تصور کنید که یک ماشین آخرین سیستم با یک موتور بسیار قوی، سرعت عالی، کنترل راحت و طراحی داخلی فوقالعاده میخرید. شما برای اولین بار سوار این ماشین میشوید و در حال لذت بردن از قدرت و راحتی رانندگی با آن هستید که ناگهان متوجه میشوید هیچ چیزی که به شما در مورد عملکرد ماشین هشدار دهد وجود ندارد. نه سرعتسنج، نه کیلومترشمار و نه نمایشگر سوخت. بدون این ابزارهای مهم و اساسی برای گرفتن بازخورد درمورد عملکرد خودرو هرگز حداکثر لذت و استفاده از این وسیله را نخواهید برد. همیشه نگران تمام شدن بنزین خواهید بود، نگران خواهید بود که مبادا از سرعت مجاز عبور کنید و نمیدانید که چه زمانی باید ماشینتان را برای سرویس کردن به تعمیرگاه ببرید.
راندن یک ماشین قوی بدون ابزارهایی که به شما درمورد عملکرد آن بازخورد دهد مانند ایجاد یک کسبوکار جدید پرآتیه بدون ارزیابی و گزارش بازخورد درمورد عملکرد آن است. متاسفانه، بسیاری از صاحبان کسبوکار در این وضعیت قرار میگیرند. در بهترین شرایط بسیاری از آنها تنها بر یک یا دو معیار مانند بازده سرمایهگذاری و فروش کل احاطه دارند و در بدترین شرایط هم قطعاً هیچ ایدهای در رابطه با اینکه کسبوکارشان چگونه عمل میکند ندارند و تنها امیدوارند که بانکها به آنها زنگ نزنند و بگویند که موجودی حسابشان خالی شده است. مدیران دانا براساس بازخورد و اطلاعات به دست آمده از عملکرد همه جنبههای کسبوکار خود پیشرفت میکنند. آنها از ارقام و اعداد، اظهارنظرها و معیارها برای پیشبرد تصمیماتشان استفاده میکنند و با دید باز درمورد عملکرد کسبوکار با همه افرادی که در ایجاد آن سهیم بودهاند به بحث و گفتوگو میپردازند.
فرآیند استفاده از معیارهای عملکرد کسب وکار برای درک آنچه در کسب وکار شما در حال رخ دادن است و پاسخ به آن امری ضروری است...
در این فرآیند شما باید ارزیابی کنید، نتیجه را گزارش دهید و اصلاحات لازم را انجام دهید سپس دوباره ارزیابی کنید، گزارش دهید و اصلاح کنید و مجدداً این چرخه ادامه خواهد داشت. وقتی از این چرخه استفاده کنید کسبوکار وارد فرآیندی از یک پیشرفت همیشگی که نتیجه تلاش آگاهانه شماست میشود. بدون داشتن معیار، پیشرفت مداوم احتمالاً نتیجه یک شانس خواهد بود. ایجاد این فرآیند در مراحل اولیه چرخه عمر کسبوکار نسبتا آسان است، زیرا معیارها و اندازهها برای کسبوکارهای جدید خیلی پیچیده نیست. ارزیابی موضوعات مهم در کسبوکارهای بالـــــغتــــر ممکن است چالش بیشتری ایجاد کند، اما مطمئناغیرممکن نیســـت. تا جایی که ممکن است این کار را زودتر شروع کنید و ارزیابی و پاسخگویی را جزیی از فرهنگ سازمانیتان کنید. به یاد داشته باشید که در هر ارزیابی چیز ارزشمندی به دست میآورید.
اصول مهم برای ارزیابی خوب از عملکرد کسب و کار
اگر به ایجاد یا اصلاح معیارهایی که برای ارزیابی موفقیت کسبوکار از آنها استفاده میکنید مشغولید، توصیه میکنیم به این اصول که براساس تجربه و مطالعات به دست آمدهاند و غالبا بدون درنظر گرفتن صنعت یا اندازه کسبوکار میتوانند بهکار گرفته شوند توجه داشته باشید و آنها را در سیستم ارزیابی عملکردتان ادغام کنید:
سادگی
حســابداران گاه بیــان میکنند که نمیدانند چرا در کسبوکارها و بهویژه کسبوکارهای کوچکتر افراد بسیار کمی به اطلاعاتی که آنها ارائه میدهند توجه میکنند. یک دلیلش این است که غالباً این افراد نمیتوانند از این اطلاعات سردربیاورند. قوانین حسابداری پیچیدهاند و قابل درک و استفاده کردنشان برای افراد عادی کار مشکلی است. اگر میخواهید افراد در سیستم ارزیابی سهیم باشند پس آن را ساده کنید و ساده نگه دارید.
آنها تنها وقتی در مورد عملکرد کسبوکار صحبت میکنند که معیارهای ارزیابی برایشان واضح و ساده باشد. برای این منظور کارهای زیر را انجام دهید:
- بر تعدادی از معیارهای مهم تمرکز کنید نه ارائه حجم زیادی از اطلاعات
- معـــــــیارهــا و مکانیزمهایی را که پشت هریک از معیارهای مهم وجود دارد برای همه افراد سازمان توضیح دهید.
- همراســتا با رشــد کسبوکار، افراد جدیدی را که وارد کسبوکار میشوند در رابطه با اینکه این معیارها چه هستند و چه معنایی میدهند آگاه سازید.
- سعی کنید که زبان معیارهای مهم برای سازمانتان را بخشی از DNA سازمانی کنید.
تعادل
در رویکردهای قدیمی تقریبا مبنای همه معیارها براساس نتایج مالی است. ولی این کار باعث میشود که تنها نشانهها موردملاحظه قرار گیرند و علل مشکلات و موفقیتها نادیده گرفته شوند. یک کسبوکار مجموعهای بههم پیوسته از فعالیتهایی است که یک سیستم نسبتاً پیچیده را ایجاد میکند، بنابراین باید سعی شود که عملکرد تمام سیستم اندازهگیری و ارزیابی شود، نه فقط نتایج مالی آن. میتوان برای این کار یعنی برای درک واقعی فعالیتهای بههمپیوستهای که یک کسبوکار را شکل میدهند، از کارت ارزیابی متوازن که چهار حوزه فعالیت را مورد ارزیابی قرار میدهد استفاده کرد. یک سیستم ارزیابی عملکرد موثر عملکرد کسبوکار را در تمام این چهار حوزه ارزیابی خواهد کرد و این حوزهها عبارتند از:
افراد: چقدر افرادمان برای کاری که انجام میدهند مهارت و انگیزه دارند و در نقشهایی که برای آنها طراحی شده چگونه عمل میکنند؟
فرآیند: فرآیندهای داخلی شما چقدر موثر و کارآمدند؟
مشتریان: مشتریانتان چقدر راضی هستند؟
امور مالی: از نظرامور مالی در چه وضعیتی هستید؟
برای این کار:
- یک مجموعه متوازن از معیارها را در تمام مولفههای کسبوکار بهکار بگیرید.
شفافیت
روشهای قدیمی اداره کسبوکار غالباً اینگونهاند که مدیران از دادن اطلاعات به همه افراد خودداری میکنند و تنها تعداد کمی از افراد صلاحیت داشتن اطلاعات را دارند، اما این روش دیگر کارآمد نیست و شرکتهای پیشرو متوجه شدهاند که به اشتراک گذاشتن نتایج با هرکسی که در به دست آوردن آنها مشارکت داشته است کاری مفید و موثر است. اگر میخواهید منفعت حاصل از ارزیابی عملکرد کسبوکارتان را به حداکثر برسانید، نتایج را پوشیده نکنید. افراد تنها براساس اطلاعاتی که در دست دارند عمل میکنند و اگر کارکنانتان ایدهای درباره اینکه شرکت چگونه دارد عمل میکند نداشته باشند نمیتوانند آنچه را که برای بهبود اوضاع لازم است انجام دهند.
بسیارخوب است که درمورد نتایج به خصوص با افراد ارشد شرکت بحث کنید. این کار به شما کمک میکند تا بهعنوان مدیر یا صاحب شرکت از هوش جمعی همه افراد سازمان برای تفسیر نتایج و انجام اقدامات اصلاحی استفاده کنید. افراد مختلف نقشهای مختلفی دارند و بنابراین دیدگاههای مختلفی درباره آنچه در سازمان درحال رخ دادن است دارند. اشتراک دیدگاهها و درک نتایج باعث یادگیری میان بخشها و میان کارهای مختلف میشود و فرصتی را برای مدیر- صاحب شرکت فراهم میکند تا آنچه را که واقعاً در کسبوکارش در حال رخ دادن است دریابد.
برای این کار:
- نتایج کسبوکار را با کارمندان تا جایی که ممکن است به طور مرتب (حداقل هر سه ماه یکبار) درمیان بگذارید.
- تفسیر افراد را درباره نتایج جویا شوید. نتایج بد و خوب را با افراد در سازمان تفسیر کنید.
مسئولیت و پاداش
بسیاری از اوقات سازمانها عملکرد جنبههای مختلف کسبوکارشان را ارزیابی میکنند و سپس هیچ کاری در رابطه با این نتایج انجام نمیدهند. آنها از توجه به حوزههای مسالهدار و از دادن پاداش به افرادی که در قبال عملکرد بد خود پاسخگو هستند خودداری میکنند. مهمترین درس در کسبوکار این است «سختگیری درمورد نتایج و سهلگیری درمورد افراد». اگر در زمینهای مشکل وجود دارد درباره عملکرد ضعیف توضیح دهید و مستقیماً با افرادی که در آن سهیم هستند درباره اینکه چگونه میتوان این موضوعات را حل کرد صحبت کنید.
پوشاندن مسائل باعث ایجاد بلاتکلیفی و شبهه برای کارکنانی میشود که در این مشکلات سهیم بودهاند. درضمن مدیران بیشتر موضوعات منفی را مطرح و مستقیماً درباره آن بحث میکنند، اما همینطور وقتی که افراد کارهایشان را بهخوبی انجام میدهند هم باید از آنها قدردانی کرده و به آنها پاداشی که مستحقشان است بدهید. برندگان با قدردانی شکوفا میشوند. لازم نیست پاداشها همیشه مالی باشد. مرخصی، یک نامه دست نوشته یا یک تبریک در مقابل دیگران میتواند بهعنوان مشوقهای بسیار عالی برای آنهایی که کارشان را خوب انجام دادهاند عمل کنند. یک کسبوکار خوب یک سیستم پایدار است که جوان و با طراوت شده و به آن انرژی تازه داده میشود، پاداشها افراد را باانگیزه نگه میدارد و باعث میشود که بر انجام کارهای درست تمرکز کنند. اگر قصد ندارید برای نتایج مثبت و منفی حاصل از سیستم ارزیابی عملکرد کاری انجام دهید پس هرگز به خودتان زحمت داشتن این سیستم را ندهید.
در غیر این صورت برای این کار:
- در مورد عملکردهای ضعیف، با افرادی که در ایجاد آن سهیم بودهاند آشکار و مستقیم درباره نتایج بحث و گفتوگو کنید. بر موضوع تمرکز داشته باشید، نه بر شخص.
- و در مورد کارهای خوب بر شخص تمرکز داشته باشید و با تشخیص سهم و مشارکت آنها در انجام آن کار به ایشان پاداش دهید.
* کارشناس ارشد کارآفرینی