بهبود کیفیت مدیریت کسب و کار با 7 مهارت کاربردی

اغلب کارآفرینان برای تبدیل شدن به مدیری مناسب سال ها زحمت می کشند. اگر شما پس از طی مراحل طولانی در نهایت موقعیت مدیریتی در یک شرکت کسب کنید، به احتمال زیاد انتظارات بالایی از خودتان خواهید داشت. بدون تردید مواجهه با ناتوانی برای مدیریت بخش تحت مدیریت تان یکی از بدترین تجربه ها در عرصه کسب و کار محسوب می شود. این امر برای بسیاری از کارآفرینان روی می دهد. اگر شما به دنبال پرهیز از چنین سرانجامی در عرصه مدیریت هستید، باید به طور قابل ملاحظه ای بهبود کیفیت مدیریت تان را مد نظر قرار دهید. 

بسیاری از افراد بدون اینکه واقعا آمادگی مدیریت یک کسب و کار یا حتی بخشی از آن را داشته باشند، وارد موقعیت های موردنظر می شوند. شاید این امر در نگاه نخست مشکل بزرگی نباشد و در طول زمان افراد موردنظر مهارت لازم را پیدا کنند، اما سرنوشت کسب و کار موردنظر در این مدت به طور قابل ملاحظه ای وخیم خواهد شد. 

بهبود مهارت های مدیریتی امری یک شبه نیست. با این حساب شما باید تلاش ویژه ای برای بهبود مهارت های تان صورت دهید، در غیر این صورت شاید هرگز شانسی برای بهبود وضعیت تان در حوزه کسب و کار نداشته باشید. چنین مدیرهایی دیر یا زود جایگاه شان را از دست داده و دیگر امکان مدیریت کسب و کار را نخواهند یافت. 

هدف اصلی در این مقاله کمک به مدیران کسب و کارهای مختلف برای بهبود مهارت های مدیریتی شان است. این امر به شما برای تاثیرگذاری بهینه بر روی مخاطب هدف و از همه مهمتر کارمندان تان کمک شایانی خواهد کرد. در ادامه هفت مهارت اساسی در این راستا را مورد ارزیابی قرار می دهیم. 

مطلب مرتبط: بهترین و بدترین الگوهای مدیریت کسب و کار

مهارت های مدیریتی به مجموعه ای از توانمندی ها برای هدایت تیم کاری و افزایش کیفیت فعالیت مجموعه اعضای شرکت اشاره دارد. بر این اساس شما به عنوان مدیر یک کسب و کار مسئولیت بسیار سنگینی برای بهبود وضعیت آن خواهید داشت. این مسئولیت اگر به طور درست از سوی شما دنبال نشود، با مشکلات اساسی مواجه خواهید شد. یادتان باشد که شما مسئول هر اتفاقی در کسب و کارتان هستید. بنابراین باید با حواس جمع به دنبال بهبود مهارت های مدیریتی و بهبود فعالیت برندتان باشید. 

7 راهکار اساسی برای بهبود کیفیت مدیریت کسب و کار

شناخت تیم کاری

هر مدیریتی یک تیم کاری دارد. اگر شما در شرکتی بزرگ فعالیت داشته باشید، به احتمال زیاد تیم کاری تان بخشی از مجموعه بزرگتری خواهد بود. این امر امکان تعامل مناسب با تیم تان را فراهم کرده و به غیر از آن به مسئله ضرورت هماهنگی با دیگر تیم های کاری نیز اشاره دارد. بنابراین کار شما در این بخش به طور قابل ملاحظه ای سخت و دشوار خواهد بود. 

کار شما برای شناخت تیم کاری تان در صورتی که مدیر کسب و کاری کوچک باشید، بسیار ساده تر خواهد بود. با این حال شما به عنوان مدیر یک کسب و کار همیشه برای شناخت کارمندان تان باید برنامه داشته باشید، در غیر این صورت شاید تلاش های تان برای ایجاد ارتباط بهتر و شناخت شان در عمل با شکست مواجه شود. چنین اتفاقی ذهنیت کارمندان نسبت به شما را به طور قابل ملاحظه ای تغییر خواهد داد. 

اگر شما به دنبال شناخت هرچه بهتر اعضای تیم کاری تان هستید، برخی از توصیه های کاربردی در این راستا به شرح ذیل است:

•    برگزاری جلسات ملاقات رو در رو با هر کدام از کارمندان

•    استفاده از انواع نظرسنجی ها برای فهم دقیق سلیقه و ترجیهات هر کدام از اعضا

•    تلاش برای ایجاد دورهمی های دوستانه با اعضای شرکت در خارج از ساعت های اداری به منظور آشنایی با شخصیت شان

•    طرح سوال درباره اهداف کاری آنها برای شش ماه آینده به منظور در جریان اهداف و برنامه های آنها قرار گفتن

•    تلاش برای ایجاد کارها و فعالیت های تیمی 

بدون تردید شناخت تیم کاری مهمترین بخش در تبدیل شدن به مدیری بهتر است. اغلب مدیرهای حرفه ای در یک نگاه امکان شناخت اعضای تیم شان را دارند. درست به همین خاطر آنها محبوبیت بسیار زیادی در میان کارمندان و به طور کلی بازار دارند. اگر شما هم به دنبال تجربه ای مشابه هستید، باید تلاش کنید راهکارهای شناخت کارمندان را در مدت زمانی کوتاه پیگیری نمایید. 

همدلی با کارمندان

امروزه کارمندان بیش از هر زمان دیگری به همدلی مدیران شان نیاز دارند. شرایط ناشی از کرونا و دورکاری بسیاری از نیروهای کار از نظر وضعیت سازمانی آنها را در شرایط سختی قرار داده است. بدون تردید فعالیت تیمی در قالب دورکاری یکی از تجربه های سخت محسوب می شود. با این حساب حضور شما در کنار تیم کسب و کارتان اهمیت بسیار زیادی خواهد داشت، در غیر این صورت شاید شما به طور کامل توانایی تاثیرگذاری بر روی دیگران را از دست بدهید. 

براساس گزارش موسسه Business Lovers در سال 2021، از هر چهار کارمند در عرصه سازمانی فقط یک نفر میزان همدلی مدیران با کارمندان را کافی ارزیابی می کنند. این امر به خوبی نشان دهنده مهارت پایین مدیران در زمینه همدلی با کارمندان شان است. اگر شما خیلی زود فکری به حال چنین وضعیتی در عرصه کسب و کار نکنید، وضعیت تان از نظر سازمانی به طور قابل ملاحظه ای دشوار خواهد شد. 

نکته جالب درباره همدلی با کارمندان مربوط به آگاهی بسیاری از مدیران عامل از چنین نکته ای و در عین حال بی توجهی ادامه دارشان به این امر است. با این حساب شما برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان باید عجله کنید، در غیر این صورت شاید زمان بسیار دیر شود و دیگر شانسی در این میان نداشته باشید. 

مطلب مرتبط: چالش مدیریت کسب و کار به عنوان کارآفرین تازه‏ کار

بسیاری از اوقات همدلی با کارمندان امر پیچیده یا سختی نیست. مهمترین نکته در این میان تلاش برای درک کارمندان و سختی های کارشان است. همچنین شما باید در تلاش برای ارائه نظرات کارشناسی در طول کار آنها باشید. این امر گاهی اوقات شکل دخالت در کار آنها را می گیرد. توصیه ما تلاش برای حفظ فاصله تان از کارها و نحوه مدیریت شان از سوی کارمندان و در عین حال بهبود وضعیت آنها به طور کاربردی است. 

ایجاد اعتماد

دنیای کسب و کار تا حدود زیادی براساس اعتماد شکل می گیرد. با این حساب شما باید آمادگی لازم برای اعتماد کردن به کارمندان تان را داشته باشید. برخی از مدیران به طور مداوم نسبت به کارمندان شان احساس بی اعتمادی دارند. چنین امری موجب ناتوانی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف و بهبود شرایط کاری می شود. مدیرانی که به کارمندان شان اعتماد لازم را ندارند، در بلندمدت اعتماد کارمندان را هم از دست خواهند داد. به هر حال در مورد اعتماد ما با یک امر دو طرفه رو به رو هستیم. بر این اساس اگر شما اعتمادتان نسبت به کارمندان را از دست بدهید، آنها نیز واکنش مشابهی خواهند داشت. 

براساس گزارش موسسه هاروارد ریویو در سال 2017، شرکت هایی که در آنها فرهنگ اعتماد به یکدیگر قدرت بیشتری دارد، نرخ بهره وری به طور قابل ملاحظه ای بالاتر از دیگر برندهاست. این امر به خوبی اهمیت ایجاد اعتماد در میان کارمندان را نشان می دهد. بنابراین شما باید به طور قابل ملاحظه ای در تلاش برای ایجاد اعتماد در میان کارمندان تان باشید، در غیر این صورت شاید هرگز فرصتی برای بهبود وضعیت تان به عنوان یک مدیر را پیدا نکنید. 

گاهی اوقات برخی از مدیران به سرعت در یک بخش با اعتراض کارمندان مواجه می شوند. دلیل اغلب چنین اعتراض هایی ناتوانی مدیران برای اعتماد کردن به کارمندان است. اگر شما خودتان را به جای یک کارمند حرفه ای قرار دهید، مواجهه با بی اعتمادی مدیران حسابی برای تان سخت خواهد بود. با این حساب اگر شما به سرعت نسبت به بهبود عملکردتان در این زمینه اقدام نکنید، شانسی برای تبدیل شدن به مدیری بزرگ را نخواهید داشت. 
برخی از مهمترین نکات برای ایجاد اعتماد متقابل در شرکت به این ترتیب است:

•    شفافیت در تصمیم گیری ها و توضیح دلیل برخی از تصمیمات مهم به منظور جلوگیری از اعتراض کارمندان 

•    دنبال کردن پیشنهادات مناسب کارمندان و در صورت امکان پیگیری امور براساس آنها

•    در دسترس بودن برای دریافت نظرات و کمک به کارمندان در طول ساعت های اداری

بسیاری از مدیران کمتر زمانی در دسترس کارمندان شان هستند. این امر به تدریج اعتماد کارمندان را از بین می برد. به هر حال وقتی یک مدیر هیچ گاه در دسترس کارمندانش نباشد، به تدریج موج اعتراض ها نسبت به وی شروع خواهد شد. چنین امری در بلندمدت تمام کسب و کارها را با مشکل رو به رو می کند. 

تشویق و روحیه بخشی به اعضای تیم 

وقتی شما مدیر یک تیم هستید، باید همیشه نسبت به روحیه مناسب اعضای شرکت اطمینان حاصل کنید، در غیر این صورت هیچ شانسی برای تاثیرگذاری بر روی نحوه عملکرد تیم تان نخواهید داشت. بسیاری از شرکت ها از مدیران شان انتظار بهبود مداوم روحیه و عملکرد کارمندان را دارند. نکته مهم در این میان تفاوت میان انسان ها و ماشین های خودکار است. کارمندان امکان کار پشت سر هم برای مدت زمانی طولانی را ندارند. درست به همین خاطر اگر شما توجه لازم به استراحت آنها را نشان ندهید، خیلی زود کیفیت کاری تیم تان یک سقوط آزاد را تجربه خواهد کرد. 

مطلب مرتبط: خوش رفتاری، رمز موفقیت در مدیریت کسب و کار

اغلب اوقات مدیران کارکشته به طور مداوم استراحت هایی چه در طول روز و چه در هفته برای کارمندان شان در نظر می گیرند. این امر به بهبود وضعیت کاری چنین کارمندانی کمک شایانی خواهد کرد. اگر شما با برنامه کاری بسیار فشرده تیم کاری تان مواجه هستید، یکی از ایده های مناسب در این میان کمک کردن به تیم کاری تان برای بهره مندی از برخی استراحت های کاربردی است. شاید باورتان نشود، اما چنین استراحت هایی به شما برای عملکرد بهتر در طول بلندمدت کمک خواهد کرد. با این حساب استراحت های کاربردی هم به شما و هم به کارمندان تان کمک می کند. این امر حتی میزان اعتماد متقابل میان شما را هم تا حد زیادی افزایش خواهد داد. 

نکته بعد در مورد مدیریت تیم های کاری مربوط به تشویق کارمندان و قدردانی از آنها در صورت کسب یک موفقیت قابل ملاحظه است. همه مردم تشویق شدن را دوست دارند. این امر انگیزه کارمندان تان را برای فعالیت کاری سخت و دشوار افزایش خواهد داد. با این حساب شما باید در تلاش برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان به طور حرفه ای با قدردانی از عملکردشان باشید، در غیر این صورت شانسی برای تاثیرگذاری بر روی کیفیت کاری شان نخواهید داشت. 

بدون تردید منظور ما از جشن گرفتن موفقیت های کاری تعطیل کردن فعالیت تیم شرکت برای مدت زمانی طولانی نیست. نکته مهم در این میان تلاش برای ایجاد وقفه ای کوتاه، مثلا چند ساعته، برای جشن گرفتن یک موفقیت مهم است. این امر شما را بدل به مدیری محبوب در میان کارمندان تان خواهد کرد. با این حساب می توان انتظار بهبود فعالیت تیم کاری تان در بلندمدت را داشته باشید. 

یادگیری نحوه مدیریت زمان

شما به عنوان مدیر یک کسب و کار باید نمونه و نوعی الگو برای دیگران باشید. اگر توانایی تان برای تاثیرگذاری بر روی دیگران به طور قابل ملاحظه ای کاهش پیدا کند، دیگر شانسی برای جلب نظرشان نخواهید داشت. این امر شما را بدل به فردی عادی در جمع کارمندان می کند. در این صورت هیأت مدیره شرکت به سرعت نسبت به جایگزینی شما با فردی بهتر اقدام خواهند کرد. 

اغلب اوقات در سازمان ها بر روی صرفه جویی در زمان تاکید بسیار زیادی صورت می گیرد. با این حساب شما باید خودتان به عنوان مدیر یک کسب و کار مهارت بالایی در مدیریت زمان داشته باشید، در غیر این صورت شاید کارمندان تان هرگز حرف شنوی لازم از شما را نداشته باشند. چنین امری شما را به طور قابل ملاحظه ای در مواجهه با کارمندان غیرحرفه ای نشان خواهد داد. 

خوشبختانه امروزه دوره های آموزشی بسیار زیادی برای یادگیری مهارت های صرفه جویی در زمان وجود دارد. این امر به شما امکان تاثیرگذاری هرچه بهتر بر روی مخاطب هدف را می دهد. همچنین از نظر مدیریت تیم کاری نیز نوعی الگو برای دیگران خواهید بود. 

تقویت آگاهی شخصی از مهارت ها

مدیران کسب و کارهای بزرگ باید مهارت های بسیار زیادی داشته باشند. این امر یکی از نکات اساسی و ضروری برای موفقیت در عرصه کسب و کار محسوب می شود. با این حساب هرچه توانایی شما برای مدیریت بهتر کسب و کارتان بیشتر باشد، شانس بالاتری برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان خواهید داشت. این امر درباره رابطه میان مدیران و کارمندان نیز مصداق دارد. گاهی اوقات شما توانایی لازم برای یادگیری یک مهارت را دارید، اما هنوز آن را پیدا نکرده اید. این امر نیازمند شناخت دقیق مدیران از خودشان و تقویت مهارت هایی که در آنها استعداد دارند، است. 

بسیاری از افراد به مهارت های شان فراتر از نکته های مورد بحث در جلسه های استخدامی و همینطور نکات اساسی در تهیه رزومه فکر نمی کنند. این امر شما را به طور قابل ملاحظه ای در فرآیند تاثیرگذاری بر روی کیفیت مدیریتی تان ناکام خواهد گذاشت. اگر شما مهارت لازم برای تاثیرگذاری بهینه بر روی کارمندان تان را نداشته باشید، خیلی زود شرایط تان به هم خواهد ریخت. توصیه ما در این بخش شرکت در کلاس های مهارت افزایی به طور مداوم است. با این حال پیش از این امر باید مهارت های خودتان را به طور قابل ملاحظه ای شناسایی کرده و در تلاش برای بهبود مهارت های قبلی یا یادگیری مهارت های تازه باشید. فقط در این صورت فرصتی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان و تبدیل شدن به مدیریت برجسته را خواهید داشت. 

توجه به ارزیابی کلی از وضعیت تیم کاری

شما هر اقدامی که در بازار کسب و کار انجام می دهید، باید همراه با اندازه گیری مداوم وضعیت باشد، در غیر این صورت خیل زود توانایی تاثیرگذاری تان را از دست خواهید داد. یکی از نکات مهم برای جلب توجه کارمندان و پذیرش از سوی آنها به عنوان مدیری مناسب ارزیابی مداوم عملکرد تیم است. اینطوری شما امکان شناسایی نقاط قوت و ضعف عملکردتان را خواهید داشت.

مطلب مرتبط: 10 درس مهم برای مدیریت کسب و کار

برخی از مدیران برای ارزیابی وضعیت تیم شان اقدام به نظرسنجی می کنند. نکته مهم اینکه شما باید نظرسنجی را از افراد خارج از تیم کاری تان انجام دهید. به هر حال نمای بیرونی تیم کاری تان بسیار بهتر تاثیر تکنیک های تان را نشان خواهد داد. بنابراین هرگز نباید از تیم خودتان درباره بهبود کیفیت کاری سوال یا نظرخواهی کنید. 

بسیاری از مدیران به طور طبیعی مایل به ماندن در حاشیه امن شان هستند. این امر شامل پرهیز از یادگیری مهارت های تازه و همینطور بهبود رابطه با کارمندان است. اگر شما هم چنین گرایشی در زمینه مدیریت کسب و کار دارید، باید به دنبال مقابله با آن باشید، در غیر این صورت به زودی توانایی تان برای تاثیرگذاری بر روی تیم کاری و باقی ماندن در جایگاه مدیریتی تان از بین خواهد رفت. 

بدون تردید بهبود مهارت های مدیریتی یک شبه روی نمی دهد. به همین خاطر شما باید بازه زمانی طولانی برای بهبود وضعیت تان را مدنظر قرار دهید، در غیر این صورت هرگز شانسی برای بهبود وضعیت تان نخواهید داشت. اگر شما به دنبال بهبود وضعیت تان هستید، استفاده از توصیه ها و راهکارهای مورد بحث در این مقاله برای شروع کار ایده مناسبی خواهد بود.