6 نکته مدیریت زمان برای افرادی که ذاتا نامنظم هستند

بخش مهمی از موفقیت در مدیریت زمان در ارتباط با نظم است، اما اگر فردی بی نظم باشید چطور؟ این مساله خجالت آور نیست. شاید تا به حال مهارت های سازمانی را نیاموخته باشید یا با چیزی (همچون اختلال عدم تمرکز) در ورای حوزه کنترلی تان درگیر باشید.

شاید از آن دسته افرادی باشید که در بی نظمی پیشرفت می کنند، اما به هرحال بایستی روش مدیریت زمان را بلد باشید. حال فرقی نمی کند که ذاتا منظم باشید یا نه. وقتی مدیریت زمان ندارید، پروژه های تان نیمه کاره رها شده و کارهای مهم فراموش می شوند. این مساله موجب استرس شده و شرکت تان را به خطر می اندازد.

خبر خوب این است که با فراگیری این شش نکته، در خصوص مدیریت زمان پیشرفت می کنید و این به میزان بی نظمی تان ربطی ندارد.

1. نحوه گذران وقت خود را ارزیابی کنید

آیا همیشه فکر می کنید زمان کافی برای انجام کارهای روزمره تان ندارید؟ آیا اغلب اوقات از ضرب الاجل ها جا می مانید؟ آیا برای انجام کارهایی که از انجام شان لذت می برید، زمان کافی دارید؟

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

البته که گاهی اوقات به شدت درگیر کارتان هستید و نمی توانید با دوست تان برای ناهار بیرون بروید، اما همه ما در طول روز 24 ساعت زمان داریم. چرا شما نمی توانید پیش از سررسید ضرب الاجل ها کارتان را تمام کنید و بقیه می توانند؟ شاید نحوه زندگی کردن تان از مدیریت صحیح زمان جلوگیری می کند.

برای مثال، اگر روزانه 12 ساعت کار می کنید، باید چرایش را بدانید. آیا مسئولیت های بسیاری را قبول کرده اید؟ اگر اینطور است، نه گفتن را تمرین کرده و برخی از این وظایف را به دیگران محول کنید. شاید به خاطر اینکه هر 5 دقیقه به تلفن همراه تان نگاه می کنید، مجبورید روزانه 12 ساعت کار کنید. به هنگام کار تلفن همراه خود را خاموش کنید و خواهید دید که در زمان کمتر کار بیشتری انجام خواهید داد.

اولین گام برای مدیریت زمان، ارزیابی نحوه گذران زمان درخصوص فعالیت های روزمره است. شما می توانید برای ثبت کارهای تان و میزان زمان مصرفی، از یک نرم افزار برنامه ریزی و یا روش قدیمی خودکار و کاغذ استفاده کنید.

2. زمان خود را هوشمندانه ساماندهی کنید

مدیریت زمان سخت است. اگر می خواهید در مدیریت زمان موفق باشید باید از یک برنامه ریز استفاده کنید. این برنامه ریز می تواند به شکل کاغذی و یا نرم افزاری کامپیوتری باشد. بهترین حالت این است که از یک تقویم استفاده کرده تا بتوانید زمان تان را به شکل موثرتری برنامه ریزی کنید و رخدادها و کارهای تان را به موقع به یاد بیاورید.

ماری فورلیو می گوید: «اگر چیزی را برنامه ریزی نکنید، واقعی نیست». در برنامه ریز خود هر چیزی را که در برنامه فعالیت های تان جای می گیرد، لحاظ کنید. فعالیت های مربوط به هر ساعت از شبانه روز را ثبت نکنید. این مساله موجب اتلاف انرژی می شود. شما برای وقایع پیش بینی نشده نیاز به بازه های زمانی خواهید داشت.

3. برنامه ریزی کنید، اولویت بندی داشته باشید و فعالیت های تان را دنبال کنید

بسیاری از مردم به خاطر عدم موفقیت در برنامه ریزی، اولویت بندی و پیگیری فعالیت ها، نمی توانند زمان خود را مدیریت کنند. بهترین راه برای اصلاح این مساله، ایجاد برنامه مستمر است.

مطلب مرتبط:روش های ساده برای مدیریت زمان

برای شروع، یک برنامه هفتگی متشکل از کارهای ضروری ایجاد کنید. سپس، در مرحله بعد برای این کارهای ضروری بازه های زمانی در نظر بگیرید. از آنجایی که از نحوه گذران زمان خود اطلاع دارید، پس باید بدانید که برای انجام هر کار چقدر زمان نیاز است. استمرار داشته باشید و در طول هفته زمان ثابتی را برای هر کار در نظر بگیرید. برای مثال اگر ایمیل های خود را ساعت 8 صبح چک می کنید، این کار را هر روز همین موقع انجام دهید.

کارهای بزرگ تر را به قسمت های کوچک تر تقسیم کنید. این عمل موجب می شود تا مدیریت امور ساده تر شود. شما می توانید برای کار بر روی هر قسمت، زمانی واقعی را در نظر داشته باشید.

برای جلوگیری از فشار مضاعف از قانون شماره 3 کریس بیلی، نویسنده کتاب «پروژه بهره وری استفاده کنید. وی می نویسد: «تحت تمرکز داشتن سه موضوع در روز و هفته موجب افزایش بهره وری شده و دستیابی به این اهداف را تسهیل می کند.»

4. برای هر چیزی یک جایگاه تعیین کنید

هر فرد آمریکایی به طور متوسط دو و نیم سال را صرف پیدا کردن اشیای گمشده می کند. افزون بر این، یک چهارم از آمریکایی ها هفته ای دوبار کلید منزل و سوییچ خودرو شان را گم می کنند. این زمان می تواند استفاده بهتری داشته باشد. با یک حقه می توان از این اتفاق جلوگیری کرد: برای هر چیز یک جای مشخص تعیین کنید.

برای مثال، سوییچ خودروی تان را باید جایی نزدیک به درب خروجی از دیوار آویزان کنید. گزارشات مالی بایستی به صورت پرونده ای در یک کشوی خاص نگهداری شوند. شما باید گذرواژه های خود را مدیریت کرده تا تمام اطلاعات تان قابل دستیابی باشد.

علاوه بر این، چیزهایی که کاربرد ندارند را باید دور انداخته و یا در جای دیگری نگهداری کنید. با این روش، حواس تان پرت نمی شود و فضای ارزشمندتان هدر نمی رود. شما همچنین می توانید برای دستیابی راحت تر به اشیای مورد نیازتان از کمد کتابخانه و یا محفظه های شفاف استفاده کنید.

5. عادات بد را ترک کنید

شاید یکی از دلایل بی نظم بودن تان این است که عادات بد شما مانع از ایجاد نظم در زندگی تان می شوند. اگر می خواهید در خصوص مدیریت زمان عملکرد بهتری داشته باشید باید این عادات غلط را کنار بگذارید. این قضیه بیشتر زمانی اتفاق می افتد که تازه کسب و کارتان را شروع کرده و همه کارها را خودتان انجام می دهید. نتیجه این چندکارِگی این است که هیچ چیزی به سرانجام نمی رسد. نه گفتن را یاد گرفته و محدودیت های خود را شناسایی کنید. به خاطر داشته باشید که بهتر است کمتر قول بدهید و بیشتر ارائه کنید.

یکی دیگر از عادت های غلط، اتکا کردن به حافظه است. فرقی نمی کند که حافظه تان تا چه حد قدرتمند باشد، احتمال شکست در آن وجود دارد. همه ما گاهی اوقات نیاز به چیزی داریم که حواس مان را پرت کند. همیشه یک دفترچه با خود همراه داشته باشید و همه چیزهایی مهم را یادداشت کنید.

قبول همزمان چند مسئولیت نیز عادت غلطی است. انجام دادن همزمان چندکار سودمند نیست. این عادت به جای افزایش کارکرد، زمان انجام کارها را افزایش می دهد. در هر زمان برروی یک کار تمرکز کنید.

6. نحوه مدیریت هدردهنده خارجی زمان را یاد بگیرید

زمان هایی وجود دارد که تحت تاثیر فاکتورهای خارجی قرار می گیریم که از جمله اینها می توان به بازدیدکنندگان ناخوانده و ملاقات های خارج از برنامه اشاره کرد. برای مدیریت این نیروهای خارجی روش های مختلفی وجود دارد. یکی از این روش ها تنظیم زمان مناسب برای پاسخگویی به تماس های تلفنی و ایمیل ها است. هنگامی که مشغول به کار هستید، اعلان ها را خاموش کرده و از پیام های صوتی استفاده کنید.

یک روش دیگر تنظیم بازه های زمانی برای برقراری جلسات در اوقات آزاد است. هنگامی که در دسترس نیستید می توانید درب را ببندید و از نشان «مزاحم نشوید» استفاده کنید و محترمانه از مردم بخواهید که در زمان مناسبی مراجعه کنند.

مطلب مرتبط:10 راهکار موثر برای مدیریت زمان بهتر

تنها جلسات ضروری را در نظر داشته باشید؛ مطمئن شوید که برنامه ریزی درستی دارید و می توانید جلسات را در زمان مناسب برقرار کنید.

بی نظم بودن لزوما بد نیست. سعی در یافتن روش های تکنیک های مدیریت زمانی داشته باشید که برای تان کاربردی باشند. اگر یک نفر دیگر در استفاده از این تکنیک ها موفق بوده است، این بدان معنا نیست که شما هم می توانید آنها را اِعمال کنید. از امتحان روش های مختلف هراسی نداشته باشید تا بتوانید روشی را پیدا کنید که به بهترین شکل زمان را مدیریت کنید.