راهنمای حسابداری و مدیریت مالی کسب و کار در پایان سال

پایان سال برای بسیاری از ما یعنی لیست خریدهای دقیقه نودی، برنامه ریزی برای تعطیلات و شاید کمی هم هیجان جشن و دورهمی، اما برای مدیران کسب و کارها این روزها چه شکلی خواهد بود؟ خب، اوضاع کمی متفاوت است. پایان سال یعنی بستن حساب ها، بررسی سود و زیان، تسویه بدهی ها و البته کلی سردرد بابت مالیات!

حسابداری و مدیریت مالی ستون فقرات هر کسب وکاری است. اگر نمی دانید پول تان کجا رفته یا از کجا می آید، مثل این است که وسط یک جنگل تاریک گم شده اید، بدون نقشه و قطب‎نما. شاید پیش خودتان فکر کنید مگر استفاده از خدمات حسابداری چه ایرادی دارد. راستش را بخواهید، اینجا یک مشکل وجود دارد: خدمات حسابداری حرفه ای گران است. تصور کنید آژانس های حسابداری یا حسابدارانی که حقوق های کلان دریافت می کنند، چطور هزینه های سنگین روی دوش کسب و کارهای کوچک می گذارند.

حالا وقتش است که دست به کار شوید و جادوی حسابداری را خودتان کشف کنید. مدیریت مالی، برخلاف تصور، نیازی به مدرک مدیریت حرفه ای یا یک حسابدار تمام وقت ندارد. با چند تکنیک ساده و کمی وقت گذاشتن، می توانید کنترل اوضاع را به دست بگیرید و بودجه تان را مدیریت کنید. به عبارت ساده تر، اگر یک صاحب کسب وکار کوچک هستید و فکر می کنید هزینه استخدام یک حسابدار حرفه ای از توان شما خارج است، این مقاله دقیقا برای شما نوشته شده است. ما در ادامه، شما را با تکنیک هایی آشنا می کنیم که نه تنها جیب تان را حفظ می کند، بلکه کسب وکارتان را برای رشد و موفقیت آماده می سازد. پس اگر آماده اید تا از یک کارآفرین نگران به یک مدیر مالی حرفه ای تبدیل شوید، همراه ما بمانید. قرار است جادوی حسابداری را برای تان ساده کنیم!

تکنیک های مدیریت مالی و حسابداری برای کسب و کارها

تکنیک اول: بودجه بندی حرفه ای با ابزارهای ساده

وقتی اسم بودجه بندی می آید، خیلی ها فکر می کنند با دنیایی از اعداد پیچیده و فرمول های عجیب و غریب روبه رو هستند، اما واقعیت این است که بودجه بندی می تواند به سادگی کار با یک فایل اکسل باشد. اگر بتوانید جریان ورودی و خروجی پول را ثبت کنید، نصف راه را رفته اید.

مطلب مرتبط: تکنیک های مدیریت مالی در طراحی محصول

اولین قدم این است که تمام درآمدها و هزینه های خود را دسته بندی کنید. مثلا درآمدها را به فروش محصولات و خدمات، سرمایه گذاری ها و سایر منابع تقسیم کنید. هزینه ها هم شامل اجاره، حقوق کارمندان، خرید مواد اولیه و هزینه های بازاریابی می شود. با این کار، یک تصویر کلی از وضعیت مالی خود به دست می آورید. اکسل یا گوگل شیت بهترین دوست شما در این مسیر هستند. این ابزارها رایگان و ساده اند و می توانند معجزه کنند. حتی می توانید از قالب های آماده استفاده کنید. مثلا قالب هایی که با چند کلیک گزارش های مالی زیبا و دقیق ارائه می دهند.

بعد از این باید بودجه خود را براساس اولویت ها تنظیم کنید. مثلاً اگر می خواهید در بازاریابی سرمایه گذاری کنید، هزینه های غیرضروری را کاهش دهید. بودجه بندی یک ابزار انعطاف پذیر است؛ بنابراین هر وقت لازم باشد، می توانید آن را تغییر دهید. بودجه بندی به شما کمک می کند تا نه تنها از هدررفت پول جلوگیری کنید، بلکه برای هر ریال خود برنامه داشته باشید. وقتی کنترل اوضاع را به دست بگیرید، حس می کنید که دیگر هیچ چیزی نمی تواند جلوی موفقیت تان را بگیرد.

تکنیک دوم: استفاده از نرم افزارهای حسابداری خودکار

اگر فکر می کنید حسابداری دستی کاری زمانبر و طاقت فرسا است، حق با شماست، اما در عصر تکنولوژی چرا باید همچنان با قلم و کاغذ سر و کله بزنیم؟ نرم افزارهای حسابداری خودکار، دقیقا همان چیزی هستند که به آن نیاز دارید. برای شروع، لازم نیست به دنبال نرم‎افزارهای گران قیمت باشید. بسیاری از برنامه های حسابداری رایگان یا با هزینه کم، امکانات فوق العاده ای دارند. این نرم افزارها به شما اجازه می دهند تا تمام تراکنش های مالی خود را ثبت کنید، گزارش های مالی ایجاد کنید و حتی مالیات های خود را مدیریت کنید.

یکی از ویژگی های جذاب این نرم افزارها امکان اتصال به حساب بانکی است. به این ترتیب، تمامی تراکنش ها به صورت خودکار در سیستم ثبت می شوند و شما تنها کافی است آنها را بررسی کنید. علاوه بر این، بسیاری از این نرم افزارها داشبوردهای گرافیکی دارند که وضعیت مالی شما را با نمودارهای زیبا نشان می دهند. البته انتخاب نرم افزار مناسب بسیار مهم است. باید نرم افزاری را پیدا کنید که با نیازهای شما سازگار باشد. مثلاً اگر کسب وکارتان کوچک است، نیازی به برنامه ای با امکانات پیچیده ندارید. در عوض، نرم افزارهای ساده و کاربرپسند انتخاب بهتری خواهند بود. استفاده از نرم افزارهای حسابداری، نه تنها زمان شما را صرفه جویی می کند، بلکه دقت کار را هم افزایش می دهد. با این تکنیک، دیگر لازم نیست نگران فراموشی یا اشتباهات انسانی باشید.

تکنیک سوم: مدیریت نقدینگی به صورت هفتگی

اگر نقدینگی کسب و کار را به رگ های بدن تشبیه کنیم، مدیریت آن حکم قلب را دارد. اگر جریان نقدینگی شما منظم و سالم نباشد، خیلی زود کسب وکار شما با بحران روبه رو خواهد شد. یکی از بهترین روش ها برای مدیریت نقدینگی، بررسی هفتگی وضعیت مالی است. هر هفته یک روز مشخص را به بررسی ورودی و خروجی پول اختصاص دهید. این کار به شما کمک می کند تا در لحظه بدانید که چه مقدار پول در دسترس دارید و آیا می توانید هزینه های آینده را پوشش دهید یا خیر.

همچنین همیشه یک صندوق اضطراری برای کسب وکارتان داشته باشید. این صندوق می تواند در مواقعی که نقدینگی شما کم است، نجات دهنده باشد. مثلا اگر یک مشتری دیر پرداخت کند یا هزینه ای پیش بینی نشده به وجود بیاید، این صندوق به شما کمک می کند. مدیریت نقدینگی به شما این امکان را می دهد که همیشه یک گام جلوتر باشید. با این کار، نه تنها از بحران های مالی جلوگیری می کنید، بلکه می توانید بهتر برنامه ریزی و رشد کنید.

مطلب مرتبط: 8 نکته در باب مدیریت مالی کسب و کارهای کوچک

تکنیک چهارم: یادگیری اصول اولیه مالی و حسابداری

شاید فکر کنید یادگیری اصول حسابداری وقتگیر و پیچیده است، اما این روزها با وجود منابع آنلاین و دوره های آموزشی کوتاه مدت، یادگیری اصول اولیه مالی دیگر کار سختی نیست.

برای شروع، می توانید از وب سایت ها و کانال های آموزشی رایگان استفاده کنید. این منابع به شما مفاهیم پایه ای مثل ترازنامه، صورت سود و زیان و جریان وجوه نقد را آموزش می دهند. حتی اپلیکیشن هایی وجود دارند که با روش های جذاب، این مفاهیم را به شما یاد می دهند. یادگیری اصول حسابداری، به شما این امکان را می دهد که بهتر تصمیم گیری کنید. مثلا وقتی گزارش مالی کسب وکار خود را بررسی می کنید، دقیقاً می دانید که چه چیزی را باید اصلاح کنید یا به چه نکته ای توجه کنید.

علاوه بر این، داشتن دانش مالی به شما اعتمادبه نفس بیشتری می دهد. دیگر لازم نیست برای هر سوال مالی به دیگران وابسته باشید. می توانید خودتان مشکلات را حل کنید و تصمیمات بهتری بگیرید. در نهایت، یادگیری حسابداری یک سرمایه گذاری بلندمدت است. با این دانش، نه تنها هزینه های خود را کاهش می دهید، بلکه می توانید کسب وکارتان را به صورت حرفه ای تر مدیریت کنید.

تکنیک پنجم: ایجاد گزارش های مالی ماهانه

برای کسب وکارها پایان سال تنها زمانی نیست که باید به حساب ها رسیدگی کنید. در واقع اگر فقط یک بار در سال به وضعیت مالی خود نگاه کنید، مانند این است که فقط سالی یک بار به سلامت خود اهمیت دهید! یکی از بهترین روش ها برای جلوگیری از مشکلات مالی، ایجاد گزارش های مالی ماهانه است.

گزارش مالی ماهانه به شما کمک می کند تا یک تصویر دقیق از درآمدها، هزینه ها و سود و زیان کسب وکارتان داشته باشید. این گزارش ها شامل اطلاعاتی درباره فروش، هزینه های عملیاتی، بدهی ها و حتی وضعیت نقدینگی است. با تهیه این گزارش ها به صورت ماهانه، می توانید الگوهای مالی را شناسایی کرده و تصمیمات بهتری بگیرید. یکی از مزایای این تکنیک این است که به شما اجازه می دهد به موقع مشکلات را شناسایی کنید. مثلا اگر در یک ماه هزینه ها به طور غیرمنتظره ای افزایش یافته باشد، می توانید سریعاً علت را پیدا کنید و آن را کنترل کنید. این گزارش ها به شما امکان می دهند که قبل از اینکه مشکلات به بحران تبدیل شوند، آنها را مدیریت کنید.

مطلب مرتبط: چالش مدیریت مالی کسب و کارهای تازه تاسیس

برای تهیه گزارش های مالی ماهانه، نیازی به ابزارهای پیچیده نیست. اکسل، گوگل شیت یا حتی نرم افزارهای حسابداری ساده می توانند این کار را برای شما انجام دهند. تنها چیزی که نیاز دارید، نظم و برنامه ریزی است. گزارش های مالی ماهانه به شما این امکان را می دهند که نه تنها وضعیت مالی فعلی را بهتر درک کنید، بلکه برای آینده نیز برنامه ریزی دقیق تری داشته باشید. این تکنیک یک راهکار هوشمندانه برای مدیریت مالی است که هر مدیر کسب وکاری باید از آن استفاده کند.

تکنیک ششم: مدیریت بدهی ها و مطالبات به صورت منظم

یکی از چالش های بزرگ در کسب و کارها مدیریت بدهی ها و مطالبات است. اگر نتوانید بدهی های خود را به موقع پرداخت کنید یا مطالبات خود را دریافت کنید، نقدینگی شما دچار مشکل خواهد شد. بنابراین مدیریت این بخش از مالیات، یکی از اساسی ترین تکنیک ها برای حفظ سلامت مالی است.

بد نیست در ابتدا یک لیست دقیق از بدهی ها و مطالبات خود تهیه کنید. این لیست باید شامل جزییاتی مانند تاریخ سررسید، مبلغ و نام طرف مقابل باشد. این کار به شما کمک می کند که بدانید چه مقدار پول باید پرداخت کنید و چه مقدار پول باید دریافت کنید. سپس برنامه ای برای پرداخت بدهی ها تنظیم کنید. اگر امکان پرداخت همه بدهی ها به صورت هم زمان را ندارید، اولویت بندی کنید. بدهی هایی که بهره بالایی دارند یا پرداخت آنها ضروری تر است، باید در اولویت باشند. این کار به شما کمک می کند که از جریمه های احتمالی یا افزایش بدهی ها جلوگیری کنید.

در مورد مطالبات، اگر مشتریانی دارید که پرداخت های خود را به تعویق می اندازند، بهتر است سیاست‏ های روشنی داشته باشید. مثلا می توانید یادآوری های منظم ارسال کنید یا حتی برای پرداخت به موقع، تخفیف ارائه دهید. در مواردی که مشکل حل نمی شود، استفاده از مشاوران حقوقی می تواند کمک کننده باشد. مدیریت بدهی ها و مطالبات، به شما این امکان را می دهد که جریان نقدینگی خود را بهتر کنترل کنید و از بحران های مالی جلوگیری کنید. این تکنیک یکی از مهمترین ابزارها برای ایجاد ثبات مالی در کسب وکارتان است.

تکنیک هفتم: برنامه ریزی مالیاتی دقیق

مالیات یکی از بزرگ ترین دغدغه های هر کسب وکاری است. اگر مالیات های خود را به درستی مدیریت نکنید، ممکن است با جریمه های سنگین یا حتی مشکلات قانونی روبه رو شوید. بنابراین، داشتن یک برنامه مالیاتی دقیق، یکی از ضروری ترین تکنیک ها برای مدیریت مالی در پایان سال است.

مطلب مرتبط: ورود به دنیای حسابداری؛ چطور و چگونه؟

اولین قدم در برنامه ریزی مالیاتی، آگاهی از قوانین و مقررات مالیاتی کشور یا منطقه شماست. باید بدانید که چه مالیات هایی باید پرداخت کنید، نرخ ها چقدر است و چه زمانی باید آنها را تسویه کنید. این اطلاعات به شما کمک می کند که از هرگونه اشتباه یا غافلگیری جلوگیری کنید.

یکی دیگر از بخش های مهم برنامه ریزی مالیاتی، مستندسازی دقیق تراکنش های مالی است. تمامی فاکتورها، رسیدها و اسناد مالی را نگه دارید و در دسته بندی های مشخص ذخیره کنید. این کار نه تنها کار حسابرسی را آسان تر می کند، بلکه در مواقعی که نیاز به اثبات پرداخت های مالیاتی دارید، بسیار مفید خواهد بود.

همچنین، اگر از تخفیف های مالیاتی یا معافیت ها بهره مند می شوید، حتماً از آنها به طور کامل استفاده کنید. بسیاری از کسب وکارها به دلیل ناآگاهی از این مزایا، هزینه های اضافی پرداخت می کنند. با مشورت با یک مشاور مالیاتی یا تحقیق درباره تخفیف ها، می توانید هزینه های مالیاتی خود را به حداقل برسانید. داشتن یک برنامه مالیاتی دقیق به شما کمک می کند که نه تنها از جریمه ها و مشکلات قانونی جلوگیری کنید، بلکه پول بیشتری برای سرمایه گذاری در کسب وکارتان داشته باشید. این تکنیک یکی از کلیدهای موفقیت مالی در پایان سال است.

سخن پایانی

مدیریت مالی و حسابداری در پایان سال، می تواند یک تجربه پراسترس باشد. اما با استفاده از تکنیک های ساده و ابزارهای مناسب، می توانید این چالش را به فرصتی برای رشد و بهبود کسب وکارتان تبدیل کنید. یادتان باشد که هیچ کس به اندازه شما به کسب وکارتان اهمیت نمی دهد. 

پس وقت آن رسیده که کنترل اوضاع را به دست بگیرید و از این فرصت برای مدیریت بهتر مالی استفاده کنید. با کمی تلاش و یادگیری، شما می توانید یک مدیر مالی حرفه ای شوید و کسب وکارتان را برای موفقیت در سال جدید آماده کنید.

مطلب مرتبط: بررسی برترین نرم افزارهای حسابداری

بی شک پایان سال زمانی برای جشن گرفتن است، اما قبل از آن باید مطمئن شوید که حساب های تان سر جای خود هستند و کسب و کارتان برای سال آینده آماده است. پس دست به کار شوید و از این راهنمایی ها برای مدیریت مالی بهتر استفاده کنید.

منابع:

https://www.forbes.com

https://www.investopedia.com