ارتقای کیفیت کاری شرکت با بهینه سازی فرآیندهای سازمانی

اغلب کارها در محیط اداری با مشارکت تیم های مختلف صورت می گیرد. امروزه یافتن کارهای انفرادی در عرصه کسب و کار بسیار دشوار است. دلیل این امر تاکید مدیران و سازمان‎ های تجاری بر روی مدیریت امور مختلف به صورت گروهی است. فعالیت گروهی مزیت‎ های مشخصی برای کسب و کارها دارد. اگر شما در زمینه کارآفرینی یا مدیریت کسب و کار تجربه داشته باشید، یکی از چالش ‎های اصلی کسب و کارها مدیریت پروژه‎ های مختلف در زمانی مناسب است. تمام تیم‎ های کاری تجربه تعامل با پروژه‎ های بیش از اندازه طولانی را داشته ‎اند. چنین پروژه ‎هایی توان شرکت را به طور قابل توجهی کاهش می ‎دهد. اگر پروژه ‎ها بیش از زمان تعیین شده طولانی شوند، اعتبار کسب و کار به شدت در معرض خطر خواهد بود بنابراین شما باید به سرعت اقدام به تغییر وضعیت فعالیت تیم‎ های کاری نمایید.

کسب و کارها در طول روز با فرآیندهای بسیار زیادی مواجه هستند. وقتی از فرآیند کاری صحبت می‎ کنیم، تقریبا تمام فعالیت‎ های شرکت ‎ها را شامل می ‎شود. طراحی بودجه به عنوان یک فرآیند مهم نیازمند دقت و توجه بسیار زیادی است. اگر این نکته به صورت درست مدیریت نشود، امکان فعالیت بهینه شرکت از بین خواهد رفت. یکی از نیازهای اساسی کسب و کارها مدیریت بهینه فرآیندهای پیش روی‏شان است. آیا فرآیندهای جاری سازمان شما در طول روز بهینه سازی شده است؟ این پرسش دارای اهمیت بالایی است. متاسفانه بسیاری از کارآفرینان و کسب و کارها حتی معنای ضمنی این پرسش را نیز درک نمی ‎کنند.

براساس گزارش موسسه Business Process Management، 93 درصد از کسب و کارها در سراسر دنیا با مشکل بهینه سازی کارهای سازمانی‎ شان مواجه هستند. این امر نیاز به طی دوره ‎های آموزشی یا دست ‎کم مطالعه پیرامون این مفهوم را ضروری می ‎سازد. هدف اصلی مقاله کنونی بررسی دقیق ‎تر مفهوم بهینه سازی فرآیندها در دنیای کسب و کار است. با این حال ابتدا باید نسبت به مفهوم بهینه سازی فرآیندها آگاهی پیدا کرد. به همین خاطر ابتدا به بررسی دقیق این مفهوم و معنای آن خواهیم پرداخت. سپس به دنبال شیوه‎ های کاربست آن در عرصه کسب و کار خواهیم بود.

مطلب مرتبط:  چگونه تغییر را در سازمان خود مدیریت کنیم؟

بهینه سازی فرآیندها به چه معناست؟

بررسی هر مفهوم باید با معنای آن شروع شود. امروزه بسیاری از کسب و کارها به دنبال بهبود وضعیت سازماندهی فرآیندهای ‎شان هستند. با این حال کمترین اطلاعی از معنای دقیق این مفهوم ندارند. این امر مشکلات بسیار زیادی از نقطه نظر مدیریت ایجاد خواهد کرد. کسب و کارها پیش از اجرای پروژه ‎ها یا تلاش برای تغییرات سازمانی باید به خوبی از دلالت ‎های آن اطلاع داشته باشند. در غیر این صورت با مشکلات وسیعی در عرصه کسب و کار مواجه خواهند شد.

فرهنگ واژگان آکسفورد کلمه فرآیند را به این صورت معنا کرده است: مجموعه ‎ای از اعمال که به صورت مرحله به مرحله همراه با نظمی خاص برای دستیابی به هدف مشخص انجام می ‎شود. یکی از ساده ‎ترین مثال‎ ها در این زمینه مربوط به نحوه تهیه قهوه برای صبحانه است. این امر نیازمند تهیه قهوه، شیر، شکر و دستگاه قهوه ‎ساز است. سپس با ترکیب منظم و مرحله به مرحله مواد اولیه امکان دستیابی به قهوه ‏ای گوارا فراهم می ‎شود. اگر شما نسبت به نحوه تهیه و دم کردن قهوه اطلاع نداشته باشید، دسترسی به هدف نهایی یعنی نوشیدن قهوه امکان‎ پذیر نخواهد بود. اغلب فرآیندهای کاری دارای ماهیت ساده ‎ای مانند مثال ما نیستند بنابراین شاید شما نیاز به تخصص و تمرین بیشتری برای درک ظرافت ‎های این حوزه داشته باشید.

امروزه کسب و کارهای مختلف با اتلاف زمان زیادی در عرصه کسب و کار مواجه هستند. این امر مشکلات فراوانی برای آنها ایجاد می ‎کند. وقتی پروژه‎ های کاری با فرآیندهای ضروری کسب و کار زمان زیادی را طلب می کند، برنامه‎ های شرکت با مشکل مواجه می ‎شود. اغلب کسب و کارها در زمینه پیش‎ بینی زمان موردنیاز برای ساماندهی فرآیندها دچار اشتباه محاسباتی می ‎شوند. دلیل این امر عملکرد ضعیف‎ تر تیم‎ های کاری در مقایسه با انتظارات مدیران ارشد است. این اختلاف همیشه دردسرهای زیادی برای کسب و کارها ایجاد می ‎کند.

یکی از بهترین مثال ‎ها در زمینه صرفه ‎جویی در زمان و هزینه‎ های کاری مربوط به موسسه Keefe Group است. این شرکت با استفاده از تکنیک ‎های بهینه سازی فرآیندهای کاری موفق به صرفه ‎جویی 2.5 میلیون دلاری در سال شده است. بی‎ شک مبلغ موردنظر برای هر کسب و کاری جذاب خواهد بود. با این حساب مشارکت در این زمینه امری ضروری و اجتناب ‎ناپذیر خواهد بود. اگر شما نیز به دنبال بهبود وضعیت مدیریت فرآیندها از سوی کسب و کارتان هستید، در ادامه با ما همراه باشید.

مزیت ‎های بهینه سازی فرآیندها

مدیریت فرآیندها امر دشواری نیست. مهمترین نکته اراده قوی شما برای بهبود کیفیت مدیریت فرآیندها از سوی کسب و کارتان است. برخی از شرکت ‎ها به طور مداوم شعارهایی برای بهبود وضعیت کاری شان می‎ دهند، اما در عمل کمترین اراده ‎ای برای تحقق این امر نشان نمی ‎دهند. در ادامه برخی از مزیت ‎های اصلی بهینه سازی فرآیندها در حوزه کسب و کار مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

افزایش بهره وری

بهره وری مفهوم اقتصادی مهمی در دنیای کسب و کار است. هرچه بهره وری یک کسب و کار بیشتر باشد، امکان جلب نظر مخاطب هدف افزایش خواهد یافت. برخی از کسب و کارها برای افزایش بهره وری نیروی کارشان هزینه ‎های سنگینی را متحمل می‎ شوند. با استفاده از بهینه سازی مدیریت فرآیندها در کسب و کار امکان بهبود عملکرد نیروی کار در مقیاسی وسیع وجود دارد. یکی از نکات جالب در این میان استراتژی ‎های موردنظر از سوی تیم ‎های مدیریتی است. کارمندان در صورت عدم آشنایی مدیران با شیوه ‎های مدیریت کسب و کار به سختی توانایی تاثیرگذاری بر روی کارمندان و حتی بهبود وضعیت کاری آنها را خواهند داشت. براساس گزارش موسسه HubSpot، استفاده از تکنیک‎ های مدیریت بهینه فرآیندهای کاری تا 82 درصد افزایش بهره وری را در پی دارد.

مطلب مرتبط: ارزیابی توانایی سازمان ها برای تغییر

کاهش خطاهای کاری

مواجهه با خطاهای کاری امری رایج در میان کسب و کارهاست. بسیاری از برندها در این عرصه کسب و کار با چالش خطاهای تکراری مواجه هستند. این امر به دلیل استفاده از فرآیندهای تکراری و ناتوانی برای کاربست شیوه های درست روی می‎ دهد. اگر وضعیت کسب و کارهای شکست خورده با برندهای بزرگ و موفق را مقایسه نمایید، اغلب آنها شیوه‎ های به شدت متفاوتی در زمینه مدیریت فرآیندها دارند. برندهای بزرگ همیشه برنامه‎ ای مشخص و تاثیرگذاری برای بهبود وضعیت ‎شان دارند. از سوی دیگر برندهای تازه تاسیس و شکست خورده اغلب دچار سردرگمی هستند. همین امر تعداد خطاهای کاری آنها را به شدت افزایش می ‎دهد.

برندهای بزرگ با بهینه سازی فرآیندهای کاری تعداد خطاهای جاری را به شدت کاهش می‎ دهند. یکی از نکات مهم در این میان نرخ احتمالی وقوع خطا در کسب و کار است. هرچه این نرخ پایین ‎تر باشد، برندها امکان فعالیت با خیال آسوده ‎تر را خواهند داشت. بهینه سازی فرآیندهای کاری شانس قابل توجهی به کسب و کارها برای مدیریت این بخش خواهد داد.

چابکی فزاینده کسب و کار

سرعت عمل کسب و کارها برای مدیریت فرآیندهای مختلف دارای اهمیت بالایی است. برخی از کسب و کارها به طور مداوم با مشکل مدیریت زمان و تعامل طولانی مدت با فرآیندهای ساده مواجه هستند. یکی از دلایل اصلی این امر نیاز به طی مراحل مختلف برای مدیریت پروژه ‎های ساده است. بهینه سازی فرآیندها امکان طراحی مسیرهای ساده و سر راست برای مدیریت کسب و کار را فراهم می ‎سازد.

کارآفرینان تازه‎ کار همیشه مشکلاتی در زمینه مدیریت فرآیندهای تجاری دارند. دلیل این امر عدم آشنایی با شیوه‎ های مختلف مدیریت این بخش است. اگر کسب و کار شما نیز در این مورد با مشکلاتی مواجه است، باید نسبت به پیاده ‎سازی تازه ‎ترین تکنیک‎ ها در حوزه مدیریت بهینه فرآیندها اقدام نمایید. ساده ‎ترین شیوه در این میان الگوبرداری از برندهای بزرگ است. این امر نیاز به مطالعه عمیق بر روی فرآیندها را کاهش می ‎دهد. برندهای بزرگ در هر صورت دارای مهارت بالایی در زمینه مدیریت فرآیندهای مختلف هستند بنابراین شما بدون نیاز به اختصاص زمان قابل توجه یا شرکت در کلاس‎ های تخصصی امکان مدیریت بهینه فرآیندهای شرکت ‎تان را خواهید یافت.

ایجاد فرهنگ سازمانی قدرتمند

فرهنگ سازمانی به معنای مجموعه هنجارها و قواعد رسمی برای فعالیت شرکت ‎هاست. این امر اهمیت بسیار زیادی برای کسب و کارها دارد. بسیاری از شرکت‎ ها نسبت به ایجاد فرهنگ سازمانی توجهی نشان نمی ‎دهند. براساس گزارش موسسه INC، مشتریان در تعامل با برندها به میزان مهارت آنها در زمینه توسعه فرهنگ سازمانی واکنش بالایی نشان می ‎دهند. این امر بیانگر ضرورت ایجاد فرهنگ سازمانی برای کسب و کار است.

امروزه راهکارهای زیادی برای توسعه فرهنگ سازمانی وجود دارد. راهکار اصلی بهینه سازی فرآیندهای کاری است. این امر بیانگر عزم راسخ کسب و کارها برای مدیریت بهینه فرآیندها و همچنین افزایش سرعت عمل کارمندان است. مسئله اساسی در این میان کمک به کارمندان برای هماهنگی هرچه بهتر با فرآیندهای شرکت است. در غیر این صورت مدیریت فرآیندهای کاری با مشکلات زیادی مواجه خواهد شد. یکی از اشتباهات رایج کسب و کار تلاش برای بهینه سازی فرآیندها با ارائه دستورالعمل‎ های صرف است. این امر بدون مشارکت سازنده مدیران و همکاری با کارمندان هیچ تاثیری بر روی فعالیت برند نخواهد داشت.

افزایش سودآوری

یکی از اهداف اصلی کسب و کارها افزایش سودآوری است. شاید این امر مهمترین هدف کسب و کار نیز باشد. مهمترین مزیت بهینه سازی فرآیندها کمک برای دستیابی کارآفرینان به این هدف است. وقتی مدیریت فرآیندهای مختلف کاری نیازمند زمان زیادی باشد، اغلب کسب و کارها با مشکل مواجه خواهند شد. همین امر موجب نیاز به صرف هزینه بیشتر می‎ شود. استفاده از تکنیک‎ های بهینه سازی فرآیندها کمک قابل توجهی به برندها در راستای بهبود سرعت عمل‎شان خواهد کرد.

مطلب مرتبط: تغییرات سازمانی هم مدیریت می‌ خواهند

مدیران ارشد کسب و کارها به عنوان مهمترین عوامل بهینه سازی فرآیندهای کاری باید مزیت‎ های این امر را به خوبی قبول نمایند. این امر مستلزم اعطای بخشی از سود ناشی از بهینه سازی فرآیندها به این بخش از شرکت است. همچنین اگر بخشی از سود موردنظر به کارمندان نیز اختصاص یابد، سرعت عمل کسب و کار شما در پیاده‎ سازی شیوه‎ های کاری به شدت افزایش خواهد یافت.

شیوه ‎های بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

صحبت از بهینه سازی فرآیندها فقط معطوف به بحث از مزیت ‎های این امر نیست. مهمترین نکته در این میان آگاهی از شیوه‎ های عملی اجرای این استراتژی است. بنابراین در بخش کنونی برخی از مهمترین استراتژی ‎های موردنظر را بررسی خواهیم کرد.

بهینه سازی فرآیندهای کاری نیاز به اختصاص زمان زیادی ندارد. برخی از کسب و کارها به دلیل تردید نسبت به میزان زمان موردنیاز برای اجرای این استراتژی به طور مداوم از انجامش سر باز می‎ زنند. اگر شما از تکنیک‎ های مناسبی برای پیاده‎ سازی این شیوه استفاده نمایید، به راحتی امکان بهبود مدیریت پروژه ‎ها و فرآیندها از سوی کسب و کارتان را خواهید داشت.

استفاده از توصیه‎ ها و تکنیک ‎های مختلف در همه فعالیت ‎ها امری ضروری است. اگر شما برای نخستین بار نسبت به به ‎روز رسانی مدیریت فرآیندهای شرکت اقدام می ‎کنید، باید این نکته مهم را مدنظر داشته باشید. در غیر این صورت شانسی برای موفقیت در این عرصه نخواهید داشت. اگر شما در پیاده‎ سازی استراتژی موردنظر با چالش یا حتی شکست رو به رو شدید، باید دوباره اقدام نمایید. این امر اهمیت بسیار بالایی برای کسب و کارها دارد. تسلیم شدن در نخستین مرحله نباید شما را ناامید سازد.

اطمینان از ثبت و دسته ‎بندی فرآیندها

فعالیت بهینه و سریع در عرصه کسب و کار نیازمند برنامه ‎ریزی و تعریف دقیق هر فرآیند است. برخی از شرکت‎ ها هیچ اقدامی برای تعریف نحوه مدیریت یک حوزه خاص انجام نمی‎ دهند. به این ترتیب هر بخش باید پس از بارها آزمون و خطا به شیوه مناسبی دست پیدا کند. ثبت و دسته ‎بندی فرآیندها کمک شایانی به تیم ‎های کاری خواهد کرد.

یکی دیگر از مشکلات اساسی کسب و کارها در ارتباط با مدیریت فرآیندها مربوط به عدم تعریف دقیق حوزه‎ های فعالیت هر تیم است. نتیجه این امر عدم رسیدگی به برخی از امور از سوی تیم‎ هاست. دلیل این امر تلقی فرآیند مورد نظر در دامنه وظایف تیم دیگر است. اگر شما نسبت به تعریف دقیق فرآیندها اقدام نکنید، به سرعت با مشکلات حل ناشدنی برای مدیریت کسب و کارتان مواجه خواهید شد.

دسته‎ بندی فرآیندها باید با مشورت تیم ‎های مختلف صورت گیرد. شاید برخی از فعالیت ‎ها نیازمند همکاری تیم ‎های مختلف باشد بنابراین دسته ‎بندی آن به عنوان وظیفه یک تیم به صورت مجزا ایده جذابی نخواهد بود. امروزه ابزارهای بسیار زیادی برای دسته‎ بندی و ثبت فرآیندها در عرصه کسب و کار وجود دارد. بسیاری از کارآفرینان از ابزار مشهور اکسل استفاده می ‎کنند. استفاده از ابزارهای مایکروسافت برای بهینه سازی فرآیندهای کاری مزیت ‎های بسیار زیادی دارد. این نرم ‎افزارها به صورت مداوم آپدیت دریافت می ‎کند بنابراین در صورت وقوع هرگونه ایرادی به سرعت از سوی تیم پشتیبانی حل و فصل می ‎شود. یکی دیگر از ابزارهای مناسب در این میان Google Document است. این ابزار برای بارگذاری برنامه‎ ها و دسته ‎بندی کارهای مختلف به صورت آنلاین کاربرد دارد. اگر کسب و کار شما برای مدیریت امور و اطلاع ‎رسانی به بخش های مختلف از فضای آنلاین استفاده می‎ کند این ابزار بهترین گزینه برای شما خواهد بود.

مطلب مرتبط: درس‌هایی برای بهبود عملکرد سازمان

تعریف فرآیندهای نیازمند بهینه سازی

پس از اینکه فرآیندهای جاری کسب و کار به صورت دقیق دسته ‎بندی و ثبت گردید، باید نمونه‎ های نیازمند به بهینه سازی مشخص شود. شاید این امر عجیب به نظر برسد، اما برخی از فرآیندها در شرکت‎ ها به طور طبیعی بهینه شده ‎اند. بنابراین شما نیازی به بهینه سازی مجدد آنها نخواهید داشت. همچنین باید به اولویت‎ های سازمانی برای بهینه‎ سازی فرآیندها نیز توجه داشت. اگر این نکته را مدنظر قرار ندهیم، فعالیت در عرصه کسب و کار بسیار دشوار خواهد شد.

کسب و کارها پیش از بهینه سازی هر فرآیند باید برخی از پرسش‎های مهم را مطرح سازند. پاسخگویی به پرسش‎ های ذیل کمک فراوانی به شما برای بهینه سازی فرآیندهای کاری خواهد کرد:

• کدام فرآیندهای کاری باید بهینه سازی شود؟ پاسخگویی به این پرسش نیازمند آگاهی دقیق از وضعیت کسب و کار و نقطه ضعف ‎های سازمانی است.

• کدام فرآیندها بیشترین بازدهی را دارند؟ اگر فرآیندهایی با بازدهی بالا دچار ایرادات اساسی باشند، باید در اولویت بهینه سازی قرار گیرند.

• کدام فرآیندها بیشترین بازگشت سرمایه را دارند؟ برخی از فرآیندها دچار مشکلات زیادی هستند. اگر شما در این حوزه‎ ها سرمایه گذاری نمایید، شانس بالایی برای بازگشت سرمایه‎ تان خواهید داشت.

ارزیابی وضعیت برند بدون همکاری با مدیران بخش ‎های مختلف امکان ‎پذیر نیست. یکی از ایرادات اساسی تیم مدیریتی شرکت بی ‎توجهی به نقش مدیران میانی است. اغلب اوقات اطلاعات دست اول در اختیار مدیران میانی قرار می ‎گیرد بنابراین عدم مشارکت با آنها برای بهینه سازی فرآیندهای شرکت نتیجه نامناسبی در پی خواهد داشت.

ارزیابی عملکرد فرآیندها

وضعیت فرآیندهای مختلف شرکت با هم متفاوت است. اگر شما قصد بهبود وضعیت برخی از فرآیندها را دارید، باید به خوبی نسبت به عملکرد هر کدام از آنها آگاهی پیدا نمایید. در غیر این صورت تلاش ‎های شما بی ‎نتیجه باقی خواهد ماند. برخی از کسب و کارها بدون اطلاع از وضعیت عملکرد فرآیندهای مختلف اقدام به بهینه سازی آنها می‎ کنند. مشکل اساسی در این زمینه مربوط به ناتوانی برای تاثیرگذاری مناسب برای عملکرد کلی شرکت است. وقی شما وضعیت فرآیند موردنظر را مدنظر نداشته باشید، امکان ارزیابی نتیجه نهایی را نیز نخواهید داشت.

بهترین توصیه برای کسب و کارهای تازه تاسیس به منظور ارزیابی وضعیت فرآیندهای مختلف ‎شان همکاری با کارشناس ‎های حرفه ‎ای این حوزه است. خوشبختانه امروزه شمار بالایی از کارشناس ‎های باتجربه در زمینه ارزیابی وضعیت کلی شرکت ‎ها و مطالعه موردی فرآیندهای مهم آنها فعالیت دارند. استفاده از توصیه ‎های این افراد نقش مهمی در بهبود وضعیت کسب و کار شما خواهد داشت.

ارزیابی نحوه بهینه سازی فرآیندها

بهینه سازی فرآیندها امری کوتاه ‎مدت نیست. شما باید به طور مداوم برای بهینه سازی فرآیندهای کاری شرکت ‎تان اقدام نمایید. در غیر این صورت پس از اندکی بهبود وضعیت، با صرف نظر ادامه مسیر، شرایط کسب و کارتان بدون تغییر باقی خواهد ماند. مسئله اساسی در این بخش استفاده از دانش و تخصص تمام اعضای شرکت در این مرحله است. اگر شما نسبت به بهینه ‎سازی فرآیندهای کاری بدون مشارکت اعضای ارشد شرکت اقدام نمایید، به احتمال زیاد برخی از حوزه ‎ها از دسترس ‎تان دور خواهد ماند.

برخی از نکات مهم مانند زمان موردنیاز برای بهینه سازی فرآیندهای شرکت باید پیش از اجرای استراتژی مورد بحث مدنظر قرار گیرد. در غیر این صورت شما شانسی برای موفقیت در زمینه کسب و کار نخواهید داشت. مشاوره با برخی از مدیران بازنشسته و دارای مهارت در زمینه اجرای چنین پروژه ‎هایی ایده مناسبی محسوب می ‎شود. برخی از کسب و کارها حتی نسبت به همکاری با دیگر برندها یا آژانس‎ها برای ساماندهی این فرآیند اقدام می ‎کنند، با این حساب شما شانس قابل توجهی برای بهینه سازی فرآیندهای کاری ‎تان حتی بدون کمترین مهارتی در زمینه مدیریت فرآیندها خواهید داشت.

مطلب مرتبط:چالش‌های فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان بررسی می‌شود

جمع ‎بندی
فرآیندهای کاری اهمیت بالایی برای کسب و کارها دارند. این امر به دلیل اتلاف زمان و هزینه قابل توجه در اغلب فرآیندها باید مدنظر کسب و کارها قرار گیرد. توصیه ‎های مورد بحث در این مقاله نقش مهمی برای بهبود وضعیت فرآیندها دارد. نکته مهم در این میان توجه به اجرای گام به گام استراتژی بهینه سازی فرآیندهاست. اگر شما در این زمینه عجله نمایید، امکان دستیابی به مزیت‎ های اصلی بهینه سازی فرآیندها را نخواهید داشت.