شش‌ سیگما ابزاری کاربردی در دست مدیران پروژه / تحول سازمانی با استفاده از میراث موتورولا

در بازار پیچیده و رقابتی کسب‌و‌کارهای امروزی، تمامی شرکت‌ها برای همگام شدن با شتاب بازار، به دنبال افزایش بهره‌وری خود هستند. با توجه به فشار وارده از طرف بازار، لازم است سازمان از فرآیندهایی برخوردار باشد که بتواند به سرعت طراحی شده، توسعه داده شده و به کار گرفته شوند،

در ضمن اندازه‌گیری و کنترل میزان بهره‌وری و کارایی این فرآیندها ضروری است تا سازمان بتواند از این طریق ارزش افزوده‌ای را که هر فرآیند به دنبال دارد، تعیین کند. 

شش‌سیگما یکی از فلسفه‌های مدیریتی است که می‌تواند به افزایش بهره‌وری سازمان کمک کند. این تکنیک برای نخستین‌بار توسط شرکت موتورولا به‌عنوان یک استراتژی تحول سازمانی معرفی شد. در حقیقت شش‌سیگما یک معیار کیفی است که بسیاری از سازمان‌ها (اعم از خدماتی یا تولیدی) در جهت ارتقای کیفیت محصولات یا خدمات خود از آن بهره می‌برند. این رویکرد به‌عنوان چارچوبی در جهت به صفر رساندن عیب‌ها در تمامی فرآیندهای سازمان محسوب می‌شود. باید توجه داشت در این تعریف منظور از معیوب، هر محصول یا فرآیندی است که در پاسخگویی به نیازمندی‌ها یا انتظارات مشتری با مشکل مواجه شده باشد.

شش‌سیگما به توصیف کیفی نحوه عملکرد فرآیندها پرداخته و با پایش آنها می‌کوشد تا با بهره‌گیری از پروژه‌های بهبود شش‌سیگما، بر بهبود فرآیندها و کاهش انحراف معیار تمرکز داشته باشد.

در حقیقت شش‌سیگما با استفاده از رویکردهای آماری به دنبال ایجاد یکنواختی در فرآیندهاست. سطح شش‌سیگما به سطحی از کیفیت تقریبا ایده‌آل اشاره دارد که در آن نرخ تولید معیوب، 4/3 در هر یک میلیون است. مزایای استفاده از این رویکرد باعث شده کاربردهای آن روز‌‌به‌روز گسترده‌تر شود؛ یکی از این حوزه‌های کاربرد، حوزه مدیریت پروژه است. 

تکنیکی برای ساده‌سازی فرآیند کنترل اطلاعات

مدیران پروژه همواره به‌دنبال بهبود فرآیندها از طریق بهبود ابعاد عملکردی کلیدی بوده‌اند و برای بهبود فرآیندها هیچ راهکاری بهتر از استفاده از ابزار و رویکردهای شش‌سیگما وجود ندارد. مدیریت پروژه از طریق تکنیک شش‌سیگما به دنبال ساده‌سازی فرآیند کنترل اطلاعات از طریق استانداردسازی فعالیت‌ها در هر یک از فازهای پروژه است. شش‌سیگما در بهبود فرآیندها، از پنج گام تحت عنوان  «DMEDI»  استفاده می‌کند که عبارتند از: 

‌ فاز اول تعریف است که در آن پروژه انتخاب شده و ماهیت، اهداف، گستره، اقلام تحویل‌شدنی و ذی‌نفعان داخلی و خارجی پروژه تعیین می‌شوند. این گام یکی از مهم‌ترین گام‌ها و نخستین مرحله‌ای است که مدیر پروژه در هر پروژه جدیدی باید آن را به انجام برساند.

بدون تعریف درست تمامی این اجزا، هیچ راهی وجود ندارد که بتوان تعیین کرد آیا فرآیندهای پروژه با سیاست‌های ذی‌نفعان همراستا هستند یا نه. مدیر پروژه می‌تواند با الگوبرداری از پروژه‌های موفق شش‌سیگما، آنچه را درون گستره پروژه یا فراتر از آن قرار می‌گیرد تعیین کرده و از این طریق میزان تحقق اهداف پروژه را ارزیابی کند. 

‌ فاز دوم اندازه‌گیری است. زمانی که گستره پروژه تعیین شد، لازم است پیشرفت یا میزان موفقیت نسبی آن مورد اندازه‌گیری قرار گیرد. درست است که راه‌های مختلفی برای ارزیابی میزان موفقیت یک پروژه وجود دارد اما اصول شش‌سیگما به مدیر پروژه دیکته می‌کند که برای دستیابی به بهره‌وری کامل لازم است مقیاس‌های مدیریت پروژه به نحوی کمی، قابل فهم و مطابق با ارزش‌های مشتری تعیین شوند. 

‌ فاز سوم اکتشاف و بررسی است که در آن علل ریشه‌ای مشکلات و عیب‌ها مشخص می‌شود. در رابطه با مدیریت پروژه این گام به معنای آن است که مدیر پروژه باید راه‌های جدید و نوآورانه‌ای را برای تحقق نیازمندی‌های مشتری که در فاز تعریف تعیین شده‌اند، پیدا کند. 

‌ فاز چهارم مدیریت پروژه بر مبنای رویکرد شش‌سیگما، فاز توسعه است. در این فاز برنامه‌ای کامل و دقیق به منظور دستیابی به اهداف پروژه، توسعه داده می‌شود. این برنامه باید تمامی مسائل پایه‌ای پروژه و سازمان از قبیل استخدام و تخصیص کار به پرسنل، منابع فیزیکی، مواد اولیه مورد نیاز و تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مورد نیاز را پوشش دهد. تمامی این اجزا می‌توانند بر برنامه بودجه تاثیرگذار باشند. در این مرحله لازم است مکانیزمی برای پایش وجود داشته باشد تا به وسیله آن بتوان میزان پیشرفت پروژه را با در نظر گرفتن اهدافی که از پیش برای پروژه تعیین شده است، تعیین کرد. 

‌ فاز پنجم به‌کارگیری است. زمانی که تمامی گام‌های پیشین از مدل شش‌سیگما با موفقیت انجام گرفت، زمان به‌کارگیری برنامه پروژه است. در تمامی مراحل پروژه، پایش و کنترل پروژه به منظور بررسی میزان پیشرفت آن ضروری است. 

با به‌کارگیری اصول شش‌سیگما و DMEDI از آغاز پروژه، سازمان می‌تواند بهره‌وری خود را به میزان قابل توجهی بالا برده و در عین حال هزینه‌های غیرضروری را حذف کند. باید توجه داشت به‌کار‌بستن اصول مدیریت پروژه هم‌معنا با به کار بستن اصول شش‌سیگما نیست اما هر دوی این چارچوب‌ها در بسیاری از اهداف و مقاصد وجه اشتراک دارند؛ هر دوی آنها به دنبال کاهش شکست‌ها، جلوگیری از عیب، کنترل هزینه‌ها و برنامه زمان‌بندی و مدیریت ریسک هستند. یکپارچه‌سازی این دو تکنیک در کنار یکدیگر می‌تواند راهکاری برای مدیران پروژه در ارتقای سطح کیفی و بالا بردن بهره‌وری باشد.