5 راهکار برای ارتباط تاثیرگذار با کارمندان

رابطه مناسب میان برندها و کارمندان شان همیشه دارای اهمیت است. یکی از نظرسنجی های موسسه گالوپ بیانگر عملکرد بهینه کارمندان دارای تعامل بهتر با شرکت ها از نظر کیفی است. براساس این نظرخواهی کارمندان دارای رابطه مناسب با شرکت های شان 17درصد خلاق تر از سایرین هستند. همچنین این دسته از کارمندان 21درصد عملکرد بهتر در زمینه سودآوری و 20درصد فعالیت بهتر در حوزه فروش دارند.

به طور کاملا واضح، داشتن کارمندان دارای رابطه مطلوب با شرکت مان سطح کلی بهره وری را افزایش می دهد. در این میان تفاوتی میان اندازه، بودجه و حوزه کسب وکار شرکت ها نیز وجود ندارد. موسسه گالوپ در یکی از بزرگترین پژوهش های خود آمار جالبی در مورد کارمندان سراسر جهان به دست آورده است. بر این اساس فقط 15درصد از کارمندان شرکت ها در سراسر جهان دارای رابطه ای نزدیک و مطلوب به شرکت های شان هستند.

باتوجه به آمار موسسه گالوپ بسیاری از برندها نسبت به اهمیت توجه به ایجاد رابطه ای پایدار با کارمندان شان بی توجه هستند. بدون تردید در صورت توانایی برند ما در زمینه جلب نظر کارمندانش مزیت بسیار بزرگی کسب می کنیم. با این حال شیوه انجام چنین کاری محل بحث است. هدف اصلی این مقاله بررسی راهکارهای ایجاد رابطه ای تاثیرگذار با کارمندان در کسب وکارهای مختلف است.

1. اطمینان از انتقال احساس شنیده شدن نظرات کارمندان

کارمندانی که احساس توجه مدیران شرکت به نظرات شان را دارند، به طور قابل توجهی انرژی و توان بیشتری خرج موقعیت شغلی شان می کنند. این دسته از کارمندان اشتیاق بیشتری در مواجهه با طرح های اضافه کاری برندها از خود نشان خواهند داد. به این ترتیب با توجه به ایده ها و گفته های کارمندان شرایط برای کار بیشتر و البته مفیدتر فراهم می شود. فراتر از این، توجه به ایده های کارمندان فرصت های کاری بسیار مهمی را پیش روی ما خواهد گذاشت. این امر به دلیل نگاه متفاوت کارمندان به مسائل کسب وکار است. به این ترتیب آنها توانایی مشاهده و درک نکاتی کاملا پوشیده بر ما را دارند.

مطلب مرتبط: ارتباط تأثیرگذار یک مهارت اکتسابی است

در صدر درخواست های اغلب کارمندان از مدیران خود ایده «توانایی گفت وگوی آزادانه با مدیر بخش» در رتبه نخست قرار دارد. اگر شما دارای شرکتی بزرگ با سلسله مراتب مدیریتی چند لایه هستید، باید این قواعد دست و پاگیر را فراموش کنید. به این ترتیب کارمندان هر بخش باید توانایی گفت وگوی آزادانه با مدیران بخش خود و دیگر بخش ها را داشته باشند. این امر هم از طریق گفت وگوی رو در رو و هم پل های ارتباطی نظیر ایمیل امکان پذیر است.

پذیرش انتقادات به صورت مناسب از ضرورت های مدیریت مناسب هر مجموعه ای است. به این ترتیب مدیران باید توانایی هضم انتقادهای مختلف را داشته باشند. در غیر این صورت کارمندان بدان ها اعتنای چندانی نخواهند کرد.

چالش اصلی شرکت های بزرگ دشواری ترتیب جلسات ملاقات کارمندان با مدیران است. به دلیل حجم بالای کاری این شرکت ها ترتیب چنین ملاقات هایی به معنای توقف کارها برای چند ساعت است. در مقیاس کسب وکارهای بزرگ همین چند ساعت تاثیر انکارناپذیری بر روی برندها خواهد داشت.

به منظور ایجاد راه ارتباطی ساده و سریع تر، از نرم افزار Smarp استفاده کنید. این نرم افزار امکان برقراری ارتباط تصویری، متنی و صوتی میان کارمندان و مدیران را فراهم می کند. همچنین با استفاده از Smarp کارمندان امکان برقراری ارتباط با یکدیگر را نیز دارند.

2. همه را مطلع نگه دارید

هیچ کس علاقه ای به آگاهی از خبری به عنوان آخرین نفر ندارد. همه ما احساس مناسبی از اطلاع به موقع اخبار پیدا می کنیم. به این ترتیب شرکت ها باید نسبت به علاقه کارمندان شان نسبت به آگاهی از امور جاری و ایده های آتی توجه کافی نشان دهند. مواردی نظیر تاریخ رونمایی از محصولات تازه، شیوه ارتقای کارمندان و مراسم های مختلف از جمله مهم ترین موارد برای اطلاع رسانی به کارمندان است.

هنگامی که کارمند ما اطلاع کافی از نحوه مدیریت شرکت دارد، به سادگی امکان مشاهده تاثیر تلاش هایش بر روی سرنوشت کسب وکار را خواهد داشت. به عنوان مثال، ایجاد رابط کاربری مناسب برای دسترسی کارمندان به اطلاعات مربوط به سود حاصل از جدیدترین پروژه شرکت تاثیر انکارناپذیری در افزایش انگیزه آنها خواهد داشت. به عبارت ساده، با چنین کاری کارمندان تاثیر عینی تلاش های خود بر روی سرنوشت شرکت را مشاهده می کنند.

اگر شما قصد تزریق هیجان به کارمندان تان از طریق اطلاع رسانی به آنها را دارید، اطلاعات مذکور در سطرهای قبلی را در قالبی دوستانه در درون شرکت منتشر کنید. فرمت هایی نظیر مطلب وبلاگی، نمودارها و ویدئو گزینه های مناسبی برای اطلاع رسانی پیرامون شرکت خواهد بود. یک ایده خلاقانه در این زمینه ایجاد خبرنامه ای برای شرکت است. به این ترتیب کارمندان در فواصل زمانی معین اخبار تازه شرکت را در قالب ایمیل یا نامه دریافت خواهند کرد. راه اندازی یک سیستم اطلاع رسانی درون شرکتی نیز در این مسیر کمک شایانی به شما خواهد کرد.

مطلب مرتبط: ارتباطات در محیط کار

3. شفاف باشید

در هر رابطه ای فعالیت صادقانه و شفاف، اصلی تداوم بخش به حساب می آید. حوزه کسب و کار نیز از چنین اصلی مستثنی نیست. وقتی کارمندان ما اعتماد بالایی به دامنه مدیریتی داشته باشند، پتانسیل بهتری برای دستورپذیری و حرکت در راستای استراتژی های کلی شرکت پیدا می کنند. اهمیت این نکته مربوط به زمان های حساس است. گاهی اوقات ما فرصت و زمان کافی برای بیان جزییات طرح های مان را به کارمندان نداریم. در چنین موقعیت هایی فقط اعتماد عمیق کارمندان به شرکت راهگشا خواهد بود.

در حقیقت، 56درصد از آقایان و 65درصد از خانم ها در نظرخواهی موسسه Shrm بحث اعتماد به طیف مدیریتی را مهم ترین المان در مقوله رضایت شغلی عنوان کرده اند. وقتی هم نوبت به ارزشیابی مدیران بخش های مختلف می شود، هیچ چیز به اندازه اعتماد کارمندان به یک مدیر در سرنوشتش تاثیر ندارد.

4. درک و قدردانی از تلاش های کارمندان

انسان نیازمند دریافت احساس ارزشمندی در زندگی است. به هنگام کار چنین حسی از طریق درک و قدردانی مدیران از تلاش کارمندان صورت می گیرد. متاسفانه بسیاری از مدیران در زمینه بیان عبارت های تحسین آمیز در قبال تلاش های کارمندان تیم شان کم کاری به خرج می دهند. چنین شیوه ای به هیچ وجه یک استراتژی مدیریتی موفق محسوب نمی شود. به همین دلیل باید به دنبال تغییر آن بود. تحسین و تشکر از زحمات کارمندان علاوه بر تقویت روحیه شان موجب فرهنگ سازی درست نیز می شود. به این ترتیب دیگر کارمندان نیز از یکدیگر تشکر و قدردانی خواهند کرد.

یک ایمیل ساده شامل پیام «بسیار متشکر» به هنگام اضافه کاری تعدادی از کارمندان تاثیر انکارناپذیری بر روی روحیه آنها خواهد داشت. بدون تردید این پیام هیچ زحمتی برای ما نخواهد داشت. با این حال تاثیر انکارناپذیری بر روی روحیه کارمندان بر جای می گذارد. استفاده از سرویس های ایمیلی برای این کار بسیار جالب است. با این حال ایده اصلی مقاله کنونی تاثیر بسیار بیشتر اعلام رسمی و عمومی قدردانی از تلاش کارمندان در فضای درون شرکت است. به این ترتیب سایر کارمندان نیز با زحمات همکاران تلاشگر خود آشنا می شوند. برخی از برندها حتی پاداش های ویژه ای نیز برای کارمندان برتر هر ماه ترتیب می دهند. این امر موجب افزایش انگیزه کارمندان برای تلاش و زحمت بیشتر می شود. به این ترتیب روند صعودی فعالیت شرکت حفظ خواهد شد.

دریافت واکنش و پیام مثبت از سوی مشتریان یک امر بدیهی برای شرکت هاست. گاهی اوقات چنین تعریف و تمجیدهایی متوجه کارمندان است. در این صورت انتشار عمومی آن پیام در سطح شرکت بسیار مفید خواهد بود.

5. رابطه تان را شخصی کنید

کارمندان شما فقط کارگرهای برندتان نیستند. آنها مردمی درست مانند شما هستند. هر کارمند یک فرد منحصر به فرد با ویژگی ها، توانایی ها و روحیه مخصوص به خود است.

وقتی ما ارتباطی شخصی با کارمندان مان برقرار می کنیم، فرصت بهتری برای شناخت ویژگی ها و توانمندی های آنها خواهیم داشت. به این ترتیب فرصت استفاده از آنها در موقعیت های شغلی هماهنگ با توانایی شان افزایش خواهد یافت. یکی از راهکارهای جالب برای ایجاد رابطه شخصی با کارمندان استفاده از نرم افزاری نظیر Smarp برای اشتراک گذاری لحظات خوش زندگی شخصی و تفریح های مختلف است. شاید برخی از کارمندان ما دارای طبع هنری و عده ای دیگر بااستعداد در زمینه حسابرسی و همینطور بازاریابی باشند. کشف این استعدادها به درد برندمان خواهد خورد. همچنین روابط نزدیک و شخصی با کارمندان فرصت شناخت نقاط ضعف آنها را نیز فراهم می سازد. به این ترتیب شرکت توانایی مهارت افزایی دقیق برای کارمندان را خواهد داشت. در غیر این صورت، کارگاه های مهارت افزایی ما همیشه برای برخی از کارمندان مفید و برای عده ای دیگر کسل کننده خواهد بود.

وقتی مطالبی همسو با سرگرمی ها و علاقه مندی های کارمندان در فضای شرکت تولید کنیم، آنها توجه بیشتری به برندمان خواهند داشت. این امر موجب دلسوزی بیشتر آنها برای برندمان می شود. بدون تردید اختصاص زمان مناسب برای چنین کاری هرگز ساده نیست. با این حال در مسیر موفقیت تجاری گاهی اوقات باید سختی های بسیار زیادی را تحمل کرد.

مطلب مرتبط: افزایش ارتباط کارمندان با استفاده از روش های کاربردی

ارتباط درست نیازمند علم فضایی نیست

آیا کارمندان علاقه مند به برندمان تاثیر محسوسی بر روی موفقیت ما خواهند داشت؟ پاسخ این پرسش به طور کاملا واضح مثبت است. وقتی ما ارتباطی نزدیک با کارمندان شرکت مان داریم، علاقه آنها به فعالیت تاثیرگذارتر افزایش خواهد یافت. این امر در تمام زمینه ها برای یک شرکت مفید به حساب می آید. وقتی اغلب برندها نسبت به بی انگیزگی کارمندان شان شاکی هستند، با سرمایه گذاری و پیگیری استراتژی درست نقطه ضعف رقبا را بدل به نقطه قوت تان کنید.

کارمندانی که به صورت درست برای کار دشوار و سخت شان پاداش، احساس ارزشمندی و توجه دریافت می کنند، تمایل بسیار بیشتری به ایده پردازی خواهند داشت. همچنین این دسته از کارمندان علاقه بسیار بیشتری به اختصاص زمان و انرژی بیشتر بر روی کارشان خواهند داشت. از همه مهم تر، این کارمندان کمتر از سایرین علاقه مند به ترک شرکت ما خواهند بود.