راه‌اندازی واحد روابط عمومی

پرسش: کسب‌ و‌ کار کوچکی دارم و می‌خواهم به تدریج آن را توسعه بدهم. در همین راستا تصمیم دارم واحد روابط عمومی شرکت را راه‌اندازی کنم. برای این کار باید چه ساختاری را در نظر بگیرم؟

پاسخ کارشناس: در بسیاری از واحدهای بزرگ اقتصادی، واحد روابط عمومی در دو شاخه تعریف می‌شود؛ روابط عمومی تجاری که زیرمجموعه واحد بازاریابی، تبلیغات یا فروش است و روابط عمومی اداری که تحت‌نظر دفتر مدیرعامل یا معاونت اداری فعالیت می‌کند.

روابط عمومی تجاری شما باید وظایفی چون رسیدگی به شکایات، عملیات پیشبرد فروش، اسپانسرشیپ، تبلیغات تجاری و کنترل بحران‌ها و فوریت‌های بازاریابی را بر عهده بگیرد. برای واحد روابط عمومی اداری هم باید مواردی چون انجام پژوهش و تهیه بانک اطلاعاتی، تهیه بریده جراید، رسیدگی به شکایات، خدمات و تشریفات و ارتباط با جراید و رسانه‌ها را تعریف کنید.

این دو واحد بهتر است مستقل از یکدیگر و در تابعیت معاونت‌های جداگانه فعالیت کنند، اما وظایف آنها بعضا با هم هم‌پوشانی دارد. از اعضای واحد روابط عمومی تجاری خود بخواهید که با مشتریان، رقبا و نمایندگان رابطه‌ای دوستانه برقرار و با تشکیل کنفرانس‌های مطبوعاتی، درباره محصولات یا خدمات جدید شما اطلاع‌رسانی کنند. این واحد همچنین باید بر فعالیت‌های تبلیغاتی شما نظارت کامل داشته باشد.

انجام نظرسنجی‌ها و تحقیقات میدانی هم می‌تواند به این واحد سپرده شود، اما روابط عمومی اداری شما باید مصاحبه‌های مطبوعاتی و سخنرانی ترتیب بدهد، اخبار شرکت شما را برای رسانه‌ها ارسال کند، برای شرکت در نمایشگاه‌ها برنامه‌ریزی و در صورت امکان، از فرآیندهای شرکت فیلم‌های صنعتی تهیه کند.

در ابتدای فعالیت، نیروهای شایسته‌ای را با توجه به قابلیت‌های فردی و تجربه کاری برای هر یک از این دو بخش گزینش کنید و وظایف موردنظر خود را به روشنی برای آنها تعریف کنید. پیشنهاد می‌کنیم تا زمانی که این واحدها به اصطلاح در کسب‌و‌کار شما جا نیفتاده‌اند، شخصا بر فعالیت‌های آنها نظارت داشته باشید، چون چگونگی عملکرد این واحد در شکل‌گیری چهره‌ای موجه از کسب‌و‌کار شما در ذهن مشتریان بسیار تاثیرگذار است.

پاسخ کارشناس: در بسیاری از واحدهای بزرگ اقتصادی، واحد روابط عمومی در دو شاخه تعریف می‌شود؛ روابط عمومی تجاری که زیرمجموعه واحد بازاریابی، تبلیغات یا فروش است و روابط عمومی اداری که تحت‌نظر دفتر مدیرعامل یا معاونت اداری فعالیت می‌کند.

روابط عمومی تجاری شما باید وظایفی چون رسیدگی به شکایات، عملیات پیشبرد فروش، اسپانسرشیپ، تبلیغات تجاری و کنترل بحران‌ها و فوریت‌های بازاریابی را بر عهده بگیرد. برای واحد روابط عمومی اداری هم باید مواردی چون انجام پژوهش و تهیه بانک اطلاعاتی، تهیه بریده جراید، رسیدگی به شکایات، خدمات و تشریفات و ارتباط با جراید و رسانه‌ها را تعریف کنید.

این دو واحد بهتر است مستقل از یکدیگر و در تابعیت معاونت‌های جداگانه فعالیت کنند، اما وظایف آنها بعضا با هم هم‌پوشانی دارد. از اعضای واحد روابط عمومی تجاری خود بخواهید که با مشتریان، رقبا و نمایندگان رابطه‌ای دوستانه برقرار و با تشکیل کنفرانس‌های مطبوعاتی، درباره محصولات یا خدمات جدید شما اطلاع‌رسانی کنند. این واحد همچنین باید بر فعالیت‌های تبلیغاتی شما نظارت کامل داشته باشد.

انجام نظرسنجی‌ها و تحقیقات میدانی هم می‌تواند به این واحد سپرده شود، اما روابط عمومی اداری شما باید مصاحبه‌های مطبوعاتی و سخنرانی ترتیب بدهد، اخبار شرکت شما را برای رسانه‌ها ارسال کند، برای شرکت در نمایشگاه‌ها برنامه‌ریزی و در صورت امکان، از فرآیندهای شرکت فیلم‌های صنعتی تهیه کند.

در ابتدای فعالیت، نیروهای شایسته‌ای را با توجه به قابلیت‌های فردی و تجربه کاری برای هر یک از این دو بخش گزینش کنید و وظایف موردنظر خود را به روشنی برای آنها تعریف کنید. پیشنهاد می‌کنیم تا زمانی که این واحدها به اصطلاح در کسب‌و‌کار شما جا نیفتاده‌اند، شخصا بر فعالیت‌های آنها نظارت داشته باشید، چون چگونگی عملکرد این واحد در شکل‌گیری چهره‌ای موجه از کسب‌و‌کار شما در ذهن مشتریان بسیار تاثیرگذار است.