توصیه هایی کاربردی برای مدیران (84) / اجتناب از کپی کردن دوباره اطلاعات بی ارزش

حفظ اطلاعات از مواردی است که هر شرکتی در تلاش برای اجرایی کردن آن است. درواقع اطلاعات از اهمیت بالایی برای هر شرکتی برخوردار است و به همین خاطر ممکن است از یک فایل چندین نسخه کپی گرفته شود. با این حال سوالی که مطرح است این است که آیا تمامی اطلاعات از ارزش یکسان برخوردار هستند؟ بدون شک چنین نیست و به همین خاطر ضرورتی وجود ندارد از یک سری اطلاعات که از ارزش کمی برخوردار هستند کپی گرفته شود.

برای مثال ممکن است یک برگه حاوی یک سری اطلاعات مخصوص همان روز باشد و بدون شک با پایان یافتن آن روز دیگر برای شرکت از اهمیتی برخوردار نخواهد بود به همین خاطر کپی گرفتن از آن کاری بیهوده خواهد بود. در این رابطه تصور غالب افراد این است که بهترین کار داشتن دو نسخه از هر اطلاعاتی است تا در صورت نیاز بتوان فورا به آن مراجعه کرد.

کپی گرفتن علاوه بر اینکه هزینه مالی برای شرکت دارد، باعث می شود تا وقت کارمندان برای دقایقی هرچند کوتاه گرفته شود. این اتلاف وقت خصوصا در مواقعی که حجم کار فرد بالا باشد، باعث مشکل خواهد شد. به همین خاطر بهتر است در ابتدا اطلاعات مهم را از سایرین جدا کرده و سپس برای کپی گرفتن از آنان اقدام کنند.

ایده

هر شخص، شرکت یا سازمان اطلاعاتی در اختیار دارد که از ارزش بالایی برخوردار است و با اهمیت تلقی می شود. حال تصور کنید که به هر دلیل این اطلاعات از دست بروند. بدون شک این امر ابدا به نفع شرکت نیست و باعث بروز مشکلات جدی خواهد شد. به همین خاطر لازم است از اطلاعات مهم خود کپی بگیرید. البته منظور از کپی گرفتن الزاما تهیه نسخه چاپی دیگری از آن نیست. هدف تهیه نسخه پشتیبان است تا در صورتی که اطلاعات مهم به هر دلیلی از دست رفت با مشکل مواجه نشوید.

به همین خاطر این امر می تواند به هر طریقی انجام شود. با این حال لازم است با توجه به نوع نیاز خود، بهترین شیوه را انتخاب کنید. ذخیره اطلاعات امری است که در دوره های کوتاه مدت و بلند مدت باید اجرا شود. علت این امر نیز این است که ممکن است نسخه دیگری که تهیه کرده اید بر اثر گذر زمان از دست برود.

برای مثال ممکن است کپی شما پس از گذشت زمان و با یک سهل انگاری از دست برود به همین خاطر لازم است اگر اطلاعات از اهمیت حیاتی برای شرکت برخوردار است، به چند طریق آنان را ذخیره کرده و همواره احتمالات را در نظر بگیرید. اگر واقع بینانه نگاه کنیم، انسان همواره ممکن است اشتباه کند و تمامی اطلاعات یا قسمتی از آن آسیب ببیند. با این حال اگر کپی آن را در اختیار داشته باشید، دیگر با مشکل مواجه نخواهید شد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- کپی گرفتن همواره برای پشتیبان گیری از اطلاعات باارزش به کار گرفته نمی شود. گاهی ممکن است اطلاعات را نیاز داشته باشید اما جابه جایی نسخه اصلی با ریسک بالایی همراه باشد. تحت این شرایط لازم است تا از آن کپی تهیه کنید.

- همواره بهتر است نسخه اولیه در جایی امن حفظ شود و از کپی های آن استفاده کنید.

- تعیین این امر که کدام دسته از اطلاعات با ارزش و کدام یک بی ارزش هستند امری است که توصیه می شود هنگامی صورت گیرد که فرد تحت فشار کار زیادی نیست و می تواند دقت عمل کافی داشته باشد. در غیر این صورت ایجاد تفاوت بین اطلاعات سخت خواهد شد.

- کپی ها و نسخه های پشتیبان خود را هر چند وقت یک بار بازرسی مجدد کنید. ممکن است اطلاعاتی یافت شود که دیگر ارزش اولیه خود را از دست داده باشد و با توجه به اینکه نگهداری اطلاعات نیز هزینه بر است، حفظ آن دیگر بی فایده است و فقط فضایی را اشغال می کند.نکته دیگر آنکه تلنبار شدن اطلاعات منجر به این خواهد شد که فضایی شلوغ در اختیار داشته باشید که مسلما کار در این شرایط بسیار سخت خواهد بود و ممکن است گشتن اطلاعات به علت انبوه بودن شان به کاری وقت گیر تبدیل شود.