5S ابزاری در دست مدیران / با ارتقای فرهنگ سازمانی پاکیزه شوید

اگر شما هم به‌عنوان مدیر یک کسب‌و‌کار کوچک یا متوسط فعالیت می‌کنید، حتما تاکنون با چالش‌های بسیاری مواجه شده‌اید. فشارهای رقابتی، قیمت‌های پایین، هزینه‌های بالا و بسیاری دیگر از چالش‌هایی از این دست، احتمالا شما را بر آن داشته تا هر‌چه سریع‌تر، راه‌حلی پیدا کنید. در چنین شرایطی، برخی از مدیران راه‌حل را در ارتقای تکنولوژی یا کم کردن هزینه‌های بالاسری می‌دانند، اما تعداد معدودی از شرکت‌ها، بازنگری و بهبود شرایط عملیاتی خود را در اولویت کار قرار می‌دهند که از این میان نیز بسیاری از آنها نمی‌توانند مشکل را به‌خوبی ریشه‌یابی کرده و همواره از متناسب نبودن خروجی‌ها با پتانسیل بالقوه‌ سازمان، شکایت می‌کنند.

ریشــه بسـیـــاری از شکست‌هـــای سـازمــانی، عدم‌توانایی در تغییر فرهنگ سازمانی است. روش 5S راهی برای ترغیب کارکنان به مشارکت در تغییر فرهنگ سازمانی است. 5S با ارائه یک سیستم سازماندهی که نمود ظاهری دارد، به پاکیزگی، نظم و مرتب شدن فضای کار کمک کرده و در عمل باعث بهبود بهره‌وری، ایمنی و کیفیت می‌شود.

در حقیقت 5S به دنبال آن است که با تشویق کارمندان به ایجاد نظم شخصی در محیط کار، فضای کاری بهتر و محصولات باکیفیت‌تری را خلق کند. اگر کارگران حتی نتوانند ابزاری را که مورد استفاده قرار داده‌اند به جایگاه در نظر گرفته شده برای آن بازگردانند، چگونه می‌تــوانند استــانداردهـای محصول را دنبال کنند؟ اگر روش 5S به‌درستی پیاده‌سازی شده و مورد پشتیبانی قرار گیرد، می‌تواند زمینه‌ساز ایجاد فرهنگ بهبود مداوم در سازمان باشد. 5S مخفف پنج کلمه مرتب کردن، تنظیم کردن، تمیز کردن، استانداردسازی و پایش است.

مرتب کردن

جداسازی اقلام لازم و ضروری از اقلام زاید و غیرکاربردی. کلیه فعالیت‌ها در این گام با هدف حذف اقلام غیرکاربردی از محیط کاری و مرتب‌سازی اولیه انجام می‌گیرد.

تنظیم کردن

در نظر گرفتن یک مکان مشخص برای هرچیز. در این گام تک تک اقلام به نحوی سازماندهی می‌شوند که در دسترس افراد بوده و بتوان آنها را به راحتی مورد استفاده قرار داد.

تمیز کردن

در این گام، لازم است یک برنامه مشخص و دوره‌ای برای تمیز کردن فضای کاری هر شخص تعیین شده و این فرآیند به‌صورت سیستماتیک انجام گیرد.

استانداردسازی

توسعه یک چارچوب کاربردی برای دستیابی به یک شرایط استاندارد. هدف از استانداردسازی آن است که شرایط غیرعادی کاری مشخص شده و تمامی توافق‌های انجام گرفته در راستای ایجاد ثبات و یکنواختی در محیط کار، مستندسازی شود.

پایش

در نظر گرفتن هدف اصلی و بهبود مداوم. هدف از پایش، ارزیابی روند پیگیری سایر گام‌های 5S و ایجاد اطمینان از درست انجام گرفتن کارها و بهبود مداوم است. 5S هم مانند تمامی برنامه‌های کیفی دیگر، برای موفقیت نیاز به تعهد از طرف مدیر ارشد و مشارکت کلیه کارکنان دارد. اگر می‌خواهید نتیجه مورد انتظارتان را از این برنامه بگیرید، نباید برای همه کارمندان یک نسخه یکسان بپیچید؛ برنامه‌های 5S باید متناسب با شرایط هر‌یک از کارمندان و براساس نظر خود آنها به‌کار گرفته شود. با توجه به موقعیت شرکت، 5S می‌تواند به شیوه‌های مختلف پیاده‌سازی شود اما هشت گام زیر می‌تواند به‌عنوان روش اجرایی 5S در اغلب شرکت‌ها کاربرد داشته باشد:

1- کمیته پیاده‌سازی 5S را تعیین کنید.

2- برای هر s یک برنامه عملیاتی تعیین کنید.

3- شروع برنامه را به تمام کارمندان اطلاع‌رسانی کنید.

4- برنامه‌های آموزشی در خصوص اهداف و پیاده‌سازی روش 5S برای کارمندان در نظر بگیرید.

5- روز مشخصی را تعیین کنید که در آن تمامی افراد به تمیز کردن فضای کاری در اختیار خود بپردازند.

6- روز مشخصی را تعیین کنید که در آن تمامی افراد به سازماندهی فضای کاری در اختیار خود بپردازند.

7- نتایج به کارگیری 5S را مورد ارزیابی قرار دهید.

8- برنامه‌ای برای اشخاص تعیین کنید که در آن خود به ارزیابی اقدامات شخصی‌شان پرداخته و اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهند.

بسیاری از شرکت‌ها، 5S را با یک فعالیت خانه‌داری اشتباه گرفته و تنها تاثیر سطحی آن را در نظر می‌گیرند؛ در حالی‌که 5S در عمل علاوه بر نمود ظاهری، می‌تواند در ترغیب کارکنان شرکت به مشارکت در دستیابی به اهداف آن و ایجاد فرهنگ بهبود مداوم در سازمان نقش داشته باشد. با وجود آنکه شاید 5S نتواند مستقیما در مواجهه با چالش‌های رقابتی بازارهای امروزی به شرکت کمک کند، اما می‌تواند بستری را برای دستیابی به شرایط ایده‌آل عملیاتی فراهم کند. بسیاری از شرکت‌های شناخته‌ شده و موفق در سطح جهانی مثل شرکت تویوتا، ادعا کرده‌اند که بدون بهره‌گیری از چارچوب 5S، دستیابی به موفقیت امکان‌پذیر نخواهد بود. سازماندهی و نظم و روحیه کار تیمی به وجود آمده در نتیجه به‌کارگیری روش 5S می‌تواند روابط بین کارمندان یا روابط مدیر با کارمندان را بهبود بخشد. زمانی که کارکنان، خود می‌بینند کارهای کوچکی که انجام می‌دهند هم می‌تواند تاثیرگذار بوده و ارزش افزوده به دنبال داشته باشد، اعتماد بیشتری نسبت به جایگاه خود در شرکت پیدا می‌کنند؛ شاید بتوان این دستاورد را بزرگ‌ترین نتیجه به‌کارگیری روش 5S دانست.