افزایش ارتباط کارمندان با استفاده از روش های کاربردی

ارتباط داخلی بین کارمندان و جلسات کاری مشارکتی و پویا، روح سرزندگی و پویایی را به شرکت تزریق می کند. ارتباطات داخلی بین کارمندان از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر تجربه نظرسنجی از کارمندان را داشته باشید، آنها همیشه پس از ارائه کردن پیشنهادها از یک مشکل عمومی گله دارند و آن هم قابل پیش بینی بودن ارتباطات و جلسات کاری است.

جلسات و گردهمایی های داخلی در شرکت ها عموما روندی مشابه دارند و پیش از برگزاری هر جلسه، افراد می دانند چه مواردی انتظار آنها را می کشد. عموما در این جلسات مدیر مالی در مورد هزینه ها، درآمدها و مشکلات جاری صحبت می کند و مدیرعامل در مورد استراتژی های آتی و موفقیت های پیش رو سخنرانی می کند. برخی از کارمندان نیز نظراتی جسته و گریخته می دهند و در نهایت، با انبوهی از اطلاعات جلسه را ترک می کنند.

مشاوران کسب و کار پیشنهاد می کنند که برای بهبود این نوع جلسات، راهکارهای متفاوتی به کار بگیرید. در ادامه این مقاله به نقل از زومیت به بررسی چند راهکار عملی می پردازیم که با به کارگیری آنها می توان از قابل پیش بینی بودن جلسات پیشگیری کرد و کارآمدی آنها را افزایش داد.

محتوا را با تمرکز بر مشکلات کارمندان آماده کنید

عموم محتوایی که در جلسات و گردهمایی های شرکتی مطرح می شود، با تمرکز بر تصویر کلی شرکت و فرهنگ از پیش تعیین شده آماده می شود؛ حتی اگر در جلسات سؤال هایی مطرح شود، در جهت پیشبرد همان اهداف از پیش تعیین شده است. این در حالی است که کارمندان انتظار دارند نظرات آنها در مورد مسائل جزئی و مشکلاتی که به روند کاری شان مربوط است پرسیده شود. به بیان دیگر، کارمندان اهمیت تمرکز روی فرهنگ شرکتی را درک می کنند؛ اما باید بدانند که نقش تک تک آنها در پیشبرد این فرهنگ چیست و چگونه می  توانند تأثیر خود را افزایش دهند.

به کارمندان در حل مشکلات کمک کنید

محتوایی که در جلسات و دورهمی ها مطرح می شود، باید مشکلی از مشکلات عمومی کارمندان را حل کند. صحبت ها، اسلایدها و ویدئوهایی که با کارمندان به اشتراک می گذارید، باید راهکارهایی عملی برای مسائل جاری شرکت ارائه کنند. به بیان دیگر، باید از صحبت های کلیشه ای و اطلاعات بیهوده صرف  نظر کرد و جلسات را هرچه بیشتر به سمت آموزش های تعاملی و کاربردی پیش برد.

ساختارشکنی کنید

اطلاعاتی که در جلسات و ارائه های شرکتی مطرح می شوند عموما ساختاری مشابه دارند؛ یا مقاله های کوتاه و متوسط هستند یا اسلایدهای آموزشی که عموما با کمترین سلیقه ای آماده شده اند. می توانید با ساختارشکنی و امتحان کردن اشکال جدید، همان محتوا را با جذابیت بیشتری به کارمندان عرضه کنید. تغییر ساختار، روشی است که در طول سالیان، کاربردی بودن خود را در جذب مخاطب ثابت کرده است.

کارمندان را به مشارکت تشویق کنید

عموم جلسات کاری با سخنرانی و بحث میان مدیران رده بالا به پایان می رسد.

برای افزایش ارتباط کارمندان و کسب نظرات آنها، باید ساختار جلسات به طور کلی تغییر کند.

حداقل ۳۰درصد از زمان جلسه را به مشارکت کارمندان و شنیدن اظهار نظر آنها اختصاص دهید.

این روند جدید آنها را به مشارکت در دیگر زمان ها و ارائه آزادانه نظرات نیز تشویق می کند.

اجازه بدهید کارمندان محتوا ارائه کنند

ما در عصری زندگی می کنیم که تمام مردم به اشتراک محتوا علاقه مند شده اند؛ دورانی که اینستاگرام و تلگرام و دیگر ابزارها، هر فردی را به یک رسانه تبدیل کرده اند.

در این زمان شما دیگر نمی توانید جلسات را با محتوایی که تنها خودتان آماده کرده اید، اداره کنید. به کارمندان اجازه بدهید در تولید محتوا به شما کمک کنند و در طول جلسات با سؤالات، تصاویر و نظرات شان، پویایی را افزایش بدهند.