چگونه تغییر را در سازمان خود مدیریت کنیم؟

تغییر، فرآیند دشواری است، خواه این تغییر مواجهه با تغییرات بزرگی نظیر بازسازی مدل کسب وکار باشد یا تغییری کوچک در حقوق کارمندان. محققان طی یک مطالعه به این نتیجه رسیدند که 70 درصد تلاش‌های در جهت تغییر با شکست مواجه می‌شود.

با درک مرحله اصلی و وضعیت روانشناسی کارمندان خود، می‌توانید برای آماده‌سازی فرهنگ تغییر در سازمان خود و جلوگیری از مشکلات رایج و تلاش‌های منجر به شکست اقدام کنید. گزارش زیر می‌تواند در این راستا به شما کمک کند.

شتاب نکنید

افسانه‌ای در خصوص تغییر در ذهن مدیران وجود دارد که سبب نابودی حرفه آنها می‌شود. این افسانه این است که در هنگام مدیریت تغییر، بسیاری از مدیران به‌طور اشتباه فکر می‌کنند که شتاب بهترین رویکرد برای رسیدن به تغییر زودهنگام است. آنها فکر می‌کنند که اگر با سرعت بیشتری حرکت کنیم، تلاش‌های‌مان برای مدیریت تغییر زودتر نتیجه می‌دهد.

در حالی‌که نباید زمان آماده‌سازی تغییر را هدر دهیم. تنها باید وارد این پروسه شویم و آن را مرحله به مرحله انجام دهیم تا شاهد اجرای تغییر در جهت رشد سازمان باشیم.

آماده‌سازی فرهنگ سازمانی

متاسفانه مواردی پیش آمده که طی آن مدیری یک هفته وقت برای تغییر فرآیند یا رفتاری یا پروسه‌ای در سازمان گذاشته و سپس دریافته که ابتدا باید فرهنگ سازمان را آماده این کار می‌کرده، چراکه در هنگام اجرای استراتژی‌های تغییر، هیچ حمایتی از جانب دیگران دریافت نکرده‌است.

اگر شما انرژی و زمان کافی برای آماده‌سازی فرهنگ سازمان برای تغییر نگذارید، قادر به حمایت مورد نیاز اولیه برای پیشروی تغییرات مدنظر خود نخواهید بود. شما ممکن است با تغییراتی که در سازمان خود انجام می‌دهید بتوانید در مجموع به فروش بیشتری برسید، اما بدون آماده‌سازی و حمایت کارمندان خود در نهایت موجی منفی از انتظارات و شکایات علیه خودتان ایجاد می‌کنید. مادامی که مطمئن نشدید 70درصد فرهنگ سازمانی شما آماده تلاش برای تغییر و مدیریت آن نشده است، اجرایی کردن تغییر در آن بازه به صلاح نیست.

تشویق کارمندان به مشارکت

هرگونه فعالیت‌ منجر به تغییر، نیازمند تلاش جمعی و مشارکت همه اعضای سازمان است. تشویق گسترده اعضای سازمان و مشارکت همه واحدهــای ســازمانی، حوزه‌های وظیفه‌ای و سطوح مختلف درگیر در محدوده تغییرات سازمانی یک ساز و کار کلیدی برای اتحاد اعضای سازمان در جهت تغییر مورد نظر و ایجاد تعهد و احساس مالکیت نسبت به آن است. این امر نیازمند تعهد شخصی به تغییر و درونی شدن آن و نه قبول صرف آن است.

یک حقیقت ثابت‌شده در این زمینه آن است که انسان‌ها وقتی فرصت درک علت تغییر را داشته باشند، حرف‌های‌شان شنیده شود و حمایت قوی از شیوه طراحی و اجرای خود را پشت سرشان داشته باشند، با کمال میل و با شور و اشتیاق به تغییر متعهد و خواهان کمک به اجرای آن می‌شوند. بنابراین تلاش‌های اثربخش منتهی به تغییرات پایدار، نیازمند بهره‌برداری از خرد و استعداد همه اعضای سازمان و حرکت هم‌زمان براساس نظرات هر دو سطح اساسی سازمان یعنی مدیریت و کارمندان است.

درک سه مرحله اصلی

چالش آماده‌سازی فرهنگ برای تغییر، تمایل کارمندان برای ماندن در وضعیت فعلی را تبیین می‌کند. یکی از بزرگ‌ترین موانع در هدایت کارمندانی که با تغییر مخالفت می‌کنند این است که آنها وضعیت فعلی را دوست دارند و با آن احساس راحتی می‌کنند.

به همین جهت تغییردادن این شرایط بسیار سخت‌تر از آنچه است که فکر می‌کنید. برای اینکه کارمندان‌تان را از وضعیت فعلی به وضعیت آینده و ایده‌آل سازمان نزدیک کنید، نیاز به درک سه مرحله دارید که اصطلاحا آن را «چرایی تغییر، چگونگی آن و مکان تغییر» می‌نامند.

چرا به تغییر نیاز داریم؟

اگر کارمندان درک نکنند که چرا به تغییر نیاز دارند، هیچ‌گاه تغییر نخواهند کرد. به همین دلیل است که اغلب هدایت تلاش‌های مدیریت تغییر در یک سازمان شکست خورده، آسان‌تر از یک شرکت موفق است. اگر سازمان رو به ورشکستگی باشد، بسیار آسان‌تر می‌توان برای کارمندان توضیح داد که چرا به تغییر نیاز داریم. (برای مثال می‌توانید بگویید اگر خودمان و پروسه‌ها را تغییر ندهیم، ورشکست می‌شویم!) 

اما در شرکت‌های موفق طرز فکر کارمندان این است که «چرا باید تغییر کنیم وقتی همه چیز روی روال است و موفقیم؟» بنابراین نخستین چیزی که مدیران در این مواقع باید انجام دهند، آماده‌سازی فرهنگ سازمان خود برای شروع حرکت به سمت تغییر است. به بیان دیگر، ایجاد وضعیتی مغایر با وضعیت فعلی کار دشواری است و با تهدیدهایی علیه موفقیت فعلی خود مواجه خواهیم شد. این می‌تواند نشان‌دهنده این باشد که ما به آن اندازه‌ای که فکر می‌کنیم کامل نیستیم. 

اگر وضعیت کنونی به صورتی باشد که کارمندان در آن راحت نباشند، میزان استقبال آنها از تغییر و رفتن به وضعیت آینده افزایش خواهد یافت. آنها در این راه هیجان انگیزتر بوده و دوست دارند زودتر مرحله تغییر را طی کرده و نتایج مثبت را ببینند. در این حالت اگر پاداشی نیز برای آنها در نظر بگیرید، پا را فراتر نهاده‌ و توانسته‌اید آنها را نسبت به آینده سازمان و حرکت به سوی آن امیدوارتر کنید.

این تغییرات به کجا خواهد رسید؟

دومیــن روش آماده‌سازی فرهنگ برای تغییر این است که در ذهن خود این تصور را ایجاد کنید که وضعیت آینده بسیار بهتر از وضعیت کنونی خواهد بود. از خود بپرسیدآن مسیری که می‌روم درست است؟ آیا در آینده وضعیت جذاب‌تر از اکنون است؟ سعی کنید راه‌های درست رسیدن به آن را در ذهن خود تصور کنید.

کارمندان شما به دانستن ریزترین اطلاعات و جزییات در مورد وضعیت سازمان بعد از تغییر در آینده نیازی ندارند، اما لازم است که یک ایده کلی از جایگاهی که قرار است به آن برسید برایشان متصور کنید. آنها نیاز دارند در مورد جایگاهی که انتظارشان را می‌کشد، تصویرسازی کنند و خودشان را در آن وضعیت تصور کنند.

چگونگی انجام تغییر

سومین روش آماده‌سازی فرهنگ برای تغییر، این است که به کارمندان خود این حس را بدهید که چگونه از وضعیت فعلی به وضعیت آینده برسید. یکی از موانع تغییر، شکاف میان وضعیت کنونی و وضعیت آینده است. این شکاف برای کارمندان برطرف نشدنی است. میان این شکاف یک پل بسازید و به سادگی از وضعیت کنونی به آینده حرکت کنید.حتی اگر کارمندان‌تان دریافتند که چرا به تغییر نیاز دارند و با این تغییر به کجا خواهند رسید، باز ذهن آنها نیاز به آماده‌سازی داشته و نمی‌توانند کامل سفر پیش رو را مجسم کنند.

بنابراین رهبران نیاز به این امر دارند که به کارمندان خود نشان دهند که مسیری دشوار پیش رو دارند، مسیری که می‌توان آن را به مراحل کوچک‌تر تقسیم کرده و برای هر مرحله زمان خاصی اختصاص داد.

همچنین فعالیت‌های تیمی از مهم‌ترین مواردی است که در سازمان‌های امروزی اتفاق می‌افتد. نتایج عملکرد تیم‌های اثربخش برای رسیدن به تغییرات سازمانی، بیش از عملکرد افرادی است که مجزا فعالیت می‌کند. رفتار فردی افراد، تحت تاثیر هنجارها و ارزش‌های اجتماعی - فرهنگی تیم کاری قرار می‌گیرد.

تصمیماتی که در تیم‌های کاری، اتخاذ می‌شوند تصمیماتی درست و دقیق خواهند بود، زیرا به جای یک مغز چندین مغز با یکدیگر هم‌اندیشی کرده و تصمیمات خام تصویب نمی‌شود. از طرف دیگر اعضای تیم‌های کاری در اشاعه‌تحول، پذیرش تحول و کاهش مقاومت در مقابل تغییر، نقش بالایی را ایفا می‌کنند.

در انتها اینکه مدیریت تغییر همیشه ساده نیست. معمولا اشتباهاتی که در امر مدیریت تغییر روی می‌دهد به سبب غفلت از یکی از این سه مرحله است؛ اگر کارمندان بدانند که چرا نیاز به تغییر است، با این تغییر به کجا قرار است برسند و چگونه باید این مسیر را طی کنند، با تمایل بیشتر به شما در این سفر می‌پیوندند.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com