تشکیل تیم فروش: اشتباهاتی که باید دورشان را خط کشید!

تمام جنب و جوش کارآفرینان در بازار باید دست آخر در قالب بازگشت سرمایه معنا پیدا کند. شما حتی اگر بهترین کمپین های بازاریابی دنیا را هم داشته باشید، تا وقتی که نتایج کارتان در قالب فروش و سود بیشتر قابل بررسی نباشد، یک جای کارتان ایراد خواهد داشت. این درست همان جایی است که نیاز به استفاده از کمک یک عامل بیرونی حس می شود. در چنین شرایطی اغلب کارآفرینان سراغ آژانس های تخصصی در حوزه فروش می روند؛ چراکه فکر می کنند این آژانس ها توانایی حل مشکلات آنها را دارند. این در حالی است که همه مشکلات با تشکیل یک تیم فروش حرفه ای حل می شود. 

اغلب اوقات کارآفرینان تا صحبت از تشکیل تیم فروش می شود، خیلی زود موضع شان را در مخالفت با این امر طراحی می کنند. از نظر اغلب اهالی دنیای کسب و کار سپردن مسئولیت مدیریت حوزه فروش به آژانسی بیرون از شرکت گزینه ای ساده و بی دردسر است. بنابراین الکی نباید دنبال دردسر اضافه رفت و آن را به جان خرید. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم مدیریت هزینه ها یکی از گام های مهم برای موفقیت در بازار است. اگر شما تیم فروش در خودِ شرکت تان نداشته باشید، کم کم کارتان با مشکل رو به رو می شود؛ چراکه هر آژانسی در این دنیا بالاخره دیدگاه خاص خودش را دارد و مثل شما مشتریان را نمی شناسد. به ویژه در دوران کنونی که همه حوزه های فعالیت کاری حسابی تخصصی شده است. با این حساب نیاز به راه اندازی تیم ویژه فروش به شدت حس می شود. 

اگرچه تشکیل تیم فروش دلایل محکمی دارد، اما خیلی وقت ها در مرحله اجرا مشکلات زیادی پیش روی مدیران قرار می گیرد. اینکه یک تیم استاندارد در حوزه فروش چه ویژگی هایی باید داشته باشد، مسئله ای است که به این سادگی ها قابل حل و فصل نیست. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز قصد داریم نگاهی دقیق تر به این ماجرا بیندازیم. 

مطلب مرتبط: 4 دلیل عدم موفقیت تیم فروش

شاید فکر کنید مقاله کنونی در پی مرور ویژگی های مثبت یک تیم کاری است و نهایتا با برخی توصیه های خشک و خالی سر و ته بحث را به هم پیوند خواهیم داد. خب در این صورت حسابی در اشتباه هستید؛ چراکه ما در روزنامه فرصت امروز اصلا قصد نداریم چنین برخوردی داشته باشیم. در عوض تمام دغدغه ما بررسی برخی از مهمترین خطاها و اشتباهاتی است که کارآفرینان هنگام تشکیل تیم فروش مرتکب می شوند. پس با ما همراه باشید تا این مشکلات را یکی پس از دیگری شناسایی کنیم. البته کار ما به شناسایی صرف ختم نمی شود. در عوض برخی از نکات کلیدی در این راستا را نیز مرور خواهیم کرد. 

استخدام بیش از اندازه: شلوغ کاری ممنوع

اولین چالشی که مدیران در تشکیل تیم فروش با آن رو به رو هستند، تلاش برای ایجاد یک تیم بی نهایت شلوغ است. این امر مشکلات زیادی برای آنها ایجاد می کند که در بلندمدت خودش را نشان خواهد داد. اولین مسئله در این میان تداخل کارهاست. وقتی شما کارشناس های فروش زیادی داشته باشید، عملا یک مسئولیت ساده را بین چند نفر تقسیم خواهید کرد. اینطوری دائما کارشناس ها در کار یکدیگر دخالت کرده و هیچ پروژه ای به سرانجام مناسب نخواهد رسید. 

ما در این بخش قصد نداریم یک فرمول جادویی برای تعیین عدد دقیق اعضای تیم فروش تحویل شما دهیم. در عوض باید با توجه به ساختار و وضعیت تیم فروش اوضاع را بررسی کنید. این امر به شما نشان می دهد که ظرفیت برندتان چقدر است و چطور می توانید از آن برای مدیریت کارتان سود ببرید. 

تجربه ثابت کرده معمولا کسب و کارها در ابتدای راه به بیشتر از دو یا سه کارشناس برای تیم فروش نیاز ندارند. بنابراین لازم نیست یک تیم 15 نفره تشکیل داده و بعدا در تعیین حد و مرز مسئولیت هر کدام گیر کنید. 

وقتی شما استخدام زیاد و بی دقت را تجربه می کنید، عملا ساختار کسب و کارتان حسابی به هم می ریزد؛ چراکه هزینه های زیادی روی دست تان باقی خواهد ماند. خب هرچه باشد، این کارشناس ها حقوق و مزایای مشخصی دارند. پرداخت این حقوق اتفاقی نیست که شما از زیرش شانه خالی کنید. ماجرا خیلی تیره و تار شد، نه؟

بی توجهی به حد و مرز مسئولیت ها: خط کش ها را بردارید!

شما هر چند نفر را هم که برای تیم فروش در نظر بگیرید، باید حد و مرز کارشان مثل روز روشن باشد. مشکل از جایی شروع می شود که کارآفرینان فکر می کنند کارشناس های فروش به طور طبیعی با هم هماهنگ شده و تقسیم کار ذهنی خواهند داشت. این دقیقا همان جایی است که بوی شکست به مشام می رسد. 

اگر فکر کرده اید اعضای یک تیم به طور طبیعی با هم هماهنگ می شوند، بی نهایت خوش خیال هستید؛ چراکه در واقعیت اصلا از این خبرها نیست. در عوض شما باید به عنوان یک مدیر وارد میدان شده و اوضاع را به سود کسب و کارتان مدیریت کنید. فقط در این صورت شانسی برای تشکیل یک تیم حرفه ای خواهید داشت.

اولین وظیفه شما در این بخش اولویت بندی مسئولیت ها و تعریف حد و مرز هر کدام از آنهاست. با این حساب شما باید دست به انتخاب از میان اعضای تیم زده و هر مسئولیت را برعهده یک نفر قرار دهید. البته این به معنای کار انفرادی هر کدام از اعضا نیست. بی شک یک تیم خوب فقط در صورتی عملکرد مناسب خواهد داشت که تمام اعضا همکاری لازم را با هم داشته باشند؛ دقیقا مثل تیم فوتبال که همه پست ها به هم ربط دارد!

هنر شما به عنوان مدیر تعیین حد و مرز مسئولیت هر کارشناس فروش و در عین حال ایجاد کانال های ارتباطی میان آنهاست. اینطوری هم وظیفه هر کس کاملا تفکیک شده، هم دیگر لازم نیست نگران تک افتادن اعضا باشید. 

مطلب مرتبط: راهنمای ایجاد تیم فروش در شرکت ها

آموزش ناکافی به اعضا: شرکت به مثابه دانشگاه

کسب و کارها قرار نیست همیشه پر از کارمندان حرفه ا‎ی و تحصیلکرده باشد. در عوض گاهی اوقات شما لازم دارید خودتان چنین کارمندان ایده آلی را بسازید. اینطوری فرصتی برای اثرگذاری بهتر بر روی مخاطب تان پیدا کرده و دیگر لازم نیست با هزینه های سرسام آور نظر کارمندان حرفه ای را جلب کنید. خب هرچه باشد کارمندان ماهر حقوق بالایی هم طلب می کنند، مگر نه؟

تشکیل یک تیم فروش حرفه ای نیاز به آموزش صحیح اعضا دارد. اینطوری شما اعضای مورد نظر را با نیازها و شرایط خاص شرکت تان آشنا می سازید. از دل این وضعیت نکات بی نهایت جذابی بیرون می آید. مثلا اگر شما نیاز به یک کارشناس فروش با مهارت های ارتباطی بالا دارید، باید دوره آموزشی مناسب با مهارت های ارتباطی را برای فرد مورد نظر ترتیب دهید. اینطوری کارتان خیلی راحت تر مدیریت خواهد شد. 

برخی از مدیران انتظار دارند خودِ کارمندان به فکر بوده و دائما در کلاس های مهارت‎افزایی شرکت کنند. این امر نه تنها امکان پذیر نیست، بلکه در بلندمدت اوضاع شما را حسابی به هم ریخته خواهد کرد. به همین خاطر شما به عنوان کارآفرین باید همیشه شش دانگ حواس تان به افزایش مهارت و تجربه کارمندان باشد. 

ما در روزنامه فرصت امروز شرکت ها را نوعی دانشگاه می دانیم که همه اعضای آن در طول زمان مهارت و دانش تازه ای کسب می کنند. در این میان مدیران ارشد یک شرکت باید به فکر برگزاری دوره های آموزشی باشند. اینطوری دائما نیروی کار ماهر دم دست شان خواهد بود، آن هم بدون اینکه نیاز به برگزاری جلسات استخدامی طولانی مدت باشد!

استفاده از برنامه های قدیمی: تعریف پروژه باید دقیق باشد!

مدیران وقتی تیم فروش را تشکیل می دهند، ماموریت یا به زبان تخصصی تر پروژه های خاصی برای آنها تعریف می کنند. در این میان برخی از پروژه ها براساس ذهنیت کاملا قدیمی و تاریخ مصرف گذشته شکل می گیرد. درست به همین خاطر همیشه میان تیم فروش و مدیران ارشد یک برند جنگ و دعوای تمام نشدنی در جریان است. این به خاطر تفاوت ذهنیت و برآورد دو طرف از حوزه فروش است. 

اگر نظر ما را بخواهید، کسی باید پروژه های حوزه فروش را تعریف کند که دست کم تجربه ای هرچند کوتاه از کار به عنوان فروشنده داشته باشد. وگرنه جنگ و دعوای سنتی میان مدیران و فروشنده ها تداوم خواهد یافت. این در حالی است که شما برای کسب نتایج مناسب نیاز به استفاده از نگاه و چشم انداز یک فروشنده واقعی دارید.

مدیران گاهی اوقات دور هرگونه کمک گرفتن از دیگران را خط می کشند. به همین خاطر دائما روی تجربه و مهارت خودشان حساب کرده و سوال پرسیدن از بقیه را نوعی کسر شأن می دانند. این در حالی است که میزان موفقیت شما در بخش مدیریت براساس نتایج نهایی ارزیابی خواهد شد. پس بهتر است تعارف را کنار گذاشته و از هر ابزاری برای تعامل با مخاطب تان استفاده کنید. وگرنه خیلی زود با مشکلات اساسی رو به رو خواهید شد. 

بی شک کارآفرینان برای طراحی یک برنامه کاملا آپدیت در حوزه فروش نیاز به کمک افراد متخصص دارند. توصیه ما در این میان برگزاری جلسات مشترک با اعضای تیم فروش تان است. اینطوری فرصت کافی برای نزدیک شدن به چشم انداز آنها را خواهید داشت. خب مگر یک کارآفرین به غیر از مدیریت تیم فروش به طور حرفه ای، آرزوی دیگری هم به عنوان یک مدیر مسئول دپارتمان فروش دارد؟

مطلب مرتبط: چگونه یک تیم فروش حرفه ای تشکیل دهیم؟

ارزیابی معیارهای نادرست: اشتباهات محاسباتی

آیا تا حالا پیش خودتان فکر کرده اید برای ارزیابی کار تیم فروش باید از چه معیارهایی استفاده کنید؟ بی شک خیلی ها در اولین قدم سراغ میزان سود خالص شرکت می روند. خب این معیار کمی به اندازه کافی منطقی به نظر می رسد، اما یادتان باشد سود نهایی به عملکرد سایر حوزه ها نیز بستگی دارد. مثلا بخش بازاریابی یا روابط عمومی را در نظر بگیرید؛ اگر این دو بخش عملکرد خوبی نداشته باشند، تمام زحمات بخش فروش نقش برآب خواهد شد. 

ما در این بخش به دنبال معیارهایی هستیم که نتیجه کار تیم فروش را به تنهایی بررسی کند. بهترین روش در این میان استفاده از پرسشنامه و همچنین انواع گفت وگوی کوتاه با مشتریان است. چنین امری به شما اجازه می دهد از یک چشم انداز کاملا نزدیک اوضاع را بررسی کنید. به علاوه، دیگر پای بقیه معیارها وسط نخواهد بود. 

قبول دارم ارزیابی جداگانه هر دپارتمان کمی عجیب به نظر می رسد، اما شما برای تشکیل یک تیم خوب باید دائما اوضاع آن را سوای از بقیه بخش ها ارزیابی کنید. اینطوری نتایج بسیار مثبتی از نتیجه نهایی کار دست تان خواهد آمد.

بعد از اینکه نظر مشتریان درباره تیم فروش را جویا شدید، بد نیست کمی درباره تعهدات این تیم ها نیز فکر کنید. مثلا اگر تیم فروش متعهد شده به هر قیمتی میزان فروش را در طول یک سال پیش روی 1.5 برابر کند، در پایان سال باید دستیابی شرکت به این هدف را زیر ذره بین ببرید. اگر هدف موردنظر محقق شده بود که همه چیز به خیر و خوشی تمام شده است. با این حال اگر اوضاع آنطور که شما انتظار داشتید پیش نرفت، باید از تیم تان سوالاتی درباره دلیل این اتفاق بپرسید. 

ناهماهنگی با تیم بازاریابی: پیوندها را نادیده نگیرید

کارآفرینی و فعالیت در دنیای کسب و کار اصلا یک کار انفرادی نیست. وقتی شما شرکتی تاسیس می کنید، باید از همان اول به فکر کار گروهی در بخش های مختلف باشید. مثلا تیم روابط عمومی به طور سنتی باید رابطه نزدیکی با تیم خدمات پس از فروش داشته باشد. اینطوری امکان تعامل نزدیک میان اعضای این تیم ها ایجاد شده و کار هماهنگ تحویل مشتریان می دهید. 

پیوند میان تیم فروش و بازاریابی آنقدر زیاد هست که جای چون و چرا نداشته باشد. معمولا کسب و کارها برای فروش بهتر سراغ کمپین های بازاریابی می روند. در این میان اگر بازاریاب ها از نقطه نظرات فروشنده ها بهره ببرند، اوضاع خیلی جالب تر پیش می رود. در نقطه مقابل، فروشنده ها نیز چشم انداز و زاویه دید بازاریاب ها را لازم دارند. بنابراین یک جاده دوطرفه میان تیم های مورد بحث شکل می گیرد. 

اگر فکر کرده اید تیم فروش و بازاریابی باید کاملا جدای از هم کار کنند، سخت در اشتباهید؛ چراکه این روزها اصلا از این خبرها نیست. در عوض ماموریت اصلی شما در این بخش ایجاد هماهنگی حداکثری میان تیم های فوق است. اصلا به همین خاطر تا همین چند دهه قبل تیم بازاریابی و فروش در یک قالب مدیریت می شد. تفکیک آنها از هم امر تازه ای است که هنوز هم خیلی از شرکت ها آن را اجرایی نکرده اند. 

کسب و کارهایی که در ابتدای راه هستند، لازم نیست همیشه تیم ها را طوری تفکیک کنند که مو لای درزش نرود. مثلا اگر شما تازه اول راه هستید و تعداد اعضای تیم های بازاریابی و فروش تان اندک است، بد نیست به فکر ترکیب آنها با هم باشید. اینطوری ارتباط میان آنها سریع تر شده و دیگر لازم نیست برای مدیریت هر کدام وقت جداگانه بگذارید.

مطلب مرتبط: بهبود سطح تیم فروش شرکت با 5 اقدام ساده

تلاش برای پیش بینی اوضاع: شما مدیر هستید نه پیشگو!

تیم های فروش باید براساس اطلاعات موجود در تلاش برای بهبود وضعیت کسب و کار از نظر تعامل با مشتریان و فروش محصولات باشند. در این میان برخی از کارآفرینان فکر می کنند باید ریز به ریز جزییات آینده کسب و کار را پیش بینی کنند. این امر آنها را در موقعیت بسیار ترسناکی قرار داده و فشار مسئولیت مرگباری را ایجاد می کند. 

یادتان باشد، شما اول از همه مدیر کسب و کار هستید. بنابراین نباید انتظاراتی مثل یک پیشگو از خودتان داشته باشید. چنین امری نه تنها فشار کاری شما را زیاد می کند، بلکه به مرور زمان انگیزه تان برای ادامه کار را نیز به طور چشمگیری کاهش می دهد. 

فرمول طلایی ما در این بخش تقریبا ساده است. شما اول از همه باید وضعیت خودتان را در حوزه فروش روشن کنید. مدیران معمولا وظیفه مدیریت و از همه مهمتر هدایت تیم ها را برعهده دارند. بنابراین اصلا نباید وارد فاز پیش بینی امور شوید. در عوض اجازه دهید اعضای تیم خودشان کارها را جلو برده و راهبردهای مناسب را انتخاب کنند. به زبان خودمانی، شما در این بخش باید به اعضای تیم تا جای ممکن آزادی عمل دهید. وگرنه اوضاع تان به مرور زمان با چالش های اساسی رو به رو می شود. 

تعیین اهداف آرمانی: پای تان روی زمین باشد

وقتی کارآفرینان یک تیم را با هزار بدبختی تشکیل می دهند، معمولا انتظارات بی نهایت آرمانی از آن دارند. این امر موجب می شود اهداف بی نهایت دور و درازی برای تیم فروش طراحی کنند. نتیجه امر هم معمولا اعتراض گسترده اعضای تیم فروش و نهایتا استعفای آنهاست. پس قبل از اینکه کارتان به اینجا بکشد، بد نیست کمی در اوضاع تان تجدیدنظر کنید. مثلا به جای اینکه اهداف بلندمدت برای خودتان تعریف کنید، کار را با اهداف ساده و کوتاه مدت جلو ببرید. 

اجازه دهید از یک مثال ساده استفاده کنیم؛ وقتی مالکان تیم های ورزشی یک مربی تازه استخدام می کنند، انتظار روشنی از او دارند. معمولا هیأت مدیره تیم با توجه به پتانسیل و ظرفیت باشگاه اهداف واقع گرایانه ای را تعریف می کند. حالا اگر این وسط تیمی مثل سلتیک قصد داشته باشد قهرمان جام باشگاه های اروپا شود، احتمالا هیچ سرمربی هدایت آن را قبول نخواهد کرد؛ چراکه اصولا با حضور مدعیان قدرتمند، شانسی برای تیم سلتیک وجود ندارد. 

شما به عنوان یک مدیر باید همیشه اهداف کسب و کارتان را کاملا واقع گرایانه طراحی کنید. این امر به شما کمک می کند فشار اضافی را از روی دوش اعضای تیم برداشته و توانایی شان را معطوف به هدفی واقعی کنید. این نکته اهمیت بسیار زیادی برای اثرگذاری بر روی مخاطب هدف دارد؛ چراکه وقتی خیال اعضای تیم فروش از بابت منطقی بودن اهداف راحت باشد، انگیزه بیشتری برای تعامل مثبت با مخاطب هدف خواهند داشت. 

مطلب مرتبط: چگونه تیم فروش خود را تقویت کنیم

بی توجهی به بازخوردها: اشتباهی مرگبار

آیا شما هم جزو آن دسته از مدیرانی هستید که فقط بازخوردهای مشتریان را مهم می دانند؟ خب در این صورت تا همینجا هم خیلی شانس آورده اید که برندتان کله پا نشده است؛ چراکه بازخوردهای کارمندان هم دقیقا به اندازه نظرات مشتریان دارای اهمیت است. 

کارمندان معمولا زاویه دید بسیار بهتری در مقایسه با مدیران دارند؛ چراکه به طور روزمره با مشتریان سر و کار داشته و مذاق آنها را شناخته اند. حالا اگر یک مدیر اصرار کند که فقط به نظرات مشتریان دقت کند، کم کم شناخت دقیقش از مشتریان را از دست می دهد. 

اگر اعضای تیم فروش نسبت به اهداف یا استراتژی های پیشنهادی شما انتقادات زیادی دارند، شاید بد نباشد به حرف شان کمی گوش دهید. این امر به شما کمک می کند تا خودتان را سرپا نگه داشته و ایرادات احتمالی کارتان را رفع کنید. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و کمی اوضاع را به سود خودتان تغییر دهید. 

سخن پایانی

تشکیل تیم فروش کاری نیست که هر کارآفرینی به سادگی از پس آن برآید. در این میان مشکلات متعددی نیز پیش روی هر کارآفرین قرار دارد. اگر به این سناریو احتمال اشتباهات مختلف را نیز اضافه کنیم، آن وقت یک تراژدی خالص خواهیم داشت. به همین خاطر ما در این مقاله سعی کردیم به برخی از اشتباهات رایج در زمینه تشکیل تیم فروش بپردازیم. حالا شما برخی از مهمترین اشتباهات در این حوزه را یاد گرفته اید و دست کم دور آنها را خط خواهید کشید. 

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله به دردتان خورده باشد. مثل همیشه اگر سوال تکمیلی داشتید، کارشناس های ما همیشه آماده پاسخگویی به شما هستند.

منابع:

https://blog.hubspot.com

https://www.score.org