گزارش «فرصت امروز» از مزایا و معایب روابط غیررسمی و صمیمی در سازمان / تاریک و روشن روابط غیر رسمی در محیط کار

یکی از مقوله‌های مهم در سازمان‌های امروزی بحث ارتباطات سازمانی است و وجود این سازمان‌ها وابسته به ارتباطات آنهاست. این وابستگی در حدی است که مدیران ارشد یک سازمان معمولا وقت زیادی را صرف برقراری ارتباطات می‌کنند. از طرفی یکی از عوامل موثر در اثربخشی سازمان‌های امروزی بحث ارتباطات افقی است که بین اعضا و گروه‌های مختلف داخل سازمان برقرار می‌شود و این ارتباط می‌تواند در ایجاد هماهنگی سازمان بسیار موثر باشد.

در این میان کارکنان یک سازمان براساس علایق، همفکری‌ها و... ارتباطات غیررسمی را باهم برقرار می‌کنند و این ارتباط غیررسمی در بعضی از سازمان‌ها به‌اندازه‌ای گسترده است که ارتباطات رسمی در آن محو می‌شود و فعالیت‌ها و هماهنگی‌ها معمولا از طریق ارتباطات غیررسمی کارمندان با یکدیگر حل‌وفصل می‌شود. اما در سازمان‌هایی که دارای رسمیت بالایی هستند و ارتباطات رسمی در آنها به‌دقت زیادی تعریف‌شده است، ممکن است وجود ارتباطات غیررسمی برای سازمان اخلال ایجاد کند. مسئله اینجاست ارتباطات غیررسمی و صمیمیت در بین کارکنان تا چه اندازه می‌تواند برای یک سازمان مفید باشد؟ و درصورتی‌که ارتباطات غیررسمی تعارض‌هایی را برای سازمان ایجاد کند، مدیران ارشد در راستای رفع این تعارضات چه اقداماتی را باید انجام دهند؟

در همین راستا دکتر نغمه عبادی، کارشناس ارشد منابع انسانی در گفت‌و‌گو با «فرصت امروز» می‌گوید: افراد نه‌تنها با دست‌های‌شان بلکه با قلب‌های‌شان کار می‌کنند. آن هنگام که افراد با قلب‌ها یا روح‌شان کار می‌کنند، به هدف و نوعی کامیابی دست می‌یابند که به معنای آن است که محیط کاری می‌تواند مکانی باشد که در آن افراد تمام قابلیت‌های خود را بروز داده و کامیاب شوند. این جملات گویای آن است که در سازمان ضمن حاکم بودن روابط رسمی، روابط غیررسمی نیز شکل می‌گیرد که در پس ساختارها، سیستم‌ها و فرآیندهای یک سازمان پنهان است. در حقیقت یک سازمان سرزنده حاصل توازن بین ساختار رسمی قواعد، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و فرهنگ غیررسمی، خلاقیت، پویایی‌های روابط و مشارکت است. یک درخت را در نظر بگیرید ساختار رسمی به‌مثابه تنه و شاخه‌هاست درحالی‌که فرهنگ غیررسمی به برگ‌ها، شکوفه‌ها و میوه‌هایی می‌ماند که از همان ساختار رسمی رشد می‌کند. عبادی ادامه می‌دهد: در حقیقت تاریخچه موضوع روابط غیررسمی در سازمان به پژوهش‌های التون مایو در سال 1933 بازمی‌گردد. آنان دریافتند میزان رضایت اجتماعی کارکنان از محیط کار تاثیرگذارترین عامل بر بهره‌وری آنان است. به دنبال آن مازلو در نظریه کلاسیک سلسله‌مراتب نیازها، نیازهای اجتماعی مانند احترام و امنیت را بعد از نیازهای زیستی مطرح کرد.

شمشیر دولبه روابط غیررسمی

این کارشــناس منابع انسانی درباره روابط غیررسمی در سازمان بیان می‌کند: از روابط غیررسمی در سازمان هنوز به‌عنوان شمشیر دو لبه یاد می‌شود، به این معنا که از یک‌سو ویژگی دلگرم‌کنندگی را برای فرهنگ سازمان به ارمغان می‌آورد و از سوی دیگر به‌عنوان علت عدم کارایی و آسیب شناخته می‌شود. منطقی است که ارتباطات دوستانه منبعی است که با فراهم کردن محیط حمایتگر و امکان جامعه‌پذیری فضای سازمان را غنی سازند. این ارتباطات فضای کاری مفرحی را در سازمان ایجاد کرده که درنتیجه آن احساسات مثبتی در بین کارکنان شکل می‌گیرد. این احساسات ضمن آنکه خود یکی از عوامل سنجش کیفیت زندگی کاری در سازمان است، می‌تواند هم‌افزایی و درنهایت افزایش کارایی و اثربخشی را به دنبال داشته باشد.

روابط غیر رسمی سرمایه اجتماعی

او خاطرنشان می‌کند: وجود روابط غیررسمی بین افراد سازمان، ایجادکننده سرمایه اجتماعی است که به معنای منابع بالقوه و بالفعل موجود درون شبکه روابط یک فرد یا واحد اجتماعی است. با شکل‌گیری این نوع از سرمایه تمایل افراد برای انجام رفتارهای نقش و فرانقش افزایش می‌یابد که پیامدهای مثبتی را برای عملکرد کارکنان و سازمان به دنبال دارد. به‌بیان‌دیگر روابط غیررسمی و سرمایه اجتماعی چرخه‌ای را شکل می‌دهند که به‌طور مستمر در جهت تقویت یکدیگر عمل می‌کنند.

فضای دوستانه در روابط غیررسمی

عبادی با اشاره به این موضوع که «در حقیقت اگر کارکنان فضای دوستانه را در محیط کار تجربه کنند نگرش مثبت‌تری برای حضور در محل کار خواهند داشت» می‌افزاید: روابط غیررسمی در محیط کاری می‌تواند به ارتباط بین کارکنان کمک کرده و تسهیم اطلاعات و دریافت بازخورد را تسهیل کند. پژوهشگران دریافته‌اند که دوستی در محیط کار بر خروجی سازمان و عملکرد کارکنان، استرس شغلی، نگرش کارکنان، تفکر خلاقانه و انتقادی، مشارکت کارکنان، رضایت شغلی، تعهد و تمایل به ترک خدمت تاثیرات مثبتی دارد و سبب احساس امنیت و راحتی در محیط کار می‌شود. محیط‌های کاری غیررسمی خودجوش، سرزنده، خلاق و منعطف هستند. در این محیط‌ها به دلیل ارتباط و اعتمادِ بهبودیافته راه‌حل‌های جدیدی برای مسائل قدیمی توسعه داده‌شده و مسائل جدید به‌سرعت حل می‌شود.

عدم تمرکز با روابط غیررسمی

این کارشناس ارشد منابع انسانی درباره معایب روابط غیررسمی در سازمان می‌گوید: مخالفان معتقدند توسعه ارتباطات صمیمانه منجر به از دست رفتن تمرکز بر وظایف رسمی شده و به آسیب‌پذیری عملکرد کارکنان و سازمان منجر می‌شود. این ارتباطات غیررسمی ممکن است ارتباطات شخصی منفی را در پی داشته باشد، زیرا هر چه کارکنان احساس راحتی بیشتری با یکدیگر داشته باشند و بیشتر درباره زندگی شخصی همکاران‌شان بدانند، محملی برای شایعه‌پراکنی و سخن‌چینی ایجاد خواهد شد. این امر در مقابل، رضایت شغلی و بهره‌وری کارکنان را کاهش می‌دهد. همچنین وجود روابط غیررسمی نادرست سبب می‌شود هنجارهایی بین افراد شکل گیرد که آنها را تبدیل به یک گروه غیر‌کارکردی کند. در این گروه‌ها اعضا طبق توافق با یکدیگر یا به دلیل فشار گروهی تصمیم به کارشکنی‌هایی در سازمان می‌گیرند که عملکرد سازمان را مختل می‌سازد.

مدیریت دشوار با روابط دوستانه

او تاکید می‌کند: اگر به‌عنوان مدیر، روابط غیررسمی مثبتی را با کارکنان‌تان ایجاد کنید آنها تعهد بیشتری به کسب‌وکار شما خواهند داشت. اما نکته حائز اهمیت آن است که اگر کارکنان یکدیگر را بیشتر از آنکه همکاران حرفه‌ای در نظر بگیرند دوست قلمداد کنند، مدیریت موثر آنان بسیار دشوار خواهد شد. کارکنان شما ممکن است در پیروی از دستورات شما به‌عنوان یک «رییس دوست» کاهلی کنند. بنابراین ضمن تشویق روابط غیررسمی، باید به‌طور واضح مرزهای رسمی را مشخص کنید در غیر‌این صورت بهره‌وری سازمان دچار آسیب خواهد شد. برای جبران ریسک‌های اشاره‌شده ضمن تدوین خط‌مشی‌هایی در ارتباط با فضای دوستانه (مثل اینکه همکارانی که با یکدیگر ازدواج می‌کنند باید در ادارات متفاوتی کار کنند) باید آموزش‌هایی را تدارک دید که افراد را نسبت به تعارض‌های بالقوه منافع آگاه می‌سازد.

استقبال مدیر از روابط صمیمی

عبادی ادامه می‌دهد: به بیانی دیگر مدیر باید با استفاده از سازوکارهایی مانند ترتیب دادن جلساتی برای گفت‌وگو با کارکنان، گوش دادن هوشمندانه به نظرات آنان، فراهم کردن مشارکت فعال کارکنان، درخواست ارائه راهکار از سوی آنان و شرح رخدادهای درون سازمان به‌طور شفاف اعتماد کارکنان را جلب کند. کارکنان باید این احساس را داشته باشند که مدیر از روابط غیررسمی آنها استقبال می‌کند و خود گام آغازین را برای شکل‌گیری چنین ارتباطی برمی‌دارد.

راهکارهای ایجاد روابط غیررسمی در سازمان

این کارشناس ارشد منابع انسانی درباره راهکارهای ایجاد روابط غیررسمی و صمیمی بیان می‌کند: یکی دیگر از راهکارهای مورداستفاده برای ایجاد روابط غیررسمی شکل‌دهی تیم‌های کاری است. کارتیمی مانند بذری برای دوستی عمل می‌کند چراکه اغلب افراد را وادار می‌سازد تا در ارتباط نزدیک‌تری با یکدیگر کارکرده و تجربیات گذشته را با یکدیگر تسهیم کنند.

برگزاری مراسم‌ دوره‌ای

او می‌افزاید: علاوه بر این می‌توان به مدیران آموزش داد تا جوسازمانی باز و دوستانه‌ای را در بین کارکنان ایجاد کنند و مثال‌هایی را از تعاملاتی مطرح کنند که سازمان‌ آنها مترصد ارتقای آنهاست. مثلا برگزاری مراسم‌هایی که به‌طور دوره‌ای از تمام اعضای سازمان برای حضور دعوت به عمل می‌آید مانند جشن‌های سالگرد تاسیس سازمان، جشن‌های پایان سال و. . . یا امکانات رفاهی دیگری (مانند مجموعه‌های تفریحی و ورزشی) که برای کارکنان تدارک دیده می‌شود محملی برای شکل‌گیری روابط غیررسمی موثر فراهم می‌سازد.

ارتباط، قلب مدیریت

عبادی در پایان خاطرنشان می‌کند: ارتباطات موثر قلب مدیریت است. از سوی دیگر هدف اصلی هر سازمان حصول مأموریت تعریف‌شده‌اش است. بنابراین باید تمام ارکان سازمان به‌گونه‌ای سیستمی و نظام‌مند شکل‌گرفته و هماهنگ شوند که متناسب با این مأموریت باشند. در همین راستا نیز محیط کاری و ارتباط بین کارکنان باید به‌گونه‌ای تعریف شود که متضمن تحقق این مأموریت باشد.