای بی نهایت زیادی دارد. شما حتی اگر به سن بازنشستگی هم رسیده باشید، بازهم خانه نشینی به معنای بیکاری مطلق نخواهد بود. چه بسا در خانه کلی کار بیشتر در مقایسه با محل کار روی سرتان خراب شود. به همین خاطر ما معتقدیم رعایت نظم در زندگی بدون تهیه فهرستی از کارهای مهم امکان پذیر نیست. شما باید خیلی خوب بلد باشید چطور از بین ده ها کاری که دارید، مهمترین ها را انتخاب کنید. وگرنه آنقدر کارتان بی نظم پیش می رود که نگو و نپرس. آن وقت حتی بهترین مدیران هم شانسی برای کمک به شما نخواهند داشت. 

احتمالا شما هم بارها و بارها از دیگران شنیده اید که باید اول از همه سراغ کارهای سخت رفت. اگرچه ما در روزنامه فرصت امروز مفهوم «کارهای سخت» را بحث برانگیز می دانیم، اما استدلال فوق در اصل درست است. پس قبل از اینکه کارتان را شروع کنید، کمی  درباره سختی هر کدام از آنها با خودتان فکر کنید. اینطوری اول روز وقتی کلی انرژی دارید، کارتان را با پروژه های سخت شروع کرده و در انتهای روز با چند تا خرده کاری ساده به پایان خواهید رساند. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید این مدل فعالیت روزانه نه تنها نظم بیشتری به کارتان می دهد، بلکه سخت ترین کارها را هم ساده خواهد ساخت. پس منتظر چه هستید؟ همین امروز فهرست تان را تهیه کرده و سر و سامانی به کارتان بدهید. 

مطلب مرتبط: 6 نکته مدیریت زمان برای افرادی که ذاتا نامنظم هستند

ارزیابی مداوم پروژه ها: ایده ای همیشه طلایی

تا اینجای کار شما یاد گرفته اید همه کارها را با هدفی مشخص و اولویت بندی دقیق دنبال کنید. شاید فکر کنید با همین دو نکته دیگر مو لای درز کارتان نخواهد رفت. در این صورت باید بگویم سخت دراشتباهید؛ چراکه حتی هدفمندترین پروژه ها هم بدون ارزیابی و نظارت مداوم چیزی جز وقت تلف کردن نخواهند بود. فکر می کنم حالا دیگر با توصیه بعدی ما آشنا شده باشید، مگر نه؟

کارآفرینان حرفه ای همیشه عملکرد خود و همکاران را زیر ذره بین می برند. البته این به معنای تلاش برای گرفتن ایرادات یکدیگر یا مچ گیری نیست. در عوض آنها خیلی خوب می دانند بدون نظارت دقیق بر روی پروژه ها در یک چشم به هم زدن همه چیز به حاشیه خواهد رفت. ما هم در اینجا دقیقا چنین توصیه ای برای تان در چنته داریم. کافی است هر بار که سر یک کار خاص می روید، جزییات آن را به یاد داشته یا حتی بر روی یک تقویم کوچک یادداشت کنید. اینطوری نه تنها میزان بهره وری تان را متوجه می شوید، بلکه در صورت بروز مشکلات کوچک قبل از اینکه ماجرا به بحرانی تمام عیار تبدیل شود، جلوی فاجعه را خواهید گرفت. 

گاهی اوقات کارآفرینان فکر می کنند کار منظم فقط یک جور پرستیژ به درد نخور است. اگر شما هم هرچند وقت یک بار از این مدل فکرها به سرتان می زند، کافی است نکات این بخش را همیشه در ذهن داشته باشید. کار با نظم و ترتیب به شما فرصت پیدا کردن نقاط ضعف و رفع ایرادات کلیدی را می دهد. با این حساب لازم نیست خیلی نسبت به نتیجه کارها وسواس به خرج دهید؛ چراکه ارزیابی پروژه ها تمام اطلاعات موردنیاز را تحویل تان می دهد. البته به شرط اینکه هیچ وقت ارزیابی و تحلیل پروژه ها را پشت گوش نیندازید. 

تمرین مسئولیت پذیری: نظم بدون مسئولیت پذیری معنایی ندارد!

آدم ها معمولا هنگام سال نو یا تولدشان کلی قول و قرار بلندپروازانه با خودشان می گذارند. با این حال یک هفته بعد نه خبری از آن آرزوهای دور و دراز است و نه حتی اقدامی برای تحقق شان صورت گرفته!

ماجرای بالا شاید عجیب به نظر برسد، اما در دنیای کسب و کار هم بارها و بارها روی می دهد. احتمالا شما هم همکارانی داشته اید که در یک چشم به هم زدن کلی هدف بزرگ برای خودشان تعیین می کنند و چند دقیقه بعد حتی فهرست اهداف را یادشان نمی آید. دلیل این سلیقه ناپایدار نه تنوع اهداف یا شرایط رقابتی بازار، بلکه عدم مسئولیت پذیری کارآفرینان است. وقتی آدم خودش را به اهداف مشخصی متعهد نکند، هیچ خبری از موفقیت نخواهد بود. به همین خاطر اگر دوست دارید بعد از چند ماه تبدیل به کارآفرینی منظم شوید، باید مسئولیت پذیری خود را نیز تقویت کنید. وگرنه هیچ وقت شانسی برای بهبود نظم کاری تان نخواهید داشت. 

معمولا مدیران دوست دارند تک تک اعضای تیم شان مسئولیت پذیری بالایی داشته باشند. با این حال کمتر مدیری خودش پیشقدم این ماموریت خطرناک می شود. خب تا وقتی کارمندان علاقه واقعی شما برای مسئولیت پذیری را مشاهده نکرده باشند، هیچ کس تغییری در کارش ایجاد نمی کند. بنابراین این شما هستید که موج مسئولیت پذیری در شرکت را به راه خواهید انداخت. 

قبل از اینکه این بخش را تمام کنیم، باید یک نکته مهم دیگر را هم زیر تیغ نقد ببریم. همانطور که بازیگران حرفه ای پله پله کارشان بهتر شده و تبدیل به سوپراستارهای بزرگ می شوند، شما هم باید به مرور زمان خودتان را تبدیل به کارآفرینی منظم کنید. وگرنه فشار بیش از اندازه خیلی زود خسته تان خواهد کرد. آن وقت دیگر حتی یک دقیقه هم تحمل کار منظم و مرتب را نخواهید داشت. 

خداحافظی با حواس پرتی: در ستایش محل کار آرام

کارآفرینی وسط میدان جنگ از آن حرف هایی است که فقط باعث خنده بقیه می شود. تا وقتی شما یک محل ساکت و نسبتا آرام برای کارتان پیدا نکنید، هیچ خبری از نظم و ترتیب در کارها نخواهد بود. هرچه باشد آدم ها برخلاف ربات ها توانایی کار در هر شرایطی را ندارند. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم شما باید در کنار سعی و تلاش بی پایان برای ایجاد نظم بیشتر در کارها به فکر وضعیت دفتر کار هم باشید. 

مطلب مرتبط: اهمیت نظم و انضباط برای مدیرموفق

کارآفرینانی که در دفترهای کار بی نهایت شلوغ دنبال معجزه هستند، معمولا خیلی زود دست از کار می کشند. به همین خاطر ما در این بخش قصد داریم شما را با بعضی از مهمترین عوامل حواس پرتی در محیط کار آشنا کنیم. فکر می کنید متهم ردیف اول این پرونده چیست؟

احتمالا خیلی از کارآفرینان گوشی های هوشمند را مهمترین دشمن کار به موقع و دقیق می دانند. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، کاملا حق دارید. اگرچه گوشی های هوشمند کاربردهای زیادی دارند، اما کافی است برای یک دقیقه آن را در دست بگیرید تا دیگر گذر زمان را متوجه نشوید. این امر نه تنها برای کارآفرینان مشکلات زیادی به همراه دارد، بلکه گاهی اوقات باعث زیر سوال رفتن اعتبارشان هم می شود. خب مگر مدیر موفقی هم در دنیا هست که دائما سرش در گوشی باشد؟

هر چقدر شما مهارت بیشتری در کنار گذاشتن گوشی موبایل داشته باشید، سرنوشت بهتری در انتظارتان خواهد بود. البته گوشی های هوشمند تنها متهم های این پرونده نیستند. در عوض گپ و گفت های دوستانه نیز به اندازه این ابزار دیجیتال هوش از سر کارمندان می برد. چه بسا یک بحث دوستانه در میانه کار به قیمت از دست رفتن ساعت ها کار ارزشمند تمام شود. فرمول ما در این بخش بی نهایت ساده است؛ شما باید تا جای ممکن گفت وگوهای خارج از بحث شرکت را به زمان استراحت موکول کنید. وگرنه هر چقدر هم پیش خودتان قول دهید این نکات آسیبی به کارتان نرساند، باز هم آخر سر دست از پا درازتر به کار بی دقت ادامه خواهید داد. 

تا یادمان نرفته اجازه دهید درباره آخرین متهم هم حرف بزنیم. اگر شما سال هاست در شرکت مسئولیتی را برعهده دارید که اصلا با سلیقه تان جور درنمی آید، این خودش بزرگترین عامل حواس پرتی تان خواهد بود. خب انتظار ندارید که هشت ساعت پای کاری که از آن متنفرید باشید و آخر سر با نظم مثال زدنی پروژه ها را تحویل دهید؟ ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کلید کارآفرینی بی دردسر توجه به کار همراه با عشق و علاقه است. پس اگر شما چنین اشتیاقی در خودتان احساس نمی کنید، شاید زمان آن رسیده برنامه تان را به کلی تغییر دهید. 

استفاده از استراحت های کوتاه: شما ربات نیستید!

حتی قهرمان های پرورش اندام هم دائما در باشگاه مشغول تمرین سفت و سخت نیستند. چه بسا در طول سال فقط یکی دو ماه برای مسابقات حسابی به خودشان فشار آورده و بعد هم دنبال زندگی عادی شان بروند. این دست فرمان شاید در ابتدا کاملا عجیب به نظر برسد اما بی نهایت کاربردی است. کافی است به این استراحت های کوتاه وسط کار به مثابه وقفه بین دو نیمه مسابقه فوتبال نگاه کنید. آن وقت دیگر ماجرا آنقدرها سخت یا غیرقابل تحمل نخواهد بود.

اگر شما هم فکر می کنید یک کارآفرین خوب و بابرنامه باید خودش را در دفتر کار زندانی کند، احتمالا خیلی زود برنامه تان با شکست رو به رو خواهد شد. در عوض شما باید به موقع کار کرده و در مواقع ضروری دنبال استراحت یا تفریح باشید. این امر تعادل میان کار و زندگی را به بهترین شکل ایجاد می کند. بی شک همه ما دوستانی را سراغ داریم که بعد از یک دوره کار پرفشار دیگر حال ندارند حتی دست به سیاه و سفید بزنند. پس قبل از اینکه به چنین نقطه ای برسید، کمی به فکر خودتان باشید. اینطوری حداقل کمتر حرص و جوش می خورید و شانس بیشتری برای تبدیل شدن به کارآفرینی منظم خواهید داشت. 

استفاده از کمک دیگران: شما در دنیا تنها نیستید

کارآفرینانی که اصرار دارند صفر تا صد یک پروژه را به تنهایی جلو ببرند، معمولا آخر سر حسابی گند می زنند. اشتباه نکنید، ما اصلا قصد نداریم همه چیز را تیره و تار کنیم، بلکه ماهیت دنیای کسب و کار چنین پیش بینی هایی را واقعی می سازد. اجازه دهید با یک مثال کلیدی بحث مان را کاملا روشن کنیم. 

بازاریابی را در نظر بگیرید که باید تا آخر ماه یک کمپین تبلیغاتی درباره مدل جدید گوشی های سونی تحویل تیم مدیریت دهد. در این صورت بازاریاب قصه ما دو راه حل بیشتر ندارد. اول اینکه تک و تنها به سراغ چنین پروژه ای برود یا اینکه واقع بینانه ماجرا را تحلیل کرده و یک تیم بازاریابی قوی تشکیل دهد. احتمالا هر بازاریاب باهوشی بدون حتی یک ثانیه تعلل سراغ راه حل دوم می رود. پس تعجبی ندارد این همه تیم بازاریابی پرتعداد در دنیای کسب و کار به چشم من و شما می آید. 

همانطور که از مثال بالا می شود حدس زد، کارآفرینان در هر حوزه ای بدون کمک آدم های متخصص هشت شان گرو نُه شان خواهد بود. پس به جای اینکه با استدلال هایی نظیر «تنهایی کار کردن به آدم بیشتر کمک می کند تا نظم را رعایت کند» از همان اول کار سراغ تشکیل یک تیم هماهنگ بروید. هر چقدر شما سلیقه تیم تان را بهتر بشناسید، کارتان برای رعایت نظم و تحویل به موقع پروژه ها راحت تر می شود. پس به جای اینکه همینطور الکی دنبال بهانه های مختلف برای پرهیز از کار تیمی باشید، یک بار هم که شده فعالیت در کنار آدم های حرفه ای را تجربه کنید. قول می دهم این تجربه اصلا برای تان سخت یا غیرمنتظره نباشد. 

مطلب مرتبط: حفظ تمرکز در محل کار به شیوه کارآفرینان حرفه ای

رعایت تداوم: وقتی نظم در طول زمان محقق می شود

کار منظم و بدون ایراد اتفاقی نیست که یک بار برای همیشه روی دهد. در عوض شما باید همیشه حواس تان به این مسئله باشد و از آن مثل نهالی تازه حفاظت کنید. چه بسا کارآفرینانی که با قدرت تمام کارشان را شروع می کنند، بعد از مدتی کوتاه همه انگیزه شان را از دست داده و دیگر نتوانند با نظم قبل کار کنند. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم شما باید همیشه دنبال تقویت روحیه خود و تیم تان باشید. وگرنه هیچ وقت کارتان تداوم پیدا نخواهد کرد. 

این روزها اغلب برندهای بزرگ دنبال کارآفرینانی با عملکرد همراه با ثبات هستند؛ چراکه بدون ثبات حتی بودجه های چند صد میلیون دلاری هم کاری از پیش نخواهد برد. بنابراین به جای اینکه کارتان را هیجانی جلو برده و یکهو آن را رها کنید، برنامه ای دقیق برای تداوم آن داشته باشید. 

خیلی ها فکر می کنند وقتی درباره تداوم در کار حرف می زنیم، منظورمان نقشه های بی نهایت پیچیده است. خب در این صورت باید حسابی خوشحال تان کنیم؛ چراکه ما در روزنامه فرصت امروز اصلا میانه خوبی با نقشه های پیچیده نداریم. در عوض تکنیک ما در این بخش بی نهایت ساده تر از این حرف هاست. کافی است از اعضای تیم تان بخواهید همگی حواس شان به کار یکدیگر باشد. این طوری حتی اگر شما هم حواس تان پرت شود، آنها خیلی زود نکات ضروری را به شما یادآوری خواهند کرد. خب مگر یک کارآفرین به غیر از تیمی به ‎فکر و دلسوز دیگر چه چیزی برای موفقیت لازم دارد؟

کنار گذاشتن عادت های قدیمی: مهمترین بخش کار

خیلی از عادت های قدیمی عملا با فعالیت منظم در شرکت در تضاد است. مثلا مدیری را در نظر بگیرید که سال هاست عادت کرده زودتر از همه محل کار را ترک کند. چنین عادتی شاید برای خیلی ها جای سوال نداشته باشد، اما عملا کارمندانی که با مدیر قصه مان کار می کنند را به چالش خواهد کشاند. خب کارمندان در موقعیت های حساس همیشه به راهنمایی یا دست کم حمایت مدیران نیاز دارند. حالا اگر درست در حساس ترین بخش کار مدیر قصه مان غیبش بزند، تکلیف چه خواهد شد؟

بی شک مثال بالا خیلی حالت تند و تیزی دارد. با این حال کم نیستند عادت هایی که اگر کمی با دقت به آنها نگاه کنیم، حیرت زده خواهیم شد. بنابراین به عنوان توصیه آخر بد نیست نگاهی به عادت های مختلف تان داشته و آنهایی که با کار منظم در تضاد است، کنار بگذارید. 

مطلب مرتبط: چگونه بهره وری مان را در محل کار افزایش دهیم؟

منابع:

https://www.eannc.com

https://www.rochester.edu