چالش های برگزاری مراسم های تجاری همزمان

امروزه یکی از ترندهای مشهور در زمینه برگزاری مراسم های تجاری مربوط به مدیریت همزمان چند مراسم در کنار هم است. بسیاری از برندها برای توسعه کسب و کارشان با همکاری دیگر شرکت های علاقه مند اقدام به استفاده از المان های جذاب برای مخاطب هدف به منظور برگزاری مراسم های جذاب می کنند. این نکته دارای اهمیت بسیار زیادی است. هدف ما در این مقاله بررسی شیوه های تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف از طریق برگزاری مراسم های تجاری به سبک نوین است.

بدون تردید برنامه ریزی برای مدیریت مراسم های تجاری دارای دشواری های بسیار زیادی است. اغلب برندها در راستای رونمایی از مراسم های جذاب مجبور به سرمایه گذاری هنگفتی می شوند بنابراین اگر برنامه ریزی موردنظر موفقیت ‎آمیز نباشد، بخش قابل توجهی از بودجه شرکت از بین خواهد رفت. نکته مهم در این میان ضرورت ارزیابی نکات مختلف برای طراحی مراسم های مناسب است. اشتباه اغلب برندها تلاش برای ساماندهی امور به صورت مرکزی از طریق هیأت مدیره است. ما در بسیاری از موارد نیازمند کمک افراد دارای تخصص و حتی کارمندان شرکت مان هستیم. در غیر این صورت فرآیند طراحی مراسم های تجاری با دشواری بسیار زیادی همراه خواهد شد.

ما در این مقاله هدف بررسی مدیریت همایش های تجاری به صورت همزمان با تمرکز بر جلب نظر مخاطب هدف را داریم. در ادامه برخی از مهم ترین نکات در این زمینه را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

مراسم های تجاری همزمان چیست؟

مراسم تجاری مورد بحث در این مقاله از تعداد زیادی همایش همزمان تشکیل می شود. این مراسم ها به طور معمول به صورت پشت سر هم در طول یک روز اجرا می‎شود. نکته جالب اینکه هر کدام از رویدادهای مربوط به همایش در موقعیت های جغرافیایی مختلف با هدف جلب نظر دامنه متنوعی از مخاطب هدف صورت می گیرد بنابراین طراحی چنین برنامه هایی از عهده یک برند خارج است. اگرچه برخی از برندهای بزرگ و بین‎المللی اقدام به مدیریت چنین همایش هایی به صورت انفرادی می کنند، اما کسب و کارهای دارای بودجه محدودتر باید به دنبال همکاری با دیگر برندها باشند.

مطلب مرتبط: چرا برندها باید همایش تجاری برگزار کنند؟

مزیت اصلی چنین همایش هایی، علی رغم هزینه های بالا، امکان دسترسی به دامنه وسیعی از مشتریان است. بدون تردید هر برند برای دستیابی به مخاطب هدف برندش باید هزینه های قابل توجهی را انجام دهد. این نکته اهمیت بسیار زیادی برای برندها دارد. هرچه توانایی یک برند برای کاهش هزینه های جاری و بهره برداری بهتر از توان بازاریابی اش بیشتر باشد، موفقیت نهایی بیشتری کسب خواهد کرد.

طراحی و اجرای مراسم های تجاری همزمان

پیش از آنکه ما به سراغ برگزاری چنین مراسم هایی باشیم، باید اهداف اصلی بازاریابی برندمان را مشخص کنیم. بسیاری از کسب و کارها پس از شروع فرآیند بازاریابی متوجه اهداف اصلی شان می شوند. این نکته اهمیت بسیار زیادی دارد. اگر ما از همان ابتدا نسبت به اهداف اصلی برندمان آگاهی داشته باشیم، بسیاری از کارهای فرعی و جانبی را انجام نخواهیم داد. این امر به معنای امکان پس انداز هرچه بیشتر بودجه مان برای برنامه های اصلی خواهد بود.

یکی از نکات مهم در فرآیند طراحی مراسم های تجاری همزمان توجه به دلیل اصلی اجرای آنهاست. هدف اصلی برند ما از طراحی چنین برنامه ای چیست؟ بسیاری از برندها در پاسخ به این پرسش هیچ نکته قابل توجهی ندارند بنابراین اغلب برندها صرفا برای جلب نظر مخاطب هدف به شیوه رقبا دست به چنین کار پرهزینه ای می زنند.

پس از اینکه هدف اصلی برند ما برای بازاریابی از طریق برگزاری مراسم های همزمان مشخص شد، باید به دنبال نمونه های موفق این فرآیند باشیم. ما همیشه امکان یادگیری نکات تازه از طریق بررسی تجربه دیگر برندها را خواهیم داشت. به عنوان مثال، اگر هدف ما برگزاری مراسم همزمان در چهار شهر لندن، شیکاگو، برلین و توکیو است، باید طرح های قبلی برگزاری مراسم در هر کدام از شهرهای فوق را مورد بررسی قرار دهیم. همچنین باید دلیل مشخصی برای انتخاب شهر موردنظر داشته باشیم. در غیر این صورت فرآیند اجرای مراسم با مشکلات بسیار زیادی مواجه خواهد شد.

بسیاری از اوقات مدیران ارشد شرکت ها دلیل خاصی برای انتخاب یک شهر به عنوان یکی از مراکز اصلی برگزاری کمپین ندارند. صرف حضور شمار بالایی از مشتریان در یک بازار دلیل مناسبی نیست. بدون شک هر برند دارای مشتریان هدف خاص خود است بنابراین ما باید در عمل تعداد مشخصی از مشتریان را برای کسب و کارمان انتخاب کنیم. این امر به تمام فعالیت های برند ما جهت خواهد داد.

اشتباه رایج میان برندها در زمینه بازاریابی از طریق مراسم های تجاری مربوط به تفکیک اهداف محلی از بین‏المللی است. اگر برند ما در بازارهایی محدود فعالیت دارد، نیاز چندانی به مراسم های همزمان در سطح جهانی نخواهد داشت. با این حساب پیش از تعیین بودجه برای بازاریابی بین‏المللی به نیازهای اصلی شرکت تان توجه داشته باشید. ایراد اصلی برخی از برندهای فعال در مقیاس محلی بی توجهی به این نکته مهم است. همیشه صرف هزینه های بالا به معنای موفقیت در حوزه بازاریابی نیست. تعیین هدفمند بودجه برای امور بازاریابی اهمیت به مراتب بیشتری در این حوزه دارد.

استفاده از داده ها برای چارچوب ‎بندی استراتژی

امروزه تمام اقدامات برندها باید براساس داده های معتبر صورت گیرد. برخی از برندها پیش از طراحی کمپین های بازاریابی اقدام به بررسی وضعیت بازار هدف در طول سال های گذشته می کنند. همچنین بررسی تغییرات سلیقه مشتریان نیز در چارچوب تحلیلی آنها جای دارد. نتیجه این امر امکان بازاریابی بهتر برای جلب نظر مخاطب هدف است.

اگر شما نیز به دنبال اجرای مراسم های بازاریابی به صورت همزمان هستید، باید به چند نکته مهم توجه داشته باشید. نکات ذیل در قالب پرسش های کاربردی طراحی شده است. پاسخگویی به هر کدام از پرسش های ذیل نقش مهمی در ساماندهی کمپین بازاریابی شما خواهد داشت:

• مخاطب هدف برند شما چه کسانی هستند؟

• آیا برگزاری چنین مراسم هایی برای جلب نظر مشتریان هدف مفید خواهد بود؟

• موضوعات اصلی و محورهای سخنرانی در مراسم شما کدامند؟

• سخنران های مناسب برای حضور در مراسم شما شامل چه افرادی با کدام سطح از تخصص اند؟

• آیا برگزاری چنین مراسمی با اهداف اصلی و بلندمدت شرکت شما هماهنگی دارد؟

اکنون ما به برخی از پرسش های اساسی درباره ضرورت برگزاری مراسم بازاریابی پاسخ داده ایم. اکنون باید به دنبال راهکارهایی اساسی برای اجرای مراسم باشیم. اگر پاسخ شما به پرسش های فوق مثبت است، معنای آن ضرورت بازاریابی همزمان برای توسعه کسب و کارتان خواهد بود. نکات مطرح در ادامه این مقاله شما را برای طراحی دقیق تمام جزییات راهنمایی خواهد کرد.

1. بررسی داده های تاریخی برگزاری مراسم های همزمان

بدون تردید ما نخستین برند در زمینه برگزاری مراسم های بازاریابی همزمان نیستیم. این نکته اهمیت بسیار زیادی برای توجه به تجربه سایر برندها دارد. برخی از کسب و کارها به طور مداوم در تلاش برای طراحی مراسم های تجاری به صورت درون سازمانی هستند. در این میان نقش اطلاعات و داده های معتبر از سایر شرکت ها کاملا خالی است.

امروزه اتکای برنامه های شرکت بر بنیان های آماری و داده های معتبر اهمیت بسیار زیادی دارد. موفقیت مداوم برندهای بزرگ در مواجهه با کسب و کارهای کوچک از همین نکته ناشی می شود بنابراین شما باید برنامه ای دقیق برای جلب نظر مخاطب هدف داشته باشید. این امر با توجه به افزایش رقابت در حوزه بازاریابی اهمیت بسیار بیشتری دارد. برخی از برندها برای جلب نظر مخاطب هدف دست به تحلیل داده ها در مقیاس های عظیم می زنند. اگر ما در این میان نسبت به استفاده از داده های معتبر بی‎توجه باشیم، بخش قابل توجهی از اعتبار برندمان نابود خواهد شد.

بررسی تجربه برندهای دیگر در زمینه برگزاری مراسم های تجاری امکان پرهیز از اشتباهات رایج را فراهم خواهد ساخت. بی تردید هیچ مراسم بازاریابی عاری از اشتباه نیست. نکته مهم در این میان ضرورت بررسی اشتباهات مراسم های قبلی برای ارائه کیفیت برتر به مخاطب هدف است.

مطلب مرتبط: الزامات بازاریابی در مراسم های مهم

برخی از برندها در زمینه برگزاری مراسم های تجاری سابقه طولانی دارند. استفاده از تجربیات قبلی برای بهبود سطح اجرای مراسم ها ضروری است. هرچه تجربه یک برند در برگزاری مراسم های بازاریابی بیشتر باشد، توانایی بالاتری برای جلب نظر مخاطب هدف خواهد داشت. این نکته در تحلیل نهایی برای تعامل با مخاطب هدف اهمیت حیاتی دارد.

2. توجه به بخش توسعه و تحقیقات

اگر شما زمان و منابع کافی در اختیار دارید، تلاش برای تعامل با مخاطب هدف ایده بسیار مناسبی خواهد بود. برخی از برندها دارای بخش توسعه و تحقیقات نیستند. توصیه ما در این مورد تلاش برای راه‏اندازی این بخش، دست‏کم برای مراسم، است.

اگر شما بودجه و زمان کافی برای ایجاد تیم توسعه و تحقیقات را ندارید، تلاش برای همکاری با برخی از برندهای دیگر یا حتی آژانس های بازاریابی مناسب خواهد بود. همکاری میان برندها همیشه شانس تولید محتوای جذاب تر و جلب نظر مخاطب هدف در مقیاسی وسیع تر را به همراه دارد. نکته مهم در این میان هماهنگی میان اهداف برند ما و سایر برندهای همکار است. در غیر این صورت جدال های بسیار زیادی بر سر جهت دهی و تعیین اهداف اصلی مراسم به وجود خواهد آمد.

3. تعیین اهداف اصلی

پس از آنکه شما اطلاعات موردنیاز برای ساماندهی کمپین تان را به دست آوردید، باید به دنبال تعیین اهداف اصل باشید. شاید این نکته جای تعجب داشته باشد. بسیاری از برندها پیش از طراحی مراسم به سراغ تعیین اهداف می روند، اما ما در این مقاله تعیین اهداف را در مرحله سوم قرار داده ایم. نکته مهم در این بحث مربوط به تعیین اهداف براساس اطلاعات و داده های معتبر است. امروزه بسیاری از برندها اهداف بسیار بلندپروازانه ای برای مراسم های تجاری شان تعیین می کنند. بدون تردید دستیابی به اهداف بیش از اندازه ایده‎آل غیرممکن است. بنابراین ما باید براساس امکانات موجود و در دسترس برندمان به تعیین اهداف بپردازیم.

برخی از اهداف مهم برای فعالیت برندها در قالب پرسش های ذیل مورد بررسی قرار گرفته است:

• آیا شما قصد توسعه قلمرو برندتان را دارید؟

• شاید شما در تلاش برای رونمایی از محصول تازه برندتان هستید؟

• آیا شما از وضعیت تعامل برندتان با مشتریان هدف ناراضی هستید؟

بسیاری از برندها برای دستیابی به یکی از سه هدف فوق اقدام به برگزاری مراسم های بازاریابی می کنند بنابراین شما پیش از اجرای هر مراسمی باید نسبت به اهداف اصلی آنها آگاهی داشته باشید. در غیر این صورت امکان فعالیت مناسب برای برند موردنظر فراهم نخواهد شد.

4. تعیین محل های برگزاری مراسم

پس از آنکه اطلاعات مناسب فراهم شد، ما به بررسی اهداف اصلی پرداختیم. این نکته پایان ماجرای بازاریابی برای جلب نظر مخاطب هدف نیست. همانطور که پیش از این نیز اشاره شد، بازاریابی در الگوی مورد بحث مبتنی بر اجرا در موقعیت های مکانی مختلف است بنابراین ما باید موقعیت های مکانی مناسب را نیز انتخاب کنیم.

ما در بخش های قبلی به بسیاری از نکات مهم برای انتخاب موقعیت مکانی مناسب برای اجرای کمپین اشاره کردیم. مهم ترین نکته در این میان توجه به سطح اصلی نیاز برندمان است. برخی از برندها بدون نیاز به حضور در بازاری خاص اقدام به بازاریابی در آنجا می کنند. نتیجه چنین کاری صرف بخش قابل توجهی از بودجه برند بدون هرگونه نتیجه‎بخشی موثر است.

5. آماده‎سازی محتوای مراسم

مراسم های تجاری همیشه همراه با سخنرانی های مختلف است. استفاده از کارشناس های مناسب و کارآفرینان برتر موجب افزایش اعتبار مراسم خواهد شد. بسیاری از مراسم های تجاری بزرگ مانند سخنرانی های TED به دلیل حضور کارآفرینان بزرگ مورد ستایش جهانی قرار می گیرند بنابراین ما نیز باید در حد توان مان از سخنران های حرفه ای استفاده کنیم.

تنها نکته مهم در انتخاب سخنران ها مربوط به شخصیت شان نیست. ما باید برنامه دقیقی برای محتوای ارائه شده نیز داشته باشیم. اشتباه برخی از برندها در زمینه برگزاری مراسم تجاری ارائه آزادی عمل بسیار زیادی به سخنران هاست. به این ترتیب ما در نهایت کنترل و هدایت مراسم را از دست می دهیم. بدون تردید آزادی عمل سخنران ها ایده بدی نیست، اما باید در تعامل با هدایت بحث از سوی ما باشد.

تعیین محورهای اصلی سخنرانی از سوی برندهای مجری مراسم ضروری است. این نکته امکان دستیابی به اهداف اصلی برند را افزایش خواهد داد. گاهی اوقات برندها به اشتباه در مسیر بازاریابی به سراغ استفاده از شیوه های بازاریابی اشتباه براساس ارائه اختیار تعیین موضوعات سخنرانی به کارآفرینان مهمان می روند. توصیه ما در این بخش هم‎اندیشی با تمام مهمان های برنامه برای تعامل بهتر در قالب برنامه ای مناسب است.

6. توجه به بازاریابی برای مراسم

هیچ مراسم تجاری بدون بازاریابی مناسب برای جلب نظر مخاطب هدف توانایی موفقیت را ندارد. امروزه ابزارهای بازاریابی در مقیاس جهانی توسعه بسیار زیادی پیدا کرده اند بنابراین ما باید استفاده مناسبی از آنها داشته باشیم. توصیه ما در این بخش استفاده از شبکه های اجتماعی برای افزایش جلب نظر مخاطب هدف به مراسم برندهاست.

امروزه اغلب مردم دنیا در شبکه‎های اجتماعی عضویت دارند. این امر پلتفرم های اجتماعی بزرگ را بدل به گزینه ای جذاب برای تعامل با آنها می سازد. اختصاص مقدار مشخصی از بودجه بازاریابی برند برای حضور در شبکه های اجتماعی ایده بسیار مناسبی خواهد بود. شما به این ترتیب امکان جلب نظر شمار بالایی از کاربران پیش از اجرای مراسم را خواهید داشت.

یکی دیگر از راهکارهای مناسب برای جلب نظر مخاطب هدف به مراسم های برند شامل بازاریابی ایمیلی است. این نکته برای یادآوری زمان برگزاری مراسم اهمیت بسیار زیادی دارد. ایراد برخی از برندها در زمینه بازاریابی ناتوانی برای اطلاع رسانی به مخاطب هدف است. به این ترتیب در زمان برگزاری مراسم شمار بسیار اندکی از مخاطب های هدف در مراسم حاضر خواهند شد. استفاده از سرویس های ایمیلی امکان تاثیرگذاری بیشتر بر روی مخاطب هدف را افزایش می دهد.

7. ارزیابی میزان موفقیت کمپین

برگزاری مراسم های بازاریابی و تجاری حساسیت های بسیار زیادی دارد. سرنوشت برندها در اغلب موارد بستگی به میزان موفقیت شان در زمینه اجرای مناسب مراسم ها دارد بنابراین شما در صورت برگزاری نامناسب مراسم با انتقادهای فراوانی مواجه خواهید شد. توصیه اصلی ما در این بخش ارزیابی همزمان مراسم ها در زمان برگزاری و پس از آن است. به این ترتیب ما امکان تاثیرگذاری بهتر بر روی مخاطب هدف را خواهیم داشت.

استفاده از تجربیات مربوط به شکست در کمپین ‏های قبلی همیشه شانس طراحی مراسم های بهتر را افزایش می دهد. در اینجا بازهم بحث اهداف اصلی برند از برگزاری مراسم ها مطرح می شود. ما باید آگاهی دقیقی از نحوه ارزیابی اهداف مان داشته باشیم. اگر اهداف برند ما از طریق بازاریابی مراسم محور تحقق نیافته باشد، باید دلیل این امر به خوبی روشن شود. در غیر این صورت احتمال تکرار شکست در آینده نیز وجود خواهد داشت.

بسیاری از برندها نسبت به ارزیابی مداوم کمپین شان و میزان تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف بی‎توجه هستند. نتیجه این امر تکرار اشتباه های اساسی و همچنین از دست دادن شمار بالایی از مخاطب هدف است. شما به سادگی به کاربست برخی از تکنیک های ارزیابی وضعیت کمپین امکان پرهیز از چنین اتفاقاتی را خواهید داشت.

مطلب مرتبط: برای مراسم افتتاحیه چه اقداماتی را باید انجام دهید

نکات کلیدی

بدون تردید برگزاری مراسم های تجاری مزیت های بسیار زیادی برای برندها دارد. نکته مهم در اینجا استفاده از تکنیک های مهم برای طراحی استراتژی برگزاری مراسم هاست. در غیر این صورت ما توانایی تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف را نخواهیم یافت. هدف اصلی ما در مقاله کنونی بررسی برخی از مهم ترین شیوه های طراحی و اجرای مراسم های تجاری و بازاریابی بود. انتخاب نهایی در مورد برگزاری چنین مراسم هایی به صورت انفرادی یا با همکاری چند برند بستگی به منابع در دسترس برند شما خواهد داشت. اکنون تمام جزییات و اطلاعات موردنیاز برای برنامه ریزی در زمینه اجرای مراسم در اختیار شما قرار دارد. از این مرحله به بعد شما باید در مورد اجرای کمپین تان تصمیم‏گیری کنید.