اتلاف وقت؛شکست مدیریتی یا ویژگی شخصیتی افراد؟

اتلاف وقت نوعی  رفتار کاری ضد بهره‌وری است که از آن به میل باطنی کارکنان به انجام فعالیت‌های غیرکاری در طول زمان کار، تعبیر می‌شود. در اتلاف وقت این‌گونه فرض می‌شود که تعداد قابل ملاحظه‌ای از کارکنان فارغ از میزان درگیری با شغل و حتی در شرایطی که بهره‌وری در حد قابل قبولی وجود دارد، به اتلاف وقت می‌پردازند. عوامل اتلاف وقت در گروه‌های مختلف اجتماعی، یکپارچه و یکسان عمل نمی‌کند.

این‌گونه ادعا می‌شود که کاركنان در سازمان‌ها به چهار شكل دست به اتلاف وقت می‌زنند كه مدیران و سرپرستان باید با به کارگیری گونه‌های مختلفی از فنون مدیریت منابع انسانی، هر یک را مدیریت کنند.

در مطلب پیش رو ضمن بررسی برخی از عوامل مؤثر بر اتلاف وقت توسط کارکنان، انواع سارقان وقت، مدیریت دستبرد زمانی و راه‌های جلوگیری از اتلاف وقت در سطح خرد و کلان مورد بررسی قرار گرفته است.

توجیه عقلانی

معمولا قبل از اتلاف وقت توجیهی برای آن وجود دارد. كارمندان آگاهانه یا غیرآگاهانه قبل از وقت‌کشی به یك فرآیند توجیهی می‌پردازند. این مرحله برای هر فرد متفاوت است. یک کارمند ممکن است فقط به یک مورد منحصر به فرد اشاره کند، مانند ماموریت شغلی غیر‌عادلانه، اما دیگری روی چند دلیل متمرکز شود مانند کمبود نظارت، کمبود آموزش شغلی و رضایت شغلی اندک. محققان بسیاری وقت خود را صرف درک چگونگی و چرایی رفتارهای توجیهی کرده‌اند اما به هر حال به یقین نمی‌توان گفت که حتما فرآیندی توجیهی، قبل از اتلاف وقت وجود دارد.

فرصت

فرصت اتلاف وقت با شرایط کاری هر فرد ارتباطی مستقیم دارد. برای مثال، احتمال اتلاف وقت توسط منشی‌ای که دسترسی آسان به اینترنت دارد، بیشتر از کارمندی  است که به اینترنت دسترسی ندارد. این موضوع در مورد زمانی‌که یک کارمند در محل کار خود است، صادق است. برای نمونه فروشنده‌ای که نیمی از روزش را بیرون از شرکت با مشتریان می‌گذراند نسبت به شخصی که همیشه در شرکت است، بیشتر می‌تواند به کارهای شخصی خود در زمان کاری بپردازد.

یا کارمندی که در خانه کار می‌کند احتمال بیشتری وجود دارد که وقت کاری خود را هدر دهد، چون نظارت مستقیم بر کار او وجود ندارد. اما بایلی و کورند در سال 2002 دریافتند کارمندانی که در خارج از شرکت کار می‌کردند موفق‌تر بوده‌اند.

آنان در مورد علت موفقیت این کارکنان چنین توضیح داده‌اند که وقتی فرد در محل کار خود حاضر می‌شود ممکن است با مشاهده مسائلی چون مفید نبودن همکاران در انجام کار، خود نیز بی‌انگیزه شده و وقت کاری را هدر دهد.

عواقب و تجربه

رفتارهای اتلاف وقت مدیران رده بالای یک سازمان، به این دلیل که نظارت کمتری بر کارهای آنان می‌شود، ممکن است با دیر آمدن به محل کار خود یا خروج زودهنگام موجب اتلاف وقت کاری خود شوند. البته به جز استانداردهای اجرایی که برای تمرکز بر عملکرد خارجی کارمندان وجود دارد، اغلب چند استاندارد اجرایی قوی نیز برای مدیران وجود دارد. کارمندانی که نظارتی بر کار آنان نمی‌شود الگوهای متفاوتی از اتلاف وقت نشان می‌دهند.

این کارمندان باید از نزدیک کنترل شوند یا اینکه استاندارد اجرایی ثابتی وجود داشته باشد که آنها مجبور به انجام آن باشند. اگر در قبال انجام کار منفی، بازخورد منفی‌ای وجود داشته باشد، آن کار کمتر تکرار خواهد شد و برعکس، اگر در قبال انجام کاری مثبت، بازخورد مثبتی وجود داشته باشد احتمال تکرار آن کار بیشتر می‌شود.

بنابراین اگر بازخوردی منفی برای اتلاف وقت وجود داشته باشد احتمال وقت‌کشی کارکنان بسیار کم خواهد شد. تجارب گذشته کارمندان نیز در رفتارهای آینده آنها بسیار تاثیرگذار است. کارمندی که در گذشته وقت کاری خود را هدر می‌داده است به احتمال زیاد در آینده نیز چنین خواهد کرد. البته این تجارب همیشه عامل اصلی اتلاف وقت نیستند. اگر کارمندی بفهمد که یکی از همکاران او به خاطر انجام بازی‌های کامپیوتری در اداره، توبیخ شده است به احتمال زیاد کمتر مرتکب چنین کاری می‌شود.

کارمندان می‌توانند به چهار گروه جداگانه تقسیم شوند:

درگیر و موثر، غیردرگیر و موثر، درگیر و غیر‌موثر، غیر‌درگیر و غیر‌موثر (جدول 1)

مدیریت دستبرد زمانی

با توجه به وجود انواع  «سرقت» و چهار نوع خاص  «سارقان وقت» که در مقاله حاضر بدان‌ پرداخته شد به این نتیجه می‌توان رسید که مدیران کسانی هستند که می‌توانند بهترین تشخیص و بهترین رفتار را در محیط کار در مورد  «سارقین» داشته باشند.  «سرقت» در واقع عملی است که از عوامل متفاوتی تشکیل شده است. این عوامل هم ماهیت  «ایستایی» دارند و هم ماهیت  «جنبشی» که بعضی از آنها برای تاثیرگذاری و بررسی آسان هستند و بعضی دیگر خیلی گریزان و فرار هستند.

تقریبا هر کارمندی در شرایط مختلفی وقت کاری خود را هدر می‌دهد اما تفاوت‌های شخصیتی زیادی ممکن است در هر فردی وجود داشته باشد. باید توجه داشت که فقط مسئله اتلاف وقت نباید دلیلی باشد که ما این کارکنان را  «بد» خطاب کنیم. چنین کارکنانی ممکن است از انجام کارهای دشوار و مبهم یا نبود حمایت مدیریتی رنج برند. البته در این مثال‌ها بیشتر بار مسئولیت روی دوش مدیر سازمان است؛ بنابراین اتلاف وقت کاری ممکن است بیشتر به علت شکست‌های مدیریتی باشد تا ویژگی شخصیتی افراد.

انسان‌ها رفتار پیچیده‌ای دارند و تشخیص قطعی رفتار افراد کار بسیار دشواری است، اما الگوهای رفتاری فراوانی برای درک و پیش‌بینی رفتار آنها وجود دارد. تمام این عوامل پیش‌بینی شده، حتی بهترین روش‌های سازمانی شامل روش‌های گزینش، آموزشی، حمایتی و... هرگز نمی‌توانند رفتارهای  «سرقتی» را از محیط کار ریشه کن کنند. اگرچه با گسترش درک بهتر از  «سرقت» و با پا در میانی یا دخالت در این امور می‌توان احتمال و تکرار این امر را به‌طور چشمگیری کاهش داد.

نتیجه‌گیری و پیشنهادات

اتلاف وقت جزئی از رفتارهای روزمره کارکنان است. با فهمیدن این مطلب، سازمان‌ها می‌توانند اقدامات بیشتری برای کاهش پیامدهای آن در محیط کار انجام دهند. مدیران و محققان همچنین می‌توانند با به دست آوردن اطلاعات بیشتر در این زمینه، کارمندانی را انتخاب کنند که تمایل کمتری به اتلاف وقت زمان کاری خود داشته باشند.

وقت یکی از منابع مهم اقتصادی است. همان‌گونه که در اقتصاد پس از انجام یک فعالیت اقتصادی هزینه فرصت آن محاسبه می‌شود، باید در محاسبات اقتصادی هزینه فرصت وقت و گذشت زمان نیز محاسبه شود. در کشورهای توسعه نیافته از جمله ایران، وقت افراد به میزان زیادی به صورت بیهوده تلف می‌شود. اتلاف وقت در کشورهای پیشرفته ضدارزش تلقی می‌شود، ولی در کشور ما اینگونه نیست و افراد به آن عادت کرده‌اند و حساسیت زیادی نسبت به آن نشان نمی‌دهند.

در جوامع پیشرفته وقت ارزش زیادی دارد، تمام کارها براساس برنامه از قبل اعلام شده اجرا می‌شود و برای وقت افراد ارزش فوق‌العاده‌ای قائل هستند. در جوامع توسعه‌نیافته وقت ارزش زیادی ندارد ممکن است برای انجام کارها برنامه‌ای از قبل اعلام شود، ولی در اجرا به ندرت مطابق برنامه پیش می‌رود.

اتلاف وقت در دو سطح قابل بررسی است:

1- در سطح كلان

2- در سطح خرد

در سطح كلان اقتصاد و در تابع تولید سنتی وقت به‌عنوان یک عامل تولید در نظر گرفته نمی‌شود، ولی به صورت ضمنی عامل نیروی انسانی در آن نقش دارد، چون میزان اتلاف وقت عامل نیروی انسانی از روی تعداد نیروی کار و ساعات کار هر کارگر محاسبه می‌شود. در اقتصاد از دو سناریو برای محاسبه وقت استفاده می‌شود.

 سناریوی اول، تابع تولید: از ساده‌ترین مدل تولید یعنی تابع تولید کاب-‌داگلاس استفاده می‌شود که در آن ضریب تکنولوژی، مقدار تولید، نیروی کار، سرمایه و. . . درج شده و لازم است برای محاسبه دقیق و حتی برآورد تقریبی اوقات تلف شده نیروی کار کشور حداقل یک طرح تحقیقاتی در سطح ملی انجام شود.

سناریوی دوم، تابع هزینه: هزینه تولید در حقیقت قیمت عوامل تولیدی است که برای ساختن کالاها و خدمات به کار می‌روند. معمولاً اقتصاددانان با توجه به کمیابی و محدودیت عوامل تولید، هزینه‌ها را براساس هزینه فرصت‌های مناسب ارزیابی می‌کنند که در این صورت هزینه یک عامل تولید مساوی ارزش محصولی است که از بهترین شیوه به‌کارگیری آن عامل تولید به دست می‌آید.

اما در سطح خرد، اتلاف وقت افراد در زندگی شخصی یا اجتماعی مورد بررسی قرار می‌گیرد كه نمونه‌هایی از آن به صورت زیر است:

1- دریافت حقوق و سایر مطالبات نیروی انسانی، صاحبان سرمایه و صاحبان سایر عوامل تولید با صف به معنای وسیع کلمه  (صف فیزیکی، مکاتبات و مکالمات مکرر) صورت می‌گیرد.

2- پرداخت قبوض آب، برق، تلفن، گاز، جرایم رانندگی و سایر موارد معمولاً با هزینه ایاب و ذهاب و صرف وقت زیاد صورت می‌گیرد.

3- ثبت نام تلفن ثابت، تلفن همراه، اتومبیل، حج و سایر موارد مشابه با مراجعات مکرر و صرف وقت زیاد صورت می‌گیرد.

4- مراحل ثبت‌نام و دریافت گواهینامه رانندگی و موارد مشابه آن بسیار طولانی، وقت‌گیر و دارای هزینه‌های غیر لازم فراوان است.

5- صف‌های اتوبوس شهری و بین‌شهری گاهی چندین ساعت از وقت افراد را می‌گیرد.

6- تشکیل نشدن جلسات در ساعات اعلام شده وقت افراد منظم و منضبط را هدر می‌دهد چون افراد یاد شده به موقع در جلسات حاضر می‌شوند و جلسه ممکن است به دلیل عدم حضور یکی از مقامات دیرتر از ساعت اعلام شده تشکیل شود.

اتلاف وقت در سطح خرد و انفرادی دلایل درون‌زا  (و قابل کنترل توسط فرد) و دلایل برون‌زا  (كه مربوط به جامعه است و غیرقابل کنترل) دارد. مثال‌هایی از دلایل درون‌زا عبارتند از:

1- نداشتن برنامه‌ریزی فردی در زندگی خصوصی و محل کار

2- نداشتن قدرت در  «نه گفتن» به مراجعان

3- عدم تفویض اختیار در مدیریت خانواده یا محل کار

4- حضور غیر مؤثر و غیر هدفمند در شبكه‌های اجتماعی نظیر لاین، وایبر، تلگرام و. . .

5- داشتن تلفن‌های غیرضروری و مکالمات طولانی

6- اشتغال به امور جزئی و کم اهمیت

برای جلوگیری از اتلاف وقت در سطح خرد، هر فرد باید:

1- از خود بپرسیم: وقت‌مان چگونه می‌گذرد؟ در پاسخ به این سوال و مرور فعالیت‌های انجام شده در یک روز یا یک هفته هر فردی ممکن است متوجه انجام کارهای غیرلازم مثل سفرهای غیرلازم درون‌شهری و بین‌شهری، مکاتبات و مکالمات غیر ضروری شود، بنابراین باید در برنامه‌ریزی بعدی خود آنها را حذف کند.

2- اهداف خود را به صورت مشخص تعیین و اولویت‌بندی کند و برای هرکدام زمانی را پیش‌بینی و سعی کند هر کدام را در زمان پیش‌بینی شده تحقق ببخشد. فرد باید در حد توانایی خود هدف‌گذاری و پیشامدهای احتمالی را نیز پیش‌بینی کند.

3- محیط کار خود را مرتب سازد. میز كاری به هم ریخته، سهم بالایی در اتلاف وقت دارد. اگر میز خود را در پایان هر روز تمیز و مرتب کند شروع تازه‌ای برای صبح روز بعد مهیا خواهد كرد، آنگاه وقت صرفه‌جویی شده را جهت برنامه‌ریزی روز بعد صرف می‌کند.

4- در مطالعات خود انتخابگر باشد. چون مطالب خواندنی زیادی در دسترس افراد قرار دارد، هر شخصی باید مطالب مورد نیاز خود را مطالعه کند زیرا مطالعه موارد دیگر وقت‌گیر است و موجب پراکندگی فکری می‌شود.

5- برای جست‌وجوی منابع مورد نیاز قبل از هر کاری از اینترنت استفاده کند.

برای جلوگیری از اتلاف وقت در سطح كلان، دستگاه‌ها اجرایی و مسئولان باید به‌گونه‌ای عمل كنند كه:

1- پروژه‌های متعدد به موقع پایان یابند تا علاوه بر ثمرات اقتصادی باعث به حداقل رساندن تبعات اجتماعی شود.

2- عدم شفافیت بازارهای کالا، خدمات، ارز، سرمایه، کار و پول كه موجب بی‌نظمی و اتلاف وقت می‌شود، مدیریت شود.

3- از گسترش زمینه‌های فساد اداری و اتلاف وقت اجتناب شود.

4- از تغییر مکرر برنامه‌های آموزشی، برنامه‌های ارائه خدمات بخش‌های مختلف و تغییر نحوه پرداخت بعضی از خدمات  (یک‌بار به صورت نقدی و یک‌بار از طریق بانک) كه وقت زیادی را هدر می‌دهد، پرهیز شود.

5- فرهنگ‌سازی صورت گیرد تا افراد جامعه برای وقت دیگران و حتی برای وقت خودشان ارزش قائل شوند.

6- واحدی سازمانی را مسئول پاسخگویی در مقابل عملكرد و مسئولیت‌پذیری کند تا اتلاف وقت ناشی تصمیمات سازمانی مدیریت شود.

7- یک همایش ملی با زیر عنوان‌های متعدد در حوزه اتلاف وقت در كشور برگزار شود.

ارتباط با نویسنده: tellohosseini@gmail. com