اصول مذاکره در کسب و کارهای B2B

آدم ها در طول روز دائما درگیر مذاکره هستند. فرقی ندارد شما در چه موقعیتی قرار دارید، در هر صورت اگر مهارت بالایی در مذاکره داشته باشید، سود بیشتری به دست خواهید آورد. مثلا وقتی یک مشتری قصد خرید لباس در یک پاساژ بزرگ را دارد، مذاکره می تواند در قالب چانه زنی به او کمک کند تا محصول مورد علاقه اش را با هزینه ای کمتر تهیه کند. حالا اگر در این میان پای دو تا شرکت یا سازمان بزرگ در میان باشد، ماجرا فرقی نخواهد کرد. باز هم طرفین باید مذاکره بلد باشند تا سرشان بی کلاه نماند. البته در این مورد پای مذاکره اصولی در میان است.

خیلی از کارآفرینان فکر می کنند مذاکره فقط مخصوص روابط میان برندها و مشتریان عادی (همان الگوی سنتی B2C) است. خب در این صورت مذاکره بیشتر حالت چانه زنی پیدا می کند، اما کم نیست موقعیت نابی که در آن سازمان ها باید برای تامین انتظارات شان در تعامل با یکدیگر مذاکرات حرفه ای را دنبال کنند. در چنین شرایطی دیگر پای چانه زنی در میان نیست. بلکه طرفین باید انتظارات شان را به طور واضح بیان کرده و به نتیجه ای برد- برد برسند.

مذاکره یکی از مهارت های ضروری در کسب و کارهای B2B است. در این نوع کسب و کارها، دو یا چند شرکت با یکدیگر وارد مذاکره می شوند تا به یک توافق تجاری برسند. این توافق می تواند شامل فروش محصولات یا خدمات، همکاری در پروژه های مشترک یا هر نوع همکاری دیگری باشد. بی شک اغلب کارآفرینان به خوبی از اهمیت مذاکره باخبر هستند، اما نکته کلیدی اصول مذاکره است. خب تا شما راه و چاه کاری را بلد نباشید، کارتان همیشه لنگ خواهد زد. به عنوان مثال مجری تلویزیونی را در نظر بگیرید که هیچ آموزش رسمی ندیده است. شاید مجری قصه ما یکی دو بار براساس تجربه یا حتی شانس از پس اجرای برنامه برآید، اما بالاخره یک جایی دستش در پوست گردو خواهد ماند.

ما در این مقاله قصد داریم به شما کمک کنیم تا در مذاکرات با شرکت های دیگر هیچ وقت به بن بست نرسید. این یعنی در آخر این مقاله شما اصول اساسی برای مذاکرات حرفه ای با دیگر کسب و کارها را یاد می گیرید. آن وقت دیگر در تعامل با بقیه بی خودی از اهداف و منافع تان کوتاه نخواهید آمد. ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم برای موفقیت در مذاکره های B2B لازم است که از اصول مذاکره آگاه باشید. در این مقاله، به برخی از مهمترین اصول مذاکره در کسب و کارهای B2B اشاره خواهیم کرد. پس با ما همراه باشید تا نگاهی دقیق به اوضاع در این رابطه بیندازیم.

مذاکره در کسب و کارهای B2B

معمولا تا اسم کسب و کارهای B2B می آید، کارآفرینان فکر می کنند با برندهای بزرگ و بین المللی مثل اپل یا مایکروسافت رو به رو هستند. خب در این صورت باید اول از همه کمی ذهنیت عمومی درباره این حوزه را تغییر دهیم.

بی شک کسب و کارهای B2B اوضاع متفاوتی در مقایسه با بقیه گونه های کسب و کار دارند. مهمترین نکته در این میان تعامل میان برندها با یکدیگر در حوزه B2B است. به زبان خودمانی، در این حوزه خبری از مشتری به معنایی که در تعاملات روزمره می بینیم، نیست. پس طبیعی خواهد بود که اصول مذاکره در این حوزه هم کمی فرق کند.

مطلب مرتبط: اصول مذاکره حرفه ای در دنیای کسب و کار

ما در ادامه سعی می کنیم بدون اینکه از اصلاحات یا مثال های گیج کننده استفاده کنیم، برخی از مهمترین اصول مذاکره در دنیای B2B را به شما یاد دهیم؛ آن هم به زبانی کاملا ساده و خودمانی. خب اگر قلم و کاغذتان را آماده کرده اید، برویم سراغ اصل ماجرا.

آمادگی برای مذاکره: اولین قدم 

ورزشکاران حرفه ای که در مسابقات المپیک مدعی کسب مدال هستند، معمولا قبل از اینکه وارد زمین مسابقه شوند، خودشان را از نظر تکنیکی و روحی حسابی آماده می کنند. این ماجرا درباره هنرمندان نیز مصداق دارد. دقیقا به همین خاطر آنها عملکرد بسیار باکیفیتی دارند. حالا که اغلب افراد در حوزه تخصصی شان از آمادگی قبل از ماجرای اصلی سود می برند، چرا از این دست فرمان در حوزه مذاکره استفاده نکنیم؟ 

یادتان باشد، قبل از هر مذاکره باید به خوبی آماده شوید. این کار شامل تحقیق درباره شرکت مقابل، محصول یا خدمات مورد مذاکره و بازار هدف است. همچنین لازم است که اهداف خود را از مذاکره مشخص کنید. 

معمولا کارآفرینان یا تیم های مذاکره کننده هیچ فکری درباره اهداف شان نکرده و کاملا بی خیال وارد میدان می شوند. کافی است سناریویی را در نظر بگیرید که در آن طرف مقابل کاملا آماده است و تیم شما هیچ ایده خاصی ندارد. خب در این صورت احتمالا نتیجه مذاکره برای تیم شما فاجعه بار خواهد بود، مگر نه؟

ماموریت شما در این بخش تقریبا روشن است. اول از همه باید تکلیف تان با خود را روشن کنید. اصلا چرا درگیر این مذاکره شده اید؟ بی شک اهدافی پس ذهن شماست که از طریق مذاکره در پی تحقق آنها هستید. پس بد نیست اهداف مورد نظر را طبقه بندی کرده و اولویت شان را مشخص سازید. اینطوری حتی اگر قید اهداف حاشیه ای را بزنید، دیگر روی اهداف اصلی ریسک نخواهید کرد. 

نکته دیگری که بد نیست آویزه گوش تان کنید، ارزیابی طرف مقابل است. خب اگر شما اهداف و برنامه هایی برای مذاکره دارید، بی شک طرف مقابل تان هم چنین وضعی خواهد داشت. اگر شما کمی وضعیت شرکت یا سازمان های طرف مذاکره را تحلیل کنید، اطلاعات مفیدی به دست خواهید آورد. فایده این کار امکان استفاده از نکات موردنظر برای پشت سر گذاشتن گره های مذاکره است. ماجرا جالب شد، نه؟

گوش دادن به دیگری: مذاکره به مثابه جاده ای دوطرفه!

وقتی فارغ التحصیل های قدیمی یک مدرسه دور هم جمع می شوند، آنقدر حرف دارند که گذر زمان را به کلی فراموش خواهند کرد. اگر در این میان یکی از حاضران به بقیه اجازه صحبت ندهد، احتمالا خیلی زود با واکنش جدی دیگران رو به رو خواهد شد. شاید هم بقیه کلا قید دورهمی را زده و خیلی زود محل را ترک کنند.

شاید فکر کنید ما با مثال بالا خیلی از بحث اصلی دور شده ایم، اما راستش را بخواهید در مذاکرات نیز تقریبا چنین اتفاقاتی روی می دهد. به همین خاطر ضروری است نیم نگاهی به حرف های دیگران هم داشته باشید. شاید حرف های آنها برای شما جذابیت زیادی نداشته باشد، اما فرآیند مذاکره نه نوعی مونولوگ، بلکه دیالوگی فعال است. پس سعی کنید نشان دهید به صحبت های طرف تان گوش داده و توجه می کنید. 

در حین مذاکره، مهم است که به صحبت های طرف مقابل به دقت گوش دهید. این کار به شما کمک می کند که دیدگاه طرف مقابل را درک کنید و پاسخ های مناسب ‎تری ارائه دهید. گاهی اوقات افراد در مذاکره اصلا به حرف طرف مقابل توجه نمی کنند. نتیجه این امر تکراری شدن روند مذاکره است؛ چراکه طرفین دائما دیدگاه خود را تکرار کرده و وقتی شاهد بی اطلاعی دیگران هستند، دوباره همان را تکرار می کنند.

اگر مشکل زیادی برای گوش دادن به دیگران دارید، بد نیست قبل از اینکه خودتان را درگیر مذاکرات دردسرساز کنید، کمی تمرین نمایید. مثلا در شرکت به حرف های کارمندان با هم گوش دهید و سعی کنید محورهای کلی را به یاد بسپارید. اگر این وسط یک برگه دم دست تان باشد تا ایده های اصلی گفت وگو را یادداشت کنید، کارتان بی نهایت ساده تر خواهد شد.

یادتان نرود، شما برای بهبود روند مذاکره باید از هر ابزاری دم دست تان است، استفاده کنید. پس اصلا محدودیتی برای خودتان در این میان در نظر نگیرید. 

مطلب مرتبط: اصول مذاکره در دنیای کسب و کار به زبان ساده!

مدیریت ارتباط: به وقت مدیریت اصولی

آیا تا حالا برای تان پیش آمده با کسی حرف بزنید و علی رغم توجه متقابل، درک درستی از حرف های هم پیدا نکنید؟ اینطور وقت ها آدم فکر می کند یکجای کار ایراد دارد یا حتی خودش مهارت کافی برای ارتباط ندارد. اگر از ما بپرسید، مشکل اصلی در چنین شرایطی را ناتوانی در مدیریت ارتباط می دانیم. 

مدیریت ارتباط یعنی اینکه طرفین در یک مذاکره منظورشان را به ساده ترین شکل ممکن بیان کنند. شاید شما در حوزه کاری تان برخی اصطلاحات دارید که دیگران از آن بی خبر باشند. در این صورت استفاده از اصطلاحات موردنظر فقط کار مذاکره را پیچیده تر خواهد کرد. 

وضعیت بالا دقیقا مثل آن است که یک استاد دانشگاه در رشته شیمی به زبان تخصصی برخی از واکنش های شیمیایی را برای مخاطب معمولی توضیح دهد. شاید مخاطب او الکی سرش را تکان دهد، اما بی شک کمتر کسی منظور واقعی او را متوجه خواهد شد.

ارتباط موثر یکی از کلیدی ترین اصول مذاکره است. لازم است که به طور واضح و مختصر صحبت کنید و از کلمات و عباراتی استفاده کنید که طرف مقابل به راحتی متوجه آنها شود. بی شک این انتظار ساده ای نیست. پس شاید بد نباشد قبل از شروع مذاکره یک دور حرف های تان را مرور کرده و نکات پیچیده اش را ساده سازی کنید. اینطوری فرآیند مذاکره طوری ساده جلو خواهد رفت که خودتان هم باورتان نشود!

انعطاف پذیری: مهمترین بخش مذاکره

انعطاف پذیری در مذاکره ادامه روند بحث را تضمین می کند. خب اگر قرار بود بدون هیچ دردسری توافق میان شما و دیگران حاصل شود، دیگر نیازی به مذاکره به طور رسمی نبود. درست به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم انعطاف پذیری یکی از مهمترین اصول مذاکره است.

وقتی درباره انعطاف پذیری حرف می زنیم، منظورمان کوتاه آمدن از تمام اهداف نیست. خب در این صورت شما عملا هیچ سودی از مذاکره با دیگر شرکت ها نخواهید برد.

از آنجایی که کسب و کارها اهداف متنوعی دارند، باید اولویت آنها را مشخص کنند. این همان نکته ای است که ما در بخش اول مقاله روی آن تاکید داشتیم. اگر این کار را به خوبی انجام دهید، حاضرید در فرآیند مذاکره برای تحقق اهداف مهمتر قید برخی از اهداف کوچک تر را بزنید. البته این ماجرا باید کاملا دوطرفه باشد. وگرنه یکی از طرفین دائما از موضعش کوتاه آمده و طرف دیگر انتظاراتش بی نهایت افزایش پیدا خواهد کرد.

در مذاکره، لازم است که انعطاف پذیر باشید. بدین معنا که برخی اصول خشک و غیرقابل انعطاف را دنبال نکنید این کار به شما کمک می کند که به یک توافق رضایت بخش برسید. متاسفانه برخی از افراد در فرآیند مذاکره انتظار دارند همه اهداف شان محقق شود. خب اگر شما توانایی تحقق تمام اهداف تان را داشتید، دیگر نیازی به مذاکره نبود، مگر نه؟ 

اگر شما نیاز به مذاکره دارید و پای میز نشسته اید، باید گاهی اوقات از برخی اهداف جانبی تان کوتاه بیایید. وگرنه طرف مقابل هم همین روند را در پیش گرفته و کارتان حسابی سخت خواهد شد.

مطلب مرتبط: نبایدهای مذاکره در عرصه کسب و کار

اعتمادسازی: نکته ای فراموش شده

هر گفت وگویی در میان آدم ها نیاز به حداقل اعتماد دارد. اغلب شما هیچ اعتمادی به طرف مقابل تان ندارید، دائما حس بوکسوری را دارید که داخل رینگ درگیر شده است. به همین خاطر نه تنها گاردتان را پایین نمی آورید، بلکه دائما منتظر واکنشی تند به حریف هستید. این نکته ای است که خیلی راحت اوضاع شما را به هم می ریزد. 

شاید فکر کنید بی اعتمادی ریشه در نگاه منفی کارآفرینان به دنیای کسب و کار دارد. خب در این صورت باید کمی وضعیت را متفاوت تر توضیح دهیم. اگر طرف مقابل شما وجهه ای قابل اعتماد از خودش نشان ندهد، طبیعی است که شما خیلی زود حساس شوید. خب اینجا پای پول و سرمایه شرکت ها وسط است و ماجرا اصلا شوخی بردار نیست.

اعتماد یکی از مهمترین عوامل در مذاکره است. اگر طرف مقابل به شما اعتماد کند، احتمال اینکه مذاکره به نتیجه مطلوب برسد بیشتر خواهد شد. برای ایجاد اعتماد می ‎توانید به سابقه کاری، محصولات یا خدمات و توانایی های خود اشاره کنید.

یادتان باشد، اعتمادسازی نباید بدل به فرصتی برای خودنمایی یا شوآف شود. پس حواس تان را جمع کنید که بی خودی پای سابقه تان را وسط نکشید. در عوض می توانید به زمینه های مشترک کاری یا تجربه های مشابه اشاره کنید . البته کمی شوخی هم بد نخواهد بود. به هر حال آدم وقتی با شوخی های خنده دار رو به رو شود، خیلی بهتر به طرف مقابل اعتماد خواهد کرد.

 بی شک بحث اعتمادسازی در کسب و کارهای B2C فرآیند بلندمدتی را شامل می شود. به همین خاطر گاهی اوقات کارآفرینان در حوزه B2C هم دنبال چنین پروسه های زمانبری می روند. ما اصلا قصد نداریم شما را از پیگیری این رویاهای دور و دراز ناامید کنیم، فقط باید حواس تان باشد در جلسات مذاکره آنقدرها که فکر می کنید، وقت ندارید. پس بهتر است از تکنیک هایی مثل صحبت درباره تجربه های مشترک یا حتی شوخی های خودمانی بهره ببرید. اینطوری بحث اعتمادسازی در مدت زمانی کوتاه تر محقق خواهد شد.

قاطعیت درباره اهداف اصلی: سرسختی و دیگر هیچ

اگر یادتان باشد، در بخش های قبل گفتیم که کارآفرینان در مذاکرات حوزه B2B باید انعطاف لازم از خودشان به خرج دهند. خب این کار برای ادامه روند مذاکره ضروری است، اما دلیل نمی شود شما از تمام اهداف و خواسته های تان کوتاه بیایید. گاهی اوقات کنار گذاشتن یکسری از اهداف عملا مذاکره را بی معنا خواهد کرد. اینجاست که باید کمی سرسختی از خودتان نشان دهید. وگرنه کلاه تان پس معرکه خواهد بود. این درست همان نکته ای است که گاهی اوقات کارآفرینان به کلی فراموش می کنند. انگار که کوتاه آمدن از اهداف اصلی برای ادامه مذاکره ضروری خواهد بود. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کارآفرینان برای حل و فصل مشکلات شان در دنیای کسب و کار چاره ای به غیر از پافشاری بر روی برخی از اهداف مهم شان ندارند. خب اگر قرار است شما به اهداف کلیدی تان نرسید، بهتر است مذاکره پایان پیدا کند؛ چراکه در این حالت هیچ سودی برای شما محقق نمی شود.

قاطعیت نیز یکی از اصول مهم مذاکره است. لازم است که در بیان خواسته های خود قاطع باشید و حاضر به کوتاه آمدن از آنها نباشید. البته معیار کلیدی در این میان همان سنجش و ارزیابی است که باید در اولویت بندی اهداف انجام دهید. بی شک کوتاه آمدن از اهداف اصلی سرانجام خوبی برای شما و مذاکره تان نخواهد داشت. به ویژه اینکه شهرت شما به عنوان یک برند سست در پایبندی به اهداف را نیز تقویت خواهد کرد. آن وقت دیگر همه انتظار کوتاه آمدن شما از موضع تان را خواهند داشت.

مطلب مرتبط: اصول یک مذاکره موفق چیست؟

پیگیری: دنبال کردن نتیجه مذاکره

پس از پایان مذاکره، لازم است که نتایج آن را پیگیری کنید و مطمئن شوید که توافق حاصل شده، به درستی اجرا می شود؛ چراکه همیشه توافقات روی کاغذ الزاما در عمل اجرایی نمی شود. حالا اگر شما هم حواس تان به این مسئله نباشد، خیلی زود اجرای توافق روی هوا خواهد رفت.

بی شک همه طرف های قرارداد به یک اندازه دنبال اجرای مو به موی آن نیستند. به همین خاطر از مذاکره موردنظر برای شما حیاتی است، باید فکری به حال نظارت بر اجرا هم بکنید، وگرنه کلاه تان پس معرکه خواهد بود.

یکی از نکاتی که به کارآفرینان برای نظارت بر اجرای نتیجه مذاکره کمک می کند، ذکر این مسئله در طول گفت وگوهاست. اینطوری روندی مشخص و دوطرفه برای پیگیری ساماندهی خواهد شد. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید چنین نکته ای خیلی بهتر از پیگیری تک و تنهایی مذاکرات باشد، مگر نه؟

در دنیای B2B بسیاری از کسب و کارها دغدغه های بی نهایت متنوعی دارند. به همین خاطر هیچ وقت قبول نمی کنند تک و تنها یک مسئله مشترک را پیگیری کنند. شما برای حل این مشکل باید دنبال راه حلی باشید که نظارت بر نتیجه مذاکرات را برعهده تمام طرفین مذاکره بگذارد. پس به جای اینکه مشغول بهانه تراشی شوید، یک راست سراغ اصل مطلب رفته و این موضوع را با دیگران در میان بگذارید. 

اگر نظر ما را بخواهید، معمولا در پایان مذاکرات زمان مناسبی برای بحث از پیگیری نتایج خواهد بود. اینطوری شما می توانید بدون هیچ مشکلی دردسرهای پیگیری مذاکره را مطرح کرده و نتیجه ای مناسب نیز از آن بگیرید. پس منتظر چه هستید؟ همیشه پس از پایانی مذاکرات به این نکته کلیدی نیز فکر کنید. وگرنه دیگر هیچ فرصت مناسبی برای این کار پیدا نخواهید کرد.

سخن پایانی

مذاکره در عرصه B2B کار ساده ای نیست. خیلی از کارآفرینان فکر می کنند همانطور که در حالت عادی مشغول مذاکره می شوند، در اینجا نیز باید از همان روش ها استفاده کنند. درست به همین خاطر خیلی وقت ها مذاکرات در این حوزه با شکست های سنگینی همراه می شود. 

مطلب مرتبط: بازاریابی و جلب نظر مشتریان میانسال در کسب و کارهای B2B

ما در این مقاله سعی کردیم برخی از مهمترین نکات درباره اصول مذاکره را به اتفاق شما مرور کنیم. البته تمرکز اصلی ما در رابطه بر روی حوزه B2B بود. حالا شما مهارت لازم برای شروع کار در این حوزه را دارید. از اینجا به بعد همه چیز به سعی و تلاش خودتان بستگی خواهد داشت. هرجا هم مشکلی داشتید، کارشناس های ما در روزنامه فرصت امروز همیشه آماده کمک به شما هستند. پس تعارف را کنار گذاشته و با ما در ارتباط باشید.