مدیریت زمان برای تعامل سازنده با اعضای شرکت

مدیریت یک کسب و کار به هیچ وجه کار ساده ای نیست. مدیران همیشه باید تعامل نزدیکی با کارمندان شان داشته باشند. این امر به پیشبرد هرچه بهتر امور کمک خواهد کرد. هیچ شرکتی با مدیران دارای فاصله معنادار با کارمندان موفق به توسعه جایگاهش نخواهد شد. اگر نگاهی به کارآفرینان برتر دنیا بیندازیم، تمام آنها مهارت ارتباطی و تعاملی بسیار بالایی دارند. این امر در درون شرکت تاثیر زیادی بر روی نحوه تعامل آنها با نیروی کار خواهد داشت.

یکی از اشتباهات رایج میان مدیران، به ویژه مدیران تازه کار، عدم اختصاص زمان مناسب برای تعامل سازنده با کارمندان است. وقتی ما زمان کافی برای گفت وگو و وقت گذرانی با کارمندان تعریف نکنیم، به تدریج فاصله میان ما بیشتر خواهد شد. اغلب برندها به دلیل همین فاصله میان تیم مدیریتی و کارمندان با شکست های عجیب و غریب مواجه می شوند. نکته جالب اینکه چنین اشتباهاتی مخصوص مدیران تازه کار نیست. گاهی اوقات مدیران کارکشته نیز دچار چنین اشتباهات عجیبی می شوند.

من در تجربه شخصی ام در دنیای کسب و کار اختصاص زمان برای کارمندان را در اولویت قرار داده ام. به این ترتیب امکان تعامل نزدیک با کارمندان به صورت تاثیرگذار فراهم می شود. امروزه بسیاری از کارمندان به دلیل ناتوانی تیم مدیریتی در درک نیازها ی شان اقدام به تغییر کار می کنند. این امر با توجه به شرایط کنونی دنیای کسب و کار کاملا عادی به نظر می رسد. اگر ما به دنبال ایجاد کسب و کار متفاوت با سایر رقبا هستیم، صرف تمرکز بر روی تولید محصولات بهتر با قیمت پایین کافی نیست. ما باید توجه ویژه ای به کارمندان شرکت مان نیز داشته باشیم. در غیر این صورت ماهیت پیشرفت و توسعه برندمان مقطعی و کوتاه مدت خواهد بود.

بدون تردید اختصاص زمان برای ملاقات و گفت وگو با کارمندان شرکت به معنای وقف تمام زمان مان در طول روز برای آنها نیست. مدیریت زمان در اینجا اهمیت بسیار زیادی دارد. خوشبختانه شیوه های بسیار زیادی برای تقویت مهارت مدیریت زمان در سبک مدیریتی وجود دارد بنابراین با اجرای برخی تکنیک ها و تمرین های کاربردی امکان بهبود وضعیت تعامل مان با کارمندان وجود خواهد داشت. من در طول سه دهه فعالیت به عنوان کارآفرین، نویسنده و سخنران به ایده های جالبی دست یافته ام. در ادامه برخی از مهم ترین ایده های مدیریت زمان برای تعامل سازنده با کارمندان را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

مطلب مرتبط: 5 راهکار برای ارتباط تاثیرگذار با کارمندان

1. ضرورت عادی سازی روابط

مدیران به طور معمول تمایل چندانی برای وقت گذرانی عادی با کارمندان ندارند. اگر تجربه فعالیت به عنوان کارمند یک شرکت را داشته باشید، مدیر بخش همیشه به هنگام کاری مهم به سراغ تان آمده است بنابراین هرگاه مدیر بخش کنار میز ما حضور یابد، زنگ خطر برای ما به صدا درمی آید. این احساس نگرانی از حضور مدیران کنار کارمندان به هیچ وجه خوب نیست. ما باید به سرعت در تلاش برای تغییر این الگوی نامناسب باشیم. در غیر این صورت به زودی نارضایتی اعضای شرکت از وضعیت مدیریتی ما به اوج خواهد رسید. توصیه من در این بخش تلاش برای عادی سازی رابطه مان با کارمندان است. ما همیشه نیازمند گفت وگوی جدی با کارمندان نیستیم. گاهی اوقات باید چند دقیقه وقت باارزش مان را تلف کنیم. اصطلاح اتلاف وقت همیشه از سوی مدیران بسیار جدی برای اشاره به گفت وگوهای روزمره به کار می رود. بر این اساس گفت وگو در مورد این نکات هیچ توجیهی ندارد. به همین خاطر باید از آنها صرف نظر کرد. توصیه من در این بخش توجه به وضعیت و روحیه کارمندان از طریق همین گفت وگوهای صمیمانه است. شاید در نگاه نخست چنین الگویی اتلاف وقت باشد، اما تاثیر بسیار مثبتی بر روی روحیه کارمندان خواهد داشت.

وقتی ما به سراغ میز یکی از کارمندان می رویم، این امر نباید موجب ایجاد نگرانی در وی شود بنابراین گاهی اوقات به صورت عادی برای گفت وگوی دوستانه سر میز کارشان حاضر شوید. نکته مهم در اینجا توجه یکسان به تمام کارمندان است. در غیر این صورت امکان موفقیت در عادی سازی رابطه مان با آنها فراهم نخواهد شد.

2. اختصاص زمان برای آموزش کارمندان

مدیران یک شرکت همیشه دارای سطح مهارت و تجربه بالاتری در مقایسه با کارمندان هستند. این امر آنها را بدل به افرادی شایسته برای مدیریت شرکت می کند. بدون شک کارمندان شرکت در بسیاری از مواقع نیازمند راهنمایی های تیم مدیریتی هستند بنابراین دیدگاه ما نسبت به نیاز کارمندان به توصیه های مان باید تغییر کند. متاسفانه بسیاری از مدیران احساس نیاز کارمندان به راهنمایی شان را نوعی ضعف محسوب می کنند. اگر کارمندان هیچ نیازی به راهنمایی های مدیران نداشتند، دیگر تعریف جایگاه مدیریت در شرکت ها بی معنا بود.

نیاز به آموزش نکات کلیدی به کارمندان همیشه احساس می شود. با این حال گاهی اوقات این نیاز بیش از زمان های دیگر ضروری جلوه می کند. به عنوان مثال، به هنگام کار بر روی یک پروژه کاملا تازه اغلب کارمندان دچار سردرگمی خواهند شد. این امر کاملا طبیعی است. در اینجا تیم مدیریتی باید توانایی اش در کمک به کارمندان را نشان دهد. استفاده از تجربه قبلی و مهارت مان در این نوع رویدادها اهمیت زیادی دارد. مدیران در خلال کمک به کارمندان فرصت مناسبی برای بهبود رابطه شان با آنها دارند بنابراین همیشه زمان مناسب برای آموزش نکات کلیدی به کارمندان را مدنظر داشته باشید.

3. اهمیت اختصاص زمان برای قدردانی از زحمات کارمندان

بدون تردید همه شرکت ها به پشتوانه تلاش کارمندان شان توانایی کسب موفقیت های مختلف را دارند. گاهی اوقات تلاش و پشتکار کارمندان در زمینه کاری شان بسیار حیرت انگیز است. در چنین مواقعی قدردانی از آنها ایده مناسبی به نظر می رسد. ما باید همیشه احساس قدردانی از زحمات کارمندان را نشان دهیم. در این زمینه دو الگو وجود دارد. الگوی نخست شامل قدردانی از کارمندان برجسته در میان تمام اعضای شرکت است. این نوع قدردانی تاثیر بسیار مطلوبی بر روی روحیه آنها خواهد داشت. الگوی دوم مبتنی بر دعوت از کارمندان برای دیدار خصوصی است. به این ترتیب امکان تاثیرگذاری به بهترین شکل بر روی کارمند موردنظر فراهم می شود. ملاقات های خصوصی همیشه حال و هوای خاصی دارد. در چنین ملاقات هایی کارمندان تاثیرپذیری بسیار زیادی از مدیران خواهند داشت. به همین خاطر برگزاری ملاقات های خصوصی با کارمندان برجسه شرکت باید در اولویت ما قرار داشته باشد.

4. اهمیت کمک به بهبود عملکرد کارمندان

همه ما کار و فعالیت را از نقطه ای مشخص شروع کرده ایم. در ابتدا هیچ کس دارای تمام مهارت ها نیست. ماهیت کسب و کار شامل تلاش پیوسته برای بهبود عملکردمان است. بنابراین انتظار برخی از مدیران نسبت به مهارت بالا و کامل نیروی کار از همان روز نخست بی معنا جلوه می کند. اگر شما نیز چنین انتظاری از کارمندان تان دارید، باید اندکی پیرامون تجربه شخصی تان فکر کنید. آیا شما از همان روز نخست کاری تان تمام مهارت های کنونی را داشتید؟ بدون تردید پاسخ منفی خواهد بود بنابراین انتظار چنین امری از دیگران غیرمنطقی خواهد بود.

مطلب مرتبط: ارتباط تأثیرگذار یک مهارت اکتسابی است

توصیه من در این بخش اختصاص زمان مناسب برای کمک به کارمندان در راستای بهبود عملکردشان است. این امر موجب تعامل هرچه بهتر ما و آنها خواهد شد. متاسفانه امروزه بسیاری از کارمندان نسبت به طرح پرسش های مختلف از مدیران شرکت احساس نگرانی می کنند. این امر ناشی از واکنش منفی تیم مدیریتی است بنابراین در عمل بسیاری از کارمندان پرسش های خود را هرگز مطرح نمی کنند. ما به عنوان مدیران یک شرکت باید توانایی پذیرش پرسش ها و حتی انتقادات نسبت به خود را تقویت کنیم. در غیر این صورت به سرعت کارمندان ماهرمان از دست می روند. بی تردید کارمندان پس از کسب مهارت کافی و یافتن موقعیت شغلی بهتر هیچ علاقه ای به همکاری با ما نخواهد داشت. اگر نوع برخورد ما با آنها مناسب باشد، شانس مان برای ادامه همکاری کارمندان حتی پس از دریافت پیشنهادهای همکاری بسیار جذاب بالا خواهد بود.

5. تاثیر صحبت با کارمندان درباره کارنامه کاری شان

فعالیت در یک عرصه مشخص به معنای تعهد ما نسبت به ادامه آن تا پایان عمر نیست. بسیاری از افراد پس از چند سال فعالیت در یک عرصه به سراغ حوزه دیگری می روند. این امر کاملا طبیعی است. وظیفه ما به عنوان مدیر یک شرکت در قبال کارمندان تشویق شان برای پیگیری حوزه های کاری مورد علاقه شان است. این امر ما را در نگاه آنها بدل به مدیرانی قابل اعتماد خواهد کرد. متاسفانه بسیاری از مدیران نسبت به تمایل و علایق شخصی کارمندان توجه کافی ندارند. به همین خاطر در عمل فرآیند تعامل این دسته از مدیران با کارمندان شان بسیار خشک و بی روح خواهد بود.

توصیه من در این بخش اختصاص زمان مناسب برای گفت وگو با کارمندان پیرامون سلیقه شخصی شان است. شاید امکان همکاری بهتر با آنها در داخل شرکت فراهم باشد. اگر سلیقه آنها به طور کلی متفاوت از دامنه فعالیت شرکت ما بود، بهترین راهکار کمک به آنها برای تغییر حوزه فعالیت شان است. این امر شهرت ما به عنوان مدیرانی به فکر و دلسوز را بیشتر خواهد کرد. بدون تردید هر کارمندی علاقه مند به همکاری با مدیران دلسوز خواهد بود بنابراین در بلندمدت فرآیند جذب نیروی کار ماهر برای برند ما ساده تر خواهد شد.

6. پذیرش درخواست ملاقات کارمندان

برخی از کارمندان علاقه مند به دیدار با مدیران مختلف شرکت هستند. این امر شامل بحث پیرامون مسائل کاری یا حتی بیان ایده های تازه می شود. اگر ما همیشه پاسخ منفی به درخواست آنها بدهیم، به تدریج انگیزه شان برای ملاقات با ما از بین خواهد رفت. این امر موجب کاهش توانایی تاثیرگذاری ما بر روی آنها نیز می شود. به این ترتیب پس از مدت زمانی کوتاه دیگر هیچ توان تاثیرگذاری بر روی کارمندان نخواهیم داشت.
توصیه من در این بخش بسیار ساده و سر راست است: پذیرش درخواست دیدار کارمندان. اغلب اوقات کارمندان درخواست ملاقات دسته جمعی مطرح نمی کنند بنابراین ما باید برنامه ای دقیق برای ملاقات منظم با تمام کارمندان داشته باشیم. بسیاری از برندهای بزرگ در سراسر جهان ادامه مسیر موفق شان در حوزه کسب و کار را مدیون ایده پردازی خلاقانه کارمندان شان هستند بنابراین گفت وگو با کارمندان همیشه امری از سر رفع تکلیف نیست. گاهی اوقات بهترین ایده های کاری از دل همین ملاقات ها بیرونی می آید.

7. اختصاص زمان مناسب برای یافتن ایرادها

بدون تردید بروز عیب و ایراد در فعالیت شرکت ها امری طبیعی محسوب می شود. بسیاری از شرکت ها سرمایه گذاری هنگفتی برای جلوگیری از چنین مشکلاتی انجام می دهند. بی شک این امر کاملا منطقی محسوب می شود. نکته مهم در این میان توجه به ماهیت طبیعی چنین مشکلاتی است بنابراین ما باید زمان مناسب برای گفت وگو و هم اندیشی با کارمندان در راستای ریشه یابی مشکلات را مدنظر داشته باشیم. در غیر این صورت امکان همکاری سازنده با آنها را نخواهیم داشت.

مطلب مرتبط: افزایش ارتباط کارمندان با استفاده از روش های کاربردی

متهم ساختن کارمندان پس از بروز مشکلات ساده ترین کار ممکن است. نکته مهم مسئولیت ما به عنوان مدیر یک شرکت است. در دنیای کسب و کار موفقیت و شکست یک شرکت به پای مدیرانش نوشته خواهد شد بنابراین باید مسئولیت مان در این حوزه را بپذیریم. هم اندیشی با کارمندان برای رفع مشکلات احساس نقش آفرینی آنها در فرآیند مدیریت شرکت را تقویت خواهد کرد.